Rekenkamercommissie Jaarverslag Rekenkamercommissie De Ronde Venen 2012

Transcriptie

1 Rekenkamercommissie Jaarverslag Rekenkamercommissie De Ronde Venen 2012

2 Inhoudsopgave pagina Inhoudsopgave jaarverslag 2 Inleiding 3 Samenstelling 3 Afronding onderzoeken gestart in Onderzoeksagenda Overige activiteiten 5 Deskundigheidsbevordering en trainingen. 6 Ondersteuning 7 Besteding financiële middelen 7 2

3 Inleiding In artikel 185 Gemeentewet staat aangegeven, dat de rekenkamerfunctie van een gemeente jaarlijks een jaarverslag dient op te stellen en aanbiedt aan de Gemeenteraad. Hierbij wordt u het jaarverslag van de Rekenkamercommissie De Ronde Venen aangeboden. In dit jaarverslag wordt teruggekeken naar de activiteiten en onderzoeken in Samenstelling Rekenkamercommissie In de raadsvergadering van 3 januari 2011 is de Verordening op de Rekenkamercommissie De Ronde Venen vastgesteld. In de verordening is gekozen voor een gemengd model: drie raadsleden en vier externe leden (waaronder de voorzitter). Mevrouw Kroes heeft in januari 2012 om persoonlijke redenen afscheid genomen van de rekenkamercommissie. Begin februari 2012 is de heer R. Sporrel geïnstalleerd als nieuw extern lid van de Rekenkamercommissie. Er bestaat een vacature voor een extern lid. De rekenkamercommissie heeft er voor gekozen de vacature voorlopig niet op te vullen. Samenstelling Rekenkamercommissie De Ronde Venen in 2012: Externe leden: De heer J.M. Verwer (vz tot februari, daarna vice-vz)) Mevrouw M.H. Wittebol (vice-vz tot februari, daarna vz) Mevrouw M.N. Kroes (tot januari 2012) De heer R. Sporrel (vanaf april 2012) Raadsleden: De heer M. van der Greft De heer J. Kneppers De heer E. Hoogendijk Secretaris: mevrouw E.C.M. den Hartogh Afronding onderzoeken gestart in 2011 De rekenkamercommissie De Ronde Venen heeft in 2011 besloten tot de onderzoeken: Onderzoek Minimabeleid en Onderzoek subsidiering De Baat. Deze onderzoeken waren in 2011 nog niet afgerond. Op 10 januari 2012 heeft overleg plaatsgevonden met de fractievoorzitters van alle partijen. In deze vergadering is afgesproken dat de rapporten onderzoek naar armoedebeleid en onderzoek naar Subsidiering van De baat in eerste instantie in de commissie IS besproken worden en afhankelijk van de uitkomst daarvan ook in de raad. Daarnaast zijn suggesties meegeven voor onderzoeksonderwerpen. De fractievoorzitters konden zich ook vinden in de voordracht van de heer Sporrel als nieuw lid van de rekenkamercommissie. Daarnaast zijn de aanbevelingen van het rapport van Berenschot naar het functioneren van rekenkamer(commissie)s doorgenomen. Onderzoek minimabeleid Het onderzoek Minimabeleid is in opdracht van de rekenkamercommissie uitgevoerd door Necker van Naem. De uitkomst van deze bespreking was overname door de wethouder van alle aanbevelingen in het rapport gedaan aan het college. Vastlegging gebeurde in het overzicht van toezeggingen 2012 zoals door de griffier wordt bijgehouden. 3

4 De aanbevelingen waren: 1. Stel kaders en vertaal naar doelstellingen. 2. Stuur meer op de doelgroep in relatie tot de gewenste maatschappelijke effecten. 3. Zorg dat de huidige regelingen passen bij de geformuleerde doelen en doelgroep. 4. Bepaal of de vastgestelde maatschappelijke effecten bereikt worden. In de commissievergadering van 3 december 2012 is het raadsvoorstel uitgangspuntennotitie Minimabeleid behandeld in de commissie Inwonerszaken/ samenleving. Onderzoek subsidiering De Baat Vervolgens is in de commissievergadering van maart 2012 het rapport naar de subsidiering van De Baat behandeld. Alle aanbevelingen die de rekenkamercommissie daar heeft gedaan werden overgenomen, vastlegging is gebeurd in het overzicht van toezeggingen. De aanbevelingen luiden als volgt: 1. Formuleer gemeentelijke welzijnsdoelen die expliciet, specifiek en meetbaar zijn. 2. Koppel de gemeentelijke welzijnsdoelen expliciet aan de afspraken die met de welzijnsinstelling worden gemaakt. 3. Breng orde in de procesgang van subsidieaanvragen en afrekenen. (...) 4. Een procesbeschrijving van de geformuleerde uitgangspunten voor het subsidieproces is van belang. (...) 5. (...) Maak duidelijke afspraken met de instelling over definities voor kostprijsomschrijvingen en de kostprijs. 6. Maak op basis van de kostprijsafspraken een analyse van de bedrijfsvoering van De Baat en maak afspraken over de hoogte van de overhead. 7. Maak duidelijke afspraken dat er egalisatiereserves worden gevormd. (...) 8. Maak duidelijke afspraken over de verantwoording. (...) Daarnaast is in deze commissievergadering door de wethouder toegezegd dat wordt uitgezocht wat de motivatie is geweest om de VNG model subsidieverordening niet integraal over te nemen, waardoor financiële sturingsmogelijkheden in de vigerende subsidieverordening ontbreken. Hierop is via een memo bij griffiebrief antwoord gekomen. Voor de commissievergadering IS van 16 april 2012 werd toegezegd dat er een memo zou komen met de planning m.b.t. het formuleren van beleidsdoelen, incl. tijdsplanning wanneer welke beslissingen genomen dienen te worden. Een deel van een antwoord op deze toezegging volgde in de griffiebrief 23. Het vaststellen van de beleidsdoelen dient nog geagendeerd te worden voor de raad in Onderzoeksagenda 2012 Op basis van de wensen die het presidium in januari heeft aangegeven is de groslijst aangevuld met de onderwerpen externe inhuur, quickscan harmonisatie sportsubsidies, inkoopbeleid, zwembad het Veenweidebad en wegenbeheer zijn nader besproken en onderzocht. Besloten is geen onderzoek te doen naar het onderwerp wegenbeheer. De opzet van het wegenonderhoudsprogramma zal namelijk binnenkort worden aangepast. Daarom heeft de rekenkamercommissie ervoor gekozen er geen onderzoek naar te doen op dit moment. De rekenkamercommissie heeft ook de programmabegroting op dit onderwerp na geslagen. Naar de harmonisatie van sportsubsidies wordt in 2012 onderzoek verricht binnen de organisatie. In dat kader zal later accommodatiebeleid worden geformuleerd. Een nader onderzoek door de rekenkamercommissie wordt niet opportuun geacht. 4

5 Naar zwembad het Veenweidebad is wel een uitgebreid vooronderzoek verricht. Dit onderzoek is door de heer W. Hoekstra in opdracht van de rekenkamercommissie uitgevoerd. De resultaten hiervan zijn op 25 juli 2012 aan de raad aangeboden in de vorm van het aanbieden van een quickscan. Op dat moment was er enige commotie in de Rondeveense samenleving omdat het zwembad aankondigde gedurende vier weken, tijdens de zomervakantie, te sluiten. Deze quickscan is vervolgens besproken in de commissievergadering van oktober Conclusie van de rekenkamercommissie in de quickscan was dat er geen aanleiding is gevonden om nader onderzoek te doen. Vastgesteld is dat de er een discrepantie heeft bestaan tussen verwachtingen en concrete afspraken over wat de bouw van het zwembad zou dienen op te leveren voor de gemeenschap. Naar aanleiding van een vooronderzoek naar inkoop en aanbestedingsbeleid is het volgende door de rekenkamercommissie geconcludeerd: met de aanbevelingen uit het verleden is weinig gedaan. Er ontstaat mogelijk een nieuwe situatie met betrekking tot inkoop en aanbesteding, omdat volgend jaar het contract met IBMN afloopt. Er kunnen aandachtspunten worden gegeven voor de hele procedure en afwegingen mee te geven voor volgend jaar. Vanuit het Rijk komen er meer strikte regels met betrekking tot inkoop richting gemeenten. Een raadsbrief met deze inhoud is in december 2012 aan de gemeenteraad verstuurd. Uit de vergadering van het presidium van september 2012 zijn drie nieuwe onderwerpen genoemd, t.w. onderzoek naar de bezwarenbehandeling, bestuurlijke aansturing lokale omroepen en leveren bezuinigingen op groenbeleid het gewenste effect op. Vanuit de rekenkamercommissie is ook nog benoemd: hoe kan informatiewaarde van de programmarekening worden vergroot. In september 2012 is besloten dat het onderwerp bezwaarschriftenprocedure het volgende onderwerp van onderzoek wordt, zowel vanuit het presidium als vanuit het college is dit onderwerp als suggestie aangedragen. Aan drie bureaus en de zzp-vereniging De Ronde Venen is offerte gevraagd. Er zijn twee offertes ontvangen, waarbij twee bureaus een gezamenlijke offerte hebben uitgebracht. In november hebben deze bureaus een presentatie gehouden over hun offerte, het bureau Twaalf is geselecteerd om het onderzoek voor de rekenkamercommissie uit te gaan voeren. Een startbijeenkomst van dit onderzoek is gehouden in december De daadwerkelijke uitvoering zal met name in januari en februari van 2013 plaatsvinden. Overige activiteiten. Er hebben in 2012 elf reguliere vergaderingen plaatsgevonden. Het onderzoeksprotocol van de rekenkamercommissie is op punten aangepast in 2012, mede naar aanleiding van de in januari en maart 2012 gepresenteerde onderzoeken. De manier waarop de rekenkamercommissie wordt benaderd, zowel persoonlijk als via de mail is onderwerp van gesprek geweest met de gemeentesecretaris. Daarnaast is het punt met betrekking tot toegang en ter beschikking krijgen van informatie besproken. Het onderwerp van ex-ante onderzoeken is naar aanleiding van het rapport Berenschot ook verscheidene malen onderwerp van gesprek geweest in de rekenkamercommissie. Hierover is aan de hand van een door de rekenkamercommissie opgesteld papier van gedachten gewisseld met het presidium in het overleg van de rekenkamercommissie en het presidium in mei De voorzitter is ook aanwezig geweest bij verschillende bijeenkomsten met de algemene rekenkamer. De algemene rekenkamer wil het 200-jarig bestaan in 2014 uitgebreid vieren en zoekt hiervoor ook aansluiting bij lokale rekenkamers. De rekenkamercommissie heeft zich aangemeld om mee te 5

6 denken. Er zijn onderwerpen uitgezocht die uitgewerkt zullen worden. De rekenkamercommissie De Ronde venen dient nog te bekijken bij welke projecten zij zich wenst aan te sluiten. De randvoorwaarde voor het goed kunnen functioneren van de rekenkamercommissie zijn zowel intern aan de orde geweest als in een gesprek met het presidium in augustus en september Daar is over de positie van de rekenkamercommissie gesproken aan de hand van een door de rekenkamercommissie opgestelde brief. De rekenkamercommissie heeft in de loop van het eerste half jaar van 2012 moeten concluderen dat de mogelijkheden voor het door de externe leden uit te voeren onderzoeken opdrogen en dat het budget eigenlijk niet toereikend is om onderzoeken nog uit te besteden. Als uitkomst hiervan is door het presidium in september 2012 besloten het budget voor 2012 en 2013 met 7000 euro te verhogen wat voor het totale budget van de rekenkamercommissie betekent dat het budget neerkomt op een budget van 50 eurocent per inwoner. Deskundigheidsbevordering en trainingen. In het kader van deskundigheidsbevordering heeft de rekenkamercommissie besloten actief deel te nemen aan bijeenkomsten waar kennis en deskundigheid worden bevorderd. De secretaris neemt deel aan de kring van secretarissen van de NVRR, de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies. Daarnaast wordt contact gezocht met rekenkamercommissies van omliggende gemeentes om te bezien of er een basis is voor uitwisseling / samenwerking. Op 19 april 2012 hebben de voorzitter en secretaris het congres van de NVRR bezocht. Er heerste een goede sfeer, mensen kennen elkaar enigszins, van andere rekenkamers of vanuit het werk. Gemeenschappelijke factor is toch de verbondenheid met het openbaar bestuur. De ALV vond voorafgaand aan het congres plaats. De brief van mevrouw Spies is ook op het congres aan de orde geweest. Opvallende zaken daarin: het nut van de aanwezigheid van rekenkamers werd onderschreven. De slappe reactie op het fenomeen slapende rekenkamers wordt opgepakt door de NVRR, die gaat hier zelf op korte termijn onderzoek naar doen. Inmiddels zijn in november 2012 de eerste resultaten gepresenteerd. In november 2012 vond de algemene ledenvergadering van de NVRR plaats. Onderwerpen die daar aan de orde zijn geweest: Eerste resultaten van het onderzoek van de NVRR naar het fenomeen slapende rekenkamercommissies. Nieuwe criteria voor de jaarlijkse prijs die de NVRR uitreikt voor het beste rekenkamerrapport. Mede naar aanleiding van het rapport Berenschot en de discussies die daarop zijn gevolgd is doorwerking van rekenkamerrapporten uiteraard naast een goede onderzoeksverslaggeving het belangrijkste criterium geworden. Dat wil zeggen neemt de raad als eerste de aanbevelingen over en gaat het college daar ook daadwerkelijk mee aan de slag. In mei is overleg gevoerd met de rekenkamercommissie van Woerden, onder andere om de mogelijkheden voor een eventuele samenwerking bij specifieke onderzoeken te onderzoeken. Het is gebleken dat de situatie daar qua financiën en ondersteuning anders is. Er zijn geen directe mogelijkheden voor samenwerking gebleken, er is afgesproken contact te blijven houden en waar mogelijk zaken met elkaar uit te wisselen. 6

7 Ondersteuning van de Rekenkamercommissie De ondersteuning van de Rekenkamercommissie vanuit de griffie heeft plaatsgevonden door mevrouw E.C.M. den Hartogh, plv. griffier. Budget 2012 begroot werkelijk presentiegeld via salaris 5.600, ,18 vergaderkosten 0,00 388,15 lidmaatschappen 0,00 330,00 overige catering en contributies 500,00 121,27 reis en verblijfkosten 800,00 963,44 workshop congres seminar 0,00 465,00 advieskosten 6.500, ,00 overige kosten 3.300,00 0, , ,04 De Rekenkamercommissie heeft een eigen budget waarvan de samenstelling zoals begroot voor 2012 in schema is gezet. Daarnaast worden de werkelijke kosten weergegeven. In de vergadering van het presidium op 17 september 2012 door het presidium ingestemd met het beschikbaar stellen van een extra budget van 7000 voor 2013 en 2014, wat voor het totale budget van de rekenkamercommissie betekent dat het budget neerkomt op een budget van 50 eurocent per inwoner. 7