Nota van verantwoording van burgemeester en wethouders van de gemeente Waalwijk op het accountantsverslag voor het boekjaar eindigend op 31 december 2014 PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (PWC) heeft op 12 mei 2015 het rapport uitgebracht over de controle van de jaarrekening 2014. In paragraaf 1.1 van het rapport is vermeld dat PWC een goedkeurende verklaring verstrekt voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. In het rapport is de accountantsverklaring niet opgenomen. Deze wordt afzonderlijk aangeboden. Deze nota van verantwoording (NVV) gaat in op het rapport en volgt de in het rapport gehanteerde indeling. De accountant doet ook een groot aantal mededelingen en vermeld feiten. Daarop zal in de NVV niet nader worden ingegaan. 1.1. Controlebevindingen Nog aan te leveren door PWC 1.2. Waardering overig vastgoed Wij adviseren de gemeente om de aanbevelingen uit het rapport van de rekenkamercommissie Komt vast goed? Van 29 september 2014 verder te borgen in de organisatie. Belangrijkste startpunten hierbij zijn het vastleggen van de gemeentelijke vastgoedvisie en het periodiek monitoren van de vastgoedportefeuille. Op 20 november besloot u de opgenomen aanbevelingen voor de raad over te nemen en verzocht u het college de in het rapport opgenomen aanbevelingen uit te voeren. Wij hebben u toegezegd daartoe over te gaan. In de loop van 2015 wordt u geïnformeerd over de wijze waarop wij om willen gaan met gemeentelijk vastgoed. De monitor van de vastgoedportefeuille is u inmiddels ter kennisname, tegelijk met de vaststelling van de jaarrekening 2014, aangeboden en ligt voor u vertrouwelijk ter inzage bij de griffie. Waardering financiële vaste activa De lening aan het Willem van Oranje is verstrekt ter financiering van de schoolgebouwen. Wij hebben vastgesteld dat deze lening wordt verrekend met de financiering van de school. Wij adviseren echter wel deze lening middels een overeenkomst vast te leggen en de positie met het Willem van Oranjecollege formeel af te stemmen. De afspraken over de door de gemeente aan het Willem van Oranjecollege verstrekte lening voor de financiering van de onderwijshuisvesting zullen in overleg met het schoolbestuur alsnog worden vastgelegd. Het streven is om in het derde kwartaal van 2015 een en ander geformaliseerd te hebben. 1.3. Grondexploitatie Landgoed Driessen Het gecalculeerde resultaat op Landgoed Driessen is weliswaar positief, maar wij raden bij u aan een vinger aan de pols te houden aangezien een vertraging in de *15-0115729* 15-0115729 nota van verantwoording 2014 D14-0155451 1
geplande uitgifte of een nadelig aanbestedingsresultaat voor een negatief resultaat kunnen zorgen. Het college onderschrijft dit middels de toelichtende tekst bij het complex Landgoed Driessen in de Nota Grondexploitatie 2015 door aan te geven dat monitoring noodzakelijk is in relatie tot de hoogte van de boekwaarde en de daarmee samenhangende risico s. Fonds Bovenwijkse Voorzieningen Om aan het BBV te kunnen voldoen (toereken van bijdragen aan een Voorziening Bovenwijkse Voorzieningen) heeft de gemeente een nota bovenwijkse voorzieningen en een structuurvisie nodig. Wij adviseren u om de huidige verwerkingswijze niet meer toe te passen en te gaan werken met een voorziening. In de loop van 2015 zal aan het college en zo nodig de raad een voorstel worden voorgelegd op welke wijze invulling wordt gegeven aan het door PWC gegeven advies. Gehanteerde rekenrente Wij hebben het college geadviseerd het renteresultaat meerjarig in kaart te brengen en indien nodig de omslagrente te herzien De omslagrente, zijnde de gemiddelde rente die de gemeente betaalt, is de resultante van een aantal rentecomponenten. Het betreft de werkelijk op aangegane geldleningen betaalde rente, de rente die als rentelast wordt meegenomen i.v.m. het bezit van reserves en voorzieningen, de rente die ontvangen wordt op verstrekte geldleningen, de rente wegens een geraamd financieringstekort of-overschot en de bespaarde rente. In de berekening van het renteresultaat is voorts van belang de rente die rechtstreeks wordt bijgeschreven op gronden (bouwgrondexploitatie) en uitzonderingsrentes die voor bepaalde investeringen worden gehanteerd. Indien een van deze componenten wijzigt, wijzigt ook de omslagrente. De afgelopen jaren is de rente die betaald moet worden voor het aantrekken van geld sterk gedaald. Naar de begroting toe heeft zich dit vertaald in de nota van uitgangspunten, waar van jaar tot jaar het rentepercentage telkens met 0,25% is verlaagd. Het is nog niet zo lang geleden dat een percentage van 4,75% werd gehanteerd. Voor de begroting 2016 is dit percentage bepaald op 3,25%. Hierdoor is ook de omslagrente telkens verder gedaald. Voor de begroting wordt overigens het voorzichtigheidsprincipe gehanteerd. Uitgangspunten zijn geleidelijke daling en een percentage dat niet op het scherp van de snede wordt vastgesteld maar enige tegenslag kan verdragen. Het zal niet verbazen dat vanuit dit principe in de jaarrekening voordelen ontstaan en dit hebben we de laatste jaren ook gezien. Nieuwe leningen die tegen een lager percentage dan begroot kunnen worden aangegaan en minder leningen dan waarmee in de begroting op grond van het geraamde financieringstekort rekening werd gehouden. Dit is inherent aan de begrotingssystematiek die ertoe noodzaakt om dekking voor alle voorgenomen investeringen en ruimte voor enige tegenslag te realiseren. In de kadernota 2015 voor de begroting 2016 zal in nog meer gedetailleerde zin op de renteproblematiek worden ingegaan. Opbrengstenstijging Gemeente Waalwijk rekent met een opbrengstenstijging van 0% (in lijn met voorgaand jaar) en 1% vanaf 2019(Landgoed Driessen). Het gemeentelijke uitgifte beleid is voorzichtigheidshalve niet geïndexeerd. Gezien de ontwikkelingen in de lopende exploitaties en de bijgestelde opbrengstenramingen adviseren wij u te oordelen hoe realistisch nota van verantwoording 2014 D14-0155452 2
opbrengstenstijgingen in de grondexploitaties vanaf 2019 zijn. Dit ook in samenhang met het daadwerkelijke verloop van de uitgifte. De bijgestelde opbrengstramingen waren binnen enkele complexen noodzakelijk in relatie tot de opbrengstramingen voor Landgoed Driessen. In Landgoed Driessen zien we thans een licht stijgende lijn in de grondopbrengsten op basis van het residuele systeem. Dit rechtvaardigt de aanname van 1% opbrengststijging met ingang van 2019. 1.4. Overige kernpunten uit onze controle RKC stadion Gezien de huidige intentie van de raad met het RKC stadion kunnen wij instemmen met de huidige waardering tegen WOZ-waarde. Daarbij is het van belang het risico te onderkennen dat wanneer de maatschappelijke functie wijzigt, niet meer wordt gekozen voor een duurzame exploitatie of mogelijke andere ontwikkelingen met betrekking tot het stadion een mogelijke afwaardering wel aan de orde is. Uit een recente taxatie (voorjaar 2015) blijkt een actuele waarde van het stadion van 2.835.000. Wij adviseren u deze waarde ook toe te lichten in de jaarrekening. Daarbij heeft de gemeente in de paragraaf weerstandsvermogen het risico met betrekking tot de waardering van het stadion uiteengezet. In 2014 is de boekwaarde van het stadion afgewaardeerd naar WOZ waarde. De raad heeft hiertoe besloten en de accountant stemt hiermee in. Verder afwaarderen naar marktwaarde is op dit moment niet aan de orde. Het vermelden van verschillende waardes in de jaarrekening kan mogelijk verwarring scheppen. Het auditcomité, als eerste aanspreekpunt namens de raad voor de accountant, lijkt ons het aangewezen platform om over het waarderingsvraagstuk nog eens van gedachten te wisselen. Beheersing kasgelden Wij hebben geconstateerd dat er ultimo 2014 geen kastellingen hebben plaatsgevonden voor de kassen bij de publieksbalie en de belastingen. Wij adviseren hierbij periodiek de kassen te laten tellen door onafhankelijke medewerkers en deze ook te documenteren, daar het werken met contante geldstromen verhoogde risico s met zich meebrengt. Inmiddels zijn maatregelen getroffen om periodiek door een onafhankelijke functionaris de kastellingen zichtbaar uit te laten voeren. Onderkend wordt het belang van het uitvoeren van kastellingen. 1.5. Rapportage over afgestemde speerpunten Uitvoering sociaal return voorwaarden Het Sociaal Economisch Team heeft in 2014 een beleid rondom social return opgesteld. Vooruitlopend op dit beleid is bij enkele projecten reeds social return toegepast. Het bewaken van de social returnvoorwaarden ligt bij de concern inkoper. Deze gebruikt een toetsingsplaat om vast te stellen of de partij aan de voorwaarden heeft voldaan. Ook wordt aanvullende informatie van de inkopende partij opgevraagd. Ter borging van het social return beleid adviseren wij u om het beleid gemeente breed vast te stellen. nota van verantwoording 2014 D14-0155453 3
Wij hebben in 2014 een Leidraad social return, inclusief een bijbehorend stappenplan vastgesteld. De colleges van Waalwijk, Heusden en Loon op Zand hebben besloten tot het opnemen van social return bij alle aanbestedingen (van leveringen van diensten en werken) met een opdrachtwaarde boven de 30.000. Dit is ook vastgelegd in beleid. Voor deze aanbestedingen geldt een 5% contractvoorwaarde bepaling die moet worden opgenomen. Bij het toepassen van social return in aanbestedingen zijn wij als gemeente onder andere gehouden aan de Aanbestedingswet en Gids Proportionaliteit. Een commissie aanbestedingsexperts houdt toezicht. Op grond van recente jurisprudentie is het noodzakelijk om het social return beleid aan te passen. Binnenkort wordt dit gerealiseerd. Grip op exploitatie sportaccommodaties Middels de administratie in Recreatex, betrokkenheid van de gemeente in het proces wordt op hoofdlijnen grip gehouden op de exploitatie van de sporthallen. Wel adviseren wij de gemeente om procedures in te richten ter volledigheid van de facturatie van reserveringen. De administratieve organisatie van het sportbedrijf is het afgelopen jaar verder uitgewerkt. De procedures zullen zodanig ingericht worden dat volledigheid van de facturatie van reserveringen geborgd wordt. 1.8. Financiële positie van Waalwijk vraagt aandacht Conclusie PWC: De financiële positie op basis van de opgenomen domeinen vraagt aandacht voor de gemeente Waalwijk. De solvabiliteit is afgenomen de verwerking van de BBV wijziging zoals toegelicht in paragraaf 1.4. De afgenomen liquiditeit de afname van de banksaldi en netto vlotende schulden. De afwijking in het resultaat na bestemming wordt in 2014 met name verklaard door de afwaardering van de boekwaarde oud gemeentehuis Sprang Capelle. De wendbaarheid van Waalwijk wordt verklaard door de afname van de reserves vanuit de BBV wijziging. De brutoschuld bestaat uit de totale schulden in verhouding tot de totale lasten en beperkt de mogelijkheden van de gemeente om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen. De afschrijvingslasten zijn lager in 2014 doordat in 2013 incidentele afschrijvingen op riolering (conform de BBV wijzigingen) hebben plaatsgevonden. De omvang van de vrije reserves, in combinatie met de beschikbare liquide middelen, de aangetrokken langlopende financiering en de omvang van de gelden die de gemeente vast heeft zitten in de financiële vaste activa en de voorraden maken de gemeente verminderd wendbaar en vragen om actieve liquiditeitenplanning. Deze observaties komen overeen met de over 2014 uitgevoerde stresstest. Wij onderschrijven de opmerkingen van- en conclusies door de accountant met als kanttekening dat de liquiditeitspositie als momentopname (per 31 december van enig jaar) niet veel zegt. Maar het is zo dat de gemeente Waalwijk over relatief veel vreemd vermogen in relatie tot het eigen vermogen beschikt. Er is de afgelopen jaren fors geïnvesteerd waarvoor geld moest worden aangetrokken, maar ook bijvoorbeeld het uitgeven van gronden in erfpacht leidt niet tot liquiditeitsverbetering. De liquiditeitenplanning en het treasurybeleid en beheer heeft de constante aandacht. Deze functie is specifiek belegd in de organisatie en in de vorm van het treasurycomité wordt elk kwartaal geklankbord met concerncontroller, teamleider financiën en concernstaf. nota van verantwoording 2014 D14-0155454 4
Risico s in paragraaf weerstandsvermogen De verhouding risico s tot de capaciteit is afgenomen in 2014 door bijstelling van de risico s (met name uit de decentralisaties) en de bijstelling van de stille reserves. Van de panden in de stille reserves zijn de boekwaarden afgezet tegen de WOZ waarden. In de weerstandscapaciteit wordt er tevens vanuit gegaan dat de OZB met 100% verhoogd kan worden. Wij vragen u te overwegen of dat een realistisch uitgangspunt is, wanneer dit op basis van geconstateerde risico s noodzakelijk zou zijn. Ook als de onbenutte belastingcapaciteit uit de weerstandscapaciteit zou worden gelaten, is de capaciteit voldoende is om de geconstateerde risico s in 2014 af te dekken. Het verhogen van de OZB met 100% is een middel dat direct structurele budgetruimte oplevert. De stille reserves omzetten in liquide middelen vergt waarschijnlijk meer tijd. Uiteraard is 100% verhoging een theoretische benadering en kan aan de orde zijn als alle geïnventariseerde risico s voor het volle bedrag manifest worden en dat lijkt onwaarschijnlijk. Met betrekking tot de stille reserves zal in 2015 nogmaals onderzocht worden of deze snel en voor het geraamde bedrag contant gemaakt kunnen worden. Indien de stille reserves afnemen dan neemt het belang van de verhoging van de OZB toe. 2.3. Interne beheersing WMO Wel adviseren wij de werkzaamheden beter binnen de afdeling WMO te borgen door aansluiting bij de betaling en dit te laten toetsen door de afdeling interne controle. Momenteel worden de processen volledig in beeld gebracht en daarbij krijgt AO/IC de volle aandacht. Daar komt bij dat de ICT-systemen nog niet optimaal functioneren. Ook is er met de gemeente in de regio Hart van Brabant veelvuldig overleg over de beheersing van de producten die binnen de transities worden geleverd, ook de regio worstelt nog met het op orde krijgen van de administratieve verwerking. De decentralisatie van de jeugdhulp wordt op regionaal niveau uitgevoerd. Uitvoering en beheersing van de informatie naar de regiogemeenten wordt verzorgd door gastheer gemeente Tilburg. Subsidies De afdeling interne controle heeft de aansluiting subsidiebeschikkingen met financiële administratie opgesteld. Uit de aansluiting zijn enkele verschillen naar voren gekomen. Deze hebben echter geen materiële impact. Wel adviseren wij deze aansluiting structureel in het proces te borgen. Inmiddels worden alle beschikkingen via Corsa verwerkt en betalingen worden daar aan gekoppeld teneinde een sluitend systeem te krijgen. Geen beschikking in Corsa dan ook geen betaling en dat geldt uiteraard ook voor bedragen die van instellingen ontvangen moeten worden in het kader van afrekeningen. ICT-zaken Wij adviseren om een audittrail te documenteren, waaruit blijkt dat alle wijzigingen op een betrouwbare wijze zijn getest en een autorisatieprocedure voor toegang tot de financiële applicatie Civision Middelen vast te stellen. nota van verantwoording 2014 D14-0155455 5
Het toenemend gebruik van mobile devices, implementaties van nieuwe systemen en toenemende samenwerking met andere gemeenten in de regio vragen om een organisatie brede aanpak van cyber security. Wij adviseren u de verouderde Windows versies op enkele machines zo snel als mogelijk uit te faseren en het patch management proces te formaliseren. Voorts adviseren wij u nadrukkelijk aandacht te besteden aan Privacy, nieuwe regelgeving (Europese Privacyverordening)en de risico s die ontstaan door de nieuwe ontwikkelingen in de ICT-infrastructuur en de inzet van nieuwe technologieën. De aanbevelingen van de accountant zullen wij overnemen. De realisatie van deze activiteiten vinden plaats in de loop van 2015. 3.1. Informatievoorziening decentralisaties Adviezen PWC: Wij adviseren u de risico s decentralisaties zoveel mogelijk financieel te vertalen en de raad te wijzen op de aanwezige maximale risico s. Wij adviseren u om bij de optimale inrichting van de administratieve organisatie en beheersing van de processen ook de informatiestromen van de samenwerkende partijen mee te nemen. De belangrijkste aandachtspunten hierbij zijn: Informatie-uitwisseling met zorgaanbieders en uitvoerende partijen; Informatievoorziening rondom de realisatie ten opzichte van de begroting; zodat de gemeente sturing kan uitvoeren. Mogelijke beheersmaatregelen in de processen, zodat de gemeente kan vaststellen dat de zorg geleverd is en dat deze rechtmatig heeft plaatsgevonden Rechtmatigheid gedeclareerde zorg en PGB Wij adviseren u op korte termijn de afspraken te maken over de wijze van verantwoorden door de zorgaanbieders en waar nodig de verwachte werkzaamheden van de accountant daarbij vast te leggen in een controleprotocol. Op dit moment wordt door de SVB (PGB-budgetten) gekeken naar een mogelijke verantwoordingssystematiek richting gemeenten. Deze ontwikkeling is ook voor uw gemeente van belang. Daarnaast is het van belang dat de gemeente zelfstandig deze uitgavenstroom monitort. In 2014 waren de ambities van de gemeente Waalwijk hoog. We waren in de veronderstelling dat we veel werk geautomatiseerd konden controleren. Echter, dat blijkt niet zo te zijn. Landelijke standaarden zijn nog niet 100% werkend en overgedragen gegevens zijn niet juist of volledig (een basisnoodzaak om geautomatiseerde controles uit te oefenen). Dit heeft ertoe geleid dat we onlangs hebben besloten een tijdelijk bedrijfsbureau op te richten bij team WijZ. Dit bedrijfsbureau gaat zich richten op: - Gegevensbestanden op orde krijgen; - Proces van vraag van klant tot controle factuur inzichtelijk maken; - Van analoog naar digitaal zorg toewijzen en controleren geleverde zorg en facturatie. Hoe het bedrijfsbureau exact vorm gaat krijgen, wordt op dit moment bepaald. Extra last vakantiegeld 2015 nota van verantwoording 2014 D14-0155456 6
Wij adviseren u rekening te houden met de (extra) lasten vakantiegeld van de periode juni-december 2015 in de (bijgestelde) begroting 2015. In de primitieve begroting zijn de volledige personeelslasten inclusief een vol jaar vakantiegeld op basis van de toegestane formatie geraamd. Daarmee moet vastgesteld worden dat de begrotingsraming correct is. Waar het nu om gaat is dat in het jaar 2015 de in de maand mei 2015 uitbetaalde vakantiegelden over de periode juni 2014 tot en met mei 2015 verantwoord moeten worden alsmede de verplichting tot uitbetaling van de vakantiegelden over de periode juni 2015 tot en met december 2015. Dit betekent dat eenmalig (in 2015) meer dan een jaar ( 12 maanden + 7 maanden) vakantiegeld verantwoord zal worden terwijl de begroting dekking biedt voor 12 maanden. In het najaarsbericht 2015 zal hierop de begroting gewijzigd worden. Vennootschapsbelasting Wij adviseren u op korte termijn deel te nemen aan trainingen en cursussen ter voorbereiding op de komende VPB-plicht en nog concreter het opstellen van de openingsbalans. Dit om te zorgen dat de gemeente tijdig is ingespeeld op de invoering van de VPB-plicht per 1 januari 2016. Onlangs hebt u 50.000 beschikbaar gesteld voor de organisatie van de ondersteuning bij de invoering van de vennootschapsbelasting. Inmiddels is door het management een plan van aanpak vastgesteld. Een projectgroep is inmiddels gestart met de werkzaamheden, waaronder trainingen en cursussen. In het najaar zal uw raad bijgepraat worden over de (financiële) gevolgen van deze operatie. Werkkostenregeling Wij adviseren u om bij de interne controle voldoende aandacht te schenken aan deze regeling en de effecten van de maximale norm jaarlijks te toetsen. Naast IC is ook een beleidsadviseur van Planning & Control hierbij betrokken en wordt er dus nadrukkelijk op toegezien dat de regeling correct wordt toegepast hetgeen ook belangrijk is om te voldoen aan de afspraken met betrekking tot het horizontale toezicht vanuit de belastingdienst. nota van verantwoording 2014 D14-0155457 7