Over EthicsPoint. Over EthicsPoint Meldingen algemeen Veiligheid en vertrouwelijkheid van meldingen Tips en beste praktijken

Transcriptie

1 Over EthicsPoint Meldingen algemeen Veiligheid en vertrouwelijkheid van meldingen Tips en beste praktijken Over EthicsPoint Wat is EthicsPoint? EthicsPoint is een uitvoerig en vertrouwelijk meldingsinstrument dat is opgesteld door NAVEX Global zodat management en medewerkers kunnen samenwerken bij het aanpakken van fraude, misbruik en ander wangedrag op de werkvloer, terwijl er een positieve werkomgeving gecultiveerd wordt. Waarom hebben we een systeem zoals EthicsPoint nodig? Wij zijn van mening dat onze medewerkers onze belangrijkste bedrijfsfactor zijn. Door open communicatiekanalen te creëren, kunnen we een positief werkmilieu bevorderen en productiviteit maximaliseren. Beursgenoteerde ondernemingen zijn wettelijk verplicht om een anoniem meldingsmechanisme te hebben waarmee fraude met boekhouding en controlefraude rechtstreeks aan de controlecommissie gemeld wordt. Een efficiënt meldingssysteem is een versterking van onze andere inspanningen om een cultuur van integriteit en ethische besluitvorming te bevorderen.

2 Meldingen algemeen Kan ik een melding doen via het internet of de telefoon? Ja. Met EthicsPoint hebt u de mogelijkheid om een melding te doen via de telefoon of het internet. Wat voor soort situaties moet ik melden? Het EthicsPoint-systeem is ontworpen voor werknemers om elke schending te melden van onze zakelijke gedragsnormen, beleid en procedures, of van uw eventuele andere bezorgdheden. Als ik een schending opmerk, moet ik deze dan niet gewoon melden aan mijn manager, de beveiliging of personeelszaken en hen dat laten afhandelen? Wanneer u gedrag waarneemt waarvan u gelooft dat het onze zakelijke gedragsnormen overtreedt, verwachten wij dat u dit meldt. Idealiter dient u bezorgdheden te melden aan uw directe manager, of een ander lid van ons managementteam. We realiseren ons echter dat er omstandigheden kunnen zijn waarbij u zich niet comfortabel voelt om het probleem op deze manier te melden. Voor dergelijke omstandigheden hebben we een partnerschap aangegaan met EthicsPoint. We zien liever dat u een melding doet via de OpenLine dan dat u de informatie voor uzelf houdt. Waarom moet ik melden wat ik weet? Wat gaat het mij opleveren? Wij allen hebben het recht om in een positieve omgeving te werken, en met dat recht komt ook de verantwoordelijkheid om op een ethische wijze te handelen en het de juiste mensen te laten weten indien iemand zich niet op gepaste manier gedraagt. Door samen te werken, kunnen we een gezonde en productieve omgeving handhaven. Zakelijk wangedrag kan het voortbestaan van een gehele onderneming bedreigen. Wil het management echt dat ik meldingen maak? Dat willen we zeker. We hebben het zelfs nodig dat u een melding maakt. U weet wat er gaande is in ons bedrijf, zowel goed als slecht. U hebt wellicht de eerste kennis van een activiteit die reden tot bezorgdheid kan opleveren. Uw melding kan de mogelijke negatieve gevolgen voor het bedrijf en onze mensen minimaliseren. Daarnaast kan het verstrekken van positieve inbreng problemen identificeren die de bedrijfscultuur en prestaties kunnen verbeteren. Waar komen deze meldingen terecht? Wie heeft er toegang toe? Meldingen worden rechtstreeks ingevoerd op de beveiligde server van EthicsPoint om elke mogelijke inbreuk op de beveiliging te voorkomen. EthicsPoint maakt deze meldingen alleen beschikbaar aan specifieke personen binnen het bedrijf die zijn belast met de evaluatie van de melding, op basis van het soort schending en de locatie van het

3 incident. Elk van deze meldingsontvangers werd opgeleid over hoe deze meldingen in het uiterste vertrouwen te handhaven. Is dit systeem niet gewoon een voorbeeld dat iemand me in de gaten houdt? Het EthicsPoint-systeem concentreert zich erop een positief aspect van onze algemene filosofie te zijn, en helpt ons een veilige, beveiligde, en ethische werkplek te verzekeren. U wordt aangemoedigd om advies over ethische dilemma's te zoeken, positieve suggesties te bieden, of een bezorgdheid over te brengen. Effectieve communicatie is van cruciaal belang op de moderne werkplaats, en dit is een fantastisch instrument om die communicatie te verbeteren. We hebben zorgvuldig het beste meldingsinstrument gekozen dat voldoet aan onze verplichtingen, tegelijk met behoud van een positieve meldingsomgeving.

4 Veiligheid en vertrouwelijkheid van meldingen Kan ik van thuis uit een melding maken en nog steeds anoniem blijven? Een melding van thuis uit, de computer van een buurman, of een internetportaal zal veilig en anoniem blijven. Een internetportaal zal een bezoeker nooit identificeren via de schermnaam en het EthicsPoint-systeem verwijdert internetadressen zodat anonimiteit volledig gewaarborgd blijft. Daarnaast is EthicsPoint contractueel verplicht de identiteit van een melder niet te onderzoeken. Ik ben bezorgd dat de informatie die ik aan EthicsPoint verstrek uiteindelijk mijn identiteit zal onthullen. Hoe kunt u mij verzekeren dat dit niet zal gebeuren? Het EthicsPoint-systeem is ontworpen om uw anonimiteit te beschermen. Echter, als u wenst anoniem te blijven, moet u als melder ervoor zorgen dat de tekst van uw melding niet per ongeluk uw identiteit onthult. Bijvoorbeeld, "Vanuit mijn werkplek naast Jan Smith " of "In mijn 33 jaar ". Is de gratis telefonische hotline ook vertrouwelijk en anoniem? Ja. U wordt gevraagd om dezelfde gegevens die u in een internetgebaseerde melding zou verstrekken en een interviewer voert uw antwoorden in op de website van EthicsPoint. Op deze verslagen worden tijdens melding dezelfde maatregelen inzake beveiliging en vertrouwelijkheid toegepast. Wat als ik bij mijn melding geïdentificeerd wil worden? Er is een rubriek in de melding waar u zichzelf kunt identificeren, als u dat wenst.

5 Tips en best practices Ik ben me bewust van een aantal personen die betrokken zijn bij onethisch gedrag, maar het heeft geen invloed op mij. Waarom zou ik de moeite nemen om het te melden? Ons bedrijf kiest ervoor om ethisch gedrag te bevorderen. Elk onethisch gedrag, op elk niveau, schaadt uiteindelijk het bedrijf en alle werknemers, met inbegrip van uzelf. U hoeft alleen maar te overwegen wat er in recente ondernemingsschandalen is gebeurd om de rampzalige gevolgen te beseffen die een schijnbaar onschadelijk ethisch foutje kan hebben op een overigens gezonde onderneming. Dus als u weet hebt van eventuele incidenten met wangedrag of ethische overtredingen, beschouw het dan als uw plicht aan uzelf en uw collega's om dit te melden. Ik weet niet zeker of wat ik heb waargenomen of gehoord een schending van het bedrijfsbeleid is, of betrekking heeft op onethisch gedrag, maar ik vind het er gewoon niet goed uitzien. Wat moet ik doen? Een melding indienen. EthicsPoint kan u helpen uw melding voor te bereiden en in te dienen zodat het goed kan worden begrepen. We hebben liever dat u een situatie meldt die uiteindelijk onschadelijk blijkt te zijn, dan dat mogelijk onethisch gedrag ongecontroleerd blijft omdat u het niet zeker weet. Wat als mijn baas of andere managers bij een overtreding zijn betrokken? Krijgen zij dan niet de melding en gaan ze het verdoezelen? De EthicsPoint-systeem en de meldingsdistributie zijn dusdanig ontworpen dat de betrokken partijen niet in kennis gesteld worden van of toegang hebben tot meldingen waarin zij genoemd worden. Wat als ik me iets belangrijks over het incident herinner nadat ik de melding heb gedaan? Of wat als het bedrijf verdere vragen voor mij heeft over mijn melding? Wanneer u een melding indient op de website van EthicsPoint of via het EthicsPointcallcenter ontvangt u een unieke gebruikersnaam en wordt u gevraagd om een wachtwoord te kiezen. U kunt hetzij via internet of telefoon terugkeren naar het EthicsPoint-systeem en toegang krijgen tot de oorspronkelijke melding om meer details toe te voegen of vragen te beantwoorden die zijn gesteld door een bedrijfsvertegenwoordiger, en u kunt nadere informatie toevoegen die zal helpen open problemen op te lossen. Wij raden sterk aan dat u naar de site terugkeert binnen de tijd die is opgegeven om vragen van het bedrijf te beantwoorden. U en het bedrijf zijn nu een "anonieme dialoog" aangegaan, waar situaties niet alleen geïdentificeerd zijn, maar ook opgelost kunnen worden, ongeacht hoe complex ze zijn. Is deze vervolgcommunicatie op de meldingen net zo veilig als de eerste? Alle correspondentie met EthicsPoint wordt in hetzelfde strikte vertrouwen als de eerste melding gehouden en blijven onder de paraplu van vertrouwelijkheid vallen.

6 Kan ik nog steeds een melding indienen als ik geen toegang heb tot het internet? U kunt een melding indienen bij EthicsPoint vanaf elke computer die toegang heeft tot het internet. U kunt het van thuis uit indienen. Vele openbare plaatsen, waaronder de openbare bibliotheek, hebben computers met internet. Als u geen toegang hebt tot een computer of zich ongemakkelijk voelt met het gebruik ervan, dan kunt u naar de gratis hotline van EthicsPoint bellen, die 24 uur per dag, 365 dagen per jaar beschikbaar is.