UNITED TECHNOLOGIES CORPORATION GEDRAGSCODE VOOR LEVERANCIERS. Overzicht. Naleving van wet- en regelgeving

Transcriptie

1 Overzicht United Technologies Corporation, waaronder al zijn divisies, bedrijfsonderdelen en dochterondernemingen (samen 'UTC' genoemd) neemt de hoogste ethische en gedragsnormen in acht. Zoals uiteengezet in onze gedragscode moeten UTC-medewerkers de wet naleven, hun beloftes nakomen, in goed vertrouwen handelen, UTC's waarden in ere houden, ernaar streven de belangen van stakeholders te bevorderen, open en effectief communiceren en eigen verantwoordelijkheid nemen. Onze leveranciers zijn van cruciaal belang voor ons succes en om op verantwoorde wijze uitmuntende producten en diensten te leveren, verwachten wij van u dat u aan onze verwachtingen op het gebied van ethiek en naleving voldoet. Deze gedragscode voor leveranciers (de 'gedragscode') beschrijft onze verwachtingen voor al onze productleveranciers en dienstverleners en komt overeen met hetgeen wij verwachten van onze eigen bestuursleden, managers, medewerkers en vertegenwoordigers. UTC begrijpt en verwacht dat onze productleveranciers en dienstverleners hun eigen interne ethische gedragscodes hebben. Deze gedragscode is niet bedoeld om een volledig overzicht te geven van alle ethische en gedragsregels waaraan leveranciers moeten voldoen. Het is uw verantwoordelijkheid te waarborgen dat uw bestuur, management, medewerkers, vertegenwoordigers en handelspartners de in deze gedragscode beschreven verwachtingen begrijpen en naleven. Algemene verklaring van afstand: De in deze gedragscode beschreven verwachtingen zijn niet bedoeld om strijdig te zijn met of de inhoud te veranderen van de voorwaarden en bepalingen van de contracten die u met UTC hebt afgesloten. Als een contractuele verplichting strenger is dan deze 1 gedragscode, dient u de strengere contractuele verplichting na te leven. Uitsluitend ter illustratie gelden voor leveranciers die contracten afsluiten met de Amerikaanse overheid bijvoorbeeld ook de regels van FAR , Contractor Code of Business Ethics and Conduct. Naleving van wet- en regelgeving U verplicht zich minimaal tot de volledige naleving van alle wet- en regelgeving die voor uw onderneming en uw relatie met UTC geldt. Kwaliteit en milieu, gezondheid en veiligheid De belangrijkste overweging bij de ontwikkeling, productie en levering van uw producten en diensten dient de veiligheid en gezondheid van uw medewerkers en klanten te zijn. U dient over processen van kwaliteitsborging te beschikken om defecten te detecteren, aan UTC te melden en te corrigeren om te waarborgen dat u producten en diensten levert die aan de contractuele kwaliteitseisen en aan de wet- en regelgeving voldoen of deze overtreffen. Alle vereiste inspecties en tests dienen op juiste wijze te worden uitgevoerd door bevoegde en gekwalificeerde personen en alle benodigde certificeringen dienen te worden verkregen. U dient niet alleen alle toepasselijke wetten en regels op het gebied van milieu, gezondheid en veiligheid na te leven, maar uw activiteiten ook op dusdanige wijze uit te voeren dat het milieu beschermd wordt en afval, emissies, energieverbruik en het gebruik van gevaarlijke stoffen tot een minimum beperkt blijven. Daarnaast dient u uw medewerkers en gasten een veilige en gezonde omgeving te bieden. Concurreren op basis van kwaliteit en rechtvaardigheid

2 U mag uitsluitend concurreren op basis van de kwaliteit en voordelen van uw producten en diensten. Het is verboden om steekpenningen te betalen, van welk bedrag, aan wie, waar en om welke reden dan ook, namens UTC, uzelf of anderen. Dienovereenkomstig mag u nooit direct of indirect iets van waarde (met inbegrip van zakelijke geschenken of attenties) aanbieden, beloven, goedkeuren of verstrekken met het oogmerk iemand (waaronder een klant of medewerker van UTC of een leverancier op een hoger of lager niveau) ertoe te bewegen af te wijken van zijn of haar plichten en UTC, u of anderen een oneerlijk zakelijk voordeel te verstrekken. Hieronder vallen faciliterende betalingen (bijv. betalingen om uitvoering van een routinematige overheidshandeling zoals verlening van een visum of douane-inklaring, te bespoedigen of veilig te stellen). Het is niet toegestaan om u noch namens UTC, noch namens uzelf, noch namens anderen, om welke reden dan ook in te laten met concurrentiebeperking. Dienovereenkomstig is het maken van afspraken bij aanbestedingen, het maken van prijsafspraken, het toewijzen van klanten of markten en het uitwisselen van uit mededingingsoogpunt gevoelige informatie (zoals prijzen, kosten, output enz.) met concurrenten van UTC of van uzelf, verboden. Het is evenmin toegestaan om uw marktpositie te misbruiken, hetzij ten voordele van uzelf, hetzij ten voordele van anderen, door te weigeren om zaken te doen, een agressief of discriminerend prijsbeleid te hanteren, de verkoop of levering van een bepaald product of bepaalde dienst als voorwaarde te stellen voor de verkoop of levering van een ander product of een andere dienst, of om soortgelijke ongepaste tactieken toe te passen. Het is niet toegestaan om u noch namens UTC, noch namens uzelf, noch namens anderen in te laten met andere misleidende of oneerlijke praktijken. Dienovereenkomstig mag u nooit misleidende informatie afgeven over UTC's producten of diensten, uw producten of diensten of de producten of diensten 2 van anderen. Het is tevens verboden om u denigrerend uit te laten over UTC's of uw eigen concurrenten, of over hun producten en diensten. Belangenverstrengeling U dient belangenverstrengeling of situaties die als belangenverstrengeling kunnen worden opgevat, in uw omgang met UTC te voorkomen. U dient UTC in kennis te stellen wanneer zich een reëel of ogenschijnlijk conflict voordoet tussen uw belangen en de belangen van UTC, bijvoorbeeld wanneer een van uw medewerkers (of een naaste van een van uw medewerkers) een persoonlijke relatie heeft met een UTC-medewerker die beslissingen kan nemen die impact hebben op uw bedrijf, of wanneer een UTCmedewerker eigendomsrechten of een financieel belang in uw bedrijf heeft. Naleving van de internationale handelswetten U dient zaken te doen in strikte naleving van alle toepasselijke wetten en regels inzake (a) de uitvoer, wederuitvoer en doorvoer van goederen, technische gegevens, software en apparatuur; (b) de invoer van goederen; (c) economische sancties en embargo's; en (d) Amerikaanse anti-boycotregels. Overheidsopdrachten Bijzondere voorzichtigheid is vereist als het gaat om de naleving van de unieke en speciale regels die van toepassing zijn op contracten met de Amerikaanse overheid. Als u betrokken bent bij een UTC-contract met de Amerikaanse overheid, dient u te allen tijde de regels van de Amerikaanse overheid inzake eerlijke concurrentie na te leven, de voor Amerikaanse ambtenaren geldende beperkingen (zoals het aannemen van geschenken en het aanbieden van werk) te respecteren, producten en diensten te leveren overeenkomstig de specificaties en de wet- en regelgeving, te voldoen aan overheidsregels op het

3 gebied van boekhouding en prijsstelling, uitsluitend toegestane kosten te declareren, te waarborgen dat ingediende gegevens correct zijn en alle andere toepasselijke Amerikaanse overheidsregels na te leven. Bescherming van informatie U dient de legitieme eigendomsrechten en intellectuele eigendomsrechten van UTC en anderen in acht te nemen. U dient de benodigde maatregelen te treffen om gevoelige informatie, waaronder vertrouwelijke, bedrijfseigen en persoonlijke informatie, te beschermen. Het is niet toegestaan om dergelijke informatie te gebruiken voor enig doeleinde anders dan het zakelijke doel waarvoor de informatie verstrekt werd, tenzij de eigenaar van de informatie voorafgaande toestemming heeft verleend. Nauwkeurigheid van documentatie en ingediende informatie Alle transacties met betrekking tot uw zaken met UTC dienen nauwkeurig en volledig in uw boeken te worden opgenomen en alle informatie die u verstrekt aan UTC, zijn klanten en regelgevende instanties, dient correct en volledig te zijn. Het is te allen tijde verboden om iets in uw boeken op te nemen of om een document te wijzigen, verbergen of vernietigen met het oogmerk een feit, situatie of transactie met betrekking tot uw zaken met UTC te verhullen. Discriminatieverbod U dient uw huidige en potentiële medewerkers en zakelijke partners eerlijk te behandelen, uitsluitend op basis van kwaliteit en andere factoren met betrekking tot uw legitieme zakelijke belangen, en ongeacht ras, godsdienst, huidskleur, leeftijd, geslacht, geslachtsidentiteit of -uitdrukking, seksuele geaardheid, nationale oorsprong, burgerlijke staat, veteranenstatus of handicap. Kinderarbeid U dient te waarborgen dat er geen kinderarbeid gebruikt is voor de uitvoering van uw werkzaamheden, al dan niet in verband met uw zaken met UTC. Met de term 'kind' wordt bedoeld elke persoon onder de minimale wettelijke arbeidsleeftijd in het land waar het werk wordt uitgevoerd. Mensenhandel U dient de wet- en regelgeving inzake het verbod op mensenhandel na te leven. Het is verboden u in te laten met gedwongen arbeid, contractarbeid, onvrijwillige gevangenisarbeid, slavernij of mensenhandel. Anoniem meldingen doen en meldingen doen van misstanden We verwachten van u dat u uw medewerkers en zakelijke partners voldoende kanalen biedt om juridische of ethische kwesties te melden, waaronder, zonder hiertoe beperkt te zijn, het melden van een schending van deze gedragscode door u of uw zakenpartners, zonder angst voor vergelding, en indien gewenst anoniem. Indien u constateert dat een UTC-medewerker, een van uw medewerkers of een medewerker van uw zakelijke partners gedragsregels schendt met betrekking tot werkzaamheden voor UTC, verwachten we dat u UTC hiervan onmiddellijk in kennis stelt. Als u een melding wilt doen, kunt u contact opnemen met UTC s Global Ethics & Compliance Office via bpo@corphq.utc.com; als u de voorkeur geeft aan een anonieme melding, kunt u deze doen via ons Ombudsmanprogramma (meer informatie over het Ombudsmanprogramma vindt u op de volgende site: Compliance/Pages/Ombudsman-DIALOG.aspx). 3

4 U dient onmiddellijk een onderzoek in te stellen na een melding over juridische of ethische schendingen. Programma voor bedrijfsethiek en naleving Overeenkomstig de omvang en aard van uw bedrijf dient u beheersystemen, middelen en processen te hebben die (a) de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving en de in deze gedragscode neergelegde eisen, waarborgen; (b) het bewustzijn van en de toewijding aan ethische beroepspraktijken waaronder, zonder hiertoe beperkt te zijn, de in deze gedragscode neergelegde verwachtingen, bevorderen; (c) tijdige opsporing van, onderzoek naar, bekendmaking (aan UTC en anderen, naar gelang de situatie) en invoering van corrigerende maatregelen na schendingen van de wet- en regelgeving of de in deze gedragscode neergelegde verwachtingen, bevorderen; en (d) uw medewerkers training verstrekken over de na te leven regels, waaronder de in deze gedragscode neergelegde verwachtingen. Uw zakelijke partners Als uw contract met UTC verbiedt dat u uw verplichtingen overdraagt of uitbesteedt, verwachten we dat u dit verbod strikt naleeft. Als uw contract met UTC het toelaat dat u uw verplichtingen overdraagt of uitbesteedt of dat u producten of diensten van anderen inkoopt die worden geïntegreerd in de producten of diensten die UTC van u gekocht heeft, verwachten we van u dat u uw zakelijke partners zorgvuldig selecteert en dat u zorgvuldig controleert en toezicht houdt om schendingen van de gedragsregels te voorkomen en detecteren. U dient de beginselen van deze gedragscode aan de betreffende zakelijke partners door te geven; wij stellen u verantwoordelijk voor de naleving door uw zakelijke partners. Naleving van de gedragscode 4 U dient UTC en/of diens vertegenwoordigers toestemming te geven om uw naleving van de in deze gedragscode neergelegde verwachtingen voor het uitvoeren van werkzaamheden voor UTC te controleren door onder andere inspecties van faciliteiten en controle van desbetreffende boeken, bestanden en andere documenten. U dient UTC tevens op verzoek aanvullende informatie en certificeringen te verstrekken die aantonen dat u alle regels naleeft. U dient te waarborgen dat UTC het recht heeft te controleren of uw zakelijke partners voldoen aan de in deze gedragscode neergelegde verwachtingen voor het uitvoeren van werkzaamheden voor UTC door onder andere inspecties van faciliteiten en controle van desbetreffende boeken, bestanden en andere documenten. U dient te waarborgen dat uw zakelijke partners UTC op verzoek aanvullende informatie en certificeringen verstrekken die aantonen dat zij alle regels naleven. In geval van een schending dient u uw volledige medewerking te verlenen aan een onderzoek naar de kwestie door UTC. U dient te waarborgen dat uw zakelijke partners ook hun volledige medewerking verlenen indien een dergelijk onderzoek verband houdt met hun prestaties. U (en uw zakelijke partners) dienen herstelmaatregelen te treffen indien tijdens controles een schending wordt geconstateerd. UTC heeft niet de plicht om toe te zien op of in te staan voor de naleving van deze gedragscode en u verklaart en stemt ermee in dat u de volledige verantwoordelijkheid draagt voor de strikte naleving van deze gedragscode door uw management, medewerkers, vertegenwoordigers en zakelijke partners. Als u vragen of twijfels hebt over deze gedragscode, waaronder de toepassing ervan op specifieke situaties

5 in verband met de uitvoering van werkzaamheden door uw organisatie voor UTC, of als u vermoedt dat uw organisatie niet aan die verwachtingen voldoet bij het uitvoeren van werkzaamheden voor UTC, kunt u contact opnemen met eco@corphq.utc.com; als u er de voorkeur aan geeft anoniem contact met UTC op te nemen, kunt u dit doen via ons Ombudsmanprogramma (meer informatie over het Ombudsmanprogramma vindt u op de volgende site: Company/Ethics-And-Compliance/Pages/Ombudsman- DIALOG.aspx) Vragen of twijfels over deze gedragscode: UTC Global Ethics & Compliance Office via eco@corphq.utc.com of anoniem via ons Ombudsmanprogramma 5