ISS Klokkenluidersbeleid

Transcriptie

1 ISS Klokkenluidersbeleid

2 Beleidsverklaring Volgens de Gedragsregels van ISS en de ISS waarden is de integriteit van ISS niet onderhandelbaar. Wij voeren onze taken uit in overeenstemming met de wet en de ethische normen. Dit beleid wil: werknemers, zakenpartners en andere belanghebbenden de mogelijkheid geven om ernstige incidenten en misstanden te melden; er voor zorgen dat er serieus en afdoende wordt gereageerd op deze meldingen; en verzekeren dat de persoon die in vertrouwen een ernstig incident of misstand meldt, wordt beschermd tegen represailles of wraakacties. Toepasselijkheid Dit beleid is bedoeld voor ernstige incidenten en misstanden (of het vermoeden daarvan), die een negatieve invloed kunnen hebben op de activiteiten en de prestaties van ISS, in strijd met wetgeving kunnen zijn, of een gevaar kunnen opleveren voor de gezondheid, de veiligheid van personen of aantasting van het milieu, en die gezien de aard van de kwestie niet kunnen worden gerapporteerd via de normale kanalen, zoals: activiteiten in strijd met wet- en regelgeving; financiële fraude (bijvoorbeeld boekhoudkundige manipulatie, niet naleven van de interne controleprocedures, verduistering van bedrijfsmiddelen of frauduleuze verklaringen); omkoping of corruptie (bijvoorbeeld belangenverstrengeling, omkoping, sponsoring en schenkingen, giften of steekpenningen; activiteiten van het hogere management die niet via de reguliere kanalen gemeld kunnen worden; inbreuk op de mededingingswetgeving (bijvoorbeeld prijsafspraken, uitwisseling van prijsgevoelige informatie, samenzwering met concurrenten); ernstige bedreiging van het milieu, de gezondheid en de veiligheid; ongewenst gedrag, die bij wet, verdrag of overeenkomst is verboden (bijvoorbeeld discriminatie, seksuele intimidatie, kinderarbeid en schendingen van de mensenrechten); gevaar voor het goede functioneren van ISS. Eerst lokaal overleggen werknemers worden aangemoedigd kwesties eerst te bespreken met hun leidinggevenden, manager, manager People & Culture, afdeling Legal of Chief Financial Officer. incidenten in verband met arbeidsvoorwaarden of kwesties op de werkplek, zoals conflicten met collega s en managers, disciplinaire maatregelen, correcte en tijdige uitbetaling van salarissen en overige arbeidsvoorwaarden, moeten op lokaal niveau worden opgelost, tenzij de kwestie uitzonderlijk ernstig is, zoals hierboven beschreven, of niet kan worden gerapporteerd via de normale kanalen.

3 Vertrouwelijkheid Alle communicatie zal anoniem en vertrouwelijk zijn, tenzij u uitdrukkelijk het tegendeel eist. U wordt gevraagd u zelf te identificeren en de kwestie gedetailleerd uit te leggen om onderzoek naar de zaak te vergemakkelijken. Soms moeten wij bijkomende vragen stellen over het dossier. Indien u hebt gekozen de status van het dossier te volgen, dan vragen wij u in te loggen met het dossiernummer en uw persoonlijke code om na te gaan of de onderzoeker nog bijkomende vragen heeft. Indien u hebt gekozen om de status van het dossier niet te volgen, maar u hebt nog bijkomende informatie die belangrijk kan zijn voor de zaak, dan kunt u gewoon een nieuwe melding aanmaken en verwijzen naar de vorige melding. Om ISS te helpen met het onderzoek naar de zaak, vragen wij u zoveel mogelijk informatie te geven. ISS zal alle zaken die worden gemeld onder het voorliggende beleid vertrouwelijk behandelen, behalve voor zover dit nodig is om een volledig en eerlijk onderzoek te voeren. De identiteit van de melder zal vertrouwelijk blijven. Geen discrimininatie of benadeling van positie ISS zal er voor zorgen dat er geen discriminerende acties of acties tot benadeling van de positie zullen worden ondernomen tegen een werknemer of derde die te goeder trouw en naar behoren een incident of misstand, gebaseerd op zijn/haar persoonlijke kennis, rapporteert aan ISS of een externe instantie. Onder acties tot benadeling wordt onder meer verstaan demotie, ontslag of disciplinaire maatregelen. Indien een persoon vindt dat hij/zij benadeeld wordt in zijn positie ten gevolge van het rapporteren of deelnemen aan een onderzoek, dan dient hij/zij deze benadeling direct te melden aan het hoofd van Group Internal Audit in Kopenhagen, Denemarken. Ook dit soort meldingen zal vertrouwelijk worden behandeld. Aantijgingen die worden gedaan te kwader trouw en zonder feitelijke grond kunnen resulteren in disciplinaire acties of een andere gepaste reactie. Melding, ontvangst, voortgang en onderzoek Meldingen kunnen via de website van ISS worden verricht: Elke melding komt in eerste instantie terecht bij het hoofd van Group Internal Audit in Kopenhagen, Denemarken. Het hoofd van de afdeling Group Internal Audit zal (i) alle meldingen documenteren (ii) de ernst en de geloofwaardigheid van de melding bekijken en (iii) op basis hiervan bepalen welke de gepaste actie is. Sommige kwesties kunnen worden opgelost zonder onderzoek. Het hoofd van de afdeling Group Internal Audit kan, volgens zijn/haar deskundig oordeel, overleggen met de audit commissie (of een raad aangesteld door de audit commissie) en leden van senior management. Hij of zij mag ook een beroep doen op externe auditors, onderzoekers en/of juridisch adviseurs om te helpen bij het onderzoek en de analyse van de resultaten hiervan.

4 De conclusies van het onderzoek zullen worden voorgelegd aan de auditcommissie. De auditcommissie kan besluiten een onderzoeksrapport voor te leggen aan de Raad van Bestuur, afhankelijk van de ernst en de omvang van de inbreuk. Op de website van ISS wordt ook verwezen naar een telefonische hotline, die wordt bediend door een externe partij (GotEthics) om telefonische meldingen te faciliteren. De melding kan in het Nederlands worden gedaan. Daarnaast is op de website een speciaal telefoonnummer beschikbaar waarmee direct contact met het hoofd van Group Internal Audit kan worden verkregen. Maatregelen Indien een onderzoek een inbreuk op het voorliggende beleid aantoont, dan zal een gepaste herstelmaatregel worden genomen. Inwinnen van informatie, advies en ondersteuning Werknemers kunnen een adviseur in vertrouwen raadplegen over een incident of misstand, zoals: (i) de vertrouwenspersoon; (ii) een rechtshulpverlener van een vakbond of de bedrijfsarts, of (iii) de afdeling Advies van het Huis voor Klokkenluiders (Maliebaan 72 Utrecht ). Werknemers kunnen bij deze personen/instanties in vertrouwen om informatie, advies en ondersteuning vragen over een incident of misstand. Externe melding Een melder kan direct een incident of misstand extern melden indien een interne melding in redelijkheid niet van hem of haar kan worden verlangd. Ook na een interne melding kan extern worden gemeld indien ISS de melding niet naar behoren heeft afgehandeld. Een incident of misstand kan extern worden gemeld bij een instantie die daarvoor het meeste in aanmerking komt, zoals: a. een instantie die belast is met de opsporing van strafbare feiten; b. een instantie die belast is met toezicht op naleving van wettelijke voorschriften; c. een andere daartoe bevoegde instantie waar het vermoeden van misstand kan worden gemeld, waar onder de afdeling Onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders. Dossierbewaring ISS Group zal een kopie bewaren van alle meldingen, onderzoeksrapporten en alle relevante documenten hierover. De auditcommissie zal beslissen hoe lang deze documenten worden bewaard door ISS Group binnen de beperkingen van de toepasselijke wetgeving.

5 Eerlijkheid Wij respecteren Ondernemerschap Wij ondernemen actie De ISS waarden Verantwoordelijkheid Wij zorgen Kwaliteit Wij leveren ISS heeft een Klokkenluidersbeleid opgesteld om werknemers van ISS, zakenpartners en andere belanghebbenden de mogelijkheid te geven ernstige incidenten of misstanden op een vertrouwelijke manier te melden. Een handleiding voor Klokkenluiders is beschikbaar op /handleiding-voor-klokkenluiders. Deze handleiding helpt u om te beoordelen of de kwestie (a) lokaal moet worden gemeld bij uw leidinggevende, manager, manager People & Culture, afdeling Legal of Chief Financial Officer of (b) moet worden gemeld aan Group Internal Audit in Kopenhagen, Denemarken, via een beveiligd meldingssysteem dat beschikbaar is op de site van ISS: of via een telefonische hotline: U kunt ook direct contact opnemen met: Dan Otzen, hoofd van Group Internal Audit ISS World Services A/S Buddingevej 197, DK-2860 Soborg, Denmark [email protected] Telefoonnummer: Alle meldingen worden vertrouwelijk behandeld overeenkomstig het Klokkenluidersbeleid ISS A/S September 2016.