Table of contents 2 / 8

Transcriptie

1 Transitor+ 1 / 8

2 Table of contents Installatie... 3 Introductie... 3 Installatie Transitor Werking Transitor Instellingen Transitor Werking Transitor / 8

3 Installatie Introductie Introductie De module Transitor+ uit de Plus Serie van UNIDIS maakt het u gemakkelijk. Uw transitorische boekingen kunt u automatisch laten verdelen over meerdere perioden en boekjaren. Door eenvoudigweg te boeken op vooraf bepaalde tussenrekening en zullen de bedragen in uw administratie van UNIT4 Multivers geboekt worden. Jaarlijkse rekeningen kunt u, op het moment dat deze bij uw administratie binnen komen, direct verwerken. U loopt niet meer het risico dat een boeking in de foutieve periode of met de juiste verdeelsleutel geboekt wordt. Transitor+ maakt gebruik van onze module Taskmanager. Deze kunt u zien als de motor van de software. In de Taskmnager wordt een taak gedefinieerd die voor u een actie uitvoert. U kunt zelf bepalen met welke tijdsinterval u wilt dat het systeem deze actie uitvoert. Dit kan bijvoorbeeld 1x per uur zijn, maar bijvoorbeeld ook 2x per dag om 8.00 uur en om uur. Transitor+ kan gebruikt worden voor één of meerdere administraties. Systeemeisen: Werkstation/PC: Besturingssysteem: minimaal Microsoft Windows XP (32 of 64 bits) UNIT4 Multivers: minimaal versie 7.5 met licentie voor Business Connector. Server: Besturingssysteem: minimaal Windows Server 2003 (32 of 64 bits); volledig geupdate met de laatste patches..net Framewordk: minimaal versie 3.5. Toegang tot interne of externe mailserver welke het SMTP protocol ondersteunt. RDC toegang in 'admin modus' ('mstsc/admin') Installatie Transitor+ Installatie De installatie van Transitor+ bestaat uit een tweetal stappen. De installatie zal door een van onze consultants op afstand (via internet) worden uitgevoerd op uw server of werkstation. De eerste stap in de installatie bestaat uit het installeren van de Taskmanger. De Taskmanager vormt de motor van Transitor+ en zorgt voor de automatische verwerking van de boekingen. In de Taskmanager worden de volgende instellingen bepaald: Welke administraties worden gebruikt voor de transitorische boekingen Op welke tijdstippen wordt op nieuwe boekingen gecontroleerd en vervolgens deze uitvoert in uw UNIT4 Multivers administratie Welke notificatie s worden verstuurd De Taskmanager draait op de achtergrond op uw server en zal naar aanleiding van de instellingen één of meerdere acties uitvoeren. De Taskmanager wordt met 3 taken meegeleverd. De tweede stap van de installatie bestaat uit de installatie van Transitor+. Ook deze zal door onze consultant op afstand voor u uitgevoerd worden. 3 / 8

4 Werking Transitor+ Werking Transitor+ De volgende hoofdstukken behandelen o.a.: Instellingen in Transitor+ Werking van Transitor+ Instellingen Transitor+ Instellingen Transitor+ Transitorische tussenrekeningen Vooraf dient u in de UNIT 4 administratie reeds één of meerdere tussenrekeningen (type balans ) te hebben aangemaakt. Per tussenrekening kunt u bepalen hoe de transitorische boekingen aangemaakt moeten worden. Er dient een nieuw memoriaal dagboek aangemaakt te worden voor de transitorische boekingen. Bij het starten van Transitor+ zal het volgende scherm verschijnen: U voert hierin de volgende gegevens in: Gebruiker; uw UNIT4 Multivers inlognaam Wachtwoord; uw UNIT4 Multivers wachtwoord Administratie; de betreffende administratie waarin u uw transistorische boekingen wilt gebruiken Desgewenst kunt u een vinkje plaatsen bij de optie 'Volgende keer automatisch aanmelden' het inlogscherm zal dan niet meer getoond worden wanneer u de volgende keer Transitor+ start. 4 / 8

5 Na het inloggen zal het volgende scherm verschijnen: In het menu 'Bestand' kunt u aanmelden in een andere administratie door op 'Aanmelden' te klikken. U zult terug gaan naar het inlogscherm waarin u de mogelijkheid heeft om een andere administratie te kiezen. Tevens heeft u in dit menu de mogelijkheid om de software af te sluiten door op 'Afsluiten' te klikken. In het menu 'Help' vindt u de gegevens over uw licentie terug alsmede de digitale handleiding. In het scherm van Transitor+ maakt u uw instellingen voor de boekingen die verwerkt moeten worden. Tussenrekening; hier selecteert u de betreffende balansrekening voor de boekingen Transitor rekening; hier selecteert u de betreffende transitorrekening (balans of resultaat) U kunt via het icoon het zoekscherm openen om zo een tussenrekening of transitorrekening te selecteren. Memoriaal dagboek; in dit geselecteerde dagboek worden de transitorische boekingen aangemaakt. Vanaf welke periode: Voorbeeld: Indien de boeking op de tussenrekening wordt ingevoerd op 9 oktober, dient de eerste transitorische boeking in november aangemaakt te worden. Of wellicht wilt u in dat geval dat 5 / 8

6 de eerste boeking in januari van het nieuwe boekjaar moet worden aangemaakt. Bij de bepaling van de eerste boekingsperiode wordt de boekingsperiode van de boeking op de tussenrekening als basis genomen. Hieronder worden nu de keuzemogelijkheden gegeven. In de voorbeelden gaan we hierbij uit van de boekingsdatum 3 mei 2009 en periode 5. Dezelfde periode. In ons voorbeeld is dat dan periode 5/2009. Eerstvolgende periode. In ons voorbeeld is dat dan periode 6/2009. Vorige periode. In ons voorbeeld is dat dan periode 4/2009. Begin huidige kwartaal. In ons voorbeeld is dat dan periode 4/2009. Begin volgende kwartaal. In ons voorbeeld is dat dan periode 7/2009. Begin huidig boekjaar. In ons voorbeeld is dat dan periode 1/2009. Begin volgend boekjaar. In ons voorbeeld is dat dan periode 1/2010. Periode plus/min x. U kunt hier zelf een aantal perioden laten optellen of aftrekken. Indien u hier +3 invoert, zal de periode 8/2009 gebruikt worden. Dagnummer; Standaard zal de boekdatum op de eerste dag van de periode worden gezet, bijvoorbeeld U kunt eventueel hier een ander dagnummer kiezen, bijvoorbeeld 15 waardoor de transitorische boeking op de 15e dag van de periode wordt gezet ( ). Interval; Standaard zal het bedrag over opeenvolgende perioden verdeeld worden (interval = 1); bijvoorbeeld periode 10/2009 t/m 9/2010. U kunt er ook voor kiezen om een interval van 3 in te voeren, waardoor de transitorische boekingen bijvoorbeeld worden verdeeld over de perioden 10/2009, 1/2010, 4/2010, en 7/2010. Aantal perioden (standaard 12); Bepaalt over hoeveel perioden het bedrag verdeeld moet worden. Grootboekrekening; Meestal zal dit een resultaatrekening zijn. Op deze grootboekrekening wordt de transitorische boeking gemaakt. Bijvoorbeeld (rekeningnummer 4200): 4200 Huurkosten ,00 Aan 2200 Transitorische post 12 perioden 1.000,00 De Taskmanger wordt gebruikt voor het periodiek uitvoeren van de binnen Transitor+ gedefinieerde boekingen. In de Taskmanger definieert u bij de voor Transitor+ aangemaakte taak een 'actie'. Transitor+ kan gebruikt worden voor één of meerdere administraties. Via een parameter in de Taskmanager taak kunt u opgeven voor welke administraties Transitor+ uitgevoerd moet worden. Voor het (optioneel) versturen van notificaties en overzichten worden in de Taskmanger aparte taken aangemaakt, waarvoor u ook zelf een bepaalde interval kunt bepalen. Logboek Transitor+ werkt voor het grootste gedeelte op de achtergrond. Tijdens de uitvoering kan het 6 / 8

7 voorkomen dat Transitor+ bepaalde acties niet kan uitvoeren. Bijvoorbeeld: er dient een boeking aangemaakt te worden in boekjaar 2010, maar dit boekjaar bestaat nog niet. Andere mogelijke problemen zijn bijvoorbeeld: rekeningnummer bestaat niet in nieuw boekjaar of een periode is gesloten. In het logboek zijn alle opgetreden fouten/problemen terug te vinden. Indien ingesteld, zal een bepaalde persoon een notificatie via ontvangen op het moment dat er een nieuw probleem aan het logboek is toegevoegd. Zodra u het probleem heeft opgelost, bijvoorbeeld nieuw boekjaar aangemaakt, zal Transitor+ automatisch de nog aan te maken boekingen alsnog aanmaken. Werking Transitor+ WerkingTransitor+ De transitorische boekingen worden automatisch aangemaakt zodra er op één van de vooraf ingestelde transitorische tussenrekeningen wordt geboekt. Transitor+ zal met een door u zelf te bepalen interval controleren of er (nieuwe) boekingen zijn ingevoerd op deze tussenrekeningen en daarop reageren door de transitorische boekingen aan te maken. De interval kan bijvoorbeeld ingesteld worden op 1x per dag om 18:00 uur, maar ook op elke 5 minuten tussen 8:00 en 18:00. Transitor+ maakt o.a. hiervoor gebruik van de Taskmanager en wordt bij voorkeur op een server geïnstalleerd. Transitor+ werkt op de achtergrond. De gebruikersinterface van Transitor+ dient alleen voor het onderhouden van instellingen en het bekijken van logs. Optioneel is het mogelijk om periodiek, bijvoorbeeld elke dag, een overzicht per te ontvangen van de nieuwe aangemaakte transitorische boekingen. Standaard zal Transitor+ een notificatie naar een door u bepaalde persoon sturen indien de transitorische boekingen, om wat voor reden dan ook, niet aangemaakt kunnen worden. Voorbeeld: U ontvangt op 12 oktober 2009 een rekening voor de jaarhuur van uw kantoor ten bedrage van euro. Deze jaarhuur is voor de nieuwe periode november 2009 tot en met oktober Nu kunt u deze kostenpost boeken op rekening 4200 (huurkosten) in één periode, te weten oktober Nadeel is dat u de kosten dan volledig belast op één periode; dat is meestal niet wenselijk. Beter is het om de kosten te verdelen over meerdere perioden, in dit geval periode 11/2009 tot en met 10/2010 (= 12 perioden). U dient dan dus 12 boekingen van euro te maken voor elke genoemde periode. Dat kost veel tijd en moeite. Transitor+ maakt het u gemakkelijk. U boekt het totale bedrag in één boekingsregel op een bepaalde tussenrekening, b.v. rekening 2200 Transitorische posten 12 perioden. Transitor+ zal daarna automatisch het bedrag verdelen over 12 perioden. In Transitor+ definieert u instellingen voor bepaalde tussenrekeningen. Indien u op deze tussenrekeningen boekt, zal Transitor+ het geboekte bedrag verdelen over de gewenste perioden. Deze tussenrekeningen noemen we transitorische tussenrekeningen. Proces van Transitor+ In de administratie(s) dient u tussenrekeningen aan te maken waarop u de bedragen boekt welke over meerdere perioden/boekjaren verdeeld dienen te worden. Per tussenrekening kunt u instellen hoe het bedrag verdeeld moet worden. Voor het aanmaken van de transitorische boekingen heeft Transitor+ per tussenrekening de volgende gegevens nodig: 7 / 8

8 Memoriaal dagboek; In dit dagboek worden de transitorische boekingen aangemaakt. Vanaf welke periode; Via verschillende instellingen kunt u bepalen in welke periode de eerste transitorische boeking moet worden aangemaakt. Voorbeeld: indien de boeking wordt ingevoerd op 9 oktober, dient de eerste boeking in november aangemaakt te worden. Of wellicht wilt u in dat geval dat de eerste boeking in januari van het nieuwe boekjaar moet worden aangemaakt. Interval; Standaard zal het bedrag over opeenvolgende perioden verdeeld worden; bijvoorbeeld periode 1 t/m 12. U kunt er ook voor kiezen om een interval van 3 in te voeren, waardoor de transitorische boekingen bijvoorbeeld worden verdeeld over de perioden 1, 4, 7, en 10. Aantal perioden; Bepaalt over hoeveel perioden het bedrag verdeeld moet worden. Resultaat rekening (kosten of opbrengsten). Nadat u de instellingen voor de transitorische tussenrekeningen heeft bepaald en Transitor+ heeft ingesteld dat deze met een bepaalde interval de transitorische boekingen moet aanmaken, kunt u gaan starten met boeken. U boekt een bedrag op de transitorische tussenrekening in elk gewenst dagboek. Transitor+ zal dit constateren en reageren door, o.b.v. de bij de tussenrekening gemaakte instellingen, de transitorische boekingen aan te maken. Indien het voor Transitor+, om wat voor reden dan ook, niet mogelijk is om alle benodigde boekingen aan te maken, zal dit als fout worden geregistreerd en een notificatie worden verstuurd naar een door u ingestelde persoon. Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er boekingen moeten worden aangemaakt in het nieuwe boekjaar, maar dat deze nog niet is aangemaakt. Zodra u de gevonden fout(en) heeft hersteld zal Transitor+ de boekingen alsnog aanmaken. Indien gewenst kunt u Transitor+ periodiek een overzicht laten versturen met de aangemaakte transitorische boekingen. Dit overzicht wordt via de Taskmanager per verstuurd naar de door u ingestelde persoon of personen. 8 / 8