GEDRAGSCODE EN ETHISCHE CODE RICHTLIJN OVER GESCHENKEN EN AMUSEMENT

Transcriptie

1 GEDRAGSCODE EN ETHISCHE CODE RICHTLIJN OVER GESCHENKEN EN AMUSEMENT

2 RICHTLIJN OVER GESCHENKEN EN AMUSEMENT Het aanbieden of ontvangen van relatiegeschenken en amusement is vaak een geschikte manier voor zakenpartners om waardering en respect te tonen voor elkaar, vooropgesteld dat de geschenken een redelijke waarde vertegenwoordigen en niet zijn bedoeld om een zakelijke of officiële activiteit onrechtvaardig te beïnvloeden. De volgende richtlijn is van toepassing op Magna International Inc. en al zijn dochterondernemingen en filialen ( Magna ) en op alle personeelsleden van Magna, met inbegrip van de leden van de raad van bestuur, managers en medewerkers, alsmede op adviseurs, onafhankelijke contractanten en agenten van Magna. Behalve waar bij wet verboden, mogen medewerkers redelijke relatiegeschenken, gunsten en amusement aanbieden aan en aannemen van zakenpartners, vooropgesteld dat de geschenken, gunsten of amusement van nominale waarde zijn en gepast onder de omstandigheden. Relatiegeschenken en amusement op bescheiden schaal zijn legitieme hulpmiddelen voor het opbouwen van goede zakelijke relaties. Het aanbieden of aannemen van bijvoorbeeld incidentele maaltijden, kleine bedrijfsaandenkens en toegangsbewijzen voor sport- en andere evenementen kan in bepaalde omstandigheden gepast zijn. Het uitwisselen van geschenken of het aanbieden van amusement zal over het algemeen niet worden beschouwd als een overtreding van onze Gedragscode en Ethische Code als de geschenken of het amusement (i) worden gegeven overeenkomstig geaccepteerde handelspraktijken, met inbegrip van deze richtlijn, (ii) niet bedoeld zijn als motivatie, (iii) verenigbaar zijn met de toepasselijke wet en (iv) Magna of onze medewerkers niet in verlegenheid brengen als zij openbaar worden gemaakt. Medewerkers met vragen over de juistheid of rechtmatigheid van het aanbieden of aannemen van een bepaald geschenk, moeten dit controleren bij de juridisch adviseur van zijn of haar Groep, de regionale juridisch adviseur of Magna s directeur voor naleving van wettelijke bepalingen. Onder Geschenken en amusement wordt alles van waarde verstaan, waaronder: 2

3 o goederen; o diensten; toepasselijke wetten en in het belang van het bedrijf zijn. o maaltijden en dranken; o kaarten voor evenementen; o gebruik van voertuigen of vakantiefaciliteiten; o reiskosten; Wanneer toegestaan Geschenken en amusement dienen uitsluitend te worden aangeboden en aangenomen: o indien ze redelijk zijn; o vervoer; o kortingen; o contant geld. o equivalenten voor contant geld (zoals cadeaukaarten en geschenkcertificate n); of o prijzen; o incidenteel voorkomen; o van bescheiden waarde zijn; en o nauwkeurig en transparant worden vermeld in onkostennota s en Magna s boeken en registers. Blijk geven van goed inzicht Wanneer niet toegestaan Het is belangrijk dat geschenken en amusement nooit: o te veel de zakelijke besluitvorming beïnvloeden; o veroorzaken dat anderen een ongepaste beïnvloeding waarnemen; of o een potentieel belangenconflict veroorzaken. Het is de verantwoordelijkheid van de medewerker om Magna s reputatie te beschermen tegen aantijgingen van ongepast gedrag. Magna s medewerkers moeten daarom voorzichtigheid betrachten bij het aanbieden of aannemen van geschenken en amusement om ervoor te zorgen dat zakelijke beslissingen met integriteit worden genomen, voldoen aan de Vaststellen van wat acceptabel is, is een kwestie van inzicht. Het bedrag waarbij een geschenk of amusement ongepast wordt, staat niet voorgeschreven. Het is de intentie en het doel van het aanbod, niet de geldwaarde die de gepastheid ervan bepaalt. Over het algemeen geldt dat hoe hoger de geldwaarde van het geschenk of de gastvrijheid, hoe hoger het vereiste transparantieniveau. Het aanbieden of aannemen van geschenken of amusement van welke aard dan ook moet altijd gebeuren in overeenstemming met de wet en lokale handelspraktijken. Bovendien hebben de meeste klanten van Magna strikte gedragscodes betreffende geschenken die van toepassing zijn op hun medewerkers en leveranciers. Geschenken of amusement die aan medewerkers van klanten worden aangeboden, dienen alleen te worden aangeboden als dit uitdrukkelijk is toegestaan volgens toepasselijke interne regels van de klant. Regeringsfunctionarissen Het aanbieden of ter beschikking stellen van geschenken en amusement aan regeringsfunctionarissen veroorzaakt speciale 3

4 risico s en kan bij wet verboden zijn. U moet een regeringsfunctionaris nooit een geschenk of amusement aanbieden of ter beschikking stellen tenzij u dit met het senior management van de Groep of van Magna, de juridisch adviseur van de Groep, de regionale juridisch adviseur of Magna s directeur voor naleving van wettelijke bepalingen hebt overlegd en schriftelijke goedkeuring hebt gekregen. Chinese vertegenwoordigers van de meeste binnenlandse OEM s en veel medewerkers van binnenlandse leveranciers in China worden beschouwd als regeringsfunctionarissen om reden van anti-omkoperijwetten, omdat hun werkgevers worden beschouwd als staatseigendom of door de staat beheerde ondernemingen. Daarom dient bijzondere voorzichtigheid te worden betracht met betrekking tot het ter beschikking stellen aan en het ontvangen van geschenken en amusement van Chinese zakenpartners. Medewerkers kunnen soms te maken krijgen met een verzoek tot betaling van maaltijden en reiskosten van vertegenwoordigers van de media, pers of nieuwsagentschappen in verband met mediadekking van een rechtmatige bedrijfsactiviteit, zoals de lancering van een nieuw product, technologie of Divisie. Medewerkers dienen grote zorgvuldigheid in acht te nemen als zij te maken krijgen met mediavertegenwoordigers in China, Rusland en andere landen waar mediaorganisaties meestal staatseigendom zijn of door de staat worden beheerd en waar leden van de pers worden beschouwd als regeringsfunctionarissen. In dergelijke gevallen zijn er een aantal specifieke stappen die genomen moet worden om ervoor te zorgen dat rechtmatige onkosten niet als omkoperij worden beschouwd, zoals de directe betaling van de onkosten in plaats van terugbetaling van de mediavertegenwoordigers. Medewerkers dienen overleg te plegen met: een financieel manager van de Groep, de juridisch adviseur van de Groep, de regionale juridisch adviseur of Magna s directeur voor naleving van wettelijke bepalingen indien zij met een dergelijke situatie worden geconfronteerd. Onder geen enkele omstandigheden mag een leverancier, klant of derde met wie Magna zaken doet om geschenken of amusement van welke aard dan ook worden gevraagd. Het is in het algemeen niet acceptabel om contant geld of equivalente geschenken aan te bieden of aan te nemen, uitgezonderd in uiterst beperkte omstandigheden en dan alleen met voorafgaande goedkeuring (zie hieronder). Nuttige tips ALTIJD ervoor zorgen dat geschenken en amusement redelijk, incidenteel en van bescheiden waarde zijn en voldoen aan de toepasselijke wetten, bepalingen en lokale gebruiken. Geef blijk van goed inzicht als u moet besluiten wat 'redelijk' is en houd in gedachten dat de lokale betekenis van wat 'bescheiden' is relatief is en verband houdt met het gemiddelde lokale inkomen en de gemiddelde levensstandaard. advies en voorafgaande goedkeuring vragen van uw manager, een lid van het senior management van de Groep, de juridisch adviseur van uw Groep, de regionale juridisch adviseur of Magna s directeur voor naleving van wettelijke bepalingen als u een geschenk of amusement krijgt aangeboden of overweegt een geschenk of amusement aan te bieden waarvan u denkt dat deze de nominale waarde kan overschrijden. aan het begin van een nieuwe zakelijke relatie duidelijk aangeven wat Magna s gebruiken zijn ten aanzien van het aanbieden en aannemen van geschenken en amusement, vooral wanneer er sprake is van culturele normverschillen. ervoor zorgen dat geschenken en amusement, waar mogelijk, worden aangeboden aan een organisatie en niet aan een individu. Zorg ervoor dat wanneer een individu een reis of amusement wordt aangeboden, de bedoeling van de reis ook echt wordt uitgevoerd en dat de reis en duur van het verblijf gerechtvaardigd zijn door zakelijke redenen die te goeder trouw zijn. eraan denken dat er hogere normen en 4

5 strikte regels gelden voor het geven van geschenken en amusement aan regeringsfunctionarissen (zie ook Magna s Richtlijn over Omkoperij en Ongepaste Betalingen). proberen te achterhalen en verifiëren of bedrijfs- of mediavertegenwoordigers regeringsfunctionarissen of -medewerkers zijn voordat u geschenken of amusement aanbiedt. de mogelijkheid van een belangenconflict beoordelen wanneer u geschenken of amusement aanbiedt of aanneemt. erop voorbereid zijn een aanbod van een geschenk of gastvrijheid die niet in lijn is met onze praktijken beleefd af te wijzen. geschenken of amusement die u via een tussenpersoon of derde heeft ontvangen hetzelfde beschouwen als de geschenken en amusement die direct worden gegeven. ervoor zorgen dat gegeven of ontvangen geschenken of amusement op de juiste manier worden vastgelegd en in de bedrijfsregisters worden verantwoord. bij twijfel of vragen over de gepastheid van het aanbieden of aannemen van geschenken of amusement contact opnemen met de juridisch adviseur van uw Groep, de regionale juridisch adviseur, een juridisch directeur van Magna of Magna s directeur voor naleving van wettelijke bepalingen. alle goedkeuringen voor geschenken en amusement bijhouden, alsmede de bedoeling, de namen van de partijen en de aard en waarde van het geschenk of amusement noteren. overwegen of een dergelijke goedkeuring vereist kan zijn van het bedrijf waar de geïnviteerde werkt. NOOIT een geschenk geven of amusement aanbieden indien dit bij de wet verboden is. een geschenk geven of amusement aanbieden om een zakelijke beslissing te beïnvloeden met de verwachting in ruil daarvoor iets van waarde terug te krijgen of indien het geschenk of amusement de nominale waarde en geaccepteerde handelspraktijken overschrijdt. een geschenk of amusement aannemen indien u door dit te doen het voor u moeilijk maakt oprecht en onbevooroordeeld te reageren, indien het geschenk of amusement de nominale waarde overschrijdt of wanneer het geschenk of amusement in strijd is met algemeen geaccepteerde handelspraktijken. Verboden geschenken of amusement aanbieden of aannemen, zoals: o contant geld (met zeer beperkte uitzonderingen zoals hieronder beschreven) of persoonlijk cheques. o kortingen op producten of diensten die niet aan alle werknemers worden gegeven. o geschenken of amusement van ongepaste aard of op ongepaste locaties; of o geschenken en amusement die niet bedoeld zijn om een geldig zakelijk doel of relatie te bevorderen. geschenken, gunsten of amusement aannemen van of aanbieden aan een persoon of organisatie gedurende de periode van het inschrijven op contracten, onderhandelingen of gunningen. Dit geldt niet voor werkmaaltijden die worden aangeboden door adviseurs die namens het bedrijf handelen. op geen enkele manier vragen om een geschenk of amusement van een 5

6 leverancier, klant, partner of derde met wie Magna zaken doet. Dit omvat zowel rechtstreekse verzoeken als het geven van de indruk dat het aanbieden van een geschenk of amusement juist of wenselijk zou zijn. zelf betalen voor een geschenk of amusement om te voorkomen dat Magna s normen niet worden nageleefd. WEES OP UW HOEDE BIJ excessief wordt beschouwd; o de medewerker van Magna die het aanbod doet formeel is uitgenodigd of van wie redelijkerwijs kan worden verwacht dat hij of zij het van toepassing zijnde evenement bijwoont en het aanbod rechtstreeks in verband met een dergelijk aanwezigheid doet; o er geen niet-contant alternatief bestaat dat volgens lokale normen in dezelfde mate acceptabel is; het uitwisselen van geschenken of amusement met vertegenwoordigers van Magna s concurrenten indien een dergelijke handeling een feitelijk of waargenomen belangenconflict kan creëren of de indruk kan geven van concurrentiebeperkend gedrag. het aanbieden of ontvangen van contant geld (of een equivalent van contant geld) als geschenk, omdat dit alleen acceptabel is in zeer beperkte omstandigheden. Het aanbieden of ontvangen van contant geld is uitsluitend acceptabel indien dit niet vaak gebeurt en als voldaan wordt aan alle volgende criteria: o u uw manager schriftelijk op de hoogte hebt gesteld van de voorgestelde contanten en uw manager u hiervoor voorafgaand schriftelijk toestemming heeft gegeven; o het bedrag nominaal is (dat wil zeggen dat het de lokale koersequivalent van US$ 50 niet overschrijdt) en vooropgesteld dat het lid van het hoofdmanagement van Magna International met verantwoordelijkheid voor uw Regio (1) een bedrag kan goedkeuren dat, indien gepast, de US$ 500 niet overschrijdt; o het voorgestelde bedrag binnen de bovengenoemde limiet volledig in lijn is met lokale gebruiken en niet als o het aanbod niet verboden is volgens de lokale wetgeving; o het aanbod niet bedoeld is als motivatie van welke aard dan ook; o het aanbod niet wordt gedaan aan een regeringsfunctionaris op welk niveau dan ook, inclusief een medewerker van een door de staat gecontroleerde entiteit. Om meer zekerheid te krijgen, heeft de medewerker van Magna die voorstelt het aanbod te doen een positieve verplichting om te controleren of de ontvanger een medewerker is van een door de staat gecontroleerde entiteit; o het volledige bedrag van het aanbod en de identiteit van de ontvanger duidelijk is en nauwkeurig wordt opgenomen in de financiële registers van de van toepassing zijnde Groep, Divisie of andere bedrijfsunit op een manier die o een lezer in staat stelt te bepalen waar het bedrag betrekking op heeft; en o het totale jaarlijkse geldbedrag dat aan één persoon wordt aangeboden in verband met alle culturele nalevingen gedurende een fiscaal jaar het bedrag van US$ 150 niet overschrijdt, behalve voor zover een hoger bedrag dat gedurende een fiscaal jaar het totaal van US$ niet overschrijdt, is 6

7 goedgekeurd door een lid van het hoofdmanagement van Magna International zoals hierboven bepaald. MAGNA INTERNATIONAL INC. VOOR AANVULLENDE INFORMATIE: Voor verdere informatie of advies kunt u contact opnemen met de juridisch adviseur van uw Groep, de regionale juridisch adviseur of een juridisch directeur van Magna. Maart 20 7

8