1
Inhoudsopgave jaarverslag 2 Bladzijde Inleiding 3 Samenstelling 3 Oprichting en werkzaamheden 2006 3 onderzoeken 2006-2010 4 Samenstelling Rekenkamercommissie 5 Openstaande actiepunten Rekenkamercommissie 7 Besteding financiële middelen 8 Geleerde lessen 8 2
Inleiding In artikel 185 Gemeentewet staat aangegeven dat de rekenkamerfunctie van een gemeente jaarlijks een jaarverslag dient op te stellen en aan te bieden aan de Gemeenteraad. De rekenkamercommissie van de gemeente De Ronde Venen heeft in 2008 en 2009 een jaarverslag opgesteld en aan de Raad aangeboden. Op 1 januari 2011 zal de gemeente De Ronde Venen samen met de gemeente Abcoude zijn heringedeeld. Vanwege deze herindeling en de bijbehorende verkiezingen heeft de Rekenkamercommissie gemeend geen jaarverslag maar een eindverslag te moeten aanbieden. In dit eindverslag zal worden aangegeven welke werkzaamheden in de afgelopen 4 jaar zijn uitgevoerd en wat aan de Raad is aangeboden. Samenstelling vanaf september 2009 Voorzitter Extern lid Intern lid Intern lid Intern lid Secretaris Griffier drs. J.M. Verwer RC mw drs. M.H. Wittebol MSM C.H.W. Versteegh Ir. R. Blans C.F. Schouten mw M.J Feddema M. de Graaf Oprichting en werkzaamheden In de gemeentewet is aangegeven dat een gemeente vrij is in de samenstelling en inrichting van een Rekenkamercommissie. De Ronde Venen heeft gekozen voor een samenstelling van externe en interne (raadsleden) personen. In de raadsvergadering van juni 2006 is de commissie geïnstalleerd. In september 2006, na de zomerreces, is de commissie begonnen met het opstellen en omschrijven van haar procedures en protocollen die later zijn vastgelegd en geaccepteerd door de Raad. Naast de procedures en het onderzoeksprotocol moest een onderzoeksprogramma worden vastgesteld. Eind 2006 gaf de toenmalige voorzitter aan deze functie niet langer te kunnen combineren met zijn werkzaamheden als controller van de gemeente Katwijk. Met spoed is gezocht naar een vervangende kandidaat uit het aantal kandidaten die in eerste instantie waren geselecteerd door de selectiecommissie. 3
Begin 2007 is de Rekenkamercommissie gestart met de eerste onderzoeken. Voor het jaar 2006 kan verder worden volstaan met de constatering dat door de commissie zijn opgesteld een Reglement van orde, een onderzoeksprotocol en een groslijst met onderzoeksonderwerpen. In 2006 hebben geen andere documenten en onderzoeken het licht gezien. onderzoeken 2006-2010 Op basis van de opgestelde groslijst is aan de hand van een aantal criteria een verkorte lijst gemaakt met onderwerpen die onderzocht zouden kunnen gaan worden. De criteria op basis waarvan de korte lijst met onderzoeksonderwerpen is vastgesteld zijn voornamelijk gebaseerd op politieke, juridische en haalbaarheidsvereisten. Daarnaast wilde de commissie na de trage start in 2006 in 2007 met een aantal quick wins komen om aan de Raad duidelijk te maken dat de commissie de Raad kon bijstaan bij het uitvoeren van haar taak. Om deze reden is voor 2007 een extra criterium toegevoegd en dat was dat het kleinschalige en afgeronde projecten moesten zijn. Op basis van deze criteria is voor 2007 gekozen voor jeugdsportsubsidie en het fietspad langs de hoofdweg bij Waverveen. Jeugdsportsubsidie 29-11-2007 besproken in raadscommissie Welzijn 13-12-2007 in raadsvergadering afgerond. 23-10-2008 evaluatie jeugdsportsubsidie door raad behandeld. In de nieuwe jeugdsportverordening die na het rapport is opgesteld zijn de meeste adviezen van de commissie overgenomen. Een aanbeveling betrof niet alleen de inhoudelijke, maar ook de rechtmatigheidverantwoording van de wijze waarop de subsidie was gebruikt om jeugd bij de sport te betrekken. Fietspad Hoofdweg Waverveen 07-01-2008 besproken in raadscommissie Ruimte. 24-01-2008 in raadsvergadering afgerond. Er zijn geen directe gevolgen geweest naar aanleiding van het rapport over de aanleg van het fietspad langs de hoofdweg in Waverveen. Wel zijn een aantal aanbevelingen gedaan door de commissie die deels de kaderstellende taak van de Raad betreffen. In dit onderzoek zijn ook voor de eerste keer op- en aanmerkingen gegeven over de gehanteerde aanbestedingsprocedures. Wegenbeheersysteem 02-06-2008 verslag vooronderzoek aan raad aangeboden. 09-10-2008 naar aanleiding verslag besproken in Ronde Tafel Gesprek. Naar aanleiding van een verzoek van de Raad heeft de Rekenkamercommissie een inventariserend onderzoek verricht naar de redenen waarom er na 8 jaar discussiëren en diverse onderzoeken nog steeds geen systeem beschikbaar was. Op basis van het inventariserend onderzoek heeft de commissie moeten concluderen dat de Raad het College niet aan haar toezeggingen heeft gehouden, geen deadlines heeft gesteld en verschillende keren excuses van het College heeft geaccepteerd. Achteraf gezien is hier sprake van een gebrekkig kaderstelling van de Raad. 4
Inkoop en aanbesteding 13-01-2010 Ronde Tafelgesprek Bestuur en Middelen. 19-01-2010 2 e keer in RTG 04-02-2010 in de Raad, maar aangehouden 04-03-2010 in de Raad en vastgesteld In de nota staan een groot aantal aanbevelingen opgenomen hoe meer massa voor minder kassa kan worden gegenereerd. Ook zijn aanbevelingen opgenomen over de wijze van aanbesteden om rechtmatigheidvraagstukken in de toekomst te voorkomen. Ondanks meerdere verzoeken en opdrachten vanuit de Raad heeft het College geen enkele aanbevelingen uit het rapport overgenomen. Helaas heeft de commissie nog geen half jaar na het rapport kunnen constateren dat het College toch onderhandse aanbestedingen heeft uitgevoerd met een voor de gemeente negatief advies van de Ombudsman als resultaat. Op dit moment heeft het college besloten geen gehoor te geven aan de uitspraak van de Ombudsman wat mogelijk kan leiden tot een rechtszaak. Dit had kunnen worden voorkomen door een openbare transparante aanbestedingsprocedure te doorlopen. Subisidie Maghariba 12-01-2009 Ronde Tafelgesprek Samenleving. Uit het rapport komt naar voren dat er geen sprake is van onduidelijke toekenning, maar wel van onduidelijke normering in de verordening. Dit helpt het ambtelijk apparaat niet om afgewogen adviezen aan het College op te stellen. Daarnaast zijn nog wel wat verbeteringen door te voeren bij de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de afgelegde verantwoording van de ontvangers. De rechtmatigheid van de verstrekte subsidie is bij onvoldoende verantwoording in het geding. Die constatering werd ook al gedaan bij het onderzoek naar de jeugdsportsubsidie. Brugbediening Gestart september 2008. 09-11-2010 in RTG Bestuur en middelen Een heel complex en langlopend onderzoek, waarbij de commissie het onderzoekstraject om meerdere oorzaken heeft moeten aanpassen. Terecht vond het ambtelijk apparaat bij een eerste concept verzie dat toch teveel inhoudelijk op het dossier brugbediening werd ingegaan. Uiteindelijk is het onderwerp gebruikt om handreikingen te doen aan de Raad hoe beter invulling kan worden gegeven aan haar kaderstellende taak. Voor veel zaken waarover de Raad ontevreden is, blijkt de Raad geen invulling te hebben kunnen geven aan deze taak omdat de Raad niet of te laat werd geïnformeerd, de informatie werd niet als belangrijk onderwerp aangeboden of omdat het College haar taak niet beperkt tot de uitvoerende taak. Het is in dat geval aan de raad dit te signaleren en aan de orde te stellen. Wijkplannen Gestart september 2008. Dit onderzoek is tussentijds gestopt, omdat in het nieuwe beleid dat gedurende het onderzoek door het ambtelijk apparaat was opgesteld de grootste problemen en bezwaren werden weggenomen. Tijdens de interviews van de commissie met wijkraden is de commissie op de hoogte gesteld van veel vragen en klachten over de daadwerkelijke uitvoering van voorstellen voor verbetering van diverse wijken. 5
Samenstelling Rekenkamercommissie Er bestaan verschillende modellen voor de inrichting van een Rekenkamercommissie. De wet laat de keuze bij de Raad en schrijft geen vorm/inrichting voor. De verschillende vormen (volledige uitbesteding, gemengd/hybride, volledig intern en een model met een vaste secretaris/onderzoeker) komen allemaal voor. Bij de oprichting van de commissie in de gemeente De Ronde Venen is gekozen voor het hybride model. Het hybride model is een commissie die bestaat uit externen en interne leden (raadsleden). Elk model heeft eigen specifieke voor- en nadelen. Voordelen De voordelen die duidelijk in deze commissie zijn ervaren zijn kennis van de couleur locale en kennis van de politieke ontstaansgeschiedenis. Soms is het wenselijk of handig voor de commissie om op de hoogte te zijn van bepaalde politieke gevoeligheden. Ook kan inhoudelijke dossierkennis van besluiten en andere zaken van de geschiedenis van een specifiek onderwerp helpen bij het uitwerken van een rapport. Nadelen De nadelen van deze keuze zijn het gevaar van subjectiviteit met als gevolg een lagere acceptatie in de Raad, te grote betrokkenheid bij een onderwerp en het feit dat de externe leden het merendeel van de uitwerking verrichten. De huidige commissie werkt met slechts twee externen en een beperkt budget, waardoor het niet mogelijk is om zonder aanvullend financiële middelen een onderzoek uit te besteden. Als nadeel wordt ervaren dat vanwege de beschikbare kennis, het aantal onderzoeksonderwerpen daarmee beperkt wordt tot de kennis van de twee externe leden. Over de verdeling van het aantal in- en externe leden is daarom meer te zeggen dan over de keuze voor de vorm. Rekening houdend met het feit dat de externe leden het grootste deel van de uitwerking van onderzoeken voor hun rekening nemen, zou een voorkeur moeten bestaan voor de verhouding van maximaal 3 interne en 4 externe leden. Hierdoor neemt het arbeidspotentieel toe, maar tevens doet zich de mogelijkheid voor om meer kennis en kwaliteit in de commissie te halen. Het is de ervaring van de commissie dat kennis en ervaring in de problematiek van rekenkamers leiden tot duidelijkere probleemstellingen, betere onderzoeksvragen en inhoudelijk betere rapporten. Dat heeft enerzijds te maken met ervaring, anderzijds met kennis vanuit soortgelijke onderzoeken in andere gemeenten en de verspreiding daarvan via onder andere het internet. Voor- en nadelen andere vormen De volledig uitbestede vorm heeft als grootste voordeel de mogelijkheid om veel kennis en kunde op allerlei gebied in te huren, waardoor rapporten kwalitatief en mogelijk ook qua bruikbaarheid van conclusies en aanbevelingen beter aansluiten bij de wensen van de Raad. Als nadeel heeft de volledig uitbestede vorm de volledige objectiviteit, waardoor politieke gevoeligheden of andere intern de gemeente spelende zaken mogelijk niet worden meegenomen in het rapport. Een 2 e nadeel betreft de kosten, in verhouding is dit de duurste optie. 6
Afhankelijk van de wijze van uitbesteden betreft het hier soms volledige inhuur van een extern bureau of een samengestelde commissie uit ingehuurde personen. Een 3 e nadeel, vooral bij een extern bureau, kan zijn dat het externe bureau een opdracht naar de letter uitvoert en daarmee een rapport oplevert dat vraagt om verder onderzoek of geen handzame aanbevelingen geeft. De volledige interne vorm heeft als nadeel dat elke vorm van objectiviteit zou kunnen ontbreken, omdat het alleen betrokken raadsleden betreft. Een 2 e nadeel betreft de arbeidscapaciteit. Zeker in grotere plaatsen is raadslid zijn een behoorlijke extra belasting naast een eventuele gewone baan. Dat betekent dus dat hier waarschijnlijk veel ambtelijke ondersteuning nodig is voor het samenstellen en bewerken van rapporten. Als voordeel is natuurlijk te noemen de kosten (raadsleden krijgen al een vergoeding) en de mogelijkheid om per onderzoek verschillende raadsleden te benoemen zodat meerdere onderzoeken gelijktijdig kunnen lopen. Het model met een vaste secretaris/onderzoeker levert in elk geval als nadeel een redelijke kostenpost op voor salaris en vaste componenten. Een voordeel is de permanent aanwezige capaciteit om dossiers op te zoeken, stukken te schrijven of te redigeren. Inhoudelijk is deze vorm ook afhankelijk van de overige leden van de commissie. Openstaande actiepunten Rekenkamercommissie 1. Besturingsmodel Naar aanleiding van het onderzoek naar het wegenbeheersysteem meent de commissie, dat er op dat moment voldoende aanleiding was om een onderzoek in te stellen naar de werking van het besturingsmodel binnen de gemeente. De commissie had zich daarom voorgenomen en heeft dat ook gemeld in de rapportage van het wegenbeheerssysteem om in 2009 een onderzoek te doen naar de werking van het besturingsmodel in de gemeente. Dit onderzoek komt op dit moment niet voor in het overzicht uitgevoerde onderzoeken, omdat onder andere het besturingsmodel eind 2008 begin 2009 na de ervaringen met de ronde tafel gesprekken is geëvalueerd en heeft/zal leiden tot enige aanpassingen. Daarnaast heeft het onderzoek naar de brugbediening en de 2 e wisseling van samenstelling dermate veel tijd gekost dat het niet langer mogelijk was hier een onderzoek naar op te starten. 2. Inhuur externen Een tweede onderzoek dat niet kon worden gestart is een verzoek vanuit de Raad om onderzoek te doen naar het inhuurbeleid van het College. Na diverse indringende discussies in de commissie en navraag bij de vraagsteller uit de Raad is de commissie niet tot een eensluidende vraag/probleemstelling gekomen en daarom is besloten dit onderzoek niet op te starten. 7
3. Programma begroting Een derde onderzoek waarvoor wel een onderzoeksopzet is geschreven betrof de begroting van de gemeente. Na bestudering van de begroting zag de commissie geen aanleiding om op dit moment een onderzoek in te stellen. Enige aandacht kan en mag wel worden gegeven aan het concretiseren van de beleidsdoelen (wat gaan we doen, hoe doen we dat, waarmee doen we dat?), maar dat gaf onvoldoende aanleiding om een uitgebreid onderzoek op te starten. Besteding financiële middelen In deze paragraaf wordt op basis van de gegevens uit de gemeentelijke administratie weergegeven welke kosten en uitgaven voor de jaren 2006 t/m 2010 door de Commissie zijn gemaakt. 2006-2008 begroot 21.000 presentie 1844 reiskosten 904 catering 542 restant 10.710 2010 begroot 7.000 presentie 2800 reiskosten 198 catering 290 restant 3.712 Geleerde lessen Samenstelling Binnen de Rekenkamercommissie is geconstateerd dat over bepaalde onderwerpen gebrek is aan inhoudelijke kennis, er te weinig arbeidspotentieel is en bij uitval van 1 van de externe leden het werk van de commissie feitelijk stil valt. Al deze problemen zijn aan te pakken door meer externe leden en minder interne leden te benoemen. Tevens vervalt door deze verdeling de mogelijke subjectiviteit van interne leden, omdat de externe leden in de meerderheid zijn. 8
Onderzoeksonderwerpen De Rekenkamercommissie is niet gehouden aan het onderzoeken van onderwerpen uit de Raad, maar is wel een instrument van de Raad ter ondersteuning van haar controlerende taak. Het is daarom in de ogen van de commissie belangrijk dat de Raad onderwerpen waarover zij een doelmatigheid- en doeltreffendheidtoets wil neerlegt bij de commissie. Rechtmatigheidsonderzoeken ligt in principe bij de accountant, waarbij de accountant wel gebruik kan maken van de onderzoeken van de commissie. Beleidsevaluaties liggen in eerste aanleg bij het college, maar het staat de Raad vrij om de Rekenkamercommissie te verzoeken en eigen onderzoek uit te voeren. Onderzoeksopzet Een onderzoek staat of valt met het goed definiëren van de probleemstelling en onderzoeksvragen. Als de probleemstelling en de onderzoeksvragen aan het begin van een onderzoek niet goed wordt uitgesproken en opgezet dan loopt een onderzoek vast. De tijd die gebruikt wordt voor het opstellen van een vooronderzoek en een plan van aanpak zijn niet weggegooid, maar leiden tot een sneller en systematischer onderzoek. Een goed opgezet onderzoek met heldere probleemstelling en onderzoeksvragen leidt later niet tot interne discussie en eventuele bijstellingen over doel en opzet. Archivering Zoals in verschillende onderzoeken van de commissie geconstateerd blijkt volledige, betrouwbare en traceerbare archivering lastig. In diverse onderzoeken heeft de commissie geconstateerd dat gevraagde dossiers niet volledig blijken te zijn of niet centraal opgeslagen of in een enkel geval alleen na bijzonder verzoek en onderzoek van de griffie beschikbaar te komen. Gecombineerd met het goed opzetten van de onderzoeksopzet en het verkrijgen van de juiste documentatie gaat veel tijd verloren. Kennis Ervaring binnen de gemeentelijke organisaties van externe leden helpt om te komen tot goede onderzoeksopzetten en het formuleren van aanbevelingen die ook daadwerkelijk uitgevoerd kunnen worden. In een nieuwe commissie is daarom aan te bevelen om 2 extra externen te benoemen die al langer en in een beperkt aantal andere commissies deelnemen. Door deze constructie haalt de gemeente bruikbare kennis en kunde in huis die aantoonbaar tot betere onderzoeksresultaten zal leiden. Audit commissie Hoewel dit nog een relatief nieuw begrip is binnen de overheid heeft deze commissie wel een duidelijke rol te vervullen. In deze commissie moeten de onderzoeken van de accountant, Rekenkamercommissie en College met elkaar worden vergeleken en indien nodig passend gemaakt. Binnen de Ronde Venen wordt hier nauwelijks invulling aangegeven en leidt de auditcommissie een slapend bestaan. 9
Budget Als richtinggevend kan het advies van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers (NVvR) worden gezien, die aangeeft dat 1 per inwoner minimaal beschikbaar moet zijn voor de Rekenkamercommissie in welke vorm dan ook. Ondersteuning van de Rekenkamercommissie De commissie heeft ook geconstateerd dat het verzamelen van dossiers tijdrovender is en meer werk vergt dan gedacht. Een duidelijk aanspreekpunt binnen de griffie, met voldoende tijd en ruimte om hier aandacht aan te besteden is geen overbodige luxe. Ambtelijk secretaris van de Rekenkamercommissie is geen klein deeltaakje, het is noodzakelijke ondersteuning van de rekenkamercommissie om haar werk goed te kunnen uitvoeren. 10