NEDERIGHEID VASTBERADENHEID INTEGRITEIT GIDS VOOR ETHISCHE BEDRIJFS VOERING HUMOR EDITIE 2015 MOED Het Juiste Gedrag, Elke Dag!
INHOUD 01 Boodschap van de Voorzitter en Chief Executive Officer 03 Ons Engagement voor Integriteit 04 Toepasbaarheid van deze Gids 05 Het Juiste Gedrag, Elke Dag 06 Ons Doel en onze Beloftes 07 Onze Waarden 08 Ons Wereldwijde Engagement 10 Onze Klanten 11 Omgaan met Klanten 11 Publiciteit en Marketing 11 Voedselveiligheid 12 Onze Medewerkers 13 Eerlijke Behandeling en Gelijke Kansen voor Tewerkstelling 13 Gezondheid en Veiligheid 13 Respect op de Werkplek 14 Drugs- en Alcoholmisbruik 14 Geweld op het Werk 14 Geen vergelding 16 Onze Gemeenschappen 17 De Wet 17 Eerlijke Concurrentie en Antitrust 18 Milieu 18 Anti-corruptie en Omkoperij 19 Verzoeken vanwege de Overheid 20 Responsible Sourcing 21 Onze Aandeelhouders 22 Documentenbeheer 22 Nauwkeurig Documenten Bijhouden 23 Bescherming van de Activa van de Onderneming 23 Gegevensbescherming en Veiligheid 24 Beschermen van vertrouwelijke informatie 24 Toegestaan Gebruik van de Activa van de Onderneming 24 Belangenconflicten 26 Tewerkstelling buiten de Onderneming 26 Aannemen van Geschenken 27 Inwinnen van Informatie over de Concurrentie 27 Bevoegdheid om namens de Onderneming te handelen 27 Handelen met Voorkennis 28 Ons Engagement om Problemen op te lossen 28 Ethische Problemen oplossen 28 Melden van Inbreuken 28 Sancties 28 Wijzigingen en Afwijkingen 29 Belangrijke Contactinformatie Belangrijk De Gids voor Ethische Bedrijfsvoering werd aanvankelijk door de Raad van Bestuur van de Delhaize Groep goedgekeurd met ingang van 1 maart 2010. Aanpassingen aan deze Gids treden in werking vanaf 22 januari 2015, behalve ten aanzien van iedere medewerker waarvoor een aanvullende goedkeuring of herziening nodig is, of waarvoor werd vastgesteld door enige regelgevende overheidsinstantie of ondernemingsraad dat het gebruikelijk of passend is om in dit proces de traditie van goede sociale dialoog te behouden. De beleidsregels, richtlijnen en bijhorende procedures van de Delhaize Groep kunnen op ieder ogenblik unilateraal door de Delhaize Groep worden gewijzigd. Bij de goedkeuring en de bekendmaking van zijn beleidsregels en deze richtlijnen vermeldt de Delhaize Groep uitdrukkelijk dat (1) zijn beleidsregels en richtlijnen in sommige opzichten verder strekken dan de wet of de gebruiken van de sector, (2) niets in de beleidsregels en richtlijnen van de Delhaize Groep geïnterpreteerd of toegepast mag worden als een bindende interpretatie of definitie van de wet of van een gebruik van de sector, en (3) elke handeling van een werknemer of lasthebber van de Delhaize Groep die een inbreuk vormt op de wet of op een beleidsregel van de Delhaize Groep, buiten de grenzen valt van de functie, bevoegdheid en verantwoordelijkheid van deze persoon, en geen handeling van of namens de Delhaize Groep is. Deze Gids is geen arbeidsovereenkomst, noch een wijziging daarvan. Tenzij specifiek goedgekeurd of als deel van een arbeidsovereenkomst, creëert deze Gids geen contractuele of wettelijke rechten of garanties.
BOODSCHAP VAN DE VOORZITTER EN CEO Beste collega s, Bij Delhaize Groep verenigen onze gedeelde waarden van integriteit, vastberadenheid, moed, nederigheid en humor ons. Zij vormen de kern van wat we doen en wie we zijn, en ondersteunen ons engagement om onze activiteiten uit te voeren volgens het juiste gedrag, elke dag!. Wat betekent het om te handelen volgens het juiste gedrag, elke dag? Voor mij betekent het dat we ons bedrijf op een ethische manier runnen, waarbij we onze klanten centraal stellen van alles wat we doen en we alles in het werk stellen om onze verplichtingen tegenover elkaar en al onze medewerkers, tegenover de gemeenschappen waarin we leven en werken en tegenover onze aandeelhouders, na te komen. Om dit te doen, moeten we aan onze eigen ethische normen voldoen en de wetten en voorschriften volgen van de landen waarin wij actief zijn. Al meer dan 100 jaar wordt de reputatie van de Delhaize Groep gebouwd op diens engagement om haar activiteiten uit te voeren volgens het juiste gedrag, elke dag. Deze reputatie is de belangrijkste troef van de Groep en we moeten deze behouden en beschermen. Daarom vraag ik jullie om de Delhaize Groep Gids voor Ethische Bedrijfsvoering te lezen, te begrijpen, en na te leven. Als basis waarop het Programma Compliance and Ethics van Delhaize Groep is gebouwd, helpt de Gids ons om de juiste beslissingen te nemen, door de ethische normen en beleidsregels uit te leggen die de acties van ons bedrijf begeleiden, en door een beknopt overzicht te geven van enkele van de wetten die op ons bedrijf van toepassing zijn. De Gids legt ook uit hoe jullie een bezorgheid kunnen melden als jullie een mogelijke overtreding van ons beleid of de wet vaststellen, of als jullie met een ethisch dilemma worden geconfronteerd. Bovendien maakt de Gids duidelijk dat wij als Medewerkers voor ons gedrag en handelen verantwoordelijk zijn, en bevestigt ons engagement om onze klanten, collega s, leveranciers en andere belanghebbenden met eerlijkheid, respect en waardigheid te behandelen. Bedankt voor jullie engagement voor integriteit alsook voor jullie steun aan het Programma Compliance and Ethics van Delhaize Groep. Bedankt ook dat jullie samenwerken om onze ambitie te ondersteunen om de favoriete lokale supermarkten van onze klanten uit te baten. Frans Muller, Voorzitter van het Executief Comité en Chief Executive Offi cer van Delhaize Groep 1
ONS ENGAGEMENT VOOR INTEGRITEIT Vastberadenheid. Integriteit. Moed. Nederigheid. Humor. Bij Delhaize Groep delen we deze gemeenschappelijke waarden die de basis voor ons gedrag vormen. Ze geven ons duidelijke richtlijnen over het gedrag dat van iedereen binnen de Groep verwacht wordt. Zij zijn de sleutel tot ons succes. Integriteit is fundamenteel voor ons engagement om op een ethisch verantwoorde manier te ondernemen met respect voor en erkenning van onze relaties met medewerkers, klanten, aandeelhouders, leveranciers en gemeenschappen. Bij Delhaize Groep verwijzen we naar dit engagement met het motto Het Juiste Gedrag, Elke Dag. Als medewerkers van de Delhaize Groep moeten wij gemeenschappelijke waarden en normen hanteren die dit engagement ondersteunen en die een omgeving scheppen die erkent dat integriteit de basis is van wie we zijn en hoe we ondernemen. De Delhaize Groep Gids voor Ethische Bedrijfsvoering (de Gids ) geeft een overzicht van de normen voor integriteit en verantwoord gedrag die dit engagement ondersteunen. 3
V&A Vraag > Waarom hebben we een Gids voor Ethische Bedrijfsvoering? Antwoord > De Gids voor Ethische Bedrijfsvoering schetst het gedrag dat we moeten volgen om de normen van integriteit en verantwoord gedrag van ons bedrijf hoog te houden. Het toont ons hoe we ethische dilemma s moeten oplossen en zorgt voor de nodige contactgegevens die we kunnen gebruiken wanneer we vragen of opmerkingen hebben. Toepasbaarheid van deze Gids De bepalingen van deze Gids gelden voor alle bestuurders, kaderleden en medewerkers van de Delhaize Groep en al haar dochterondernemingen (hierna de Onderneming of Delhaize Groep genoemd) over heel de wereld. Bestuurders, kaderleden en andere werknemers van de Onderneming zullen hierna gezamenlijk als medewerkers aangeduid worden. De bedoeling van deze Gids is niet om elk ethisch probleem dat zou kunnen opduiken aan te pakken, noch om elk intern beleid of externe wetten en reglementen die van toepassing zijn op onze Onderneming of onze medewerkers te identifi ceren. Hij is eerder bedoeld om een kader aan te reiken zodat medewerkers gepaste keuzes kunnen maken betreffende de activiteiten van Delhaize Groep. Als u een vraag hebt over deze Gids of enige andere ethische kwestie die u tegenkomt in uw werk voor de Onderneming, moedigen we u aan om contact op te nemen met uw lokaal management, de Dienst Human Resources, de Juridische Dienst of het Offi ce of Compliance and Ethics van Delhaize Groep. Contactinformatie daarvoor is te vinden op bladzijde 29 van deze Gids. Delhaize Groep kan gedragsregels en gebruiken hebben binnen uw activiteit, regio of land die meer van u vereisen dan wat in deze Gids staat vermeld. Indien dit het geval is, dient u de striktere gedragsregels en gebruiken toe te passen. Deze Gids heeft niet de bedoeling strijdig te zijn met de toepasselijke wetten in het land of het lokale rechtssysteem waar u werkt. Als een lokale wet echter strijdig is met een bepaling in deze Gids, moet u de wet naleven. Dergelijke tegenstrijdigheden dienen gemeld te worden aan het Offi ce of Compliance and Ethics. 4
Het Juiste Gedrag, Elke Dag Als medewerker wordt er van u verwacht dat u onze activiteiten volgens het motto het juiste gedrag, elke dag uitvoert door ethisch te handelen en in alle situaties blijk te geven van integriteit. U dient de beleidslijnen en de principes in deze Gids te kennen en te volgen, alsook de beleidslijnen en de procedures van uw operationele entiteit die relevant zijn voor uw werk. U dient ook de wetten en reglementen op te volgen die op onze activiteiten van toepassing zijn. Meestal zijn een goed oordeel en gezond verstand uitstekende wegwijzers bij het nemen van goede beslissingen. Een andere nuttige richtlijn om volgens het motto het juiste gedrag, elke dag te ondernemen, is onszelf drie vragen te stellen alvorens tot actie over te gaan: Is het wettelijk? Is het ethisch verantwoord? Is het in het belang van de Onderneming? Als u geen ja op al deze vragen kunt antwoorden, ga dan niet tot actie over. Neem contact op met het Office of Compliance and Ethics voor bijstand of voor een antwoord op mogelijke bijkomende vragen. V&A Vraag > Wat gebeurt er als ik word geconfronteerd met een situatie waarbij ethisch handelen in strijd is met het maken van winst voor de Onderneming? Wat verwacht de Onderneming dat ik doe in deze situaties? Antwoord > U moet zich altijd engageren tot juridisch en ethisch gedrag, ongeacht wat de omstandigheden zijn, zelfs als dat betekent dat zaken of winst worden misgelopen. Onthoud: Als u weet dat het verkeerd is, doe het dan niet. Als u twijfelt, stel vragen. Negeer geen gedrag waarvan u denkt dat het illegaal of onethisch is. Neem de verantwoordelijkheid om het juiste te doen. 5
ONS DOEL DE FAVORIETE LOKALE SUPERMARKTEN VAN ONZE KLANTEN UITBATEN EN SAMENWERKEN OM DIE AMBITIE TER ONDERSTEUNEN. ONZE BELOFTES Klanten Onze klanten vertrouwen erop dat we hen een geweldige lokale winkelervaring bieden, in de winkels en online. Ze verwachten een ervaring die waarde biedt voor hun gezin, beantwoordt aan hun boodschapswensen en hen verblijdt met smakelijke en gemakkelijke innovaties. Klanten verkiezen ons omdat we consequent goed gevulde winkels aanbieden die aangenaam gelegen zijn. We bieden voeding aan die vers, voedzaam en betaalbaar is. We stellen vriendelijke mensen tewerk en bieden een efficiënte ervaring aan. Medewerkers Onze medewerkers vertrouwen erop dat we een werkgever zijn die de moeite waard is. We zorgen niet alleen voor het loon dat hen toelaat om de dingen te doen die ze moeten en willen doen, we investeren ook in een veilige, respectvolle en complete werkomgeving, in groei- en ontwikkelingsopportuniteiten, en in een zin voor bekwaamheid en fierheid om te werken voor een onderneming die steunt op basiswaarden als vastberadenheid, integriteit, moed, nederigheid en humor. Gemeenschappen Onze gemeenschappen vertrouwen erop dat we verantwoordelijke buren zijn. Ze verwachten dat we bloeiende gemeenschappen ondersteunen door lokale mensen tewerk te stellen, samen te werken met lokale leveranciers, het milieu te respecteren en voedselafval te verminderen, en de klanten en medewerkers ertoe aan te zetten gezond en duurzaam te leven. Aandeelhouders Onze aandeelhouders vertrouwen erop dat we waarde creëren. Ze verwachten dat we onze beloften en toekomstige ambities waarmaken. Ze hebben talloze kansen om hun geld elders te investeren, dus moeten ze zien en geloven dat hun geld opbrengt wat ze ervan verwachten. 6
ONZE WAARDEN Vastberadenheid Wanneer we over vastberadenheid spreken, hebben we het over een engagement om te presteren, ook wanneer er zich hindernissen op onze weg bevinden. We weten dat we op elkaar kunnen rekenen om zijn of haar rol te spelen om samen onze doelen te bereiken. We zijn verantwoordelijk en we presteren. Integriteit Integriteit betekent dat we authentiek zijn. We zijn eerlijk met onszelf en met elkaar. We zijn eerlijk en principieel tegenover onze collega s, onze leveranciers, onze klanten en onze gemeenschappen. We houden woord. We passen het juiste gedrag, elke dag toe. Moed Moed is vereist om de minder bewandelde paden te nemen. We durven onszelf, elkaar en onze concurrenten uit te dagen. We zijn commercieel agressief. Nederigheid Wanneer we gaan leren te groeien, kunnen we beter nederig zijn, want iemand die nederig is, is geïnspireerd om te leren aan anderen en om te leren van anderen, alsook om alert te zijn voor externe ontwikkelingen. We zoeken steeds naar manieren om anderen te dienen en elkaars rol te respecteren bij het naleven van onze engagementen. Humor Ten slotte helpt de humor van iets inzien om zaken in het juiste perspectief te zien en stelt het ons in staat om onze successen en tegenslagen naar waarde te schatten. Hoewel werk ernst is, weerhoudt humor ons ervan om onszelf te serieus te nemen. Humor maakt werk leuk en doet creativiteit en vernieuwing bruisen. Humor maakt ons anders. 7
ONS WERELDWIJDE ENGAGEMENT Wij streven naar integriteit in al onze relaties: Klanten Bij Delhaize Groep zetten we onze klanten op de eerste plaats. Om dat te kunnen doen moeten we hun loyauteit en vertrouwen verdienen door het leveren van voedzame, gezonde, veilige en betaalbare producten en diensten, en door onze klanten te behandelen zoals wij behandeld zouden willen worden eerlijk en met respect. Medewerkers Bij Delhaize Groep hebben we een sterke band met onze collega s door elkaar te ondersteunen, te respecteren en te inspireren. Deze visie beschermt onze meest waardevolle troef onze medewerkers. Het succes van onze Onderneming hangt af van de uitzonderlijke bijdrage, het harde werk en de toewijding van al onze medewerkers. Als Onderneming en als individuen moeten wij ons inzetten om elkaar correct, respectvol en eerlijk te behandelen. Gemeenschappen Onze visie en waarden zijn fundamenteel voor ons engagement tot maatschappelijke verantwoordelijkheid en het steunen van de gemeenschappen waar we zaken doen. We doen actief ons best om van elke gemeenschap waarin we opereren een betere leef- en werkomgeving te maken, wetende dat ons succes onlosmakelijk verbonden is met het succes van deze gemeenschappen. We erkennen ook het belang van zaken doen met externe zakenpartners, leveranciers, contractanten, agenten en consultants die blijk geven van hoge normen inzake ethisch ondernemen en die ons engagement om te handelen als een Onderneming met verantwoordelijke burgerzin delen. Ons voortdurende globale succes is afhankelijk van dit engagement. Aandeelhouders Als Delhaize Groep haar visie wil waarmaken en haar waarden wil naleven, moet het optreden vanuit een positie van sterkte en stabiliteit. De investering van onze aandeelhouders stimuleert onze visie en waarden en maakt deze mogelijk. Medewerkers worden verondersteld hun verantwoordelijkheden op te nemen op een wijze die de belangen van de Onderneming en de investeringen van onze aandeelhouders beschermen. Onze aandeelhouders vertrouwen op ons om de prestaties van de Onderneming voortdurend te verbeteren, de activa van de Onderneming te beschermen en waarde te creëren voor de aandeelhouders. Medewerkers hebben de plicht dit vertrouwen niet te beschamen. 8
HET JUISTE GEDRAG, ELKE DAG 9
ONZE KLANTEN Bij Delhaize Groep zetten we onze klanten op de eerste plaats. Om dat te kunnen doen moeten we hun loyauteit en vertrouwen verdienen door het leveren van voedzame, gezonde, veilige en betaalbare producten en diensten, en door onze klanten te behandelen zoals wij behandeld zouden willen worden eerlijk en met respect. 10
Omgaan met Klanten Ons engagement voor integriteit vereist dat we onze klanten ethisch, eerlijk, en in overeenstemming met alle toepasselijke wetten behandelen. We moeten onze klanten met waardigheid en respect behandelen bij al onze communicaties en interacties met hen. Medewerkers mogen klanten nooit lastigvallen of discrimineren. Medewerkers moeten bij ieder contact op een eerlijke manier met onze klanten communiceren, waaronder de juistheid van de gescande en geafficheerde prijzen die worden aangerekend voor onze producten. Ons engagement voor integriteit vereist dat we: Geld verdienen op basis van onze kwaliteitsproducten, klantenservice en competitieve prijzen. Onze producten en diensten op een eerlijke en openhartige manier voorstellen. Oneerlijke of misleidende handelspraktijken vermijden. Onze verkoopprogramma s duidelijk communiceren. Onze beloftes nakomen. Onze interacties met onze klanten moeten altijd het belang en de waarde die we eraan geven, weerspiegelen. Publiciteit en Marketing De Onderneming verbindt zich ertoe voor correcte marketing, promotie, publiciteit, etikettering en verpakking te zorgen. Daarom moeten de medewerkers aan de volgende richtlijnen voldoen: De communicatie door de Onderneming alsmede de publiciteit en productetikettering moeten juist zijn en in overeenstemming met alle toepasselijke wetten. De kwaliteiten van onze producten of verpakkingen nooit overdrijven of verkeerd weergeven. Nooit misleidende of leugenachtige verklaringen in onze publiciteit of etiketten gebruiken. Geen valse informatie verspreiden over een concurrent of een product van een concurrent. Publiciteit mag geen boodschappen, afbeeldingen of kenschetsingen bevatten die gemeenschappen, klanten of medewerkers van de Onderneming zouden kunnen beledigen in het geografisch gebied waar de publiciteit wordt verspreid. Voedselveiligheid De Onderneming verbindt zich ertoe om haar klanten veilige en hoogwaardige producten te leveren. Dit engagement is gebaseerd op de toepasselijke wettelijke en regelgevende voorschriften die betrekking hebben op onze onderneming en onze eigen interne beleidsregels en procedures met betrekking tot ethische bedrijfspraktijken, voedselveiligheid en kwaliteitskenmerken van producten. De Onderneming neemt alle redelijke voorzorgsmaatregelen en stelt alles in het werk om ervoor te zorgen dat de voeding die zij levert, geschikt is voor het beoogde gebruik. Medewerkers hebben de verantwoordelijkheid om de voedsel- en productveiligheidswetten, de regels en normen die op hun werk van invloed zijn en alle interne beleidsregels met betrekking tot de voedselveiligheid te kennen, te begrijpen en eraan te voldoen. Het is belangrijk om altijd alert te zijn voor situaties die de veiligheid of de kwaliteit van de producten die we verkopen in gevaar kunnen brengen. Als u iets ziet dat de veiligheid of de kwaliteit van een product negatief kan beïnvloeden, meld dat dan onmiddellijk. Een belangrijk aspect van het behouden van het vertrouwen van de klant, is het verantwoordelijk houden van leveranciers voor de kwaliteit en veiligheid van de producten en diensten die zij aan ons leveren. Als u weet of vermoedt dat een leverancier zijn engagement voor kwaliteit en veiligheid niet nakomt, is het uw verantwoordelijkheid om de situatie te melden. V&A Vraag > Ik heb gemerkt dat het etiket van een product dat in onze winkels verkocht wordt, de ingrediënten van het product niet juist weergeeft. De fabrikant is verantwoordelijk voor de informatie op het etiket. Is dit een probleem waar onze Onderneming bezorgd over zou moeten zijn? Antwoord > Wij verbinden ons ertoe om veilige en hoogwaardige producten te leveren. Dit houdt ook in dat we ervoor moeten zorgen dat de informatie op onze etiketten juist en volledig is. Onze klanten moeten kunnen vertrouwen op de informatie die op onze producten gegeven wordt. 11
ONZE MEDEWERKERS Bij Delhaize Groep hebben we een sterke band met onze collega s door elkaar te ondersteunen, te respecteren en te inspireren. Deze band beschermt onze meest waardevolle troef onze medewerkers. Het succes van onze Onderneming hangt af van de uitzonderlijke bijdrage, het harde werk en de toewijding van al onze medewerkers. Als Onderneming en als individuen moeten wij ons inzetten om elkaar correct, respectvol en eerlijk te behandelen. 12
V&A Vraag > Ik weet dat verschillende landen verschillende opvattingen hebben over wat pesterijen inhouden. Hoe is de Gids van toepassing op de lokale cultuur? Antwoord > Respect voor het individu wordt niet beperkt door de locatie. Alle medewerkers over de hele wereld hebben recht op een werkplek waar elk individu met waardigheid en respect wordt behandeld. Neem contact op met uw vertegenwoordiger van de dienst Human Resources als u niet zeker weet of bepaald gedrag overeenstemt met een werkplek van waardigheid en respect. Eerlijke Behandeling en Gelijke Kansen voor Tewerkstelling De Onderneming gelooft dat alle medewerkers een werkplek verdienen waar ze gerespecteerd en gewaardeerd worden. Onze beleidsregels zijn ontworpen om ervoor zorgen dat alle medewerkers eerlijk en met respect worden behandeld en dat de medewerkers anderen met evenveel respect behandelen. De Onderneming streeft ernaar om haar medewerkers uitdagende en lonende mogelijkheden voor persoonlijke en professionele groei aan te bieden, en verbindt zich ertoe om beslissingen inzake tewerkstelling op basis van verdiensten te maken. Dit engagement is van toepassing op alle fasen van de arbeidsrelatie, waaronder promoties, degradaties, overplaatsingen, afvloeiingen of beëindiging van de arbeidsovereenkomst, bezoldigingen en selecties voor opleidingen en gelijkaardige programma s. Van kaderleden en andere medewerkers wordt verwacht dat ze de toepasselijke wetten en beleidsregels van de Onderneming met betrekking tot gelijke kansen en nietdiscriminatie naleven. Gezondheid en Veiligheid De Onderneming verbindt zich ertoe om overal waar ze actief is een veilige en gezonde werkomgeving voor de medewerkers en de klanten te creëren. Van medewerkers wordt verwacht dat ze de wetten en reglementen in verband met gezondheid en veiligheid naleven die betrekking hebben op zowel onze bedrijfsactiviteiten als het beleid en de procedures van de Onderneming. Iedere medewerker wordt geacht de gezondheids- en veiligheidsregels en gebruiken die betrekking hebben op zijn of haar werk te kennen en te respecteren. Om de blootstelling van onze medewerkers, klanten en andere bezoekers aan ecologische gezondheids- en veiligheidsrisico s te minimaliseren, moet elke medewerker: Zich aan de juiste operationele praktijken, beleidsregels en procedures houden; Zorg en gezond verstand promoten en benadrukken om blessures, ziekte en besmettelijke ziekten te voorkomen; Onveilige omstandigheden, apparatuur, praktijken en potentieel gewelddadig/gevaarlijk gedrag onmiddellijk aan zijn/haar leidinggevende melden; Gevaren corrigeren en veiligheidsapparatuur en -benodigdheden zoals vereist gebruiken; De veiligheidsvoorschriften, regels en standaardpraktijken volgen; Alle blessures of ongelukken onmiddellijk aan zijn/haar leidinggevende of een lid van het management melden. Respect op de Werkplek Van alle medewerkers wordt verwacht dat ze zich gedragen op een manier die gepast is voor hun werkomgeving en zich respectvol en begripvol opstellen voor de belangen en waarden van anderen. De Onderneming duldt geen verbaal of fysiek gedrag door een medewerker of andere persoon dat de arbeidsprestaties van een medewerker verstoort of onderbreekt, of dat een intimiderende, beledigende of vijandige werkomgeving creëert. Ongewenste seksueel gedrag, pesterijen en ander V&A Vraag > Ik heb een onveilige situatie opgemerkt die niet direct binnen mijn werkgebied ligt en die geen directe invloed op mij heeft. Heb ik de verantwoordelijkheid om die te melden? Antwoord > Ja. Elke medewerker heeft de verantwoordelijkheid om onveilige situaties die zij waarnemen te melden, of ze nu al dan niet rechtstreeks op hun werk betrekking hebben. 13
ongepast persoonlijk gedrag zijn verboden. Dit geldt ook voor pesterijen op basis van wettelijk beschermde kenmerken van een persoon. Pesterijen kunnen zowel verbaal, niet-verbaal als fysiek zijn en kunnen veel vormen aannemen, waaronder beledigend, bedreigend of storend gedrag of gedrag dat een onaangename of vijandige omgeving creëert. Onthoud altijd dat seksuele of andere pesterijen worden bepaald door uw daden en hoe ze anderen beïnvloeden, ongeacht uw bedoelingen. Indien u ongepast gedrag of pesterijen waarneemt of er het slachtoffer van bent, dient u dit onmiddellijk te melden. De Onderneming zal onmiddellijk alle geloofwaardige meldingen van pesterijen of ongepast gedrag onderzoeken en gepaste actie ondernemen in overeenstemming met het ondernemingsbeleid. Medewerkers dienen volledig mee te werken aan het onderzoek dat de Onderneming naar klachten van pesterijen of ongepast gedrag verricht. Vergelding tegenover iemand die ongepast gedrag of pesterijen meldt of aan een onderzoek deelneemt, zal niet worden geduld. Drugs- en Alcoholmisbruik De veiligheid van collega s, klanten en andere mensen kan afhangen van uw vermogen om helder te denken en snel te handelen. Onder invloed zijn van alcohol of drugs of medicatie op een niet correcte manier gebruiken kan uw vermogen verminderen om uw werk efficiënt en veilig uit te voeren. Daarom is het bezit of verkoop van illegale drugs of onder invloed zijn van illegale drugs of alcohol tijdens de werkuren, op de werkplaats, of tijdens het besturen van een bedrijfsvoertuig, verboden. Geweld op het Werk De Onderneming zet zich in voor een veilige, geweldloze werkplek en verbiedt uitdrukkelijk medewerkers, consultants, leveranciers, klanten, bezoekers of om het even wie op de werkplek of betrokken bij een bedrijfsgebonden activiteit om op een gewelddadige of bedreigende manier te handelen. Geweld op het werk omvat, maar is niet beperkt tot, bedreigingen, fysiek agressief of gewelddadig gedrag, intimidatie en sabotage of dreigementen tot sabotage van ondernemingseigendom. Indien u gewelddadig of bedreigend gedrag van eender wie op de werkplek waarneemt of verneemt, dan dient u uw leidinggevende of een lid van het management onmiddellijk op de hoogte te brengen. Indien u waarneemt of verneemt dat dit gewelddadige of bedreigende gedrag een dreigend risico van lichamelijke schade van gelijk welke persoon vormt, dient u onmiddellijk contact op te nemen met de plaatselijke ordehandhaving. De Onderneming zal onmiddellijk alle meldingen van geweld op het werk onderzoeken en zal passende maatregelen nemen in overeenstemming met het beleid van de Onderneming. Geen Vergelding De Onderneming zal geen sancties treffen tegenover iemand die te goeder trouw een mogelijke inbreuk op de wet of het bedrijfsbeleid op een gepaste manier meldt. Ook zal de Onderneming geen pesterijen of intimidatie dulden tegenover een medewerker die een vermoedelijke inbreuk meldt of deelneemt aan een onderzoek naar een vermoedelijke inbreuk. Te goeder trouw betekent niet dat u het bij het rechte eind moet hebben; het betekent enkel dat u alle informatie geeft waarover u beschikt en waarvan u denkt dat ze correct is. Een medewerker die bewust of roekeloos verklaringen aflegt die niet te goeder trouw gebeuren, riskeert sancties. Iedereen die rechtstreeks of onrechtstreeks vergelding zoekt of anderen hiertoe aanzet, kan onderworpen worden aan een sanctie. V&A Vraag > Wat indien ik vrees voor vergelding bij het melden van een mogelijke schending van de wet of beleidsregel van de Onderneming? Antwoord > Vergelding tegen eender welke medewerker die advies wil, een probleem aanhaalt of wangedrag meldt, is strikt verboden. Als u vermoedt dat u of een andere medewerker werden gestraft voor het te goeder trouw melden van een probleem, dient u onmiddellijk contact op te nemen met het Office of Compliance and Ethics. 14
15
ONZE GEMEENSCHAPPEN 16 Onze belofte en waarden zijn fundamenteel voor ons engagement tot maatschappelijke verantwoordelijkheid en het steunen van de gemeenschappen waar we zaken doen. We doen actief ons best om van elke gemeenschap waarin we opereren een betere leef- en werkomgeving te maken, wetende dat ons succes onlosmakelijk verbonden is met het succes van deze gemeenschappen. We erkennen ook het belang van zaken doen met externe zakenpartners, leveranciers, contractanten, agenten en consultants die blijk geven van hoge normen inzake ethisch ondernemen en die ons engagement om te handelen als een Onderneming met verantwoordelijke burgerzin delen. Ons voortdurende globale succes is afhankelijk van dit engagement.
De Wet De bedrijfsvoering en activiteiten van de Onderneming zijn onderworpen aan vele wetten, voorschriften en reglementeringen in de diverse landen en rechtssystemen waar we actief zijn. Het beleid van de Onderneming is steeds geweest, en zal ook zo blijven, om alle wetten die van toepassing zijn op onze bedrijfsvoering na te leven. Geen medewerker of bestuurder mag, bewust of nalatig, toepasselijke wetten of reglementen overtreden of overtredingen van anderen toestaan. Alle acties of gebrek aan actie waarvan de medewerker weet had of redelijkerwijze weet van had moeten hebben en die een toepasselijke wet of reglementering overtreden, worden niet geduld en kunnen aanleiding geven tot een sanctie tegen deze medewerker. Eerlijke Concurrentie en Antitrust Mededingings- en antitrustwetten zijn ontworpen om een concurrerende vrije markt te verzekeren die zakelijke efficiëntie en innovatie bevordert, en die ervoor zorgt dat de consument de best mogelijke keuze van kwaliteit tegen de laagst mogelijke prijzen krijgt. De Onderneming verbindt zich ertoe om overal waar we onze activiteit uitoefenen alle toepasselijke antitrust- en mededingingswetten na te leven. Wij geloven in eerlijke concurrentie. We zullen ons meten met onze concurrentie op basis van onze dienstverlening, onze prijzen en de klantengetrouwheid die we verdienen en niet op basis van illegale en oneerlijke bedrijfspraktijken of tactieken 1. Sommige van de meest ernstige inbreuken op de mededingingswetten doen zich voor tussen concurrenten, zoals afspraken over de prijszetting of de verdeling van de klanten, grondgebieden of afzetmarkten. Daarom is het belangrijk om eventuele discussies met concurrenten 1. Bekijk ook het Delhaize Groep Mededingings- en Antitrustbeleid voor meer informatie over deze kwestie. over concurrentiegevoelige informatie of het indirect uitwisselen van dergelijke informatie via leveranciers te vermijden. Concurrentiegevoelige informatie omvat, maar is niet beperkt tot, de toekomstige verkoopprijzen (inclusief gekochte en verkochte volumes, opbrengsten of kosten), prijsstrategie of -methodologie, bepalingen en voorwaarden van de verkoop of aankoop (inclusief kortingen, klantpromoties of winstmarges), kosten of voorwaarden van goederen en diensten, waaronder betalingen voor schapruimte, slotting of andere toelagen en promoties van leveranciers, arbeidstarieven, marketing- of bedrijfsplannen, klanten, de selectie van leveranciers, de toekomstige winkelplannen (met inbegrip van nieuwe winkelopeningen, sluitingen of renovaties), publiciteits- of mediaplannen of -strategieën en alle andere eigendoms- of vertrouwelijke informatie van Delhaize of een van haar ondernemingen. U moet contact met concurrenten over deze onderwerpen vermijden, zowel op het werk als in sociale situaties of op vergaderingen van beroepsverenigingen. Overeenkomsten met een concurrent over elk van deze onderwerpen zijn strikt verboden. Dit omvat alle overeenkomsten, formeel of informeel, expliciet of impliciet. V&A Vraag > De wetten en regels zijn zo ingewikkeld en behandelen zo veel verschillende gebieden, hoe kan ik er zeker van zijn dat ik geen klein detail over het hoofd zie? Antwoord > Laat uw eigen oordeel niet in de steek. Als er iets u intuïtief verkeerd lijkt, stel dan vragen alvorens tot actie over te gaan. U hebt ook de verplichting om alle aspecten van de regels in verband met uw werk, zelfs de details, te begrijpen. Als Onderneming zijn wij er verantwoordelijk voor om u de kennis en middelen te geven om die wetten te begrijpen. Als bepaalde kwesties u nog niet duidelijk zijn, neem dan contact op met het Office of Compliance & Ethics of uw Juridische Dienst. 17
Verkoopprijzen moeten door de Onderneming, onafhankelijk van leveranciers en concurrenten, worden bepaald. De prijzen van concurrenten mogen alleen worden verkregen uit andere bronnen dan van de concurrenten zelf, zoals enquêtes van externe leveranciers of bedrijfsmedewerkers. Medewerkers mogen geen prijsinformatie van de Onderneming naar een concurrent sturen of rechtstreeks prijsinformatie van een concurrent ontvangen. Wanneer er een inbreuk op een mededinging- of antitrustwet gebeurt zelfs onopzettelijk kan de Onderneming aanzienlijke boetes en straffen oplopen, alsook ernstige schade aan haar reputatie. In bepaalde landen kunnen medewerkers die de mededingingswetten overtreden, ook worden beboet of onderworpen aan strafrechtelijke sancties, boetes en gevangenisstraf. Deze wetten zijn vaak ingewikkeld en medewerkers dienen altijd bijstand te vragen aan hun lokale Juridische Dienst of het Office of Compliance and Ethics als ze niet zeker zijn over wat mag of moet volgens de wet. Als u eender welk gesprek of activiteit opmerkt dat een inbreuk zou kunnen zijn op de mededingingswetten, gelieve dit dan te melden aan uw lokale Juridische Dienst, het Office of Compliance and Ethics of via het I Share-netwerk. Milieu Als Onderneming met burgerzin hebben we de verantwoordelijkheid om de natuurlijke hulpbronnen die we gebruiken en consumeren op een verantwoorde manier te beheren. We verbinden ons er bovendien toe alle relevante milieuwetten, -regels en -voorschriften na te leven in elk land en in elke gemeenschap waar we actief zijn. Van iedere medewerker wordt in die context dan ook verwacht dat hij activiteiten van de Onderneming op een milieuvriendelijke manier uitvoert en ervoor zorgt dat zijn werk in overeenstemming is met de relevante wetten en voorschriften. Anti-corruptie en Omkoperij Alle medewerkers van Delhaize Groep of haar dochterondernemingen, ongeacht hun locatie, moeten voldoen aan de beleidsregels betreffende anti-corruptie en omkoperij van de Onderneming omdat ze betrekking hebben op overheidsambtenaren en commerciële relaties. Veel landen waarin de Onderneming actief is, hebben specifieke wetten die omkoperij en corruptie verbieden 2 en die gelden voor iedere medewerker van de Delhaize Groep, ongeacht zijn locatie. 18