Projectverslag EMP-project Portfolio in het VUmc-compas Faculteit Geneeskunde VUmc Periode collegejaar 2008-2009 3 e jaars bachelor student aan het woord:.als voorbeeld heb ik mijn relatie met mijn huisarts ingebracht. Ik heb gezegd dat ik tijdens de stage het idee had dat de stroeve relatie met mijn huisarts voortkwam uit het feit zij simpelweg niet met mij overweg kon. Ik had het gevoel dat het niet mijn schuld was, maar dat het aan haar lag. Nu ben ik van mening dat ik wel degelijk schuld heb in deze. Ik snap nu dat mijn houding niet heeft meegewerkt aan een goede samenwerking. Ik kan mezelf namelijk wel eens teveel zien als gelijke, terwijl ik eigenlijk veel beter in een meer bescheiden positie kan gaan zitten. Ook in teamverband. Ik moet niet altijd mijn zegje willen doen en maar mijn punt willen maken, maar ik moet ook eens goed luisteren naar wat anderen te zeggen hebben. Mijn mentor gaf mooi aan dat je ook met een afwachtende houding een gesprek jou kant op kan laten komen. Zo kan je bijvoorbeeld een punt van aandacht geven over de agenda en het gesprek indirect naar dit punt laten leiden, zonder zelf een heel actieve rol te hebben in de samenwerking. In het verlengde van dit lag mijn relatie met mijn mentor. Ook hierin hebben we naar mijn houding gekeken. Mijn mentor gaf aan dat ze, vanaf het moment dat ik in semester 2.2 een gesprek had gemist, eigenlijk niks meer voor mij kon doen. Ik heb aangegeven dat ik de uitnodiging had gemist, doordat ik nooit op mijn vu-mail keek. Ook heb ik benadrukt dat ik het portfolio niet heel serieus nam. Hierdoor had ik een lakse houding tegenover al het werk dat ik moest inhalen. Dit werkte weer indirect door op mijn mentor en zo kwam dit onze relatie niet ten goede. Wat ik vooral wil meenemen voor later, is dat ik niet alles volgens mijn spelregels moet willen spelen. Ik moet goed gaan inzien, wat er in een bepaalde situatie van mij gevraagd word. Goed kunnen kijken naar mezelf en goed kunnen reflecteren op mijn houding. Moet ik me bescheiden opstellen? Of moet ik me juist meer op de voorgrond profileren? Dit zijn vragen die ik in mijn achterhoofd moet houden. Op het gebied van planning, moet ik goed leren plannen. Ik moet een duidelijk overzicht hebben van de taken die me te wachten staan, zodat ik niet meer in de knel kan komen. Tot slot wil ik nogmaals aangeven dat ik blij ben dat ik de herkansingsopdracht heb gemaakt. Ik heb er veel van geleerd en ik leer er nog steeds van. Ik ben vooral tevreden met het feit dat dingen van mij nu bespreekbaar zijn gemaakt en nog steeds bespreekbaar zijn. Ik hoop dat dit me kan helpen in mijn ontwikkeling als arts, maar ook in mijn persoonlijk leven. 1. Samenvatting project Het EMP project 2008-2009 is wederom ingezet voor de ontwikkeling en implementatie van het digitale portfolio in het VUmc-compas. Concreet ging het in deze fase van de ontwikkeling om drie invalshoeken: 1. het ontwerpen van het portfolio voor de master VUmc-compas, 2. het reviseren van het portfolio in de Bachelor VUmc-compas 3. het opstellen van de begeleidings- en beoordelingsstructuur. Het doel van het project was ervoor te zorgen dat het portfolio in het VUmc-compas ontwikkeld en op basis van de reeds opgedane ervaringen aangepast wordt.
2. Beoogde opbrengst van het project 1. Een visiedocument over het portfolioleren, waarin de functie en de inrichting van het portfolio duidelijk wordt. In dat visiedocument wordt het mentoraat duidelijk geschetst en gaan we in op de begeleiding en beoordeling van de student. 2. Een document waarin procedures en richtlijnen voor mentoren en studenten staan. 3. Een bruikbaar digitaal portfolio voor studenten van bachelorfase en masterfase 1. 3. Resultaten Samenvattend kunnen we zeggen dat het belangrijkste resultaat van het project is dat er een kantelpunt is ontstaan in de organisatie. We spreken niet (meer) over de nut en noodzaak van portfolio, maar over hoe het steeds doelgerichter kunnen inzetten. Het doorlopen van de jaarlijkse cyclus van kwaliteitszorg geeft ons voldoende informatie om het onderwijs bij te stellen. Een jaarlijkse toetsanalyse en de studenten/mentorevaluaties geven inzicht in de sterke- en verbeter punten van het portfolio/mentoraat. Sterke punten of te wel hoe we het portfolio/mentoraat beter en mooier hebben gemaakt 3.1 Het consequent uitdragen van visie en inzichten over de toepassing van het portfolio en mentoraat. Over het portfolio en het mentoraat bestaan veel beelden, gedachten en ideeën (zie literatuur, verwijzing volgt). Opvallend is dat de discussies over dit onderwerp vaak gaan over de vorm en inhoud. Daar gaat aan vooraf het delen van een gezamenlijke visie en heldere doelstellingen. Het is merkbaar dat betrokkenen bij het VUmc compas inmiddels bereidt zijn tot meedenken en mee ontwikkelen van het portfolio. Wij hebben een visiedocument opgesteld en dragen nu consequent drie uitgangspunten uit: Er zijn twee doelstellingen die het portfolio legitimeren. Dat is allereerst het leren van ervaringen. De wetenschappelijk opgeleide dokter heeft een reflectieve houding en weet daaruit lering te trekken. Ten tweede is het doel de studenten voor te bereiden op de medische vervolgopleiding. Daar is het bijhouden van het portfolio verplicht is. Belangrijk is om tijdens de basisopleiding met het portfolio te oefenen. Tot slot leert het portfolio met het bijbehorende mentorgesprek de student om hoofd - en bijzaken onderscheiden. Waar ligt precies de kern van mijn kwaliteiten en waar kan ik verbetering in aanbrengen? De focus op het portfolio is de inhoud van de studie en de resultaten. Het portfolio gaat in ons geval dus over (1) de ontwikkeling als arts en (2) de studieresultaten. Opmerkelijke activiteiten buiten het curriculum krijgen hier ook een plaats Een portfolio heeft pas zin als een student het kan bespreken met een ervaren vakgenoot. De mentor fungeert als rolmodel, als ervaren vakgenoot waar de student zijn ontwikkeling mee spiegelt (geen vinker maar vonker). 3.2 De portfolio opdrachten zijn aangepast en minder voorschrijvend. Zo gaven we eerst voorgestructureerde vragen ter beantwoording, We geven nu minimale opdrachten aan de studenten. Daardoor stimuleren wij de zelfsturing bij studenten en laten we steeds meer over aan de eigen inzicht. Een belangrijke toevoeging aan de opdrachten is het regelmatig maken van een beroepskeuzetest. Daarmee kunnen studenten kenmerken van de medische vervolgopleiding herkennen en zich eigen maken. Er zijn plannen om het portfolio in masterjaar 3 af te sluiten met een CV en motivatiebrief voor de vervol opleiding. Studenten bespreken dit met de mentor en krijgen hierdoor (meer) inzicht in hun toekomst perspectief (zie bijlage 1)
3.3 De beoordelingsprocedure is lichter en simpeler gemaakt. De mentor rol is nu specifiek voor de begeleiding en voor de beoordeling worden onafhankelijke mentoren ingezet. 3.4 Een belangrijk instrument voor de beoordeling is het helikopterverslag. Dit idee is aangereikt door de expert vanuit het onderwijscentrum (OCVU). We hebben het helikopterverslag ingevoerd, waarmee de student een studiejaar afsluit door een samenvatting te schrijven van de resultaten, bevindingen en leerdoelen per jaar Dit is echt een aanrader voor andere faculteiten. Uit de eerste ervaring blijkt dat studenten er goed mee uit de voeten kunnen. Als examinator is mijn eerste indruk dat er essentiële onderwerpen beschreven worden. (zie voor de beoordelingscriteria bijlage 2). 3.5 In het kader van kwaliteitszorg hebben we in het projectjaar voor het eerst een toetsanalyse gemaakt, samen met de taakgroep toetsing. Het portfolio is een formele toets en heeft een plaats binnen het toetsprogramma. De toetsanalyse wordt gedaan aan de hand van een overzicht van aantallen voldoende/onvoldoende resultaten. Een analyse wordt gemaakt en aanbevelingen ontwikkeld voor het volgende studiejaar. Door deze analyse te bespreken met de programmaleiders bachelor en masterfase zijn er keuzes gemaakt voor concrete verbeteracties. Voorbeeld daarvan is een sterke verbetering in het inrichten van het secretariaat portfolio. Een deskundig aanspreekpersoon is nu beschikbaar voor vragen van studenten en mentoren. De database van mentoren is up-to-date. De informatie naar studenten en mentoren is hierdoor uniform en sterk verbeterd Verbeterpunten of wat aandacht behoeft: 3.6 Een belangrijke succesfactor van implementatie portfolio is instructie. Naar aanleiding van de visie hebben we in het projectjaar één handleiding geschreven, zowel vóór studenten en mentoren. Ook stond alle informatie op blackbord. Het argument voor één gezamenlijke handleiding was dat deze twee groepen dan van elkaar zouden weten wat hen te doen staat. Dat bleek uit de evaluatie anders uit te pakken. De handleiding moet korter, meer toegespitst en meer in de instructietaal. Studenten willen kort en krachtig weten wat hen te doen staat 3.7 De examinator portfolio is een tamelijk geïsoleerde functie. Er zijn binnen het programma VUmc compas meerdere examinatoren werkzaam, allen onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter van de examencommissie. Er is geen overleg over de inhoud van de toetsen of de studenten. 3.8 In het projectjaar hebben we het helikopterverslag geïntroduceerd. De eerste ervaringen van studenten zijn nu binnen. Deze ontwikkeling willen we in de toekomst nauwgezet volgen om de vraag te beantwoorden of we werkelijk toetsen bij de student wat we willen weten, namelijk: kunnen studenten leren van hun ervaring. 3.9 De eerste signalen zijn binnen dat het werven van mentoren in de masterfase veel aandacht van ons gaat vragen. Deze ervaren vakgenoten komen niet alleen uit het VUmc, maar ook uit de partnerziekenhuizen. Het lijkt noodzakelijk de implementatie van portfolio en mentoraat planmatig aan te pakken, waarbij het uitdragen van de visie het vertrekpunt is. 4.Lessons Learned Het EMP project dwingt de organisatie steeds af te bakenen en keuze te maken voor de volgende fase van ontwikkeling. Door de structuur van het project en de aanpak zijn de rollen duidelijk. Vooral de duidelijke rol van de opdrachtgever is belangrijk. Bij de ontwikkeling van het portfolio en met name het vaststellen van de visie is dit een belangrijke succesfactor
In gesprekken om draagvlak te creëren is het belangrijk een balans te vinden in de aandacht voor de visie enerzijds en de vorm en uitwerking anderzijds. Het balanceren daartussen helpt in het maken van keuzen. Zet het project in de uitvoer niet teveel apart van de organisatie. Zoek een goede timing en maak verbinding met activiteiten die toch al plaats vinden in de organisatie of in het curriculum. Wij hebben bij het mobiliseren van mensen hier bewust gebruik van gemaakt, waardoor er grotere bereidheid was om mee te doen. Focus de inhoud van het portfolio op studie en op de ontwikkeling van de student in de wetenschappelijk richting. Niemand vindt het makkelijk om stil te staan bij ervaringen (reflecteren) en te ontdekken wat je kwaliteiten als arts zijn. De koppeling met studieresultaten en vakinhoud helpt de student gemotiveerd te zijn stil te staan bij zijn/haar ontwikkeling 5. Bijlagen 1. Studenteinstructie masterfase 1 2. Het beoordelingsformulier helicopterverslag Irene Slootweg, met dank aan Sanne Meeder (OCVU) VUmc Examniator portfolio Projectleider EMP Oktober 2009
Bijlage 1: Instructie portfolio masterfase 1 Indeling portfolio Het portfolio heeft de onderstaande structuur. 1. CV 2. Studievoortgang: Klinische condities (medisch inhoudelijke problemen die aan de orde komen) Competenties medisch expert Stagebeoordelingen 3. VUmc profiel Competentieformulier (hoe ontwikkel ik mij als arts) Essay (analyse van complex medisch probleem) 4. Helikopterverslag (samenvatting van ervaringen en leerdoelen) 5. Communicatie met mentor (gespreksverslagen) Mentorgesprek M 1.3 Groepsbijeenkomst Een portfolio heeft alleen zin als je de inhoud bespreekt met een mentor. Het eerste contact met je mentor is tijdens een groepsbijeenkomst portfolio in M 1.3. Zorg dat je in het portfolio een week voor de groepsbijeenkomst de opdrachten verwerkt zijn en stel je portfolio open voor je mentor. Doelen van deze bijeenkomst zijn: 1. Kennismaken 2. Uitwisselen: indrukken - waar tegen aan gelopen wat voor rolmodellen heb je meegemaakt of juist niet? - voornemens voor volgende stage 3. Informatie en afspraken met elkaar maken over mentoraat en portfolio: 1. inhoudelijk: waarom de opleiding het portfolio inzet 2. inhoudelijk: wat de studenten in het portfolio moeten plaatsen 3. organisatorisch (het wat, aan wie en wanneer) Opdrachten vóór de groepsbespreking: 1. Stel een CV op. Voor het maken van je CV is op Blackboard een sjabloon beschikbaar. 2. Neem alle resultaten op over je studievoortgang: 1) de klinische condities 2) de opdrachten bij de rol medisch expert en 3) de stagebeoordelingen. Zie ook hoofdstuk 5 3. Beschrijf je mening over je studievoortgang 4. Welke sterke punten neem je mee uit de bachelor en/of vanuit de wetenschappelijke stage? 5. Beantwoord de vraag: welk kenmerken van een arts vind jij ideaal? Ben je iemand tegen gekomen met deze kenmerken? Of niet? Motiveer je antwoord. 6. Zoek je zorgstage/huisarts stage verslagen uit de bachelor op en beantwoordt de volgende vragen: wat valt je op? Wat was je voornemen en hoe ben je daarmee aan de slag geweest in de praktijk? Wat werkte en wat niet en waarom? Wat is je voornemen voor je volgende stageperiode? Na de groepsbijeenkomst: Schrijf een kort verslag met je voornemens voor de volgende stage periode. Plaats het in je portfolio bij communicatie met de mentor en geef je mentor toegang. Mentorgesprek M 1.5 Individueel gesprek
Maak een afspraak met je mentor. Voor het mentorgesprek is een half uur gepland. Er wordt van je verwacht dat je je goed voorbereidt op wat je met de mentor gaat bespreken. Waar sta je in je ontwikkeling en wat zijn je plannen? Zorg dat je in het portfolio een week voor de groepsbijeenkomst de volgende opdrachten verwerkt zijn en stel je portfolio open voor je mentor Opdrachten vóór je mentorgesprek: 1. Vul resultaten in in het overzicht van klinische condities en maak een planning voor de volgende stages 2. Vul resultaten in in het overzicht van deelcompetenties medisch expert 3. Geef inzicht in je studieresultaten. Dat betekent cijfers overnemen uit Issis en scannen van je beoordelingsformulieren 4. Geef je mening over je studieresultaten 5. Schrijf een essay over een gegeven medisch complex probleem. Zie voor meer informatie hoofdstuk 6. Competentieformulier: je geeft je competentieontwikkeling weer in een score van 1 5 van novice tot expert. Scoor jezelf per competentie, voeg bewijslast toe (feedback, leerproduct), noem sterke en verbeterpunten 7. Beschrijf je leerdoelen voor het komende leerjaar en onderbouw deze met ervaringen en inzichten, feedback en beoordelingen van het afgelopen jaar. Neem de feedback die je het afgelopen jaar van je mentor kreeg, afzonderlijk op. Dit zogeheten helikopterverslag heeft in totaal 750-1000 woorden. Na het gesprek: 1. Schrijf binnen een week na het mentorgesprek een gespreksverslag en geef je mentor toegang tot het verslag. Neem in het verslag op: Wat is aan de orde geweest? Wat is je in het bijzonder bijgebleven? Welke afspraken zijn gemaakt? 2. Pas na het mentorgesprek je helikopterverslag zo nodig aan en stuur je het een week na het gesprek naar de examinator portfolio ter beoordeling. Een groep mentoren niet je eigen mentor - beoordeelt je weergaven van leerervaringen en leerdoelen, het zogeheten helikopterverslag. De beoordeling gaat over consistent zijn in je resultaten en je voornemens. Deze groep beoordelaars kent aan het eind van elk studiejaar de studiepunten toe. Waarom portfolio? Het portfolio geeft je de mogelijkheid je eigen leerproces te volgen en te stimuleren. Daarmee houd je je ontwikkelproces tot arts in de gaten en bespreekt deze met je mentor. Tijdens de studie geneeskunde en ook bij de medische vervolgopleiding is het bijhouden van een portfolio verplicht. Je bent zelf eigenaar van het portfolio en verantwoordelijk voor het actueel houden. We verwachten dat je gedurende het jaar je feedback en stagebeoordelingen hiervoor bewaart en dat je bereid bent om te leren van je ervaringen.
Bijlage 2: Beoordelingsformulier Naam student. Studentnr: Naam beoordelaar:: Datum: Helicopterverslag Helicopterverslag eindbeoordeling voldaan niet voldaan samenvatting studieresultaten samenvatting verkregen feedback overzicht wat er gedaan is met de verkregen feedback leerdoelen volgende masterjaar (SMART geformuleerd) congruentie tussen bovenstaande punten feedback mentor (+ aanwezigheidsaantekening) Feedback: