KLOKKENLUIDERREGELING. Regeling inzake het omgaan met een (vermoeden van een) misstand

Transcriptie

1 KLOKKENLUIDERREGELING Regeling inzake het omgaan met een (vermoeden van een) misstand

2 Klokkenluiderregeling Centrada acht het van belang dat medewerkers op adequate en veilige wijze melding kunnen doen van eventuele vermoedens van misstanden binnen de cluster / het team waarin zij werkzaam zijn of een ander cluster of team van Centrada. 1 Definities 1.1 In deze regeling wordt verstaan onder: Centrada: Woonstichting Centrada en de tot haar behorende werkmaatschappijen; Medewerker: degene die, al dan niet op basis van een arbeidsovereenkomst, werkzaam is ten behoeve van Centrada en voor wiens werkzaamheden Centrada de verantwoordelijkheid draagt, hieronder begrepen bestuurders, uitzendkrachten, gedetacheerden en andere door Centrada ingehuurde medewerkers die in loondienst staan bij een andere werkgever maar die werkzaamheden verrichten voor Centrada; Voorzitter van de Raad van Commissarissen: de voorzitter van de Raad van Commissarissen van Centrada; Leidinggevende: de functionaris die direct leiding geeft aan de medewerker; Vertrouwenspersoon: de interne functionaris die door de directie van Centrada is aangewezen om als intern meldpunt voor vermoedens van een misstand bij Centrada te fungeren; Raadsman: persoon die uit hoofde van zijn functie geheimhouding is verschuldigd, zoals een advocaat, een rechtshulpverlener van de vakbond of een bedrijfsarts; Vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot Centrada, in geval van: a. een (dreigend) strafbaar feit, zoals diefstal, corruptie en valsheid in geschrifte; b. een (dreigende) schending van wet- en regelgeving, waaronder interne regels, zoals ongewenste intimiteiten; c. een (dreiging van) bewust onjuist of onrechtmatig informeren van ondermeer publieke organen; d. een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of milieu; of e. (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten of andere feiten die Centrada schade kunnen opbrengen. 2 Reglement en reikwijdte 2.1 Dit reglement is van toepassing op alle medewerkers van Centrada en heeft als doel hen, zonder gevaar voor hun rechtspositie, de mogelijkheid te bieden te rapporteren over een vermoeden van een misstand van ethische, operationele of financiële aard binnen Centrada. 2.2 Het reglement is vastgesteld in de vergadering van de Raad van Commissarissen d.d. 26 februari 2007 en wordt aan alle bestaande en nieuwe medewerkers van Centrada verstrekt. Daarnaast is het reglement beschikbaar via het netwerk van Centrada.

3 3 Algemene bepalingen 3.1 Van iedere medewerker wordt verwacht dat hij/zij melding maakt van een vermoeden van een misstand. De meldende medewerker heeft recht op een vertrouwelijke behandeling van zijn persoonsgegevens. 3.2 De onderhavige regeling is niet bedoeld voor klachten van persoonlijke aard van de medewerkers. Dergelijke klachten moeten altijd met de eigen leidinggevende worden besproken. 3.3 De medewerker die een melding maakt van een vermoeden van een misstand dient te goeder trouw te handelen. 3.4 De medewerker die een melding maakt van een vermoeden van een misstand dient niet uit persoonlijk gewin te handelen. 3.5 De medewerker die een melding maakt van een misstand waar hijzelf aan heeft deelgenomen, is niet gevrijwaard van interne sancties of vervolging. Wel zal bij de oplegging van de sancties in overweging worden genomen dat de medewerker zelf melding heeft gemaakt van de misstand waaraan hij (mede) schuldig is. 3.6 Van een melding wordt een geanonimiseerd meldingsdossier aangelegd, waarin alle stappen worden gedocumenteerd. Alle registraties en dossiers worden in een beveiligde omgeving bewaard. Identificatiegegevens van de melder worden op zodanige wijze bewaard dat alleen daartoe bevoegde personen toegang hebben tot deze gegevens. 3.7 De identificatiegegevens van de medewerker worden niet opgenomen in de communicatie naar derden. Hiertoe wordt gewerkt met een geanonimiseerd zaaknummer. 3.8 De communicatie over de misstand wordt zodanig geobjectiveerd dat de identiteit van de melder niet uit de informatie kan worden afgeleid. 4 Interne melding aan leidinggevende en/of vertrouwenspersoon 4.1 Tenzij sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in artikel 5, meldt de medewerker een vermoeden van een misstand intern bij de leidinggevende of, indien hij/zij melding aan de leidinggevende niet wenselijk acht, bij de vertrouwenspersoon. Melding aan de vertrouwenspersoon kan ook plaatsvinden naast de melding aan de leidinggevende. 4.2 De leidinggevende of vertrouwenspersoon legt de melding, met daarop de datum waarop deze is ontvangen, desgevraagd schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door de medewerker, die daarvan een afschrift ontvangt.

4 4.3 Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand gestart. 4.4 Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de melding wordt de medewerker door de leidinggevende of de vertrouwenspersoon schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand. Daarbij wordt aangegeven óf, en zo ja, tot welke stappen de melding heeft geleid. 4.5 Indien het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt de medewerker door de leidinggevende of de vertrouwenspersoon hiervan schriftelijk in kennis gesteld en wordt aangegeven binnen welke termijn hij/zij een standpunt tegemoet kan zien. 5 Melding aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen 5.1 De medewerker kan het vermoeden van een misstand melden bij de voorzitter van de Raad van Commissarissen als bedoeld in artikel 1, indien: a. hij het niet eens is met het standpunt of verlengingstermijn voor behandeling als bedoeld in artikel 4, of b. sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in het volgende lid. 5.2 Een uitzonderingsgrond als bedoeld in het vorige lid onder c doet zich voor, indien sprake is van a. acuut gevaar, waarbij zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt; b. een situatie waarin de medewerker in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van een interne melding; c. een eerdere interne melding conform de procedure van in wezen dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen; d. een wettelijke plicht tot direct extern melden. 5.3 De voorzitter van de Raad van Commissarissen legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, desgevraagd schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door de medewerker, die daarvan een afschrift ontvangt. 5.4 Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand gestart. 5.5 De medewerker die het vermoeden van een misstand meldt en degene aan wie het vermoeden van een misstand is gemeld behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van de voorzitter van de Raad van Commissarissen wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten de organisatie. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de medewerker niet worden genoemd en ook overigens de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de medewerker voor zover mogelijk gewaarborgd is.

5 5.6 Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de melding wordt de medewerker door of namens de voorzitter van de Raad van Commissarissen schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand (dan wel omtrent een verlengingstermijn voor de behandeling). Daarbij wordt aangegeven óf, en zo ja, tot welke stappen de melding heeft geleid. 6 Raadplegen van een raadsman 6.1 Bij een vermoeden van misstanden is het voor de medewerker mogelijk om zelf een raadsman naar eigen keuze in vertrouwen om advies te vragen. Deze raadsman kan hem tevens wijzen op de risico s die een dergelijke melding met zich meebrengt. 6.2 De medewerker die het vermoeden van misstanden in goed vertrouwen voorlegt aan iemand zonder beroeps- of ambtsgeheim die de misstand vervolgens in de publiciteit brengt, moet er rekening mee houden dat hem dat kan worden aangerekend. 7 Rechtsbescherming 7.1 De medewerker die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van een misstand heeft gemeld en die te goeder trouw is, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden. 7.2 Represailles van medewerkers ten opzichte van de melder als gevolg van het melden worden door Centrada niet geaccepteerd en zullen te allen tijde leiden tot sancties. 7.3 Zolang de medewerker niet anders te kennen geeft, wordt de door hem gewenste anonimiteit gerespecteerd. 7.4 Een vertrouwenspersoon als bedoeld in artikel 1, die in dienst van de werkgever is, wordt op geen enkele wijze benadeeld als gevolg van het fungeren als zodanig krachtens deze regeling. Voor hem geldt een rechtspositionele bescherming analoog met die van leden van de Ondernemingsraad. 8 Slotbepalingen 8.1 De meldingsdossiers die ongegrond zijn verklaard worden aan het eind van het boekjaar vernietigd. Overige meldingsdossiers worden vernietigd na interne afhandeling of nadat extern de rechtsgang is doorlopen. 8.2 De betrokkene over wie een melding is gedaan heeft, voordat een besluit over zijn/haar positie is genomen, het recht tot inzage van het dossier (met uitzondering van de persoonsgegevens) om eventuele onjuistheden te corrigeren en zijn verdediging voor te bereiden. Deze regeling treedt in werking op 1 maart 2007

6 Geschenken en voordelen Het kan gebeuren dat een zakelijke relatie u iets aanbiedt. Dit kan een fles wijn zijn, maar ook een weekendje weg. Zo n geschenk mag u niet zonder meer aannemen. Het maximumbedrag voor het aanvaarden van een geschenk is vastgesteld op 25,-. Giften onder dit bedrag mag u aannemen, maar onder strikte voorwaarden. Daarbij heeft u altijd toestemming nodig van uw leidinggevende. Belangrijk is dat u bij het aannemen van geschenken onafhankelijk blijft. Wat zijn de regels? Krijgt u iets aangeboden? Meld dit aan uw leidinggevende. Vraag uzelf bovendien af of het aangebodene aanvaardbaar is. Uw leidinggevende bepaalt of een geschenk aanvaardbaar is. Als u het kunt houden, kan het fiscaal worden belast. Uw leidinggevende kan ook bepalen dat het geschenk een andere bestemming krijgt. Zo kunnen geschenken bijvoorbeeld worden verdeeld binnen uw team. Laat vaste leveranciers weten hoe Centrada denkt over geschenken en voordelen. U mag geschenken nooit op uw huisadres ontvangen. Als dat nodig is, worden leveranciers hier per brief op gewezen. Laat zaken als uitstapjes, reizen en diners nooit bekostigen door derden. Dit geldt niet voor maaltijden die bijvoorbeeld onderdeel uitmaken van een vergadering. De kosten die u maakt kunt u volgens de geldende regels declareren. Krijgt u een uitnodiging? Bespreek dit altijd met uw leidinggevende of een uitnodiging geaccepteerd kan worden. Het spreekt voor zich dat, wanneer u iets aangeboden wordt, de kosten daarvan niet later bij de werkgever worden gedeclareerd. Geschenken die u niet mag accepteren, stuurt u terug.