Regeling melden (vermoedens) van misstanden

Transcriptie

1 Regeling melden (vermoedens) van misstanden 1. Doel van de regeling en toepassingsgebied 1.1 Deze regeling geeft de wijze aan waarop een medewerker (vermoedens van) een misstand kan melden. Cosun moedigt medewerkers aan, die een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden hebben dat er misstanden bestaan binnen de onderneming, om deze te melden bij hun leidinggevende of (diens) naast hogere leidinggevende. Op deze wijze kan Cosun dergelijke misstanden voorkomen of maatregelen nemen om ze te stoppen. Door de regeling wil Cosun duidelijk maken aan haar medewerkers dat er geen sprake zal zijn van een oneerlijke behandeling of maatregelen tegen hen, als zij te goeder trouw (vermoedens van) misstanden melden. Cosun begrijpt dat in bijzondere omstandigheden melding aan de leidinggevende of naast hogere leidinggevende niet mogelijk of wenselijk is. Daarom kent deze regeling de mogelijkheid om misstanden zo nodig anoniem - te melden bij een speciaal daarvoor aangewezen contactpersoon. 1.2 In deze regeling wordt onder Cosun verstaan: Cosun en alle ondernemingen waarin Cosun de meerderheid van zeggenschap heeft. De regeling geldt voor alle medewerkers, die in loondienst voor Cosun werkzaam zijn of waren. De regeling kan (geheel of gedeeltelijk) van toepassing worden verklaard op derde partijen, die (vermoedens van) een misstand willen melden. 1.3 Misstanden zijn activiteiten van Cosun of haar medewerkers die inbreuk maken op wetof regelgeving, op de Cosun Gedragscode en andere binnen Cosun geldende (gedrags)regels. Daaronder vallen de Regeling belangenverstrengeling, Regeling internet en gebruik en de Compliance Regeling Mededingingsrecht. Het gaat bij misstanden met name om misdrijven, substantiële overtredingen, substantiële niet-nakoming van verplichtingen, fraude, corruptie, omkoping, substantiële overtreding van financiële en boekhoudverplichtingen, discriminatie, en om handelen in strijd met de regels ter bescherming van gezondheid, veiligheid en milieu. 1.4 Indien binnen de onderneming voor specifieke onderwerpen (zoals de melding van ongewenste intimiteiten) een andere procedure van toepassing is, zal de medewerker deze volgen. 2. Bij wie melden? 2.1 In beginsel dienen (vermoedens van) een misstand te worden gemeld aan de leidinggevende of naast hogere leidinggevende. Als een medewerker om welke reden dan ook (het vermoeden van) een ernstige misstand niet bij hen wil of kan melden, kan hij terecht bij de interne contactpersoon van Cosun (Contactpersoon melding misstanden). Mei

2 De Contactpersoon melding misstanden is te bereiken via het Cosun SpeakUp systeem (zie hieronder): Per telefoon: (gratis) Per internet: De toegangscode is: Als de melding betrekking heeft op de Contactpersoon melding misstanden, kan de betrokken medewerker zich wenden tot de voorzitter van de Concerndirectie. 2.3 Als de melding betrekking heeft op de voorzitter van de Concerndirectie of op de voorzitter of leden van de Raad van Beheer, kan de betrokken medewerker zich wenden tot de Contactpersoon melding misstanden. Deze zal - indien passend - de voorzitter van de Raad van Toezicht over deze melding inlichten. 3. Hoe melden via het Cosun SpeakUp systeem? 3.1 Een melding van een op redelijke gronden gebaseerd vermoedens van een misstand kan via het Cosun SpeakUp systeem gedaan worden per telefoon of via het internet. Het Cosun SpeakUp systeem werkt als volgt: de medewerker belt het gratis telefoonnummer of gaat naar de SpeakUp web service en gebruikt de toegangscode om het systeem in te komen; de medewerker spreekt/typt het bericht in en krijgt een uniek meldingsnummer dat hij/zij goed moet noteren; de ingesproken melding wordt door People Intouch uitgeschreven en verstuurd naar de Contactpersoon melding misstanden (niemand van Cosun zal dus de stem van de medewerker horen); de Contactpersoon melding misstanden zorgt ervoor dat er binnen acht dagen een antwoord is achtergelaten op het systeem, onder het betreffende meldingsnummer. Wanneer de medewerker na acht dagen terugbelt, wordt hem/haar gevraagd zijn/haar unieke meldingsnummer in te toetsen; o de medewerker luistert naar/leest het achtergelaten bericht en kan, indien gewenst, weer een bericht achterlaten; o deze cyclus kan, zolang gewenst, herhaald worden. 3.2 Een medewerker kan een melding in de eigen taal doen en krijgt het antwoord ook in de eigen taal. 3.3 Het is belangrijk dat de medewerker bij zijn melding zoveel mogelijk vertelt over de aanleiding en achtergrond ervan, en overige informatie over de misstand verstrekt. Via de SpeakUp web service is het mogelijk documenten te uploaden. Mei

3 4. Wat doet Cosun met een melding? Melding bij de eigen leidinggevende of naast hogere leidinggevende. 4.1 De leidinggevende of naast hogere leidinggevende onderzoekt in beginsel de zaak en neemt indien nodig gepaste maatregelen om de misstand te voorkomen of te stoppen. De medewerker wordt voor zover mogelijk schriftelijk geïnformeerd over de voortgang in de behandeling van de kwestie en over de te nemen of genomen maatregelen. 4.2 De leidinggevende of naast hogere leidinggevende brengt na het gesprek met de medewerker de Contactpersoon melding misstanden op de hoogte van de melding. Indien het gaat om ernstige misstanden en de medewerker anoniem wenst te blijven, wordt zijn naam geheim gehouden. De Contactpersoon melding misstanden wordt volledig geïnformeerd over de maatregelen. Melding bij de Contactpersoon melding misstanden 4.3. De medewerker ontvangt binnen acht dagen een reactie van de Contactpersoon melding misstanden. Deze stelt de voorzitter van de Concerndirectie op de hoogte van de ontvangen melding. De Contactpersoon melding misstanden en de voorzitter van de Concerndirectie besluiten gezamenlijk om een kleine werkgroep in te stellen die de melding in behandeling neemt. Deze werkgroep besluit op basis van een eerste beoordeling over verdere maatregelen, waaronder een eventueel volledig onderzoek. Afhankelijk van de aard van de misstand kan onder meer worden besloten tot een intern onderzoek of tot behandeling van de kwestie door een externe onderzoeker. Ook kan worden doorverwezen naar politie of justitie. Daarnaast adviseert de werkgroep, indien nodig, de voorzitter van de Concerndirectie of een door hem aangewezen manager over gepaste maatregelen om de misstand te voorkomen of te stoppen De medewerker wordt door de Contactpersoon melding misstanden (via SpeakUp systeem) voor zover mogelijk geïnformeerd over de voortgang in de behandeling van de kwestie en over de te nemen of genomen maatregelen. Melding bij Raad van Toezicht 4.5 De Raad draagt zorg voor de behandeling van de melding. Daarbij neemt de Raad deze regeling in acht, inclusief de daaruit voortvloeiende rechten van en verplichtingen jegens de betrokken medewerker. Mei

4 5. Rechtsbescherming 5.1. De medewerker die, met inachtneming van de bepalingen in deze regeling, te goeder trouw (een vermoeden van) een misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van die melding. Cosun staat geen oneerlijke behandeling van de betrokken medewerker toe en beschermt hem tegen een oneerlijke behandeling De meldingen worden met de grootst mogelijke mate van vertrouwelijkheid behandeld. Alle betrokkenen bij de behandeling van de melding (onder wie de leden van de werkgroep) zijn tot geheimhouding verplicht. 5.3 De identiteit van de medewerker die volgens deze regeling (een vermoeden van) een misstand meldt, wordt door Cosun geheim gehouden. In sommige gevallen is het echter vanzelf duidelijk wie de melder is. Ook kan het onderzoek, een wettelijke verplichting of gerechtelijke procedure ertoe leiden dat een verklaring moet worden afgelegd, de naam van de medewerker moet worden genoemd of de medewerker wordt gevraagd om bewijsmateriaal te verschaffen. In dergelijke omstandigheden of indien het onderzoek belemmerd wordt door volledige vertrouwelijkheid, kan Cosun geen volledige vertrouwelijkheid tegenover de medewerker garanderen. 5.4 De in het kader van de regeling verzamelde gegevens kunnen worden beschouwd als persoonsgegevens. Op basis van nationale wetgeving ter bescherming van persoonsgegevens heeft een medewerker onder bepaalde voorwaarden mogelijk recht op inzage, bezwaar en/of correctie van zijn persoonsgegevens. Verzoeken daartoe kunnen worden gericht aan de leidinggevende, de naast hogere leidinggevende of de Contactpersoon melding misstanden. De identiteit van de melder wordt niet bekendgemaakt aan de persoon waarop een melding betrekking heeft of aan de leidinggevende van de melder. 5.5 Indien er een volledig onderzoek naar iemand wordt ingesteld, dient deze persoon hiervan op de hoogte te worden gebracht. Cosun stelt de persoon die wordt onderzocht hiervan op de hoogte binnen de termijn vereist op basis van nationale wetgeving. Mededeling aan de betrokken persoon zal niet plaatsvinden, indien er gevaar bestaat dat bewijs wordt vernietigd en/of het onderzoek wordt belemmerd. 6. Anonieme meldingen 6.1 Cosun wil anonieme meldingen zoveel mogelijk vermijden omdat deze het onderzoek naar de misstanden kunnen bemoeilijken. Als een medewerker echter vindt dat er geen andere mogelijkheid is dan een anonieme melding, dan wordt deze voor zover mogelijk conform de boven beschreven procedure behandeld. 6.2 Omdat door het Cosun SpeakUp systeem een anonieme meldmogelijkheid biedt, waarbij met de anonieme melder gecommuniceerd kan worden, behoud Cosun zich het recht voor om alle andere vormen van anoniem melden, zoals anonieme brieven en s, niet meer in behandeling te nemen. Mei

5 7. Valse beschuldigingen 7.1 Cosun moedigt medewerkers aan, die een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden hebben dat er misstanden bestaan binnen de onderneming, om deze te melden. Als na onderzoek een melding niet bevestigd kan worden of onterecht is, worden er geen maatregelen genomen tegen de medewerker die de kwestie te goeder trouw heeft gemeld. 7.2 Een onderzoek naar een misstand kost geld en tijd en beschadigt mogelijk de betrokkenen. Als beschuldigingen kwaadwillig blijken, kan Cosun disciplinaire maatregelen nemen tegen de medewerker die dergelijke kwaadwillige beschuldigingen heeft geuit. 8. Bewaartermijn 8.1 Indien een melding ongegrond is, wordt het onderzoek gestaakt en worden de persoonsgegevens onmiddellijk gewist. 8.2 Data worden niet langer dan twee maanden na afronding van de rapportage bewaard. Tenzij disciplinaire of andere maatregelen zijn getroffen tegen een persoon die de melding betrof of tegen de melder, in geval van een kwaadwillige beschuldiging. 9. Inwerkingtreding 9.1 Deze regeling treedt in werking op 1 mei Ze vervangt de Regeling betreffende het omgaan met (een vermoeden van) een misstand. 9.2 De Centrale Ondernemingsraad heeft ingestemd met deze regeling. Mei