Klokkenluidersregeling Woonpartners Midden-Holland

Transcriptie

1 Klokkenluidersregeling Woonpartners Midden-Holland Waddinxveen, 15 december 2014 Doc.nr.: / #

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 1 Inleiding Waarom een klokkenluidersregeling Definities Wat is het doel van de Klokkenluidersregeling Reikwijdte en verspreiding reglement Procedure Klokkenluidersregeling Woonpartners Hoe meld je een misstand? Wat gebeurt er na de interne melding van een misstand? Het onderzoek Niet ontvankelijk verklaren Het resultaat Slotbepalingen Geheimhouding en rechtsbescherming van de klokkenluider Rapportage en verantwoording Overige bepalingen Wijzigingen In werking treding

3 1 Inleiding 1.1 Waarom een klokkenluidersregeling Woonpartners Midden Holland vindt betrouwbaarheid en integer handelen van haar Raad van Toezicht, directie en medewerker(s) van groot belang. Elkaar aanspreken op verantwoordelijkheid en gedrag is hiervoor een belangrijke voorwaarde. Mochten misstanden op het gebied van integriteit zich onverhoopt voordoen, dan vind Woonpartners het belangrijk dat medewerkers zonder nadelige gevolgen voor zichzelf, melding kunnen doen van vermoedens van misstanden binnen de organisatie. De klokkenluidersregeling biedt de extra waarborg dat medewerkers dat op een veilige, vertrouwde manier kunnen doen, dat meldingen serieus en volgens een bepaalde procedure worden behandeld en dat de klokkenluider geen nadelige gevolgen van zijn/haar melding ondervindt. De klokkenluidersregeling die voor Woonpartners is opgesteld, sluit aan bij de integriteitscode van Woonpartners. De regeling geldt voor alle medewerkers die bij Woonpartners werkzaam zijn. 1.2 Definities Misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van onregelmatigheden van algemene, operationele, maatschappelijke of financiële aard, verband houdend met o.a. een (dreiging van een): schending van wetten en regels, waaronder de integriteitscode en interne regels; verspilling van financiële middelen; gevaar voor de volksgezondheid, veiligheid of milieu; bewust onjuist informeren van (publieke) organen; het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten; fraude, diefstal, corruptie en valsheid in geschrifte; Klokkenluider: een medewerker die een (vermeende) misstand constateert en deze meldt bij zijn/haar werkgever/leidinggevende of vertrouwenspersoon, met als doel dat deze actie onderneemt om de misstand op te lossen. Medewerker: een persoon die al dan niet op basis van een arbeidsovereenkomst, werkzaam is ten behoeve van Woonpartners, waaronder ook door Woonpartners ingehuurde medewerkers, die in loondienst staan bij andere werkgevers, maar werkzaamheden verrichten voor Woonpartners. Leidinggevende: degene die direct leiding geeft aan de medewerker of diens naast hogere leidinggevende Vertrouwenspersoon: een door de directeur-bestuurder, met instemming van de ondernemingsraad, benoemde persoon die fungeert als eerste aanspreekpunt voor medewerkers die een (vermeende) misstand hebben geconstateerd. Per datum van vaststellen van deze regeling is de controller benoemd. Arbo vertrouwenspersoon: een medewerker van de arbodienst die de arbodienstverlening voor Woonpartners Midden-Holland doet zoals bedoeld in artikel van de Algemene Arbeidsvoorwaarden. Bestuurder: de directeur-bestuurder van Woonpartners Raad van Toezicht: toezichthoudend orgaan van Woonpartners 3

4 1.3 Wat is het doel van de Klokkenluidersregeling De Klokkenluidersregeling kent de volgende doelstellingen: Bevorderen dat (vermeende) misstanden worden gemeld; Borgen dat misstanden worden onderzocht en dat de noodzakelijke maatregelen worden getroffen; Beschermen van de klokkenluider: de boodschapper dient niet te worden gestraft door noch de werkgever, noch door collega s. 1.4 Reikwijdte en verspreiding reglement Dit reglement is van toepassing op alle medewerkers van Woonpartners en heeft als doel hen, zonder gevaar voor hun rechtspositie, de mogelijkheid te bieden te rapporteren over een (vermoeden van) een misstand van ethische, operationele of financiële aard binnen de organisatie. Alle bestaande en nieuwe medewerkers worden op de hoogte gesteld van het bestaan van de klokkenluidersregeling. Daarnaast zal de regeling op de website van Woonpartners worden gepubliceerd. 4

5 2 Procedure Klokkenluidersregeling Woonpartners 2.1 Hoe meld je een misstand? De medewerker meldt (een vermoeden van) een misstand intern bij de leidinggevende. Indien de medewerker dit niet wenselijk vindt, kan de medewerker zich richten tot de leidinggevenden van de leidinggevende of de directeur bestuurder. Over (een vermoeden van) een misstand waarbij de directeur-bestuurder is betrokken, kan de medewerker zich richten tot de voorzitter van de Raad van Toezicht. De medewerker kan (een vermoeden van) een misstand melden bij de vertrouwenspersoon, indien de medewerker geen andere oplossing ziet en behoefte heeft aan ondersteuning door de vertrouwenspersoon. Wanneer een werknemer een (vermeend) misstand constateert, is het van belang dat deze zo snel mogelijk wordt gemeld. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk. Om latere discussie over de initiële melding te voorkomen wordt deze wel meteen schriftelijk vastgelegd door de leidinggevende of vertrouwenspersoon. In verband met de bescherming die Woonpartners klokkenluiders biedt, worden anonieme meldingen niet in behandeling genomen of anoniem gemeld bij Hoffman Bedrijfsrecherche BV, dit ter afweging van degene bij wie de melding is gedaan. De identiteit van de klokkenluider zal door de direct leidinggevende (of vertrouwenspersoon) niet bekend worden gemaakt bij de Raad van Toezicht, de directeur bestuurder, het management of andere medewerkers, tenzij de klokkenluider daarmee instemt. Anoniem melden altijd mogelijk Van deze procedure mag altijd worden afgeweken door direct en anoniem een (vermoeden van) een misstand te melden bij de gegarandeerd anonieme meldlijn van Hoffmann Bedrijfsrecherche BV. via of telefonisch via telefoonnummer , (bereikbaar van maandag tot en met vrijdag, van uur tot uur). Via deze meldlijn kunnen we ook advies vragen over hoe we moeten omgaan met (een vermoeden van) misstanden. Een melding wordt vervolgens door Hoffmann Bedrijfsrecherche BV (geheel anoniem) besproken met de directeur-bestuurder, of, indien het handelen of nalaten van de directeur-bestuurder betreft, met de voorzitter van de Raad van Toezicht. Bij het Meldpunt Integriteit Woningcorporaties van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, kunnen misstanden op twee manieren worden gemeld: Per , via Per post, via het adres: Meldpunt Integriteit Woningcorporaties Postbus EA Den Haag Deze vervolgprocedure is op de website van het ministerie lezen. 2.2 Wat gebeurt er na de interne melding van een misstand? Na de melding vindt er een gesprek plaats tussen de leidinggevende of vertrouwenspersoon en de melder. In dit gesprek wordt schriftelijk vastgelegd: Wat de misstand precies inhoud; Welke bescherming de klokkenluider geniet; Hoe de melding vertrouwelijk wordt afgehandeld en hoe de anonimiteit van de klokkenluider wordt gewaarborgd; Welke stappen er verder ondernomen worden; 5

6 Dat de klokkenluider na uiterlijk 4 weken schriftelijke informatie ontvangt over de voortgang en de stappen die zijn ondernomen in het onderzoek; Dat de klokkenluider altijd na afhandeling van de melding bericht krijgt over de bevindingen en de mogelijke gevolgen die hier aan verbinden zijn. Het verslag wordt door de melder getekend. Melder ontvangt een kopie. De leidinggevende of vertrouwenspersoon informeert de directeur-bestuurder zo spoedig mogelijk en start het onderzoek naar aanleiding van de melding (of laat dit in overleg met de directeur-bestuurder extern uitvoeren). Als de medewerker via de vertrouwenspersoon melding doet en heeft gevraagd zijn/haar identiteit niet bekend te maken, dan wordt de melding anoniem behandeld. 2.3 Het onderzoek Voor dit onderzoek zijn geen specifieke vormvereisten opgesteld. Wel worden alle bevindingen schriftelijk vastgelegd. Hierin zal de naam van de klokkenluider niet vermeld worden. Alle dossiers over het onderzoek worden in een beveiligde omgeving gearchiveerd. Bij het onderzoek wordt altijd hoor- en wederhoor toegepast. Indien er sprake is van een overtreding van de wet zal er te allen tijde, in overleg met de directeur-bestuurder, aangifte worden gedaan bij de politie. De resultaten van het onderzoek worden gerapporteerd aan de directeur-bestuurder. 2.4 Niet ontvankelijk verklaren De leidinggevende of vertrouwenspersoon kan een melding niet ontvankelijk verklaren wanneer het gaat: Om persoonlijke klachten over bijvoorbeeld werkomstandigheden of relaties tussen of met collega s; Over misstanden bij huurders, leveranciers of andere partijen waarmee de medewerkers van Woonpartners in aanraking komen; Over het beleid van Woonpartners. 2.5 Het resultaat De directeur-bestuurder neemt binnen 2 weken na ontvangst van de resultaten van het onderzoek, een inhoudelijk standpunt in en brengt de medewerker, dan wel de leidinggevende, of vertrouwenspersoon in geval van een anonieme melding, daarvan schriftelijk op de hoogte. In de brief wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid. Indien het standpunt niet binnen 2 weken kan worden ingenomen, dan wordt de medewerker gemeld binnen welke termijn dit wel zal gebeuren. 6

7 3 Slotbepalingen 3.1 Geheimhouding en rechtsbescherming van de klokkenluider De directeur-bestuurder en RvT van Woonpartners garanderen dat een klokkenluider die, met inachtneming van de bepalingen in deze regeling, te goeder trouw een vermoeden van een misstand heeft gemeld en niet uit is op persoonlijk gewin, op geen enkele wijze in zijn/haar positie wordt benadeeld als gevolg van deze melding. Woonpartners neemt alle nodige maatregelen om de klokkenluider te beschermen. Dit geldt ook wanneer na onderzoek blijkt dat de melding niet of onvoldoende gegrond is. Woonpartners zal te allen tijde de identiteit van de klokkenluider geheimhouden. Indien sprake is van een bewust gedane valse melding, kan een sanctie worden opgelegd aan de melder. Wanneer de medewerker melding maakt van (een vermoeden van) een misstand waar hij/zij zelf aan heeft deelgenomen, is hij/zij niet automatisch gevrijwaard van interne sancties of vervolging. Wel zal bij het opleggen van sancties in overweging worden genomen dat de medewerker zelf melding heeft gemaakt van een misstand waaraan hij/zij (mede) schuldig is. 3.2 Rapportage en verantwoording In het jaarverslag zal worden opgenomen hoeveel meldingen er zijn gedaan, wat de aard van deze meldingen is en welke maatregelen zijn getroffen. Het jaarverslag is voor iedereen toegankelijk. 3.3 Overige bepalingen In die gevallen waarin de regeling niet voorziet, beslist de directeur-bestuurder. Tenzij het de bestuurder betreft, dan beslist de Raad van Toezicht. 3.4 Wijzigingen De regeling kan door de directeur-bestuurder worden gewijzigd of ingetrokken na instemming van de ondernemingsraad en bekrachtiging door de Raad van Toezicht. 3.5 In werking treding De klokkenluidersregeling treedt per 15 december 2014 in werking, nadat deze is goedgekeurd door de directeur-bestuurder, met instemming van de ondernemingsraad en goedgekeurd door de Raad van Toezicht van Woonpartners, op 26 november