Zakelijke en ethische gedragscode

Transcriptie

1 Ingangsdatum: 28/2/08 Vervangt: 26/10/04 Goedgekeurd door: Raad van bestuur DOEL CODE Verzekeren dat de zakelijke activiteiten van de Mine Safety Appliances Company ( MSA ) stroken met de missie en het principe van het bedrijf om uitsluitend op eerlijke en oprechte wijze om te gaan met alle personen en entiteiten ten einde de groei en het succes van het bedrijf te bevorderen. Hoewel dit beleid het standpunt van het bedrijf inzake gepast gedrag in specifieke situaties voorschrijft, is het bedrijf zich ervan bewust dat ethisch verantwoord gedrag deel dient uit te maken van alle zakelijke transacties waarbij het bedrijf betrokken is. A. Algemeen 1. Wetgeving De medewerkers, bestuurders en directeuren van MSA (hieronder gezamenlijk medewerker genoemd) dienen de wetten te respecteren van de Verenigde Staten en zijn political subdivisions, alsmede die van andere landen waar MSA werkzaam is, inclusief maar niet beperkt tot antitrustwetgeving en wetgeving inzake het milieu, gezondheid en veiligheid op het werk, internationale handel, bedrijfsbestuur, voorkoming van discriminatie en aandelenhandel met voorkennis. MSA heeft gedetailleerde afzonderlijke beleidsregels over vele van deze wetten, en de medewerker wordt geacht vertrouwd te zijn met deze regels. In geval van conflicten of onduidelijkheid in verband met deze wetten of beleidsregels dient de juridische afdeling van MSA geraadpleegd te worden. 2. Eerlijkheid en rechtvaardig handelen De medewerkers dienen bij al hun zakelijke activiteiten eerlijke normen en werkwijzen te hanteren. Alle medewerkers dienen legaal, ethisch verantwoord en eerlijk om te gaan met klanten, toeleveranciers, concurrenten, andere medewerkers en MSA zelf. Pagina 1 van 7

2 3. Politieke bijdragen Fondsen, faciliteiten of diensten van MSA mogen niet worden gebruikt voor steun aan, of het bestrijden van, kandidaten voor publieke functies bij de overheid (nationaal of lokaal) in de Verenigde Staten of andere landen. 4. Boekhouding De vastgelegde boekhoudingsprocedures moeten altijd worden toegepast, inclusief registratie van alle vormen van fondsen of activa van MSA. Er mag geen feitelijk onjuiste informatie worden geregistreerd in de boeken en archieven van MSA. Er mogen geen betalingen uit naam van MSA worden goedgekeurd of gedaan met het voornemen of de vooronderstelling dat een deel van die betaling zal worden gebruikt voor andere doeleinden dan beschreven in de documenten ter ondersteuning van de betaling. 5. Omkoping Medewerkers van MSA mogen onder geen beding betaling, geschenken, diensten of andere zaken van waarde, direct of indirect, geven aan personen (inclusief maar niet beperkt tot overheidsfunctionarissen, medewerkers van klanten of medewerkers van toeleveranciers [hieronder persoon te noemen]) ter beïnvloeding van het oordeel van die persoon en de beslissingen van die persoon om MSA bij te staan bij het verwerven of behouden van bedrijfscontracten. Betalingen aan directe familieleden van zulke personen zullen worden beschouwd alsof, en worden behandeld alsof, zij direct aan deze persoon zijn gedaan. Redelijk en algemeen gebruikelijk amusement mag echter worden aangeboden ter bevordering van de zakelijke activiteiten van het bedrijf indien dit wordt gedaan overeenkomstig de bepalingen in paragraaf B(5) hieronder. 6. Audits De interne auditors van MSA controleren als deel van hun periodieke inspecties of deze gedragscode wordt nageleefd. 7. Indruk van ongepastheid Medewerkers dienen zich bewust te zijn van situaties die de indruk zouden kunnen wekken van ongepastheid, onethisch gedrag of overtredingen van deze gedragscode of andere beleidsregels van MSA. Indien een medewerker vermoedt dat een voorgenomen handeling de indruk van ongepastheid zou kunnen wekken of anderszins strijdig is met deze bepaling, dient hij of zij goedkeuring te vragen aan het management van MSA, Human Resources of de juridische afdeling van MSA alvorens deze handeling uit te voeren. De medewerker mag geen activiteiten of transacties ondernemen die hem of haar op ongepaste wijze tot voordeel (financieel Pagina 2 van 7

3 of anderszins) strekken, of activiteiten die schadelijk zouden kunnen zijn voor het bedrijf of zijn stakeholders. Medewerkers dienen te overwegen of een voorgenomen handeling in een zakelijke situatie gênant of schandalig voor zichzelf of het bedrijf zou kunnen zijn indien deze handeling bekend zou worden aan familie, de gemeenschap of media; indien dit vermoeden bestaat, dient de medewerker goedkeuring van het management van MSA, Human Resources of de juridische afdeling van MSA te vragen alvorens te handelen. 8. Bekendmaking Medewerkers dienen volledig, eerlijk, accuraat en op begrijpelijke wijze verslag te doen in alle repporten en documenten van MSA die worden ingediend bij overheidsinstanties of andere personen buiten of binnen MSA. 9. Bescherming en gebruik van de middelen van het bedrijf Verduistering of ongepast gebruik van bedrijfsmiddelen door medewerkers is ten strengste verboden. 10. Vertrouwelijkheid B. Belangenconflicten Medewerkers dienen de vertrouwelijkheid te bewaren van informatie die door MSA of zijn klanten aan hen is toevertrouwd, tenzij bekendmaking hiervan geautoriseerd of wettelijk verplicht is. Vertrouwelijke informatie omvat alle niet-openbare informatie waarvan openbaarmaking voordelig zou kunnen zijn voor concurrenten, of juist schadelijk voor MSA, zijn klanten en aandeelhouders. Selectieve bekendmaking van informatie in overtreding van de vigerende wet- en regelgeving inzake effectenhandel is verboden. 1. Vrijheid van verplichtingen Medewerkers mogen jegens derden niets verplicht zijn vanwege persoonlijke invloed, belangen of relaties op een wijze die strijdig zou kunnen zijn met de belangen van MSA. Een medewerker mag ook niet betrokken zijn bij activiteiten of transacties met MSA die hem of haar op ongepaste wijze tot voordeel (financieel of anderszins) strekken indien deze activiteit schadelijk zou kunnen zijn voor het bedrijf. Pagina 3 van 7

4 2. Bekendmaking Medewerkers dienen aan het management van MSA, Human Resources en de juridische afdeling van MSA alle voorgenomen activiteiten bekend te maken die tot een belangenconflict zouden kunnen leiden, en toestemming te vragen alvorens te handelen. De medewerker dient in dat geval te wachten totdat deze goedkeuring is verkregen. 3. Financiële belangen Een medewerker of directe familieleden van de medewerker mogen geen substantieel financieel belang hebben in een organisatie die momenteel of in de toekomst zaken zal doen met MSA als toeleverancier, contractor of klant of die direct met MSA concurreert, indien de medewerker de handelingen van MSA zou kunnen beïnvloeden ten eigen voordele, tenzij de medewerker deze situatie bekendmaakt overeenkomstig paragraaf B(2) hierboven, en zich onthoudt van beslissingen inzake transacties tussen MSA en de organisatie. Het is medewerkers toegestaan om aandelen te bezitten in een beursgenoteerd bedrijf dat zaken doet met MSA op voorwaarde dat die zakelijke activiteiten immaterieel zijn voor MSA. 4. Aanvaarden van geschenken of amusement Het is medewerkers niet toegestaan om geschenken of amusement te aanvaarden van organisaties die momenteel of naar verwachting in de toekomst zaken zullen doen met MSA als toeleverancier, contractor of klant, tenzij deze geschenken of dit amusement van zo weinig belang zijn dat aanvaarding ervan de medewerker er niet van zou weerhouden om uitsluitend in het belang van MSA te handelen. Geschenken of amusement die worden verstrekt aan directe familieleden van de medewerker zullen worden beschouwd alsof, en worden behandeld alsof, zij direct aan deze medewerkers zijn gedaan.. 5. Aanbieden van geschenken of amusement Het is medewerkers niet toegestaan om geschenken of amusement aan te bieden aan huidige of mogelijke toekomstige klanten, tenzij deze geschenken of dit amusement van zo weinig belang zijn dat aanvaarding ervan de ontvanger er niet van zou weerhouden om in het belang van de eigen organisatie te handelen. Geschenken of amusement die worden verstrekt aan directe familieleden van een klant of medewerker van een klant zullen worden beschouwd alsof, en worden behandeld alsof, zij direct aan deze klant of medewerkers zijn gegeven. 6. Concurrentieverbod Medewerkers mogen geen compensatie ontvangen voor diensten die zij hebben verleend in hun hoedanigheid van vertegenwoordiger, consulent of directeur van een andere organisatie die direct met MSA concurreert, of van een organisatie die Pagina 4 van 7

5 momenteel of in de toekomst zal handelen met MSA indien deze relatie de medewerker, bij het verrichten van zijn werkzaamheden als medewerker, ervan zou weerhouden om in het belang van MSA te handelen. In alle gevallen die vallen onder het in deze paragraaf B(6) gestelde dient de medewerker zich te onthouden van beslissingen inzake transacties tussen MSA en de concurrent in het kader van zijn/haar werkzaamheden als medewerker. Het is directieleden van MSA toegestaan om een eigendomsbelang te hebben in, of een positie te bekleden bij, een andere organisatie die zaken zou kunnen doen met MSA; het directielid dient zich echter te onthouden van beslissingen inzake transacties met deze organisatie. 7. Tewerkstelling Een medewerker mag niet tegelijkertijd bij een ander bedrijf werkzaam zijn als deze organisatie een concurrent of toeleverancier van MSA is of in de nabije toekomst een concurrent of toeleverancier van MSA zou kunnen worden, en ook niet als deze arbeidspositie het de medewerker onmogelijk maakt om zijn of haar taken als medewerker van MSA naar behoren te verrichten. Gelijktijdige tewerkstelling wordt in het algemeen niet aangemoedigd, zelfs als het geen conflicten met MSA zou opleveren, en moet door de leidinggevende van de medewerker worden goedgekeurd. 8. Leningen Om het risico op belangenconflicten te voorkomen, mag een medewerker geen geld lenen aan personen of entiteiten met het oogmerk om de zakelijke activiteiten van MSA te bevorderen zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de Chief Executive Officer en kennisgeving aan de Audit Committee van de raad van bestuur van MSA. Deze bepaling verbiedt MSA niet om krediet te verlenen of anderszins assistentie te verlenen bij standaard commerciële financiering of leasing van MSAproducten door een klant of eindgebruiker. Een medewerker of direct familielid van de medewerker mag geen geld lenen van personen of organisaties die zaken doen of zouden kunnen doen met MSA, als klant of als toeleverancier. Dit geldt niet voor openbare leninggevers zoals (spaar)banken enz. 9. Bedrijfsopportuniteiten Een medewerker mag informatie die hij of zij in het kader van zijn of haar werkzaamheden voor het bedrijf verkrijgt, niet zonder toestemming van MSA gebruiken om persoonlijk voordeel te behalen van bedrijfsopportuniteiten van MSA. Pagina 5 van 7

6 10. Aandelenhandel met voorkennis Insiderinformatie is informatie over het bedrijf die niet openbaar is gemaakt, en die een redelijke investeerder van belang zou achten bij het besluit om aandelen van het bedrijf te kopen, te verkopen of te behouden ( insiderinformatie ). Medewerkers en directieleden die over insiderinformatie beschikken, mogen deze informatie niet gebruiken of met anderen uitwisselen voor het handelen in aandelen. Het gebruik van insiderinformatie voor persoonlijk financieel gewin of het geven van een tip aan anderen die een besluit tot investering zouden kunnen nemen op basis van deze informatie is niet alleen onethisch, maar ook onwettig. Dit beleid vormt een aanvulling op het beleid inzake aandelenhandel met voorkennis dat geldt voor directieleden, bestuurders en bepaalde andere medewerkers van het bedrijf. Voor vragen over aandelenhandel met voorkennis kunt u zich richten tot de juridische afdeling van het bedrijf. C. Aangifte, controle en verantwoordelijkheid 1. Aangifte MSA zal zorgen voor toepasselijke kanalen voor aangifte van overtredingen van deze gedragscode, inclusief maar niet beperkt tot financieel ongepast gedrag. Personen die zich bewust zijn van eventuele overtredingen dienen deze overtreding direct te melden aan hun leidinggevende, Human Resources, de juridische afdeling van MSA of de Ethics Guideline van MSA. De identiteit van medewerkers die een mogelijke overtreding melden, wordt vertrouwelijk gehouden tenzij de medewerker zijn/haar recht op vertrouwelijkheid opgeeft. In situaties waarin correctie van een gemelde activiteit niet mogelijk is zonder bekendmaking van de identiteit van de medewerker die aangifte heeft gedaan, wordt met de medewerker contact opgenomen voordat zijn of haar identiteit wordt onthuld. MSA staat geen enkele vorm van represailles toe jegens personen die in goed vertrouwen aangifte doen van een vermoede illegale activiteit of onethisch gedrag. 2. Vrijstelling Vrijstelling van de verplichting tot naleving van deze gedragscode kan alleen worden verleend aan bestuurders of directieleden na goedkeuring door de raad van bestuur en onmiddellijke bekendmaking aan de aandeelhouders. 3. Verantwoordelijkheid van het management Afdelingsmanagers zijn verantwoordelijk voor controle van de naleving van deze gedragscode in de onder hun toezicht gestelde delen van het bedrijf. Pagina 6 van 7

7 4. Aansprakelijkheid Bij overtreding van deze gedragscode zullen disciplinaire maatregelen tegen de desbetreffende medewerker worden getroffen die afhankelijk van de ernst van de overtreding een waarschuwing, reprimande, schorsing of ontslag kunnen omvatten. 5. Doorlopende commitment MSA zal deze constant blijven verbeteren, evalueren en bekendmaken. Pagina 7 van 7