KLOKKENLUIDERSREGLEMENT STICHTING TRIFOLIUM WOONDIENSTEN BOSKOOP

Transcriptie

1 KLOKKENLUIDERSREGLEMENT STICHTING TRIFOLIUM WOONDIENSTEN BOSKOOP Inleiding/beleidslijn Trifolium verwacht dat haar medewerkers zich te allen tijde aan in- en externe regelgeving en afspraken zullen houden. Medewerkers nemen verantwoordelijkheid om het succes van Trifolium te waarborgen. Trifolium hecht er grote waarde aan dat medewerkers op een adequate en veilige manier melding kunnen doen van een eventueel vermoeden van een misstand binnen de organisatie. Daarom is een goede en duidelijke regeling van belang. Een regeling maakt het mogelijk dat misstanden kunnen worden gemeld en dat alle meldingen serieus en volgens een bepaalde procedure worden behandeld en dat medewerkers die melden persoonlijk geen negatieve gevolgen van hun melding ondervinden. De wijze waarop een melding kan geschieden is nader uitgewerkt in dit klokkenluidersreglement. In dit reglement wordt de interne meldingsprocedure uitgelegd, de wijze waarop de belangen van de melder worden beschermd en de wijze waarop en welke vervolgstappen kunnen worden genomen na de melding. Dit klokkenluidersreglement is gekoppeld aan de integriteitscode, en heeft betrekking op alle medewerkers van Trifolium, dus inclusief directeur-bestuurder en de leden van de Raad van Commissarissen. Artikel 1 - Definities In deze regeling wordt verstaan onder: Stichting: de stichting, statutair gevestigd te Boskoop; Statuten van de stichting: de statuten van de stichting zoals laatstelijk vastgesteld bij akte van statutenwijziging, verleden voor mr. S. Laseur, notaris te Amsterdam, op 27 maart 2012; RvC: de raad van commissarissen van de stichting; Directeur-bestuurder: de bestuurder van de stichting; Medewerker(s): alle personen die werkzaamheden verrichten voor Trifolium, daaronder mede begrepen de personen die dit anders dan op basis van een arbeidsovereenkomst met Trifolium doen; 1

2 Melder: de medewerker die een vermoeden van een misstand meldt; Melding: het vermoeden van een misstand dat door de melder is gemeld; Vertrouwenspersoon Integriteit: degene die, vanuit een onafhankelijke situatie (in- of extern) door Trifolium is aangewezen om als zodanig te functioneren; Vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de stichting of een eventueel daaraan gelieerde onderneming in verband met: a) een (dreigend) strafbaar feit; b) een (dreigende) schending van wet- en regelgeving; c) een schending van binnen de organisatie geldende gedragsregels; d) een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu; e) een (dreiging van) bewust onjuist informeren van publieke organen; f) het (dreigend) verspillen van middelen; g) (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze bovenstaande feiten. h) Alles zonder wijziging overnemen Artikel 2 - Uitsluitingen 2.1 Deze regeling is niet bestemd voor: a) het melden van persoonlijke klachten van medewerkers over hen persoonlijk betreffende aangelegenheden in verband met hun werk. b) het melden van gewetensbezwaren in verband met het verrichten van normale ondernemingsactiviteiten. c) het uiten van kritiek op de door de stichting als werkgever gemaakte beleidskeuzes. Artikel 3 - Algemene bepalingen 3.1 Van de medewerker wordt niet verwacht dat hij kan aantonen dat wat hij beweert waar is. Hij moet echter wel kunnen aantonen dat er voldoende aanleiding is voor een redelijk vermoeden dat er iets mis is. 3.2 De medewerker die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van een misstand heeft gemeld en die te goeder trouw is, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden. 2

3 3.3 Represailles van collega's ten opzichte van de melder, als gevolg van het melden, worden door de stichting niet geaccepteerd en zullen te allen tijde leiden tot sancties. 3.4 Zolang de medewerker niet anders te kennen geeft, wordt de door hem gewenste anonimiteit gerespecteerd. Probleem is wel dat dit niet altijd te garanderen is bijvoorbeeld bij een strafbaar feit. Hierbij moet worden opgemerkt dat respecteren van de anonimiteit niet altijd mogelijk is. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het melden van een strafbaar feit. Als de anonimiteit niet meer gehandhaafd kan blijven, dan wordt van te voren met de meldende medewerker overlegd. 3.5 De medewerker die een melding maakt van een vermoeden van een misstand moet te goeder trouw en niet uit persoonlijk gewin handelen. 3.6 Wanneer er sprake is van een bewust gedane valse melding, wordt een sanctie opgelegd aan de melder. 3.7 De medewerker die een melding maakt van een vermoeden van een misstand waaraan hijzelf heeft deelgenomen, is niet gevrijwaard van interne sancties of vervolging. Wel zal bij het opleggen van (een) sanctie(s) in overweging worden genomen dat de medewerker zelf melding heeft gemaakt van een misstand waaraan hij (mede) schuldig is. Artikel 4 - Vertrouwenspersoon 4.1 De directeur-bestuurder (in samenspraak met de OR) wijst een vertrouwenspersoon aan. Een (vermoeden van een) misstand kan zowel aan de leidinggevende, directeur-bestuurder als aan de vertrouwenspersoon worden gemeld, een en ander conform het bepaalde in dit reglement. 4.2 De vertrouwenspersoon functioneert als onafhankelijke en onpartijdige procesbewaker. 4.3 Indien de vertrouwenspersoon een medewerker is van de organisatie draagt de stichting er zorg voor dat de vertrouwenspersoon niet wordt benadeeld in zijn rechtspositie in de onderneming doordat hij de functie van vertrouwenspersoon bekleedt (e.e.a. conform het bepaalde in artikel 21 van de Wet op de ondernemingsraden). Artikel 5 - Raadsman 5.1 De melder kan zich in het kader van de melding door een raadsman laten bijstaan en zich desgewenst door deze raadsman laten vertegenwoordigen. 5.2 Indien de raadsman een medewerker is van de organisatie draagt de stichting er zorg voor dat de raadsman niet wordt benadeeld in zijn rechtspositie in de onderneming doordat hij de functie van raadsman bekleedt (e.e.a. conform het bepaalde in artikel 21 van de Wet op de ondernemingsraden). 3

4 Artikel 6 - Procedure 6.1 De medewerker meldt een vermoeden van een misstand in beginsel aan de directeur-bestuurder. Wanneer er volgens de medewerker sprake is van een bijzonder geval zoals bedoeld in artikel 8.1 van dit reglement of indien hij melding aan de directeur-bestuurder niet wenselijk acht, meldt de medewerker een vermoeden van een misstand bij de vertrouwenspersoon van de stichting. Melding bij de vertrouwenspersoon kan ook plaatsvinden naast de melding aan de directeur-bestuurder. 6.2 Wanneer de medewerker het vermoeden uitsluitend bij de vertrouwenspersoon heeft gemeld, brengt de vertrouwenspersoon de directeur-bestuurder op de hoogte van de melding en de kernpunten daarvan. 6.3 De directeur-bestuurder draagt er zorg voor dat de RvC onverwijld op de hoogte wordt gesteld van een gemeld vermoeden van een misstand en van de datum waarop de melding is ontvangen. 6.4 De medewerker kan de directeur-bestuurder verzoeken zijn identiteit bij de RvC niet bekend te maken. Wanneer sprake is van een melding aan uitsluitend de vertrouwenspersoon kan de melder verzoeken zijn identiteit niet aan de directeurbestuurder en/of aan de RvC bekend te maken. De medewerker kan dit verzoek te allen tijde herroepen. 6.5 Het melden van een misstand kan in eerste instantie zowel mondeling als schriftelijk plaatsvinden. Het indienen van een officiële melding gebeurt altijd schriftelijk. 6.6 Degene aan wie een vermoeden van een misstand is gemeld, legt de melding onder vermelding van de datum waarop deze is ontvangen, schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door de medewerker die daarvan een afschrift ontvangt. M.a.w. leidinggevende of vertrouwenspersoon ondersteunen melder in vastlegging van de klacht en sturen deze door naar de directeur of RvC. 6.7 De directeur-bestuurder stuurt de medewerker die een vermoeden van een misstand heeft gemeld, binnen twee weken een ontvangstbevestiging. De ontvangstbevestiging bevat het gemelde vermoeden van een misstand en het moment waarop de medewerker het vermoeden aan de directeur-bestuurder of de vertrouwenspersoon heeft gemeld. Evt. waar mogelijk kan ook al worden gemeld wat op basis van de eerste beoordeling de vervolgstappen zullen zijn. Wanneer de medewerker gevraagd heeft zijn identiteit niet bekend te maken aan de directeurbestuurder, dan stuurt de vertrouwenspersoon een ontvangstbevestiging aan de medewerker. 6.8 Naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand stelt de directeur-bestuurder onverwijld een onafhankelijk onderzoek in, ook indien de melding is gedaan aan de vertrouwenspersoon. De directeur-bestuurder bepaalt door wie dit onderzoek wordt uitgevoerd. Dit kan zowel een interne als een externe onderzoeker zijn. Degene die belast is met het onderzoek brengt over zijn 4

5 bevindingen advies uit aan de directeur-bestuurder en - indien aan de vertrouwenspersoon de melding (tevens) is gedaan - aan de vertrouwenspersoon. Artikel 7 - Standpunt 7.1 De directeur-bestuurder stelt de medewerker binnen acht weken vanaf het moment van de melding schriftelijk op de hoogte van de conclusie van het onderzoek en zijn standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand. Wanneer de medewerker heeft verzocht zijn identiteit niet bekend te maken aan de directeurbestuurder zal de medewerker door de vertrouwenspersoon in kennis worden gesteld. 7.2 Wanneer het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, kan de directeur-bestuurder de afhandeling ten hoogste vier weken verdagen. De directeur-bestuurder dan wel, wanneer de medewerker heeft verzocht zijn identiteit niet bekend te maken aan de directeur-bestuurder, de vertrouwenspersoon stelt de medewerker hiervan schriftelijk met vermelding van reden(en) in kennis. 7.3 De directeur-bestuurder informeert de RvC over de conclusie(s) van het onderzoek en zijn standpunt over het gemelde vermoeden van een misstand. De vertrouwenspersoon wordt door de directeur-bestuurder eveneens op de hoogte gesteld van zijn standpunt. Artikel 8 - Melding aan de voorzitter van de RvC 8.1 De medewerker kan een vermoeden van een misstand melden bij de voorzitter van de RvC, wanneer: a) hij het niet eens is met het standpunt bedoeld in artikel 7; b) hij geen standpunt heeft ontvangen binnen de termijn, bedoeld in het eerste en tweede lid van artikel 7; c) het vermoeden van een misstand de directeur-bestuurder van de stichting betreft; d) het vermoeden van een misstand de vertrouwenspersoon van de stichting betreft; e) in bijzondere gevallen, ter beoordeling van de medewerker, zonder dat de procedure van artikel 6 is gevolgd. 8.2 De voorzitter van de RvC legt de melding met de datum waarop deze ontvangen is, schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door de medewerker, die daarvan een afschrift ontvangt. De medewerker kan verzoeken zijn identiteit niet bekend te maken. De medewerker kan dit verzoek te allen tijde herroepen. 8.3 De voorzitter van de RvC draagt er zorg voor dat de directeur-bestuurder onverwijld op de hoogte wordt gesteld van een gemeld vermoeden van een misstand en van de datum waarop de melding is ontvangen. 8.4 De voorzitter van de RvC stuurt te medewerker die een vermoeden van een misstand heeft gemeld, een ontvangstbevestiging. 5

6 8.5 De voorzitter van de RvC adviseert de directeur-bestuurder de melding gemotiveerd niet-ontvankelijk te verklaren wanneer: er geen sprake is van een vermoeden van een misstand waarover de voorzitter van de RvC adviseert; de medewerker de procedure in artikel 6 heeft gevolgd, maar de termijnen zoals bedoeld in artikel 7 nog niet zijn verstreken. 8.6 Wanneer het vermoeden van een misstand de directeur-bestuurder betreft, handelt de voorzitter van de RvC conform het hierna bepaalde. In alle andere gevallen zoals beschreven in artikel 8.1 (aldus met uitzondering van 8.1 sub c.) zal de directeur-bestuurder een onderzoek gelasten op de wijze als bepaald in artikel 6.8. Het bepaalde in artikel 7 is dan van overeenkomstige toepassing. Artikel 9 - Onderzoek door de voorzitter van de RvC 9.1 Naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand aangaande de directeur-bestuurder stelt de voorzitter van de RvC een onafhankelijk onderzoek in. Dit zal uitsluitend een extern onderzoek zijn. Ten behoeve van dit onderzoek is de voorzitter van de RvC bevoegd binnen de stichting alle inlichtingen in te winnen die hij voor de vorming van zijn advies en/of het externe onderzoek nodig acht. 9.2 Wanneer het gemelde verzoek ontvankelijk is, legt de voorzitter van de RvC binnen acht weken vanaf het moment van de melding zijn bevindingen omtrent de melding neer in een advies aan de directeur-bestuurder. De voorzitter van de RvC bericht de medewerker dat een advies is uitgebracht. 9.3 Wanneer het advies niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt dit door de voorzitter van de RvC aan de directeur-bestuurder medegedeeld en kan de voorzitter de termijn met ten hoogste vier weken verlengen. De voorzitter van de RvC stelt de medewerker hiervan schriftelijk op de hoogte. 9.4 De directeur-bestuurder stelt op basis van het advies van de voorzitter van de RvC binnen twee weken een nader standpunt vast en stelt hij de medewerker daarvan schriftelijk op de hoogte. Wanneer de medewerker heeft verzocht zijn identiteit niet kenbaar te maken aan de directeur-bestuurder wordt dit standpunt via de voorzitter van de RvC aan de medewerker kenbaar gemaakt. 9.5 De medewerker ontvangt een afschrift van het advies van de directeur-bestuurder of wanneer de medewerker heeft verzocht om zijn identiteit niet kenbaar te maken aan de directeur-bestuurder, via de voorzitter van de RvC met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karaker van aan de voorzitter van de RvC of aan de externe onderzoeker(s) verstrekte informatie en met inachtneming van de wettelijke bepalingen. 9.6 De voorzitter van de RvC informeert de gehele RvC over zijn advies en het standpunt van de directeur-bestuurder omtrent het gemelde vermoeden van een misstand. 6

7 9.7 De RvC kan van de directeur-bestuurder verlangen dat hij zich tegenover de RvC nader verklaard aangaande de melding. Artikel 10 - Jaarverslag 10.1 De directeur-bestuurder neemt in geanonimiseerde zin en met inachtneming van de ter zake geldende wettelijke bepalingen in het jaarverslag op: het aantal en de aard van de meldingen van een vermoeden van een misstand; het aantal meldingen dat niet tot een onderzoek heeft geleid; het aantal en de aard van de besluiten op deze regelingen. Artikel 11 - Slotbepalingen 11.1 De meldingsdossiers die ongegrond zijn verklaard worden aan het einde van het boekjaar vernietigd. Overige meldingsdossiers worden vernietigd conform de wettelijke bewaartermijn van personeelsdossiers De betrokkene waarover een melding is gedaan heeft, voordat een besluit over zijn/haar positie is genomen, het recht tot inzage in het dossier (met uitzondering van alle personeelsgegevens) om eventuele onjuistheden te corrigeren en zijn/haar verdediging voor te bereiden De regeling wordt binnen twee jaar na de inwerkingtreding door de directeurbestuurder en de RvC, met instemming van de ondernemingsraad geëvalueerd De regeling kan door de directeur-bestuurder en de RvC worden gewijzigd of ingetrokken, na overleg met de vertrouwenspersoon, na instemming van de ondernemingsraad en na goedkeuring van de RvC In die gevallen waarin de regeling niet voorziet, beslist de directeur-bestuurder, tenzij het de directeur-bestuurder betreft, dan beslist de RvC. Artikel 12 - inwerkingtreding en evaluatie 12.1 Dit reglement treedt in werking op 3 november Jaarlijks binnen twee maanden na de vaststelling van de jaarrekening en telkens wanneer de directeur-bestuurder daar aanleiding toe ziet, wordt het klokkenluidersreglement geëvalueerd. 7