Rekenkamercommissie Boxtel. Jaarverslag Rekenkamercommissie 2012

Transcriptie

1 Rekenkamercommissie Boxtel Jaarverslag Rekenkamercommissie 2012 Boxtel, maart 2013

2 Inhoud 1. Inleiding De rekenkamer Werkzaamheden / onderzoek Vergaderingen rekenkamercommissie Aanbieden jaarverslag Onderzoeken Lokale Agenda Grote Projecten De rol van de raad bij maatschappelijke controverse: de casus proefboringen schaliegas Dommel door Boxtel Communicatie Financiën...5 Bijlage 1: Nevenfuncties...6 1

3 1. Inleiding Met dit jaarverslag wil de commissie haar functioneren inzichtelijk maken voor de gemeenteraad en het college. Het verslag kan ook voor de gemeentelijke organisatie, en anderen, van belang zijn en is daarom voor iedereen beschikbaar. Het verslag begint met een korte uitleg over en de samenstelling van de rekenkamerfunctie. Daarna komen de lopende en afgeronde onderzoeken kort aan de orde. Vervolgens vindt de afsluiting plaats met een financieel overzicht. 2. De rekenkamercommissie De Wet Dualisering Gemeentebestuur bepaalt dat elke gemeente een rekenkamer of rekenkamercommissie moet hebben. De rekenkamercommissie in Boxtel bestaat uit drie externe leden, waaronder de voorzitter. Een secretariaat ondersteunt de commissie bij haar werkzaamheden. De samenstelling van de commissie was in 2012 als volgt: voorzitter leden secretariaat Griffie 2012 drs. H. (Huub) Tilburgs t/m 29 mei 2012 drs. J. (Jan) van den Heuvel met ingang van 1 juli 2012 drs. M. (Marga) Vermeer MSc drs. A.J.J. (Aart) Jooren Rc Drs. D.N. (Desiree) Bastin t/m 1 juli 2012 Ir. V.M.E. (Veerle) van den Broek van 1 juli 2012 t/m 1 november 2012 Mw. I.H.M. (Inge) Smits vanaf 1 november 2012 De leden vormen ook de rekenkamercommissie van de gemeente Sint- Oedenrode. Daarnaast zijn ze afzonderlijk lid van verschillende andere rekenkamercommissies in de regio. Dit heeft voor de gemeente als groot voordeel dat de leden kunnen putten uit ervaringen in andere gemeenten en van de kennis en ervaring van de overige leden van die rekenkamers. 3. Werkzaamheden / onderzoek 3.1 Vergaderingen rekenkamercommissie De rekenkamercommissie vergaderde in maal, inclusief diverse bijeenkomsten met de commissie. Bijzonder in 2012 was dat er een nieuwe voorzitter moest worden geworven. Hiervoor hebben een tweetal bijeenkomsten plaatsgevonden. De voorzitter en de leden van de rekenkamercommissie wonen als het nodig is commissievergaderingen bij om de voortgang van de in uitvoering zijnde of al uitgevoerde onderzoeken toe te lichten. De rekenkamercommissie vindt het daarbij van belang om in de voltallige samenstelling aanwezig te zijn. Ze 2

4 dragen immers gezamenlijk verantwoording voor de uitgevoerde onderzoeken. Bovendien is de rekenkamercommissie een instrument van de raad. Hoewel de rekenkamercommissie onafhankelijk is, wil ze ook steeds meer een instrument van de raad zijn. Om dit te kunnen bewerkstelligen zijn de contactmomenten met de raad en individuele raadsleden waardevol. Uiteraard wordt wel getracht om presentaties van rapporten en het informeren van de raad zoveel mogelijk te combineren. 3.2 Aanbieden jaarverslag 2011 Het jaarverslag 2011 dateert van 24 maart In de Gemeentewet is in artikel 185 lid 3 immers bepaald dat de rekenkamer het jaarverslag opstelt over het voorafgaande jaar vóór 1 april. Lid 4 van dit artikel bepaalt dat de rekenkamer vervolgens een afschrift naar het college en de raad stuurt. In de commissie Bestuurlijke Zaken van 28 maart 2012 heeft de rekenkamercommissie het jaarverslag 2011 ter kennisname gebracht. 3.3 Onderzoeken 2012 De rekenkamercommissie houdt bij haar werkzaamheden vast aan de kaders zoals die zijn vastgesteld in het reglement van orde, het onderzoeksprotocol en de gemeentelijke verordening op de rekenkamercommissie. De keuze voor de onderzoeksonderwerpen wordt gemaakt aan de hand van een aantal criteria. De onderzoeksactiviteiten van de Rekenkamercommissie zijn in 2012 gericht geweest op: o Lokale Agenda 21 o Grote Projecten o de rol van de raad bij maatschappelijke controverse: de casus proefboringen schaliegas o Dommel door Boxtel Lokale Agenda 21 Uit het onderzoek Lokale Agenda 21 zijn de volgende aanbevelingen gekomen: vraag subsidie aan; formuleer heldere doelstellingen voor de Lokale Agenda 21; stel op basis daarvan een activiteitenplan op; maak per project inzichtelijk wat het bijdraagt aan duurzaamheid; leg jaarlijks verantwoording af aan het college; zorg voor een goede financiële administratie. De raad heeft kennis genomen van de brief van de rekenkamercommissie over de Lokale Agenda 21 en heeft het college opdracht gegeven de aanbevelingen uit te voeren. Daarnaast heeft de raad het college de opdracht gegeven om in juni 2013 de stand van zaken met betrekking tot de aanbevelingen te rapporteren aan de commissie Bestuurlijke Zaken Grote Projecten De rekenkamercommissie heeft samen met Sint-Oedenrode in 2011 een onderzoek uitgevoerd naar Grote Projecten. Voor Boxtel is gekozen voor de projecten Schijndelseweg en de realisatie van het Dommelbad. Voor Sint- Oedenrode is onderzocht de nieuwbouw van het cultureel-educatief centrum Mariëndael. Door het onderzoek gezamenlijk uit te voeren, hoopte de rekenkamercommissie een maximaal lerend effect te bewerkstelligen. Het onderzoek is uitgevoerd door de heer H. Verdellen van Public Profit. Op 22 mei 2012 is het onderzoek gepresenteerd. Een rapport over de twee Boxtelse rapporten en een rapport waarin een vergelijking wordt gemaakt tussen de 3

5 onderzochte projecten in Boxtel en Sint-Oedenrode. De keuze van de projecten is tot stand gekomen na een workshop met een delegatie van de gemeenteraad. De rekenkamercommissie concludeert dat de Leidraad Projectmatig Werken een goed kader bevat, maar dat een kader dat bijsturing voor de raad mogelijk maakt onvoldoende concreet is. Op basis hiervan geeft de rekenkamercommissie vijf aanbevelingen: het kader voor de raad zou nader geconcretiseerd moeten worden en in de Leidraad opgenomen moeten worden de vernieuwde Leidraad zou door de raad vastgesteld moeten worden de interne controlemaatregelen verbeteren door bijvoorbeeld een collegiale toets het evalueren van de rapportageverplichtingen bij A-projecten het rapporteren aan de raad over een jaar wat met de aanbevelingen is gebeurd. De raad heeft kennis genomen van het rapport en heeft de aanbevelingen overgenomen. Daarnaast heeft de raad het college de opdracht gegeven de aanbevelingen uit te voeren. Tevens heeft de raad het college opdracht gegeven in juni 2013 de stand van zaken met betrekking tot de aanbevelingen te rapporteren aan de commissie Bestuurlijke Zaken De rol van de raad bij maatschappelijke controverse: de casus proefboringen schaliegas In 2012 startte het onderzoek naar de rol van de raad bij maatschappelijke controverse: de casus proefboringen schaliegas (hierna: schaliegas). Het onderzoek is uitgevoerd door de Tilburgse School voor Politiek en Bestuur, Universiteit van Tilburg. Het doel van het onderzoek was duidelijk te krijgen welke positie de rol kan innemen en wat de mogelijkheden van de raad zijn bij processen met, al dan moet onverwacht, een grote maatschappelijke impact. De resultaten van het onderzoek worden in de eerste helft van 2013 in de vorm van een eindrapport aan de raad voorgelegd Dommel door Boxtel In 2012 startte het onderzoek Dommel door Boxtel Het onderzoek naar de Dommel door Boxtel is uitgevoerd door de rekenkamercommissie zelf. Het doel van het onderzoek was inzicht te krijgen in de rol van de gemeenteraad in een project dat door een externe partij is geïnitieerd en naar de mate waarin de gemeenteraad invloed uit kan oefenen op een dergelijk project Dommel door Boxtel is een project van het waterschap De Dommel waar de gemeente Boxtel een financiële bijdrage aan heeft geleverd. De resultaten van het onderzoek worden in de eerste helft van 2013 in de vorm van een eindrapport aan de raad voorgelegd. 4. Communicatie De commissie streeft niet alleen naar een goede communicatie met de gemeenteraad. Ook de contacten met het college en de ambtelijke organisatie van de gemeente Boxtel zijn voor de rekenkamercommissie van belang. Om tot een onderwerpskeuze te komen heeft overleg plaatsgevonden met het Seniorenconvent. Tevens heeft afstemming plaatsgevonden met de gemeentesecretaris om te voorkomen dat niet een soortgelijk onderzoek bij een andere adviesorgaan werd uitgevoerd en te kijken of de timing correct was. 4

6 Dit jaarverslag dient ook het doel van een goede en transparante communicatie. Daarnaast stelt de commissie de gemeenteraad jaarlijks op de hoogte van het onderzoeksplan. Het onderzoeksplan is daarom ter kennisname aan de gemeenteraad aangeboden. Verder wordt bij ieder onderzoek een concept van het onderzoeksrapport achtereenvolgens voor een technische reactie aan het ambtelijk apparaat en voor een bestuurlijke reactie aan het college voorgelegd. Na kennisname van het rapport door de gemeenteraad, worden het rapport en de bevindingen op de gemeentelijke website geplaatst en aangeboden aan de Nederlandse Vereniging van rekenkamers en rekenkamercommissies (NVRR). De vereniging biedt via de website ( de mogelijkheid om rapporten in te zien van andere rekenkamers en rekenkamercommissies en organiseert regelmatig bijeenkomsten. Behalve de verslaglegging staat het persoonlijke contact hoog in het vaandel van de rekenkamercommissie. Omdat de leden samen verantwoordelijk zijn voor het onderzoek en de rapporten achten ze het ook van belang om indien mogelijk voltallig aanwezig te zijn bij de presentatie van het rapport en op andere momenten. 5. Financiën In de volgende tabel worden de uitgaven over 2012 weergegeven: 2012 budget voor onderzoek en presentiegelden ,00 uitgaven onderzoek Schaliegas 9.384,20 onderzoek Dommel door Boxtel 2.973,88 presentiegelden 7.080,50 contributies en donaties 220,00 overig 178,85 totaal uitgaven ,43 saldo ,57 Van dit saldo is nog een bedrag van ca nodig voor de afronding van het nog lopende onderzoek rol van de raad bij maatschappelijke controverse: de casus proefboringen schaliegas. 5

7 Bijlage 1: Nevenfuncties Voorzitter: H. (Huub) Tilburgs - voorzitter rekenkamercommissie gemeente Boxtel; - penningmeester Stichting Vrienden Orthopedagogisch Centrum Brabant. Voorzitter: J.J.M. (Jan) van den Heuvel - voorzitter rekenkamercommissie gemeente Sint-Oedenrode; - voorzitter rekenkamercommissie Veldhoven; - voorzitter van de rekenkamercommissie Cranendonck; - lid rekenkamercommissie Oisterwijk; - lid Seniorenraad Maasdonk. Lid: M. (Marga) Vermeer - lid rekenkamercommissie gemeente Sint-Oedenrode; - lid rekenkamercommissie gemeente Waalwijk. - lid rekenkamercommissie De Groene Rand Lid: A.J.J. (Aart) Jooren - lid rekenkamercommissie gemeente Sint-Oedenrode; - voorzitter rekenkamercommissie gemeente Oisterwijk; - lid Raad van Commissarissen Vieya wooncorporatie Dongen. 6