Onze innovaties uw groei ELO DMS Desktop Software voor: documentmanagement & archivering
Welkom in de wereld van ELO DMS Uw bedrijf werkt met Microsoft Office? Er is u al ter ore gekomen hoe efficiënt documentmanagementsystemen (DMS) en elektronische archivering zijn? Er is u al verteld dat DMS de remedie is tegen lange zoektijden, chaotische opslagsystemen en onoverzichtelijke werkmethoden? U kent de voordelen van DMS maar hebt gewoonweg geen tijd u erin te verdiepen? U ziet op tegen de implementatie en trainingskosten die de invoering van DMS met zich meebrengt? Dan begrijpen wij u goed. Hoog tijd om even rustig achterover te leunen en kennis te maken met ons unieke product ELO DMS Desktop. Wij zullen u laten zien hoe eenvoudig het is om DMS in uw favoriete Microsoft Office-toepassing te gebruiken. Verhoog uw dagelijkse productiviteit Wat dit product zo aantrekkelijk maakt, is dat het niet nodig is om een langdurig en duur project op te zetten of op elke werkplek een nieuwe DMS-client te installeren en te leren kennen. Met ELO DMS Desktop werkt u gewoon zoals u gewend bent en beschikt u toch over alle mogelijkheden die DMS uw organisatie te bieden heeft. Nergens anders leert u DMS zo eenvoudig, efficiënt en voordelig kennen.
Microsoft Office en ELO ELO Digital Office is een van de grootste DMS- en ECM* producenten in Duitsland. Klanten uit de meest uiteenlopende sectoren gebruiken ELO om bedrijfsinformatie, gedurende de gehele levenscyclus, te beheren, stroomlijnen, vinden en wetsconform op te slaan. DMS en ECM dragen immers bij tot een betere bedrijfsinfrastructuur voor snelle, efficiënte en kostenbesparende bedrijfsprocessen. De gebruiker centraal We hebben regelmatig contact met onze klanten en partners en krijgen vanuit de praktijk waardevolle feedback voor de ontwikkeling van ELO. Wij stellen ons ten doel de productiviteit van de gebruikers te vergroten zonder dat zij hun vertrouwde werkomgeving hoeven te verlaten. Dankzij de unieke integratie van DMS-functies in Microsoft Office is dit nu mogelijk. Microsoft Office is de onbetwiste leider op het gebied van kantoorsoftware. Outlook geldt als het toonaangevende systeem voor het opstellen en beheren van e-mail. Met Microsoft Word worden documenten zoals contracten, offertes en algemene correspondentie verwerkt. Excel wordt gebruikt voor analyses, berekeningen en grafische weergaven en Microsoft PowerPoint voor presentaties. Met de nieuwe ELO DMS Desktop software beschikt u heel eenvoudig over DMS-functionaliteit in de complete Microsoft Office-omgeving. Focus op de kernactiviteiten.net-componenten zorgen voor een naadloze integratie van ELO DMS-functies in de bestaande Officetoepassingen. Voor u als gebruiker betekent dit dat u al uw documenten kunt openen en opslaan zoals u gewend bent. Het enige verschil is dat uw documenten in plaats van op de lokale harde schijf of fileserver van het bedrijfsnetwerk veilig worden opgeslagen in het centrale ELO-archief. Krachtige DMS-functies, zoals het in- en uitchecken van documenten en het weergeven van de versiegeschiedenis, zijn direct beschikbaar via de desbetreffende Microsoft Office-toepassing. U hoeft uw vertrouwde werkomgeving dus niet te verlaten en kunt u volledig op uw kerntaken concentreren. * Enterprise Content Management Onze innovaties uw groei 3
Microsoft Outlook en ELO: intuïtief en productief Op veel werkplekken in bedrijven werkt men een groot deel van de dag in Microsoft Outlook om e-mails op te stellen en te beantwoorden, bijvoorbeeld, of om afspraken te maken en aan taken te werken. ELO kan naadloos in de bestaande en vertrouwde interface van Outlook worden geïntegreerd, waardoor u als gebruiker over geavanceerde DMS-functies beschikt. De DMS-functies werken heel intuïtief en helpen u uw productiviteit te vergroten zonder dat u een nieuwe interface hoeft te gebruiken. Navigeren en weergeven Met de integratie van ELO in Outlook navigeert u comfortabel door de archiefstructuur, net zoals in Windows Verkenner. Omdat de ELO-interface gebruik maakt van vertrouwde ordeningselementen, zoals archief, archiefkast, mappen en registers, vindt u snel uw weg in het archief. Een groot aantal documenttypen, zoals e-mailberichten, Office-documenten, pdf's en grafische bestanden, wordt rechtstreeks in Microsoft Outlook weergegeven zonder dat u de vertrouwde interface ook maar een moment hoeft te verlaten. In het verleden werden procesgerelateerde documenten zoals e-mails en Officebestanden vaak op verschillende locaties opgeslagen waardoor ze doorgaans moeilijk waren terug te vinden. In ELO kunnen deze documenten in procesgerelateerde klant- of projectmappen worden opgeslagen. Dit scheelt tijd en komt de motivatie van de medewerkers ten goede. Snel informatie vinden Met het nieuwe ELO DMS Desktop kunt u direct vanuit Microsoft Outlook het volledige bedrijfsarchief doorzoeken. Afhankelijk van de grootte kan een dergelijk archief vele honderden miljoenen documenten bevatten. U typt simpelweg een zoekterm in Outlook en uw zoekopdracht wordt uitgevoerd naar wens alleen in Outlook of in het hele bedrijfsarchief.
ELO Client voor Microsoft Outlook Het succes van DMS-technologie staat of valt met de mogelijkheid er intuïtief mee te kunnen werken zonder tijd en geld aan training kwijt te zijn. Enterprise Search De krachtige en uitgebreide ELO Enterprise Searchtechnologie isearch die in de ELO-server is geïntegreerd vormt de basis van de compleet nieuwe zoekmogelijkheden en -resultaten. De zoekresultaten worden overzichtelijk weergegeven in Outlook. Als u op een document klikt, wordt het geopend in het Outlook-venster, of het nu een e-mail, Office-document, pdf of grafisch bestand is. Wetsconforme archivering E-mailberichten bevatten vaak zakelijke correspondentie en kunnen daarom relevant zijn voor de belastingaangifte. In dat geval moeten ze gedurende de wettelijk voorgeschreven termijn in ongewijzigde vorm worden bewaard. Met ELO DMS Desktop kunt u uw e-mailberichten aan een proces of klantmap toewijzen en ze op die manier archiveren. ELO zorgt er automatisch voor dat de berichten voor de lange termijn worden opgeslagen en niet kunnen worden gewijzigd. Efficiënter werken als team De enorme hoeveelheid bestandsbijlagen die dagelijks wordt verzonden en ontvangen, neemt veel schijfruimte in beslag op de e-mailserver. Wat het interne e-mailverkeer betreft, behoort dit probleem nu tot het verleden. Maak ruimte vrij op uw e-mailserver en de daaraan gekoppelde opslagmedia: verzend simpelweg een link naar uw document met ELO DMS Desktop. De ontvanger klikt zoals gebruikelijk op de bijlage en het document wordt geopend vanuit het DMS-archief. Afbeelding: ELO Client for Microsoft Outlook Onze innovaties uw groei 5
>> Microsoft Office en ELO: naadloze integratie Naast Microsoft Outlook zijn Microsoft Word, Microsoft Excel en Microsoft PowerPoint ongetwijfeld de meestgebruikte toepassingen in de kantooromgeving. Ook hier biedt ELO u met ELO DMS Desktop een aanzienlijke meerwaarde. Tijdrovende zoekopdrachten behoren tot het verleden Stel dat u bezig bent met een brief aan een klant en even snel de eerdere correspondentie met deze klant wilt bekijken. Geen probleem. Met de add-in voor Microsoft Office kunt u de correspondentie rechtstreeks vanuit Microsoft Word in het ELO-archief opzoeken en weergeven. U kunt al uw documenten openen en opslaan zoals u gewend bent. Het eindeloze gezoek naar de laatste versie van een contract of offerte op de harde schijf of fileserver behoort tot het verleden. DMS-functies direct in Microsoft Office gebruiken ELO beheert de vele verschillende documentversies voor u. U ziet altijd de laatste versie van een document. Alle wijzigingen die in een document zijn aangebracht, worden op een transparante manier vastgelegd. Zo weet u altijd wie wanneer welke wijziging heeft aangebracht. U kunt deze informatie oproepen via de versiegeschiedenis. In plaats van op de harde schijf of fileserver worden uw documenten nu veilig opgeslagen in het centrale archief. Krachtige DMS-functies, zoals het in- en uitchecken van documenten en het weergeven van de versiegeschiedenis, zijn direct beschikbaar via Microsoft Word, Microsoft Excel en Microsoft PowerPoint.
DMS voor Microsoft Office Krachtige DMS-functies voor de vertrouwde Microsoft Office-omgeving verhogen de productiviteit. Archiveren zonder rompslomp U haalt een nieuwe klant of een nieuw project in huis. Dan kunt u direct vanuit Microsoft Outlook nieuwe mappen maken in het bestaande archief of bestaande mappen hernoemen en verplaatsen. Ook nu hoeft u de vertrouwde Outlook-interface dus niet te verlaten. Met drag-and-drop sleept u documenten eenvoudig van de ene naar de andere map of maakt u documentkopieën in het archief. Overzicht metagegevens Belangrijke documenten, zoals facturen en contracten, bevatten extra beschrijvende gegevens, de zogenaamde metagegevens. Met ELO DMS Desktop kunt u deze gegevens te allen tijde inzien. Bij contractuele documenten gaat het bijvoorbeeld om aanvullende informatie zoals het nummer, de looptijd en de waarde van het contract. Afbeelding: ELO Add-In for Microsoft Office Word Onze innovaties uw groei 7
>> ELO Client for Windows Explorer Het succes van DMS-technologie staat of valt met de mogelijkheid er intuïtief mee te kunnen werken zonder tijd en geld aan training kwijt te zijn. Toegang tot de fileserver Voor de uitwisseling van documenten gebruiken veel bedrijven tegenwoordig een centrale fileserver, waarmee alle medewerkers via een "station X:" op hun pc verbonden zijn. Hoe intensief deze centrale opslag wordt gebruikt, is afhankelijk van de werkwijze binnen het bedrijf. Vaak nemen medewerkers het zekere voor het onzekere en slaan ze hun documenten ook nog op hun harde schijf op. Hoe het ook zij, we zijn gewend om met Windows Verkenner (of Windows Explorer) te werken. Dat is de reden dat ELO Explorer is opgenomen in ELO DMS Desktop - een eerste belangrijke stap op weg naar een centraal bedrijfsarchief. Als gebruiker zult u in eerste instantie niet eens merken dat u via ELO Explorer Client al met een centraal bedrijfsarchief werkt: "station X:" ziet er met zijn mappen en documenten vertrouwd uit. Er zijn echter belangrijke dingen veranderd: Geen versiechaos meer U ziet nu altijd de laatste versie van een document. Werden er in het verleden meerdere versies weergegeven, bijvoorbeeld Offerte klant X, Offerte klant X_versie1, Offerte klant X_versie2 en Offerte klant X_nieuw, in ELO Explorer Client ziet u alleen nog de meest recente versie, Offerte klant X. Alle andere versies kunt u in de versiegeschiedenis van het document bekijken. Dit scheelt kostbare tijd en helpt fouten, tijdverspilling en juridische risico's voorkomen.
ELO Explorer Client Optimaliseer uw productiviteit op de meest eenvoudige manier en ervaar de kwaliteitsverbetering in de organisatie van uw bedrijfsprocessen. Risico's minimaliseren Documenten als contracten en offertes kunnen zeer gevoelige informatie bevatten en een groot potentieel risico voor het bedrijf met zich meebrengen. Als de verantwoordelijke medewerkers niet met de meest recente versie van dergelijke documenten werken, kan het bedrijf voor onaangename verrassingen komen te staan. Geavanceerde autorisatieconcepten bieden hier zekerheid. Dankzij de versiecontrole en versiegeschiedenis is de toegang tot de meest recente bedrijfsgegevens altijd gewaarborgd. Probleemloos overstappen Het succes van de invoering van een DMS-oplossing staat of valt met de acceptatie door de gebruikers. Al is de oplossing technisch nog zo hoogstaand, als de gebruikers het systeem niet accepteren, heeft een bedrijf er niets aan. ELO Explorer Client maakt de overstap naar DMS heel eenvoudig. Hoewel er een nieuw systeem wordt geïntroduceerd, merken de gebruikers tijdens hun werkzaamheden nauwelijks dat de tot dan toe gebruikte fileserver is vervangen door een volledig nieuwe technologie. Zodra echter blijkt dat de organisatie van de bedrijfsprocessen aanzienlijk is verbeterd, worden de voordelen van ELO Explorer Client ook voor hen zichtbaar. Afbeelding: ELO Explorer Client Onze innovaties uw groei 9
ELO isearch: zoekt u nog of hebt u het al gevonden? Met ELO isearch vindt u moeiteloos de informatie die u zoekt. De in de standaard fulltext functie geïntegreerde module verandert het dagelijkse werk radicaal. Als u graag met Google werkt, is ELO isearch voor u het einde. De Enterprise Search-technologie ELO isearch is onderdeel van ELO DMS Desktop en biedt u een groot aantal functies, waaronder automatisch aanvullen, spelfoutcorrectie, combineren van meerdere zoektermen met AND, OR en NOT en een synoniemenwoordenboek, waarin naar inhoudelijk vergelijkbare begrippen wordt gezocht. Al deze functies samen geven u de mogelijkheid doeltreffende, bedrijfsoverkoepelende zoekopdrachten uit te voeren. U vindt snel en zeker de voor u relevante informatie. Zoeken wordt een compleet nieuwe en lonende ervaring. Eén pakket - vele mogelijkheden De voordelen van ELO DMS Desktop zijn duidelijk. DMS is een bedrijfstoepassing die een integraal onderdeel van elke werkplek in een bedrijf zou moeten zijn. De naadloze integratie in de vertrouwde Microsoft Office-toepassingen en Windows Verkenner maken het voor bedrijven heel eenvoudig om DMS te implementeren. Moeiteloos overstappen: de voordelen op een rijtje Voordelige en snelle implementatie Geen trainingskosten Hoge gebruikersacceptatie Standaardtechnologieën Stijging van de productiviteit Gefaseerde uitbreiding mogelijk
Functieoverzicht ELO DMS Desktop Gebied Functie Microsoft Outlook Microsoft Office Windows Verkenner Map Maken p p p Bewerken p p p Bladeren p p p Trefwoorden p p p Autorisaties weergeven en bewerken p p p Documenten Archiveren p p p Nieuw maken vanuit sjabloon p p - Opslaan als p p - Verplaatsen p p p Inchecken/uitchecken p p p Overzicht van documenten in bewerking p p p Werkversie bekijken p p p Koppeling van documenten p - p Verwijzingen instellen p p p Autorisaties weergeven en bewerken p p p Documenten weergeven Word, Excel, PowerPoint p p extern Grafische documenten p extern extern E-mails p extern extern Geïntegreerde viewer p - - Indexeringsinformatie Weergeven p p p Wijzigen p p p Zoeken Zoeken in volledige tekst (isearch) p p p Zoeken in index p p p Onze innovaties uw groei 11
ELO DMS Desktop Software voor: documentmanagement & archivering ELO Digital Office GmbH, Stuttgart/Duitsland. Gehele of gedeeltelijke reproductie is uitsluitend toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van ELO Digital Office GmbH. Technische wijzigingen voorbehouden. Artikelnr. A000-DESKTOP-NL ELO -producten verkrijgbaar bij: ELO Digital Office GmbH Stuttgart/Duitsland www.elo.com info@elo.com ELO Digital Office AT GmbH Linz/Oostenrijk www.elo.com info@elo.at ELO Digital Office CH AG Zürich/Zwitserland www.elo.ch info@elo.ch