Incura Tips & tricks 2010 Incura Pagina 1 / 33
Inhoud 1 Inleiding... 3 2 Andere agenda s kiezen... 4 3 Werking behandeljournaal... 5 4 Standaardteksten... 7 4.1 Een standaardtekst maken.... 7 4.2 Standaardtekst in het behandeljournaal... 9 5 Een dossier voorbereiden... 10 5.1 Macro s in het Zorgpad toevoegen... 10 6 Datum aanpassen van een meting.... 13 7 Kwaliteitsondersteuning (Kwaliefy / NVLF / Plus Audit).... 14 7.1 Het instellen van een richtlijn... 14 7.2 Kwaliteitstoetsen met aparte aanleveropties... 15 7.3 Patiënt geeft toestemming... 16 8 Het snelzoekvenster... 17 9 Groepeer prestaties... 18 10 Een extra browser-tabblad... 19 11 Algemene notities plaatsen... 20 12 Uitlogtijd Incura... 21 12.1 Aanpassen van beeldschermconfiguraties... 22 12.1.1 Energiebeheer... 22 13 AGB-disciplines voor derden toevoegen... 25 14 Verzuimtarief instellen... 27 15 Hoe om te gaan met dubbele behandelepisodes... 28 15.1 (Voorlopige) oplossing voor dubbele behandelepisodes... 28 16 Contact... 32 16.1 Zelfhulp en handleidingen... 32 17 Versie-informatie... 33 2010 Incura Pagina 2 / 33
1 Inleiding In deze instructie vindt u enkele tips en tricks voor zaken waar u in Incura tegen aan kunt lopen. Wij adviseren u om deze handigheden te doorlopen en toe te passen teneinde er uw Incura gebruik mee te veraangenamen. 2010 Incura Pagina 3 / 33
2 Andere agenda s kiezen Wanneer u een afspraak maakt voor een patiënt in Incura, is het niet alleen mogelijk om uw eigen Agenda te kiezen. U kunt, indien u daar de bevoegdheid toe heeft, ook meerdere agenda s inzien. Ga daarvoor in Incura naar Dashboard Agenda. Figuur 1: Andere agenda s kiezen. 1. Klik bovenin de agenda die verschijnt op Kies agenda s. 2. Een nieuwe pop-up verschijnt waarin u uit de beschikbare agenda s kunt kiezen. 2010 Incura Pagina 4 / 33
3 Werking behandeljournaal Het Behandeljournaal is een chronologische vastlegging van behandelingen en journaalposten die betrekking hebben op de klacht waarmee de patiënt zich bij u heeft aangemeld. Iedere behandelepisode (lees: klacht) heeft één Behandeljournaal waarin de behandelingen en journaalposten, afhankelijk van het volume, over meerdere pagina s zijn verdeeld. Er zit een belangrijk onderscheid tussen behandelingen en journaalposten, namelijk: Een behandeling is gelijk aan een fysiek contactmoment met de patiënt. De patiënt is bij u op de praktijk geweest en de behandeling die daarbij is gegeven bevat tenminste één prestatiecode die u kunt factureren aan de zorgverzekeraar, de patiënt of een derde. Regels die gekoppeld zijn aan een behandeling zijn ook zichtbaar als afspraak in de Agenda. Let op: een behandeling heeft in het Behandeljournaal een vinkje in de kolom Behandeling. Zie ook (6) figuur 2. Een journaalpost is géén afspraak (!), maar een aantekening die u op enig moment aan het dossier wilt toevoegen en informatie bevat over de klacht of over het behandeltraject. Deze aantekeningen kunt u bijvoorbeeld als journaalpost toevoegen wanneer een patiënt u belt. Let op: een journaalpost heeft géén vinkje in het Behandeljournaal in de kolom Behandeling. Zie ook (6) figuur 2. Figuur 2: Hoofdscherm behandeljournaal 2010 Incura Pagina 5 / 33
Het Behandeljournaal bestaat grofweg uit de volgende elementen: 1. Tabblad Journaal: dit is de chronologische weergave van de behandelingen en journaalposten, zoals hiervoor bescheven in de aanzet van dit hoofdstuk. Om het beloop van de diverse regel in te kunnen vullen dubbelklikt u op één van de getoonde regels. 2. Tabblad Administratief: dit is het overzicht van de prestatiecodes, behorende bij de op het tabblad Journaal weergegeven behandelingen. 3. Knop Nieuwe journaalpost : met deze knop maakt u een nieuwe journaalpost aan. 4. Aantal behandelingen: op deze plaats in de grijze balk wordt de som weergegeven van alle behandelingen. Let op: hierbij worden journaalposten dus niet meegeteld. 5. Knop Maak afspraak : met deze knop wordt de Agenda geopend en kunt u voor de behandelepisode bij deze patiënt een nieuwe afspraak maken. De functionaliteit is zo bedoeld dat Incura onthoudt met welke patiënt u bezig bent. De naam van de patiënt èn de behandelepisode worden midden bovenin de Agenda getoond (zie ook figuur 3). 6. Kolom Behandeling : in deze kolom wordt middels een vinkje aangegeven of een behandeljournaalregel een behandeling betreft (en dus aan een afspraak is gekoppeld) of een journaalregel. 7. Veldhoekje: in de rechteronderzijde van ieder journaalveld staan twee schuine streepjes afgebeeld ( ). Door aan deze streepjes te trekken, kunt u het veld groter slepen waardoor u meer of juist minder informatie kunt teruglezen dat in het veld staat ingevuld. Figuur 3: gegevens patiënt en behandelepisode bovenin agenda 2010 Incura Pagina 6 / 33
4 Standaardteksten In een zorgdossier worden bepaalde kreten en zinsnedes vaker dan eens toegepast. U zult merken dat u voor een patiënt soms bijna letterlijk dezelfde tekst in een specifiek veld hanteert als u eerder al eens heeft gedaan bij een andere patiënt. Om deze tekstinvoer in het dossier eenvoudiger te maken zijn binnen Incura de zgn. standaardteksten in het leven geroepen. Deze standaardteksten worden middels een bibliotheekje via het vergrootglas ( ) achter de velden beschikbaar gesteld (zie ook figuur 4). U kunt deze standaardteksten zelf aan het systeem toevoegen, in sommige gevallen hebben wij reeds een set standaardteksten voor u beschikbaar gesteld. Figuur 4: standaardteksten toevoegen vanuit het vergrootglas Het voordeel van het gebruik van standaardteksten is eenduidigheid in de verslaglegging. 4.1 Een standaardtekst maken. In Incura kunt u eigen standaardteksten opnemen zodat u niet telkens deze tekst opnieuw hoeft in te typen wanneer u met een behandeling bezig bent. Ga hiervoor vanuit het Dashboard naar Beheer Stamgegevens Coderingen Standaard teksten. Figuur 5: Standaardteksten onder Beheer. 2010 Incura Pagina 7 / 33
1. Klik op de knop Nieuw (zie ook figuur 5). 2. Kies achter Formulier het formulier waarin u de standaardtekst wilt toevoegen. 3. Selecteer daarna bij Veldnaam het veld uit dat formulier waarin de standaardtekst beschikbaar moet worden NB: alleen de velden waar in het dossier een vergrootglassymbool ( ) achter staat kunt u standaardteksten bij invoegen. 4. Geef bij Tekst de tekst in zoals u deze straks wilt kunnen selecteren op het behandeljournaal. 5. Vink Actief aan of uit d.m.v. een in het hokje te plaatsen. 6. Kies Bewaren. 7. Kies Terug of Nieuwe tekst als u nog meer standaardteksten wilt aanmaken voor dit invulveld. Figuur 6: Standaardtekst opmaken Het is eveneens mogelijk de standaardteksten aan te maken door vanuit het vergrootglas op de knop Nieuwe standaardtekst toevoegen te klikken (zie ook figuur 7). Figuur 7: standaardtekst toevoegen vanuit vergrootglas 2010 Incura Pagina 8 / 33
4.2 Standaardtekst in het behandeljournaal Om een standaardtekst te gebruiken in het behandeljournaal gaat u vanuit het Dashboard naar Patiëntdossier Behandelepisode Behandeljournaal dubbelklik op een journaalregel 1. Klik op het vergrootglas ( ). 2. Selecteer de toe te voegen standaardtekst. 3. OK. 4. Klik op de knop Bewaren. Figuur 8: resultaat van invoegen standaardtekst in behandeljournaal Wilt u hierna nog meer tekst toevoegen? Dan kunt u dat doen door terug te keren naar het vergrootglas en een nieuwe tekst te selecteren. 2010 Incura Pagina 9 / 33
5 Een dossier voorbereiden Voor het opbouwen van een dossier is het raadzaam zo veel mogelijk gebruik te maken van de voorgeschreven macro s. Een macro is een verzameling formulieren die samen het zorgpad vormen. Zo n verzameling formulieren kan bijvoorbeeld bestaan uit een voorgedefinieerde Verwijzing, DT of bijvoorbeeld landelijke richtlijn, maar het kan ook om zelfgemaakte macro s gaan waarbij u juist wilt afwijken van de voorgestelde richtlijnen. U kunt zelfs bestaande richtlijnen uitbreiden door een formulier of een meetinstrument toe te voegen. 5.1 Macro s in het Zorgpad toevoegen Om een macro te koppelen en met de dossiervorming aan te vangen, adviseren wij u de volgende stappen te doorlopen: Figuur 9: Macro koppelen aan zorgpad. Koppel bijvoorbeeld eens een macro voor de Verwijzing of DT voor directe toegang. Ga in Incura naar de patiënt en 1. Open de serie (episode). 2. Klik op Zorgpad. Dit is de plaats in het dossier waar alle formulieren en meetinstrumenten in de vorm van stappen getoond zullen worden. 3. Klik op Koppelen. 2010 Incura Pagina 10 / 33
4. Er verschijnt een overzicht met allerlei richtlijnen. Afhankelijk van uw beroepsgroep en macros die eventueel inactief zijn gemaakt, zijn deze lijsten korter of langer. Hierbij enkele weergavevoorbeelden: Figuur 10: overzichten van enkele te koppelen richtlijnen en meetinstrumenten 5. Nadat u op Koppelen heeft geklikt kunt u onder Koppelen Macro kiezen uit bijvoorbeeld de standaard richtlijnen voor situaties DT of Verwijzing, afhankelijk van de wijze van aanmelding van de patiënt. Anderzijds kunt u een andere richtlijn koppelen (indien beschikbaar) met een set van meetinstrumenten om uw onderzoek te objectiveren. 6. Geef een medewerker op bij Signaleren aan. 7. Laat de Status vooralsnog op Bezig staan. Deze status dient op dit moment binnen Incura nog geen concreet doel, volgt wellicht nog. 8. Geeft bij de Begindatum de aanvangsdatum van de serie in. 9. Klik op OK. 10. Een pop-up zal verschijnen met de waarschuwing dat bestaande formulieren overschreven zullen worden (zie figuur 11). 2010 Incura Pagina 11 / 33
Figuur 11: Te koppelen macro overschrijft eventuele bestaande formulieren. Deze vraag impliceert dat er al formulieren in dit patiëntdossier aanwezig zijn die ook onderdeel uitmaken van de macro die u op dat moment wilt gaan koppelen. Veelal krijgt u deze vraag indien u een macro koppelt voor een patiënt die vanuit een eerdere software is overgezet naar Incura. Het is in ieder geval altijd veilig om hier met OK door te klikken. Als resultaat ziet u nu in het Zorgpad een rijtje formulieren staan die vanaf 1 oplopend zijn genummerd (zie ook figuur 12). Figuur 12: overzicht stappen in het zorgpad 2010 Incura Pagina 12 / 33
6 Datum aanpassen van een meting. U kunt er tegenaan lopen dat u de datum van een meting wilt aanpassen. Hier leest u hoe u dit kunt doen: Figuur 13: Meting selecteren om aan te passen. 1. Ga in Incura vanuit het Dashboard naar Patiëntdossier Behandelepisode Metingen. 2. Selecteer de Meting waarvan u de datum wilt aanpassen. Figuur 14: Datum van meting aanpassen. 3. Klap de lijst Algemeen uit. 4. Hier kunt u de datum aanpassen. 5. Kies Bewaren. 2010 Incura Pagina 13 / 33
7 Kwaliteitsondersteuning (Kwaliefy / NVLF / Plus Audit). In te stellen door de admin-gebruiker! Om houvast te kunnen bieden voor het bevorderen van de uniformiteit in de werkwijze van zorgverleners, kan er binnen Incura gekozen worden te werken volgens enkele specifieke richtlijnen. Welke richtlijnen dit zijn verschilt per beroepsgroep. De bekende indelingen voor de verschillende beroepsgroepen zijn op dit moment: Discipline Naam richtlijn Markering binnen dossier Fysiotherapie KIB Richtlijn verslaglegging 2011 Plus audit Oefentherapie Plus audit Logopedie NVLF Kwaliteitstoets Zoals in het diagram al is weergegeven wordt er per richtlijn een bepaalde markering gehanteerd. Dit wil zeggen dat er velden in het dossier zijn die van een symbooltje zijn voorzien, die u verplicht bent om in te vullen indien u zich aan de gestelde eisen wilt conformeren. In voorkomende gevallen wordt in plaats van een symbooltje een kleurcodering gebruikt om aan te geven in welke situaties u verplicht bent deze informatie in te vullen. In het algemeen geldt: Rood: dit gegeven moet altijd worden ingevuld. Geel: dit gegeven moet worden ingevuld indien van toepassing op de situatie van de patiënt. Bijvoorbeeld: Reden opname dit veld kunt u pas vullen indien een patiënt daadwerkelijk opgenomen zou zijn. Groen: door dit gegeven in te vullen scoort u hoger in de beoordeling. 7.1 Het instellen van een richtlijn Het instellen van één van bovengenoemde kwaliteitsopties doet u als volgt: Ga in Incura naar Beheer Instellingen Globale Instellingen. 1. Kies Wijzigen. 2. Kies onder het kopje Kwaliteitsondersteuning achter Velden markeren voor voor de soort kwaliteitsondersteuning waar u gebruik van wilt maken. 3. Kies Bewaren. Figuur 15: kwaliteitsondersteuning kiezen 2010 Incura Pagina 14 / 33
7.2 Kwaliteitstoetsen met aparte aanleveropties Er zijn kwaliteitsondersteuningen waarvan de resultaten moeten worden aangeleverd aan een landelijk orgaan. Aan deze toetsen zijn veelal een aantal voorwaarden verbonden, zoals het aanwezig zijn van een minimum aantal behandelingen of het hebben ingevuld van specifieke zorginhoudelijke gegevens in bijvoorbeeld het Zorgpad. Na het kiezen van het type Kwaliteitsondersteuning via Beheer Instellingen Globale Instellingen verschijnt er dan een extra deelvenster waar u aanvullende informatie kwijt kunt. De indeling is doorgaans zoals getoond in figuur 16: 1. (naam Kwaliteitsondersteuning) gebruiken: hier vinkt u aan dat u gebruik wilt maken van deze ondersteuning. 2. Standaard (naam Kwaliteitsondersteuning) toestemming: hier stelt u de standaardwaarde in van de toestemming zoals u wenst dat deze vooringevuld moet worden in de behandelepisode van de patiënt (zie verder paragraaf 7.3). 3. Gebruikersnaam: hier vult u uw gebruikersnaam in zoals u deze ontvangen heeft van het landelijke orgaan waarvoor u de gegevens gaat aanleveren. Doorgaans ontvangt u deze inloginformatie per e-mail. Hiermee kunt u vaak ook op een online portaal inloggen van de betreffende organisatie waar u zaken kunt opzoeken zoals aanlevercondities of wat de status is van uw aanlevering. 4. Inlogcode: hier vult u het wachtwoord in zoals u deze van het landelijke orgaan ontvangt en meestal met de gebruikersnaam aan u wordt toegezonden. 5. Status: informeert u over de validatie van uw gebruikersnaam of inlogcode. 6. Knop Valideer : door op deze knop te klikken kunt u nagaan of de Gebruikersnaam en Inlogcode kloppen. Deze handeling is nodig om uw aanlevergegevens te activeren. Aan de eerdergenoemde status kunt u zien of dit is gelukt. Figuur 16: toestemming en gebruikersgegevens invullen 2010 Incura Pagina 15 / 33
7.3 Patiënt geeft toestemming Wanneer gegevens vanuit het dossier aan een landelijk orgaan moeten worden aangeleverd dient de patiënt hier meestal wel eerst toestemming voor te geven. Of de patiënt hier toestemming voor geeft, vult u in op behandelepisodeniveau. Dit wil zeggen dat als een patiënt voor meerdere klachten bij u onder behandeling is, de toestemming per behandelepisode moet worden ingevuld. Figuur 17: toestemming op behandelepisodeniveau 2010 Incura Pagina 16 / 33
8 Het snelzoekvenster Niet alleen vanuit het Dashboard, maar ook vanuit ieder patiëntdossier en vanuit vele overige Incuraschermen kunt u zoeken naar patiënten. Dit kan door gebruik te maken van het zgn. Snelzoekvenster. Figuur 18: snelzoekvenster Het snelzoekvenster treft u onder andere aan in: 1. Ieder patiëntdossier. 2. Overzicht aanmeldingen. 3. Stamgegevens en aanverwante schermen onder Management. 4. Beheer facturen. 2010 Incura Pagina 17 / 33
9 Groepeer prestaties Wanneer u vanuit Incura een factuur opmaakt die moet worden verstuurd aan patiënten of derden, dan worden de factuurregels die de behandelingen en bedragen weergeven in de factuur gezet zoals weergegeven in figuur 19. Figuur 19: voorbeeld van factuur met reguliere opmaak U ziet hierin dat er twee behandelingen zijn gegeven die beide uit dezelfde prestatiecode bestaan. Iedere behandeling wordt hierbij op een aparte regel geplaatst, steeds met eenzelfde tarief en bedrag erachter. U kunt er echter ook voor kiezen om deze informatie gegroepeerd in plaats van uitgesplitst weer te geven. Hiervoor moet er een vinkje worden gezet bij Groepeer prestaties via Beheer Instellingen Globale Instellingen (zie ook figuur 20). Dit is echter een optie die is voorbehouden aan de admin-gebruiker binnen uw praktijk of iemand die binnen Incura daar gelijkwaardige rechten voor heeft. Figuur 20: groepeer prestaties Wanneer u na het plaatsen van dit vinkje een nieuwe factuur aanmaakt, zullen gelijkwaardige prestatiecodes voortaan gegroepeerd weergegeven worden (zie ook figuur 21). Figuur 21: voorbeeld van factuur met gegroepeerde prestaties 2010 Incura Pagina 18 / 33
10 Een extra browser-tabblad Wanneer u met een patiëntdossier bezig bent en u wilt even een uitstapje maken naar een ander onderdeel van Incura, terwijl u de gegevens van deze patiënt wel vast wilt houden, dan kunt u dit bereiken door een extra (browser-)tabblad aan te maken. Incura wordt dan een tweede keer geopend, waardoor u op dat venster naar bijvoorbeeld de Facturatiewizard kunt gaan of Overzichten. Hoe u dat kunt doen verschilt per internetbrowser. In Internet Explorer gebruikt u hiervoor de toetsencombinatie CTRL + K. Zodra u dat doet, ziet u boven in het scherm een tweede tabblad gemaakt worden en wordt er een tweede Incura geopend naast de eerdere die u al had open staan (zie ook figuur 22). Figuur 22: tweede tabblad in Internet Explorer In Firefox werkt de CTRL + K combinatie niet. Daar wordt deze functionaliteit geregeld met CTRL + T (zie ook figuur 23). Figuur 23: tweede tabblad in Firefox 2010 Incura Pagina 19 / 33
11 Algemene notities plaatsen Soms zijn er gegevens die u in het dossier van de patiënt wilt opnemen die niet direct verband houden met een specifieke behandelepisode, maar gaan over de patiënt zelf. U heeft bijvoorbeeld contact gehad met een medische specialist van een ziekenhuis waarmee u informatie heeft uitgewisseld over deze patiënt. Een logische plek in Incura om deze informatie op te nemen is bij de notities bij de Persoonsgegevens (Patiëntdossier Persoonsgegevens ) of, als de op te nemen gegevens medisch van aard zijn, in het deelvenster Medisch rechts bij de opmerkingen (zie ook figuur 24). Figuur 24: notities en opmerkingenveld medisch Zodra er informatie is vastgelegd bij Notities dan verandert het icoontje aldaar in waardoor duidelijk is dat daar gegevens onder zijn opgeslagen. De functionaliteit hierachter doet erg denken aan de Post-Its (of populair: geeltjes ). Zie hiervoor ook figuur 25. Figuur 25: notitiescherm 2010 Incura Pagina 20 / 33
12 Uitlogtijd Incura Wanneer u Incura een tijdje niet actief gebruikt dat wil zeggen dat u een langere periode in het programma geen handelingen uitvoert dan wordt u op een gegeven moment vanzelf uitgelogd. Incura wordt op die manier automatisch vergrendeld en maakt dat u opnieuw moet inloggen om weer met het programma verder te kunnen werken (zie figuur 26). Incura gaat hierin mee in de veiligheidseisen die aan software gesteld wordt, waarin o.a. een conditie als deze is meegenomen. De zogenaamde uitlogtijd die hierdoor standaard op de achtergrond is ingesteld, staat op precies 50 minuten. U kunt deze uitlogtijd niet zelf beïnvloeden en zal door ons ook niet worden aangepast. Figuur 26: uw sessie is verlopen Wordt u eerder uitlogd dan 50 minuten? Dan komt dit niet omdat bij u de instellingen in het programma zelf anders zijn, maar ligt de oorzaak bij het op zwart gaan (energiebeheer) van uw monitor, schermbeveiligingen/screensavers of het in werking gaan van de slaapstand van het apparaat waar u Incura op gebruikt. U kunt het te snel uitloggen uit Incura in de meeste gevallen dus zelf eenvoudig tegengaan. In de nu volgende paragraven lichten we kort toe waar u deze opties op uw computer kunt vinden. 2010 Incura Pagina 21 / 33
12.1 Aanpassen van beeldschermconfiguraties Het voert te ver om hier per type computer, laptop of smartdevice alle beeldschermconfiguraties op te sommen, maar een aantal veel voorkomende instellingen zijn (op pc en laptop) meestal te vinden onder (beide opties zijn te benaderen via het menu Start Configuratiescherm): Screensaver / Schermbeveiliging: Schermbeveiliging. Figuur 27: schermbeveiliging in het configuratiescherm Slaapstand / energiebeheer: zie verder subparagraaf 12.1.1 U zou de schermbeveiliging in z n geheel kunnen uitzetten of kunnen instellen dat u wilt dat deze pas later wordt ingeschakeld dan nu wellicht het geval is. Hetzelfde kunt u hier toepassen voor de slaapstand en het energiebeheer. 12.1.1 Energiebeheer Via het energiebeheer op uw computer of laptop kunt u regelen na welke tijd uw beeldscherm uitgezet moet worden. Op uw beeldscherm wordt dan alles zwart, maar de computer zelf staat nog wel aan en op de achtergrond draaien de programma s gewoon door. De slaapstand is hier een 2010 Incura Pagina 22 / 33
variatie op en betreft zelfs een speciale afsluitmodus van uw computerapparatuur die verder gaat dan alleen het uitschakelen van de monitor. Bij de slaapstand wordt ook de computer afgesloten, maar blijven de eventuele programma s die op het moment van afsluiten open stonden toch nog behouden. Het internet wordt dus ook verbroken! En dat maakt dat u vanuit Incura daardoor vanzelf wordt uitgelogd. Dat de slaapstand verzorgt dat u opnieuw moet inloggen, spreekt dus voor zich. Waarom het uitschakelen van het beeldscherm ook veroorzaakt dat u uit Incura wordt gegooid laat zich iets lastiger duiden. De verklaring zit hierin dat er bij een internetverbinding korte onderbrekingen kunnen optreden. Dit is heel normaal en merkt u in het algemene gebruik normaal niets van. Maar bij het automatisch uitschakelen van de monitor treedt opnieuw een korte internetonderbreking op die voor Incura te lang is om veilig gebruik te garanderen. Gelukkig kunt u deze slaapstand / het energiebeheer op de computer eenvoudig oprekken door vanuit het Configuratiescherm te klikken op energiebeheerschema zich opent (zie figuur 29). (zie figuur 28) waarna het Figuur 28: energiebeheer in het configuratiescherm 2010 Incura Pagina 23 / 33
Figuur 29: wijzigen wanneer de computer in slaapstand gaat Klik hier op In het scherm dat nu verschijnt (zie figuur 30) kunt u zelf bepalen wanneer u wilt dat het beeldscherm wordt uitgezet of de computer in slaapstand gaat. Figuur 30: instellingen voor energiebeheer aanpassen 2010 Incura Pagina 24 / 33
13 AGB-disciplines voor derden toevoegen Om derden toe te voegen zoals medische specialisten, huisartsen, bedrijfsartsen et cetera, is het nodig om zorgverlenergegevens aan deze Personen te koppelen om ervoor te zorgen dat u naderhand deze derden ook vanuit de patiëntdossiers kunt selecteren. Anders gezegd: u kunt geen personen in een patiëntdossier selecteren als deze geen zorgverlenergegevens heeft. In figuur 31 is weergegeven hoe u zorgverlenergegevens kunt toevoegen door vanuit Personen onder Zorgverlenergegevens op de knop Nieuw te klikken. (Personen zit onder Dashboard Stamgegevens Relaties Personen) Figuur 31: zorgverlenergegevens bij personen Nu kunt u er echter tegenaan lopen dat het aantal AGB-groepen achter het label Persoonlijke AGB code niet toereikend is. In dat geval zijn niet alle AGB-groepen bij u actief gezet. Bij oplevering van uw database worden niet standaard alle groepen actief uitgeleverd, omdat dit ellenlange selectielijsten in de hand zou werken. 2010 Incura Pagina 25 / 33
U kunt deze AGB-groepen zelf actief zetten door vanuit het Dashboard te gaan naar Stamgegevens Coderingen AGB Disciplines. Vervolgens verschijnt het scherm zoals getoond in figuur 32. Hier selecteert u de AGB discipline welke u mist bij Personen en klikt u op de knop Actief/Inactief. Nu komt er een vinkje bij deze discipline te staan in de kolom Actief waardoor deze nu ook bij Personen selecteerbaar is. Figuur 32: AGB disciplines actief of inactief zetten 2010 Incura Pagina 26 / 33
14 Verzuimtarief instellen Het verzuimtarief kunt u instellen per zorgverzekeraar en is het eenvoudigst te bewerken door vanuit het Dashboard te gaan naar Stamgegevens Financieel Tarifering Tarieven (of per zorgverzekeraar Tarifering Tarieflijsten). Zie ook figuur 33. Figuur 33: verzuimtarief bewerken 1. Klik hier op de knop Wijzigen. 2. En pas het tarief aan op Verzuimbedrag of Verzuimpercentage. 3. Klik vervolgens op de knop Bewaren. Vanaf nu zal de factuur aan de patiënt bij het op Verzuimd zetten van de behandeling in de Agenda een afwijkend verzuimbedrag gaan opleveren. Voorts is het mogelijk om een standaard verzuimpercentage op te geven via Instellingen Globale instellingen deelvenster (zie figuur 34). Indien u dit doet vóórdat u tarieflijsten in Incura aanmaakt, dan wordt dit percentage daar als voorstelwaarde opgenomen. Dit is alleen op percentage globaal instelbaar, omdat een verzuimbedrag globaal instellen door de verscheidenheid aan prestaties onmogelijk zou zijn. Figuur 34: verzuimpercentage op globaal niveau 2010 Incura Pagina 27 / 33
15 Hoe om te gaan met dubbele behandelepisodes Het zal altijd een keer gebeuren dat er per ongeluk dubbele behandelepisodes in het dossier ontstaan. Achteraf komt men er dan achter dat de aangemaakte behandelepisode eigenlijk te veel is en de vraag ontstaat hoe deze weer verwijderd kan worden. Welnu, het verwijderen van dubbele behandelepisodes is in elk geval op het ogenblik (nog) niet mogelijk. Officieel mag dit ook niet, omdat landelijk is bepaald dat eerder ingebrachte dossiergegevens naderhand niet meer mogen worden aangepast. Echter, de meest voorkomende reden waarom men behoefte heeft om behandelepisodes uit het dossier te halen, is omdat deze vaak per ongeluk zijn aangemaakt. En omdat zo n dubbele behandelepisode oplevert dat er daarmee ook meteen een nieuwe zorgpad wordt klaargezet en zorginhoudelijke gegevens en afspraken daardoor verspreid over twee behandelepisodes terecht kunnen komen, levert dit veel rompslomp op. Anders geformuleerd: met twee behandelepisodes, waarvan er eentje duidelijk te veel is, kan de helft van de behandelingen in de ene behandelepisode staan terwijl de andere helft bij de andere aanwezig is. Ook voor het factureren van deze behandelingen levert dit onwenselijke situaties op. Daarom bestaat er absoluut de intentie om in Incura mogelijk te maken dat dergelijke gegevens in de patiëntdossiers ontdubbeld kunnen worden. Het is echter onbekend wanneer we deze toch best ingrijpende wijziging in Incura beschikbaar zal zijn. Gelukkig bestaat er een goede methode om zolang toch in het dossier onderscheid te aan te brengen welke behandelepisode de juiste is en welke behandelepisode te veel is aangemaakt. In de volgende paragraaf wordt uitgelegd hoe dit gedaan kan worden. Figuur 35: dubbele behandelepisodes 15.1 (Voorlopige) oplossing voor dubbele behandelepisodes Om een behandelepisode in het dossier zo aan te passen dat deze buiten het proces van verslaglegging en facturatie valt, moeten we de behandelepisode feitelijk inactief gaan zetten. Maar 2010 Incura Pagina 28 / 33
voordat we besluiten dat te gaan doen, is het verstandig dat u controleert of de episode waarvan we afscheid willen nemen niet nog gegevens bevat die u in een andere (correcte) behandelepisode wilt onderbrengen. Kortom: controleer de behandelepisode op het aanwezig zijn van behandelingen (zie hiervoor het Behandeljournaal) en op zorginhoudelijke informatie (zie hiervoor het Zorgpad). Nadat u deze gegevens heeft overgehaald naar de juiste episode, kunt u de foutieve behandelepisode inactiveren. Om te voorkomen dat er nu nog nieuwe afspraken worden ingepland op de behandelepisode die u niet meer wilt gebruiken, adviseren we eerst om de behandelepisode van een einddatum te voorzien. Zoals u kunt zien in figuur 36 wordt een behandelepisode zonder einddatum met de status Actief gekenmerkt. Het beste vult u hier als einddatum dezelfde datum in die ook bij de begindatum staat genoemd. Daarmee wordt extra duidelijk dat het om een foutieve behandelepisode gaat. Figuur 36: actieve behandelepisode Wat u visueel ook zal helpen is door de naamgeving van de behandelepisode aan te passen. U bent hierin zelf vrij hoe u dat aanpakt. Een suggestie voor een tekstuele wijziging is klacht + VERWIJDEREN (zie ook figuur 37). 2010 Incura Pagina 29 / 33
Figuur 37: naamgeving behandelepisode aanpassen Het voordeel van deze aanpak is dat dit ook de naamgeving in de structuur aan de linkerkant beïnvloedt. Zo ziet u in figuur 38 hoe de inactieve behandelepisode VERWIJDEREN Whiplash nu automatisch onder de actieve behandelepisode 20-08-2013 Whiplash is komen te staan. Het is nu niet meer te missen welke van de twee episodes de goede is en welke niet. Figuur 38: verwijderde episode onder de actieve 2010 Incura Pagina 30 / 33
In de Agenda levert het opschonen van foutieve behandelepisodes eveneens een groot voordeel op; de inactief gemaakte behandelepisode wordt nu niet langer voorgesteld wanneer u in de Agenda dubbelklikt op een plek waar u een patiënt wilt inplannen (zie figuren 39 en 40). M.a.w. de inactieve behandelepisode biedt niet langer afspraakmogelijkheden. Let op: u moet de einddatum op de behandelepisode invoeren zoals hierboven is beschreven om de behandelepisode inactief te maken. De naamgeving zelf heeft hier geen invloed op. Situatie vóór het voorzien van een einddatum: Situatie ná het voorzien van een einddatum: Figuur 39: agenda patiëntzoekscherm vóór aanpassen einddatum Figuur 40: agenda patiëntzoekscherm na aanpassen einddatum 2010 Incura Pagina 31 / 33
16 Contact Voor aanvullende vragen of ondersteuning kunt u contact opnemen met de Incura helpdesk. Ook voor vragen over de meetinstrumenten kunt u met ons bellen. Telefonisch: 088-946 2255 Maandag t/m donderdag 09:00 tot 20:00 Vrijdag 09:00 tot 18:00 Tijdens de zomermaanden juli en augustus hanteren wij de aangepaste tijden: Maandag t/m vrijdag 09:00 tot 17:00 Met vriendelijke groet, Incura Helpdesk 16.1 Zelfhulp en handleidingen Incura heeft ook een eigen supportsite. U kunt daar komen door de volgende link te volgen: http://support.incura.nl/ of door vanuit Incura bovenin op te klikken. U kunt daar terecht voor: De meeste actuele handleidingen. Veel gestelde vragen. Overzicht van trainingen en de aanvraag ervan. Het contactformulier voor vragen over Incura. 2010 Incura Pagina 32 / 33
17 Versie-informatie Datum versie Gedane aanpassing(en) 13.11.13 Nieuwe onderwerpen toegevoegd: - Uitlogtijd - AGB-disciplines toevoegen - Verzuimtarief instellen - Hoe om te gaan met dubbele behandelepisodes 11.10.13 Enkele tekstuele verbeteringen 29.08.13 Document discipline onafhankelijk gemaakt en enkele nieuwe tips toegevoegd: - Groepeer prestaties - Snelzoekvenster - Extra tabbladen maken - Notities plaatsen 12.03.12 Index aangepast op navigatiefoutje 01.02.12 Toegevoegd: paragraaf met formulieroptie tussenevaluatie 09.09.11 Toegevoegd: hoofdstuk met beschrijving kwaliteitsondersteuning. 01.02.11 Initiële Handleiding 2010 Incura Pagina 33 / 33