Klokkenluidersregeling

Transcriptie

1 Klokkenluidersregeling Gedragsregels in verband met een Vermoeden van een misstand Policy Eigenaar Director GRC Policy Goedkeurder Board of Management Ingangsdatum 15 November 2013 Uitgifte datum Versie Naam Titel 15-Nov Fokko Kool Group Director Governance Risk & Compliance 1/7

2 Table of Contents 1. Inleiding Definities Doelstelling Reikwijdte Meldingsprocedure Wat en aan wie moet er worden gemeld Hoe moet er worden gemeld Onderzoek Bescherming van de klokkenluider Ingangsdatum /7

3 1. Inleiding De Imtech Groep (hierna: Imtech) verbindt zich ertoe om zaken te doen op een ethisch verantwoorde wijze en om haar activiteiten uit te voeren in overeenstemming met de Gedragscode (hierna: Code). Deze Klokkenluidersregeling (hierna: Regeling) is een uitbreiding van de Code en stimuleert het melden, via de zoals hierna vermelde gepaste kanalen, van een Vermoeden van een Misstand en andere vermoedens van verkeerd handelen. Elke melding zal uiterst vertrouwelijk worden behandeld. Wijziging van deze Regeling op lokaal niveau wordt alleen toegestaan om te voldoen aan lokale dwingendrechtelijke wet- en regelgeving en dient onmiddellijk te worden gemeld aan de Group Compliance Manager. 2. Definities Commissie Ethiek: is verantwoordelijk voor het faciliteren van de handhaving van de Code en andere compliance-activiteiten en richt haar aandacht op kritische compliance en ethische Misstanden. De Commissie Ethiek bestaat uit hoger leidinggevenden (ten minste: Directeur GRC (voorzitter), Bedrijfssecretaris en Hoofd Interne audit). Meldende persoon: is een directeur, manager, medewerker, opdrachtnemer, werknemer van de opdrachtnemer van Imtech en elke derde die, al dan niet anoniem, een melding wil maken in verband met een Vermoeden van een Misstand. Vermoeden van een Misstand: een vermoeden, gebaseerd op redelijke gronden, dat betrekking heeft op Imtech in verband met: a. een (dreigende) schending van wetten, regelingen en toepasselijke richtlijnen; b. een schending van de gedragsregels die van toepassing zijn binnen Imtech of gedrag dat strijdig is met de bedrijfswaarden van Imtech zoals beschreven in de Code; c. (de dreiging van) opzettelijke verspreiding van incorrecte informatie onder belanghebbenden; d. (de dreiging van) opzettelijk onthouden, vernietigen of manipuleren van informatie over voornoemde feiten. De Imtech Groep: Royal Imtech N.V., haar directe en indirecte dochterondernemingen en door haar gecontroleerde joint ventures. 3/7

4 3. Doelstelling De doelstelling van deze Regeling is ervoor te zorgen dat alle zaken die de reputatie van Imtech kunnen schaden op de juiste wijze worden gerapporteerd en op een tijdige en adequate wijze worden afgehandeld. Dit is niet alleen beperkt is tot financiële en nietfinanciële schade. Imtech erkent dat schendingen van wet- en regelgeving en de Code kunnen voorkomen in elk bedrijf en dat medewerkers of personen die dicht bij het bedrijf staan, vaak de eerste kunnen zijn om dit op te merken. Imtech moedigt iedereen die weet heeft van een Misstand aan om naar voren te komen en zijn of haar zorgen binnen Imtech ter sprake te brengen, in plaats van een probleem te negeren of contact hierover op te nemen met de media of andere externe partijen. Het uiteindelijke doel van deze Regeling is om Misstanden binnen Imtech te voorkomen en tegen te houden. Deze Regeling omvat bepalingen over: wat en aan wie er moet worden gemeld; hoe een Vermoeden van een Misstand moet worden gemeld; het afhandelen van meldingen van een Vermoeden van een Misstand en het onderzoek; het beschermen van de klokkenluider tegen vergelding door wie dan ook, intern of extern. 4. Reikwijdte Deze Klokkenluidersregeling geeft de minimumnorm weer. Het is niet mogelijk te anticiperen op en te voorzien in alle omstandigheden waarin meldende personen mogelijk geschikte wijzen voor het melden van een Vermoeden van een Misstand of de reacties daarop zoeken. Iedere medewerker die te goeder trouw om advies vraag, een zorg deelt of Misstand meldt, volgt deze Regeling. Deze Regeling is niet bedoeld voor het omgaan met geschillen in verband met het dienstverband of klachten van een individuele aard, tenzij er sprake is van een inbreuk op de Code. Dergelijke geschillen in verband met het dienstverband moeten worden behandeld door de lijnmanager van de medewerker en/of de afdeling HR. 4/7

5 5. Meldingsprocedure 5.1. Wat en aan wie moet er worden gemeld Imtech moedigt individuele personen aan om hun zorgen omtrent een Misstand, zoals omgeschreven in de paragraaf definities, in eerste instantie lokaal te bespreken met de lijnmanager. We zijn van mening dat onbevangen communicatie in onze organisatie de basis vormt voor een goede werkomgeving. U kunt uw zorgen ook bespreken met uw Compliance Functionaris. Als, om wat voor reden ook, lokaal melden niet mogelijk is, kunt u het Vermoeden van een Misstand melden bij de Directeur GRC ( [email protected]). Als de misstand betrekking heeft op de Directeur GRC en/of een of meer andere leden van Commissie Ethiek, dan dient de Meldende persoon rechtstreeks te rapporteren aan de Voorzitter van de Auditcommissie van de Raad van Commissarissen van Imtech (hierna: Auditcommissie). Daarnaast is het toegestaan te rapporteren aan de Voorzitter van de Auditcommissie als het Vermoeden van een Misstand een bestuurslid van Imtech betreft of als een eerdere melding betreffende hetzelfde Vermoeden van een Misstand niet leidde tot correctie van die Vermoede Misstand Hoe moet er worden gemeld De Meldende persoon dient zijn zorgen in eerste instantie lokaal ter sprake te brengen bij de lijnmanager of de Compliance Functionaris mondeling, schriftelijk of per en daarbij alle details van het Vermoeden van een Misstand (de aard, tijdstip en plaats van de Vermoede Misstand alsook de betrokken personen) te geven en, indien mogelijk, al het ondersteunend bewijs te overleggen. Als lokaal melden niet mogelijk is, mag de Meldende persoon zijn zorg mondeling, schriftelijk of via rechtstreeks aan de orde stellen bij de Directeur, tezamen met alle details van het Vermoeden van een Misstand (de aard, tijdstip en plaats van de Vermoede Misstand alsook de betrokken personen) en, indien mogelijk, al het ondersteunend bewijs. U kunt contact opnemen met de Directeur GRC via: Post: [email protected] Directeur GRC Postbus AJ Gouda Nederland De lijnmanager, de Compliance Functionaris, de Directeur GRC of de Auditcommissie zal de melding vastleggen, met inbegrip van de gegeven details en de datum van ontvangst. In geval van een schriftelijke melding, wordt er een ontvangstbewijs gestuurd naar de Meldende persoon. In geval van een mondelinge melding, wordt er een schriftelijke aantekening gestuurd naar de Meldende persoon ter goedkeuring. 5/7

6 6. Onderzoek Binnen een periode van vier weken wordt de Meldende persoon op de hoogte gesteld van de stand van zaken omtrent het gemelde Vermoeden van een Misstand, de resultaten van het onderzoek en de volgende stappen of maatregelen die zijn genomen. Afhankelijk van de aard van de Vermoede Misstand wordt door de lijnmanager, Compliance Functionaris, Directeur GRC of de Auditcommissie de geschikte persoon, het juiste team en de passende onderzoeksmethode aangewezen om de gemelde Misstand te onderzoeken. De personen betrokken bij de Vermoede Misstand krijgen de kans om zichzelf vrij te pleiten en hun naam te zuiveren. Er kunnen echter, afhankelijk van de resultaten van het onderzoek, disciplinaire maatregelen worden genomen tegen personen betrokken bij de Misstand, waaronder zelfs beëindiging van het dienstverband. Imtech kan strafrechtelijke vervolging verzoeken of de betreffende persoon civielrechtelijk laten aanspreken en vergoeding van geldelijke verliezen eisen die het gevolg zijn van de schendingen. De verslagen van de onderzoeksresultaten worden door Imtech voor een periode van zeven jaar bewaard. 7. Bescherming van de klokkenluider Imtech zal zich tot het uiterste inspannen om de Meldende persoon bescherming, geheimhouding en, op verzoek, anonimiteit aan te bieden. Tijdens het onderzoek behandelt Imtech alle ontvangen en bewaarde informatie vertrouwelijk en volgens de toepasselijke regels en wetgeving. Alleen met de toestemming van de Directeur GRC mag informatie worden verstrekt aan andere medewerkers of derden. Een medewerker die te goeder trouw een Vermoeden van een Misstand meldt, zal op geen enkele wijze worden bestraft. Iemand tot slachtoffer maken omdat hij of zij een zorg binnen de voorwaarden van deze Regeling ter sprake heeft gebracht, zal worden beschouwd als een overtreding van de Code. Imtech verwacht dat beschuldigingen te goeder trouw worden gedaan en zal geen valse beschuldigingen tolereren, bijvoorbeeld vanwege een persoonlijke wrok tegen een andere medewerker. Imtech beschouwt valse beschuldigingen als een ernstige inbreuk op deze Regeling en de Code van Imtech. Als dit gebeurt, zal Imtech disciplinaire maatregelen treffen tegen de Meldende persoon. Disciplinaire maatregelen kunnen beëindiging van het dienstverband en aansprakelijkheid voor geleden schade inhouden. 6/7

7 8. Ingangsdatum Deze Regeling treedt op 15 november 2013 in werking en vervangt eerdere regels voor klokkenluiders van Misstanden of klokkenluidersregelingen. 7/7