Handleiding Beveiligde E-mail 1
Inhoudsopgave Inleiding... 3 1. Beveiligde email ontvangen... 4 2. Eerste keer een account aanmaken... 5 3. Wachtwoord genereren om bericht te lezen... 6 4. Bijlagen openen... 8 5. Beveiligde e-mail doorsturen... 10 6. Beveiligde e-mail beantwoorden... 11 7. Veel gestelde vragen... 13 2
Inleiding Het Canisius-Wilhelmina Ziekenhuis verstuurt haar e-mails met patiëntengegevens beveiligd via Zorgmail van enovation. Op het moment dat uw organisatie ook een Zorgmail licentie heeft dan ontvangt u de e-mail berichten in uw e-mail applicatie zonder dat hiervoor aanvullende handelingen hoeven te worden verricht. Deze handleiding is dan voor uw organisatie niet van toepassing. Indien uw organisatie nog geen licentie heeft voor Zorgmail dan dienen onderstaande stappen te worden gevolgd. Heeft u na het lezen van deze handleiding toch nog vragen, dan kunt u contact opnemen met de Helpdesk ICT van het Canisius-Wilhelmina Ziekenhuis. Deze is op werkdagen te bereiken van 08:00 17:00 per e-mail helpdesk@cwz.nl of telefoonnummer 024-365 8400. 3
1. Beveiligde email ontvangen Ontvangers buiten het CWZ zullen een bericht in hun Postvak IN aantreffen met een soortgelijke inhoud als hieronder weergegeven. Elke beveiligde e-mail bevat een beveiligde PDF bijlage dat kan worden geopend aan de hand van een te genereren wachtwoord. Dit wachtwoord is per bericht verschillend en dient te worden gegenereerd aan de hand van de link in de e-mail. 4
2. Eerste keer een account aanmaken Op het moment dat u voor het eerst een beveiligde e-mail ontvangt van het CWZ, dient u eenmalig een account aan te maken. U komt dan in onderstaand scherm terecht. Hierbij dient u een wachtwoord op te geven dat gekoppeld is aan het e-mailadres waarop u het bericht hebt ontvangen. Dit is een éénmalige actie dat moet worden uitgevoerd. NB: Als u al een account heeft aangemaakt dan kunt u verder naar pagina 6 van deze handleiding. 5
3. Wachtwoord genereren om bericht te lezen Zodra u als ontvanger bent ingelogd, dient u op de link uit de e-mail te klikken en wordt het unieke ID van de PDF automatisch over genomen. Vervolgens dient u op de knop Genereer wachtwoord te drukken. Het wachtwoord dat verschijnt is het unieke wachtwoord, horende bij de PDF uit de inbox van de ontvanger. Met Ctrl + C is dit gemakkelijk te knippen en te plakken in de gebruikte PDF-viewer. NB. Deze zeer sterke wachtwoorden zijn niet gemakkelijk over te typen. Dat is bewust om te voorkomen dat deze door een kwaadwillende te achterhalen zijn. De ontvanger opent uit zijn inbox de PDF en plakt het wachtwoord hierin. 6
NB. De PDF is met iedere gangbare PDF-viewer te ontsleutelen. De mail wordt ontsleuteld en is te lezen door de ontvanger, inclusief eventuele bijlagen. De mail kan de ontvanger lokaal opslaan en/of verder verspreiden. 7
4. Bijlagen openen De bijlagen die worden meegestuurd met een beveiligde e-mail zijn in het beveiligde PDF bestand opgeslagen. Het kan voorkomen dat u aan de tekst Attachments ziet dat er bijlagen zijn toegevoegd maar deze lijken te ontbreken. Zie onderstaand voorbeeld: De bijlagen zitten er wel bij maar deze zitten verstopt onder de paperclip aan de linkerzijde. Zie onderstaande printscreen met pijl aangegeven. NB: indien bij de tekst Attachments wel staat aangegeven dat bijlagen zijn toegevoegd maar deze zijn aan de linkerzijde nadat u op de paperclip hebt geklikt toch niet zichtbaar dan kan dit mogelijk te maken 8
hebben met de PDF reader. Met name de geintegreerde PDF readers die via een weblink worden geladen kunnen problemen geven (zie onderstaande screenshot). Om dit op te lossen is het advies om het beveiligde PDF bestand lokaal op te slaan en vanaf daar te openen met bijvoorbeeld Acrobat Reader. Dit kunt u doen door nadat u het bestand hebt opgeslagen met de rechter muisknop op het bestand te klikken en vervolgens de knop openen met. Dit betreft een éénmalige actie indien u aangeeft in de toekomst dit type bestand altijd met dit programma wilt openen. Bij de volgende keer dat u het beveiligde PDF bestand ontvangt en lokaal opslaat dan kunt u het openen door er twee keer op te klikken en het wachtwoord in te voeren. 9
5. Beveiligde e-mail doorsturen Het kan voorkomen dat u de beveiligde e-mail naar een interne afdeling wilt doorsturen. Hiervoor zou een tweetal werkwijzen mogelijk: 1. Optie 1 is om het bericht rechtstreeks door te sturen maar hiervoor is het noodzakelijk dat u beschikt over de gebruikersnaam en wachtwoord van het e-mailadres waar de beveiligde e-mail is binnengekomen. Voorbeeld: stel het CWZ ontvangt een bericht op het adres klantenservice@cwz.nl en na het lezen blijkt dat dit bericht is bestemd voor backoffice@cwz.nl. Dan heeft backoffice@cwz.nl de gebruikersnaam en wachtwoord nodig van klantenservice@cwz.nl om dit bericht te openen. Dit is een redelijk omslachtige werkwijze en in de praktijk vaak niet haalbaar. 2. Optie 2 is om het gegenereerde wachtwoord mee te sturen. Aangezien de e-mail binnen het interne netwerk blijft is dit in het kader van informatiebeveiliging geen probleem. Voorbeeld: stel het CWZ ontvangt een bericht op het adres klantenservice@cwz.nl en na het lezen blijkt dat dit bericht is bestemd voor backoffice@cwz.nl. De klantenservice heeft reeds een wachtwoord gegeneerd en deze afdeling kan dan het wachtwoord (voorbeeld: fxp4um6jrh4wxoli46glh5xpjy) in de e-mail meesturen. Met dit wachtwoord hoeft de backoffice niet meer apart in te loggen om een nieuw wachtwoord te genereren maar kunnen ze het beveiligde e-mail bericht zonder problemen openen. 10
6. Beveiligde e-mail beantwoorden Indien u het bericht wilt beantwoorden dan kunt u dit beveiligd doen door op de knop reply te drukken. Vervolgens opent uw internet browser waarin u het e-mailbericht kunt opstellen en eventueel een bijlage kunt toevoegen. Een kopie van de reactie ontvangt u tevens in uw eigen e-mail applicatie. 11
12
7. Veel gestelde vragen Meest voorkomende vragen Wat moet ik doen op het moment dat ik mijn wachtwoord ben vergeten? Hoe moet ik mijn wachtwoord wijzigen? De tijdsduur om een melding van een eventueel probleem m.b.t. beveiligde e-mail af te handelen door de helpdesk ICT van het CWZ of door de leverancier is te lang om een snelle uitstroom van de patiënt te kunnen garanderen. Hoe kan dit toch worden gerealiseerd? Antwoord Op het moment dat u het wachtwoord niet meer weet dan zal via de helpdesk ICT van CWZ een wachtwoord moeten worden gereset. De contactgegevens en openingstijden van de helpdesk ICT van CWZ staan onderaan deze pagina. Nadat u bent ingelogd met uw huidige wachtwoord kunt u aan de bovenzijde van de pagina op de knop wijzig wachtwoord drukken om het wachtwoord te wijzigen. Op het moment dat de helpdesk ICT van het CWZ de melding niet zelfstandig kan afhandelen dan zal deze melding worden doorgezet naar de leverancier waardoor de afhandeling meer tijd kost. Vervolgens zal de helpdesk ICT van het CWZ u doorverbinden met de afdeling om de benodigde gegevens via een alternatieve verzendwijze te versturen. Heeft u na het lezen van deze handleiding toch nog vragen, dan kunt u contact opnemen met de Helpdesk ICT van het Canisius-Wilhelmina Ziekenhuis. Deze is op werkdagen te bereiken van 08:00 17:00 per e-mail helpdesk@cwz.nl of telefoonnummer 024-365 8400. 13