KLOKKENLUIDERSREGELING CIZ

Transcriptie

1 KLOKKENLUIDERSREGELING CIZ Regeling inzake het omgaan met een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid Klokkenluidersregeling vastgesteld 31 december

2 INHOUDSOPGAVE INLEIDING 3 1. INTERNE MELDING INDIENEN 4 2. ONTVANGST VAN EEN INTERNE MELDING 4 3. STANDPUNT 4 4. RAADSMAN 5 5. MELDING BIJ EXTERNE DERDE 5 6. RECHTSBESCHERMING 5 7. INWERKINGTREDING 6 BIJLAGE DEFINITIES 7 Klokkenluidersregeling vastgesteld 31 december

3 INLEIDING Het Centrum indicatiestelling zorg (CIZ) vindt het belangrijk dat misstanden en onregelmatigheden worden voorkomen en, waar nodig, aangepakt. Daarom is het voor het CIZ van belang dat (een vermoeden van) een misstand of onregelmatigheid gemeld wordt. In deze klokkenluidersregeling wordt uitgelegd op welke wijze een melding van een misstand of onregelmatigheid gedaan kan worden. Deze regeling opgesteld met het doel medewerkers, ongeacht hun functie en positie in de organisatie, op adequate en veilige wijze melding te laten doen van vermoedens van misstanden of onregelmatigheden die plaatsvinden binnen de organisatie. Een dergelijke melding mag geen gevolgen hebben voor (de positie van) de melder, indien de melding volgens de hiertoe opgestelde regeling heeft plaatsgevonden. De klokkenluidersregeling van het CIZ is gebaseerd op de voorbeeldregeling van de Stichting van de Arbeid (versie 3 maart 2010). Het melden van (een vermoeden van) fraude door cliënten van het CIZ inzake het aanvragen van zorg binnen de Wlz, dient gemeld te worden bij de medewerker fraudebestrijding binnen de afdeling Analyse en Advies van het CIZ. Indien een vermoeden van fraude door een directe collega inzake een zorgaanvraag (denk aan belangenverstrengeling of het helpen van een bekende cliënt aan een hogere zorgtoekenning) bestaat, dient dit gemeld te worden aan de medewerker fraudebestrijding. Dit in verband met de toetsing door de afdeling fraude ten aanzien van de Databank voor verdachte personen/organisaties. In overleg met leidinggevende, kan een vermoeden van fraude door een collega tevens gemeld worden zoals vastgesteld in deze klokkenluidersregeling. Deze regeling is nadrukkelijk niet bedoeld voor klachten over collega s en/of beleidsvoering. Daarvoor bestaat de regeling zoals opgenomen in de Gedragscode CIZ, Bijlage C Klachtenregeling werknemers CIZ. Klokkenluidersregeling vastgesteld 31 december

4 1. INTERNE MELDING INDIENEN Bij een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid dient een medewerker daarvan melding te doen bij de vertrouwenspersoon van het CIZ. Een melding van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid gebeurt in beginsel niet anoniem. Indien melder toch anoniem een melding wil doen, dan kan de melder dit kenbaar maken aan de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon volgt dan de volledige procedure namens melder, waarbij de naam van melder geheim wordt gehouden. Indien de melding de vertrouwenspersoon betreft, wordt deze rol, gedurende de gehele procedure, overgenomen door de voorzitter van de Raad van Bestuur. Indien de melding een lid van de Raad van Bestuur betreft, vindt afhandeling van de melding plaats door de Secretaris-generaal van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. De melding dient in dat geval wel weer eerst bij de vertrouwenspersoon neergelegd te worden. Deze helpt de melder dan verder met de procedure en dient de melding in bij de Secretaris-generaal van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Indien melder niet zeker is welke mogelijkheid het best past, kan deze om raad vragen bij een raadsman, zie hoofdstuk ONTVANGST VAN EEN INTERNE MELDING De vertrouwenspersoon legt de melding, met ontvangstdatum, schriftelijk vast en legt dit aan melder voor om voor akkoord te tekenen, of ondertekend deze zelf indien de vertrouwenspersoon de procedure namens melder volgt. Melder ontvangt daarvan een gewaarmerkt afschrift. De vertrouwenspersoon brengt de Raad van Bestuur respectievelijk, indien toepassing, de Secretaris-generaal van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, op de hoogte op een met de melder overeengekomen wijze. Na ontvangst van de melding wordt zo spoedig mogelijk een onderzoek gestart. De uitvoer en wijze van onderzoek wordt door de Raad van Bestuur, respectievelijk de Secretaris-generaal van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport geïnitieerd en vastgesteld. De Raad van Bestuur stuurt een ontvangstbevestiging aan de melder of, indien van toepassing, aan de vertrouwenspersoon. De Secretaris-generaal van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport stuurt een ontvangstbevestiging aan de vertrouwenspersoon. In deze ontvangstbevestiging wordt gerefereerd aan de oorspronkelijke melding. 3. STANDPUNT Binnen acht weken na de vastgestelde datum van de interne melding, wordt melder door de Raad van Bestuur schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemeld vermoeden van een misstand of onregelmatigheid. Daarin wordt aangegeven tot welke stappen de melding zal leiden of heeft geleid. Klokkenluidersregeling vastgesteld 31 december

5 Indien het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt melder daarvan zo snel mogelijk door de Raad van Bestuur op de hoogte gebracht en wordt aangegeven binnen welke termijn een standpunt verwacht mag worden. De vertrouwenspersoon is de procesbewaker voor de afhandeling van de melding. 4. RAADSMAN De melder kan een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid voorleggen aan een raadsman, om deze in vertrouwen om raad te vragen. De melder informeert in dat geval de vertrouwenspersoon over de naam van de raadsman. Iedere persoon die het vertrouwen van melder geniet en op wie uit hoofde van zijn functie een geheimhoudingsplicht (bijvoorbeeld notarissen, advocaten en artsen) rust, kan als raadsman fungeren. Degene die een melding voorlegt aan iemand zonder geheimhoudingsplicht en die de misstand of onregelmatigheid vervolgens in de publiciteit brengt, moet er rekening mee houden dat dit de melder wordt aangerekend. 5. MELDING BIJ EEN EXTERNE DERDE Een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid kan, na het doorlopen van de procedure inzake een interne melding als bedoeld in hoofdstuk 1, gemeld worden bij een externe derde indien: a) melder het niet eens is met het standpunt, als bedoeld in hoofdstuk 3; b) melder geen standpunt heeft ontvangen binnen de vereiste termijn, als bedoeld in hoofdstuk 3, daarvan niet tijdig op de hoogte is gebracht en geen nieuwe termijn aangeboden heeft gekregen; c) er sprake is van een uitzonderingsgrond, zoals: acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt; een situatie waarin melder in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van een interne melding; een duidelijke dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal; een eerdere interne melding van in wezen dezelfde misstand of onregelmatigheid, die deze niet heeft weggenomen; een wettelijke plicht of bevoegdheid tot direct extern melden. Dit kan het geval zijn bij situaties die de volksgezondheid of de directe veiligheid van CIZ medewerkers, het CIZ of haar directe omgeving in gevaar brengen. Melder dient bij het melden van een misstand of onregelmatigheid aan een externe derde enerzijds rekening te houden met de effectiviteit waarmee de externe derde kan ingrijpen en anderzijds met het belang van een zo gering mogelijke schade voor de werkgever. Het vermoeden van een misstand of onregelmatigheid moet in dat perspectief zwaarwegend genoeg zijn, waarbij de gevolgen van de melding niet meer schade oplevert dan de eventuele misstand of onregelmatigheid op kunnen leveren. 6. RECHTSBESCHERMING De Raad van Bestuur, respectievelijk Secretaris-generaal van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, zal er voor waken dat melder, die heeft gehandeld met inachtneming van de bepalingen in deze regeling, op geen enkele wijze in zijn Klokkenluidersregeling vastgesteld 31 december

6 positie wordt benadeeld als gevolg van het melden. Hierbij worden de regels uit de Gedragscode van het CIZ in acht genomen. Bij een aantoonbaar opzettelijke ongegronde melding zal echter tot disciplinaire maatregelen tegen de melder worden overgegaan. Een raadsman als bedoeld in hoofdstuk 4, of de vertrouwenspersoon, worden op geen enkele wijze benadeeld als gevolg van het optreden zoals staat aangegeven in deze regeling. 7. INWERKINGTREDING Deze regeling treedt in werking op Klokkenluidersregeling vastgesteld 31 december

7 BIJLAGE Definities In deze regeling zijn de navolgende definities van toepassing: 1. Melder: Degene die, al dan niet op basis van een arbeidsovereenkomst, werkzaam is bij het CIZ en een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid conform deze regeling kenbaar maakt. 2. Externe derde: Iedere organisatie of vertegenwoordiger van een organisatie, buiten het CIZ, waaraan de melder een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid meldt en daarmee fungeert als vertrouwenspersoon of raadsman,. 3. Vertrouwenspersoon: Degene die daarvoor conform de Gedragscode CIZ is aangewezen. 4. Raadsman: Degene als bedoeld in hoofdstuk Raad van Bestuur: Degenen die, alleen of samen met anderen, zijn benoemd als (lid van) de Raad van Bestuur van CIZ en daarmee rechtstreeks de hoogste zeggenschap heeft bij de leiding van het CIZ. 6. Secretaris-generaal van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport: Degenen die benoemd is als opdrachtgever van het CIZ. 7. Vermoeden van een onregelmatigheid: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een wantoestand, te weten een illegale of immorele praktijk, die plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van het CIZ 8. Vermoeden van een misstand: Een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van één of meerdere handelingen binnen het CIZ en waarbij een maatschappelijk belang in het geding is in verband met: a) een (dreigend) strafbaar feit of een (dreigende) schending van regels; b) een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu; c) een (dreiging van) bewust onjuist informeren van publieke organen; d) een (dreigende) verspilling van overheidsgeld; of (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze of andere feiten die het CIZ schade kunnen toebrengen. Klokkenluidersregeling vastgesteld 31 december