Klokkenluiderregeling

Transcriptie

1 Klokkenluiderregeling Inleiding In de Governancecode Woningcorporaties van Aedes is in artikel II.1.6 gesteld dat het bestuur ervoor zorgt dat medewerkers zonder gevaar voor hun rechtspositie de mogelijkheid hebben te rapporteren over vermeende onregelmatigheden van algemene aard, operationele aard en financiële aard binnen de woningcorporatie aan het bestuur of aan een door de corporatie aangewezen functionaris. Met deze regeling voldoet GroenWest aan het betreffende artikel. Het doel van deze procedure is om: De medewerkers van GroenWest de mogelijkheid te bieden om misstanden of vermoedens daarvan te melden en adequate opvolging te geven aan gedane meldingen. De in- of externe contactperso(o)n(en) in staat te stellen op een vroeg tijdstip geïnformeerd te worden over misstanden. De medewerkers duidelijk te maken dat zij niet bang hoeven te zijn voor strafmaatregelen of een oneerlijke behandeling als zij te goeder trouw in overeenstemming met deze procedure vermoedens van misstanden melden. Bij te dragen tot de ontwikkeling van een cultuur die gekenmerkt wordt door openheid, aanspreekbaarheid en integriteit. Het principe van de regeling is dat je, wanneer je een misstand vermoedt, in eerste instantie naar je eigen leidinggevende gaat. Je kunt er ook voor kiezen je vermoeden van een misstand eerst te bespreken met één van de interne vertrouwenspersonen. Zij behandelen je melding vertrouwelijk (zie het statuut vertrouwenspersonen) en adviseren je dan over het vervolg. Daarna kun je afhankelijk van de betrokkenen bij (het vermoeden van) de misstand, en het belang en zwaarte van de misstand en het vertrouwen in de betreffende personen opschalen. Kortom, in principe ga je als eerste naar je eigen leidinggevende toe bij een misstand. Mocht deze betrokken zijn bij het (vermoeden van) een misstand, dan ga je naar de leidinggevende van de leidinggevende. Zo kan je opschalen tot de directeurbestuurder. Daarnaast kan de melding of vermoeden gemeld worden via de externe meldlijn van GroenWest (24 uur per dag via of op werkdagen van uur tel ). Dit kan zonder dat de identiteit van de medewerker in het eventuele verdere traject bekend wordt. Het doen van een dergelijke melding vraagt echter ook om bescherming van de persoon ten aanzien waarvan de medewerker vermoedt dat deze een misstand begaat. Om onnodige beschadiging van deze persoon te voorkomen wordt de medewerker nadrukkelijk gevraagd /9

2 de privacy van deze persoon te respecteren en de nodige terughoudendheid te betrachten met het doen van mededelingen over de vermeende misstand. Hoe dit in zijn werk gaat, lees je in onderstaande regeling. Hoofdstuk 1 Definities Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder: 1. Stichting GroenWest: GroenWest en alle daaronder vallende rechtspersonen. 2. Medewerker: Degene die, al dan niet in dienstverband, werkzaam is ten behoeve van GroenWest (dus ook tijdelijke medewerkers en stagiairs en medewerkers van bedrijven en instanties die werken in opdracht van GroenWest). 3. Leidinggevende: Degene die direct leiding geeft aan de medewerker. 4. Verantwoordelijke: De leidinggevende die direct of indirect zeggenschap heeft over het onderdeel van de organisatie waar de medewerker werkt en/of het onderdeel waarover de medewerker een vermoeden van een misstand heeft. 5. In- of externe contactperso(o)n(en): Deze perso(o)n(en) is (zijn) de volgens deze regeling vastgestelde bevoegde personen of instanties om de melding van een (vermeende) misstand te behandelen. 6. De externe meldlijn: De externe meldlijn in de zin van deze regeling is een, door het bestuur gehoord en door de voorzitter van de Raad van Commissarissen benoemde instantie of bedrijf, via welke de medewerker het vermoeden van een misstand meldt. De externe meldlijn heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden: Een geheimhoudingsplicht ten aanzien van het gemelde, d.w.z. alle meldingen die via de externe meldlijn worden gedaan, worden vertrouwelijk behandeld. Doorgeefpunt van het vermoeden van een misstand van de medewerker naar de in- of externe contactperso(o)n(en) Doorgeefpunt van de in- of externe contactperso(o)n(en) naar de medewerker /9

3 7. Klokkenluider: De medewerker die een (vermoeden van) een misstand, direct of indirect bekend maakt bij de verantwoordelijke. Deze praktijken vinden plaats onder verantwoordelijkheid van de werkgever en er is een proportioneel maatschappelijk belang in het geding. 8. Een vermoeden van misstand: Een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard met betrekking tot GroenWest, in verband met: een (dreigend) strafbaar feit een (dreigende) schending van wet- en regelgeving een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu een (dreiging van) bewust onjuist informeren van onder meer publieke organen. Een (dreiging van ) schending van de Integriteitcode van GroenWest Een (dreigende) verspilling van maatschappelijk geld Een dreiging van het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten. 9. Wat is geen misstand: Een misstand betreft niet een melding van ongewenste intimiteit, persoonlijke klachten over het werk, gewetensbezwaren tegen de normale bedrijfsactiviteiten van GroenWest of meldingen in het kader van voorwetenschap. Voor het melden van deze gedragingen moet de medewerker zich wenden tot de eigen leidinggevende of één van de daarvoor aangewezen vertrouwenspersonen /9

4 Hoofdstuk 2 Interne melding Artikel 2 1. Bedenk eerst of de melding die je wilt maken, valt onder deze klokkenluiderregeling. Zie voor de definities in artikel Je meldt een vermoeden van een missverstand intern bij je leidinggevende. Als je de melding aan de leidinggevende niet wenselijk acht, kun je de melding bij een hogere verantwoordelijke doen (manager, c.q. de directeur- bestuurder). In geval van twijfel kan je er altijd voor kiezen een vermoeden van een misstand eerst te bespreken met één van de interne vertrouwenspersonen. Zij behandelen deze melding vertrouwelijk (zie het statuut vertrouwenspersonen) en adviseren je over het vervolg. 3. De leidinggevende of de verantwoordelijke legt de melding schriftelijk vast, met de datum waarop deze ontvangen is. De medewerker tekent de vastlegging voor akkoord en ontvangt een gewaarmerkt afschrift. 4. De leidinggevende of de verantwoordelijke stelt de directeur-bestuurder onmiddellijk op de hoogte van een gemeld vermoeden van een misstand en van de datum van de melding én zorgt dat het bestuur een afschrift van de vastlegging ontvangt. 5. De medewerker kan de leidinggevende of verantwoordelijke verzoeken diens identiteit bij de directeur- bestuurder niet bekend te maken. In dit geval stuurt de directeurbestuurder de bevestiging zoals bedoeld in artikel 2 lid 7 of de resultaten van het onderzoek zoals bedoeld in lid 10 naar leidinggevende of verantwoordelijke bij wie de medewerker het vermoeden gemeld heeft. Deze brengt vervolgens de medewerker op de hoogte. De medewerker kan het verzoek tot geheimhouding van zijn identiteit altijd herroepen. 6. Naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand wordt onmiddellijk een onderzoek gestart. 7. De directeur-bestuurder stuurt binnen één week na ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging aan medewerker. In de ontvangstbevestiging wordt verwezen naar de oorspronkelijke melding. 8. De directeur-bestuurder beoordeelt of er een externe derde als bedoeld in artikel 5 lid 1 van de interne melding op de hoogte moet worden gebracht van een vermoeden van een misstand. 9. De medewerker die het vermoeden van een misstand meldt en degene(n) aan wie het is gemeld, behandelen de melding vertrouwelijk. Binnen een periode van zes weken vanaf het moment van de interne melding wordt de werknemer door of namens de directeur-bestuurder schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt over het gemeld vermoeden van een misstand (dan wel omtrent een verlengingstermijn voor behandeling). Daarbij wordt aangegeven óf, en zo ja, tot welke stappen de melding heeft geleid /9

5 Hoofdstuk 3 Externe Melding Artikel 3 1. Bedenk eerst of de melding die je wilt maken, valt onder deze klokkenluiderregeling en of de eigen leidinggevende of verantwoordelijke kan worden benaderd. Zie voor de definities artikel Een melding kan telefonisch of via internet worden gedaan. Een melding kan anoniem worden gedaan hiermee wordt de identiteit van de medewerker beschermd en anonimiteit gewaarborgd. Dit betekent dat de externe meldlijn en/of andere betrokkenen zonder uitdrukkelijke toestemming van de medewerker, de persoonsgegevens van de medewerker niet bekend maakt, tenzij de wet hiertoe verplicht. Wanneer hiervan sprake is wordt onverwijld de medewerker hiervan op de hoogte gebracht. 3. De externe meldlijn legt de melding altijd vast. De externe meldlijn rapporteert inzake het aantal meldingen conform artikel 4 hieronder. 4. Binnen twee werkdagen wordt door de externe meldlijn contact opgenomen met de in- of externe contactperso(o)n(en). Indien niet binnen twee werkdagen contact met de in- of externe contactperso(o)n(en) kan worden opgenomen, wordt de medewerker door de externe meldlijn, hiervan in kennis gesteld en aangegeven binnen welke termijn wel door de externe meldlijn met de in- of externe contactperso(o)n(en) contact opgenomen kan worden. Afhankelijk van wie / welke perso(o)n(en) de melding betreft, neemt de externe meldlijn contact op met: Melding betreft 1 e contactpersoon Bij afwezigheid 1 e contactpersoon Medewerker(s) of MT-lid/leden De directeurbestuurder Voorzitter RvC Directeur-bestuurder Voorzitter RvC Vice-voorzitter RvC Lid RvC* Voorzitter RvC Vice-voorzitter RvC Voorzitter RvC* Vice-voorzitter RvC Directeur-bestuurder Directeur-bestuurder(s) en (een belangrijk deel van) RvC gezamenlijk Inspectie voor de n.v.t. Leefomgeving en Transport (ILT) * Daar waar de melding een RvC-lid betreft, wordt de directeur-bestuurder geïnformeerd. 5. Bij ontvangst van de melding beoordeelt de in- of externe contactperso(o)n(en) de melding. Indien hij de melding gegrond acht neemt hij onverwijld vervolgacties. Indien hij de melding ongegrond verklaart zal hij dit besluit en de gronden waarop dit besluit is gebaseerd, via de externe meldlijn meedelen aan de medewerker. De externe meldlijn zal deze mededeling telefonisch of via bevestigen aan de medewerker. 6. De medewerker verstrekt aan de externe meldlijn alle informatie die nodig is om de melding te beoordelen en een onderzoek te verrichten /9

6 7. Wanneer actie wordt genomen naar aanleiding van de melding, heeft de in- of externe contactperso(o)n(en) de keuze om contact op te nemen met een derde partij (zoals bijvoorbeeld justitie, het Meldpunt Integriteit Woningcorporaties et cetera). De in- of externe contactperso(o)n(en) koppelt deze vervolgstappen via de externe meldlijn terug aan de medewerker. 8. Bij de te nemen acties zal de naam van de medewerker niet worden genoemd en ook overige informatie wordt zo verstrekt dat de anonimiteit van de medewerker, voor zover mogelijk, gewaarborgd is. 9. Binnen een periode van zes weken vanaf het moment van de externe melding wordt de werknemer door of namens de directeur-bestuurder schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt over het gemeld vermoeden van een misstand (dan wel omtrent een verlengingstermijn voor behandeling). Daarbij wordt aangegeven óf, en zo ja, tot welke stappen de melding heeft geleid. 10. Indien de melding is gemeld aan de externe contactpersoon, i.c. het Meldpunt Integriteit Woningcorporaties, dan zijn de reactietermijnen van dit meldpunt van toepassing /9

7 Hoofdstuk 4 Jaarlijkse Rapportage Artikel 4 1. De externe meldlijn rapporteert binnen drie maanden na afloop van een kalenderjaar aan de directeur-bestuurder over zijn werkzaamheden in het betreffende kalenderjaar. De externe meldlijn stelt hem in kennis van het aantal ontvangen meldingen / vermoede misstanden. De directeur-bestuurder bespreekt deze rapportage met de auditcommissie van de RvC. 2. De directeur-bestuurder rapporteert in het jaarverslag van GroenWest betreffende de door hem ontvangen rapportage van het aantal ontvangen meldingen, de inhoud van de besluiten en de resultaten van een eventueel onderzoek naar de gemelde vermoede misstanden /9

8 Hoofdstuk 5 Geheimhouding en rechtsbescherming Artikel 5 1. Een ieder die uit hoofde van deze regeling informatie verkrijgt over de melding van een vermoeden van een misstand, zal daarover geheimhouding betrachten tegen derden, tenzij hij op basis van deze regeling of bij of krachtens de wet bevoegd is of verplicht is die informatie aan een derde te verschaffen. Wanneer hiervan sprake is, is artikel 3 lid 2 van toepassing. 2. De medewerker die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling te goeder trouw een vermoeden van een misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden daarvan. Represailles voor medewerkers als gevolg van een oprechte melding worden beschouwd als een ernstige schending van deze regeling en de Integriteitcode van GroenWest, in welk geval passende acties zullen worden ondernomen om de arbeidsrechtelijke positie van de medewerker te beschermen en degenen die verantwoordelijk zijn voor de represailles te sanctioneren. Medewerkers die menen naar aanleiding van een melding nadelige gevolgen te hebben ondervonden, worden verzocht dit zo snel mogelijk kenbaar te maken aan de directeur-bestuurder, of als het deze zelf betreft, aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen /9

9 Hoofdstuk 6 Selectie, benoeming en bezoldiging extern meldpunt Artikel 6 1. De aangestelde/benoemde externe meldlijn is in alle opzichten onafhankelijk van GroenWest. Hij is in generlei opzicht afhankelijk van de bezoldiging die hij ontvang voor het invullen van de functie van externe meldlijn. 2. De bezoldiging van de externe meldlijn wordt formeel vastgesteld door de RvC. Hoofdstuk 7 Inwerkingtreding, evaluatie, wijziging Artikel 7 1. Deze regeling is besproken in het MT, met de OR en na goedkeuring door het bestuur met de RvC 2. De regeling treedt in werking met ingang van 1 oktober De regeling wordt binnen twee jaar na inwerkingtreding door het bestuur geëvalueerd. Hierbij worden vertegenwoordigers van OR en de RvC betrokken. 4. De regeling kan na overleg over de aanpassingen door het bestuur en RvC gezamenlijk, worden gewijzigd. De OR heeft hierbij instemmingsrecht /9