Dagboeken Dagboeken zijn nodig om boekingen te kunnen invoeren. Bij het opstarten van een administratie dient u eerst de benodigde dagboeken aan te maken. Standaard zijn de volgende dagboeken aanwezig: Memoriaal: in dit dagboek worden alle kruisposten, correctieboekingen en dergelijke geregistreerd die u maakt via de boekingsfunctionaliteit Memoriaal. Bank: in dit dagboek worden alle bankmutaties geregistreerd. Kas: alle boekingen die u maakt in het kasboek worden geregistreerd in dit dagboek. Crediteringen inkoop: dit dagboek wordt alleen gebruikt als u in de module Configuratie bij Administraties op het tabblad Instellingen de parameter 'Nummering per dagboek' hebt aangevinkt. Zo niet, dan worden zowel bij inkoop als bij verkoop alle boekingen (ook crediteringen) geleid via het dagboek Inkoop of Verkoop. Crediteringen verkoop: overeenkomstig Crediteringen inkoop. Inkoop: alle inkopen die via de inkoopfacturen worden ingeboekt, worden geregistreerd in dit dagboek. Verkopen: in dit dagboek worden alle verkopen die via declaraties en voorschotnota s worden ingeboekt, geregistreerd. Derden gelden: overeenkomstig het bankboek. Als u een nieuw boekjaar toevoegt aan een bestaande administratie waarvoor reeds eerdere boekjaren bestaan, dan zullen de dagboeken van het laatste boekjaar automatisch in het nieuwe boekjaar worden overgenomen. De dagboeken die niet meer worden gebruikt, kunnen worden verwijderd. Voorbeeld Tijdens het eerste boekjaar hield uw kantoor een verkoopdagboek per vestiging bij (Verkopen Amsterdam, Verkopen Rotterdam, enz.). Tijdens het tweede boekjaar worden de verkopen gecentraliseerd. De verschillende verkoopdagboeken kunnen dus door één enkel verkoopdagboek worden vervangen. Om de dagboeken te beheren: Klik op Dagboeken. Configuratie Administratie Dagboeken Pagina 1 van 5
Op dit scherm kunt u: De bestaande dagboeken raadplegen. Een nieuw dagboek aanmaken door op Nieuw te klikken (zie hierna). Een dagboek wijzigen door deze in de lijst te selecteren en daarna op Openen te klikken. Een dagboek verwijderen door deze in de lijst te selecteren en daarna op Verwijderen te klikken. Een dagboek aanmaken Om een dagboek aan te maken: Selecteer de administratie. Selecteer het boekjaar. Klik op Nieuw. Voer de beschrijving van het dagboek in. Selecteer een dagboektype. Voer het aanvangsnummer in. Dit is het eerste nummer min 1 dat in het dagboek zal worden gebruikt. Voorbeeld Indien u de waarde '0' invoert, dan zal '1' het eerste nummer zijn dat wordt gegenereerd. Indien u 20091000 invoert, dan zal het eerste nummer 20091001 zijn. o Voor dagboeken van het type Bank moet u de volgende aanvullende gegevens invoeren: Configuratie Administratie Dagboeken Pagina 2 van 5
Aanvangsnummer: het laatste bankafschriftnummer. Het volgende afschrift is dit nummer plus 1 Bankrekening: selecteer het bankrekeningnummer dat u als Titel in uw grootboekrekeningschema hebt opgenomen Eindsaldo controleren: om ervan verzekerd te zijn dat u alle boekingsregels op uw afschrift hebt ingeboekt, kunt u het eindsaldo invoeren en dit aan het einde laten controleren. U kunt de boeking dan niet opslaan voordat de beide saldi overeenkomen. Als u een financiële administratie met Kleos voert (en dus geen dossieradministratie), dient u dit vakje aan te vinken. o Voor dagboeken van het type Kas moet u de volgende aanvullende gegevens invoeren: Klik op OK om het dagboek te bewaren. Nadat u de dagboeken heeft aangemaakt, kunt u de boekingsperiodes activeren door op Activatie van periodes te klikken. De boekingsperiodes activeren Om de boekingsperiodes te activeren: Kies de administratie en klik op Openen. Configuratie Administratie Dagboeken Pagina 3 van 5
Kies het boekjaar en klik op Openen. Klik op Activatie van periodes. Configuratie Administratie Dagboeken Pagina 4 van 5
Vink de vakjes aan van de boekingsperiodes die u wilt activeren. Klik op OK om de activering te bevestigen. Configuratie Administratie Dagboeken Pagina 5 van 5