PostNL Groepsprocedure inzake Conflicterende Belangen

Transcriptie

1 PostNL Groepsprocedure inzake Conflicterende Belangen Datum 12/4/2018 Auteur Versie 2.0 Director Audit & Security

2 De definities, communicatie en uitvoering van dit Groepsbeleid zijn te vinden op de website inzake Groepsbeleid op PostNL Connect. Dit document is een vertaling van de Engelstalige versie. Wanneer de tekst van deze vertaling en de Engelstalige versie niet geheel met elkaar overeenstemmen, zal de betekenis van de tekst zoals opgenomen in de Engelstalige versie voorgaan. De reikwijdte van dit Groepsbeleid is als volgt: Van toepassing op Conflicterende Belangen Alle PostNL groepsmaatschappijen binnen de reikwijdte Bedrijven met de merknaam PostNL - Grote/middelgrote PostNL groepsmaatschappijen - In Nederland gevestigde PostNL groepsmaatschappijen - 2/6

3 Inhoudsopgave 1.[Hoofdstuk titel] Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.1.[Paragraaf titel] Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd [Sub paragraaf titel] Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3/6

4 1. Doelstelling Alle beslissingen en acties die door medewerkers van PostNL worden genomen in het kader van de bedrijfsvoering worden altijd uitgevoerd in het belang van de PostNL. In de Business Principles van PostNL beschrijven wij dat werknemers nooit persoonlijke belangen boven die van PostNL stellen tijdens het uitvoeren van hun functie. Onze medewerkers moeten elke transactie en relatie aan het management rapporteren waarvan redelijkerwijs kan worden verwacht dat ze aanleiding kunnen of zullen geven tot een conflicterend belang Conflicterende Belangen Een conflicterend belang kan vele vormen aannemen, maar ontstaat wanneer een medewerker van PostNL tijdens het uitvoeren van de functie: a) zakelijke beslissingen van PostNL beïnvloed op een manier die ongepast materieel of financieel voordeel oplevert voor zichzelf, een familielid of medewerker (inclusief een goede persoonlijke vriend); b) een opgepast materieel of financieel voordeel verkrijgt voor zichzelf, een familielid of een medewerker (met inbegrip van een goede persoonlijke vriend) dat los staat de vergoeding die hij of zij ontvangt van PostNL; c) een nevenfunctie uitoefent zonder de uitdrukkelijke toestemming van de leidinggevende. Secundaire functies die op enige wijze het functioneren negatief beïnvloeden zijn nooit toegestaan. Deze Groepsprocedure is geïmplementeerd met ingang van 4 december /6

5 2. Beleidsbepalingen en Verantwoordelijkheid Medewerkers van PostNL zijn verplicht elk conflicterend belang en elk mogelijk conflicterend belang direct te melden bij de leidinggevende en zich per direct terug te trekken uit het gesprek, de onderhandeling of besluitvorming waar het conflicterend belang optreed of een mogelijk conflicterend belang zou kunnen optreden. Van medewerkers wordt verwacht dat ze aan alle eisen van hun functie kunnen voldoen en geen enkele activiteit toestaat of onderneemt die het functioneren op negatieve wijze beïnvloedt. Lidmaatschap van nonprofitorganisaties en soortgelijke gemeenschapsactiviteiten worden aangemoedigd vanuit management zolang er geen conflicterende situatie ontstaat. Vóór acceptatie van secundaire functies of activiteiten is toestemming vereist. De werknemer moet zijn of haar leidinggevende op de hoogte brengen. Dit geldt in het bijzonder voor activiteiten waarbij sprake is van een afhankelijkheid in de werk- of zakelijke relatie. Toestemming voor een relatie op de werkvloer of binnen het werkveld wordt uitsluitend gegeven door de leidinggevende na een persoonlijk gesprek met de werknemer. De manager zal op basis van een risicoanalyse zijn oordeel bepalen. Neem bij twijfel altijd contact op met de eerst hogere manager. Familie- of persoonlijke relaties zijn toegestaan binnen PostNL. Er zijn echter bepaalde regels van toepassing. Er is geen probleem of verplichting om de manager te informeren als de werknemers niet afhankelijk zijn van elkaar en/ of niet in de hiërarchische lijn functioneren. De werknemer heeft een afhankelijkheidsrelatie als een van beiden de directe leidinggevende is van de ander. Of als een van beiden beslissingsbevoegd, adviseur, controller of auditor is ten opzichte van de ander. De werknemer heeft zowel een persoonlijke als een zakelijke relatie met bijvoorbeeld klanten, leveranciers, overheidsinstanties, toezichthoudende autoriteiten en media. De werknemer is verplicht zijn of haar manager onmiddellijk te informeren en zich te houden aan de beslissing van de manager Meldplicht Alle werknemers zijn verplicht om veranderingen die mogelijk tot een conflicterend belang kunnen leiden per ommegaande te melden aan het management. Alle werknemers (en potentiële werknemers vanaf het ondertekenen van hun contract) zijn verplicht om management op ommegaande schriftelijk te informeren over mogelijke conflicterende belangen zodra deze ontstaan of dreigen te ontstaan. Het management besluit welke stappen moeten worden genomen. Meldplicht treed op bij: Dienstverlening en betrokkenheid van een van de leden van directie of lid van de raad van bestuur; Gastvrijheid die niet in overeenstemming is met de Groepsprocedure van PostNL inzake Giften & Gastvrijheid; Giften die niet in overeenstemming zijn met de Groepsprocedure van PostNL inzake Giften & Gastvrijheid; Elke situatie, gift, gastvrijheid of relatie van de werknemer met een familielid tot de vierde graad bij een leverancier, klant, concurrent of een andere betrokken organisatie, waardoor de onafhankelijkheid of objectiviteit van de werknemer beïnvloeden kan worden en een belemmering vormen de taken en verantwoordelijkheden aan PostNL te vervullen of zakelijke beslissingen te nemen; 5/6

6 De sollicitatie en/of indiensttreding van een familielid tot de vierde graad of een persoonlijke vriend op een functie binnen de hiërarchische lijn van de werknemer of waar de werknemer het besluit neemt over de invulling van de betreffende functie. Bij twijfel moet de werknemer contact opnemen met de leidinggevende of de HR Business Partner om de situatie te verhelderen. 6/6