Toelichting / voorstel van het college aan de gemeenteraad zaaknummer 78675 Gevraagd besluit De gemeenteraad van Molenwaard besluit: 1. de huisvesting van de organisatie te faciliteren vanuit de dienstverleningsvisie Molenwaard Nabij en daarom de kernen als uitgangspunt voor de huisvesting van de organisatie te kiezen; 2. daarnaast de voor het werk belangrijke ontmoeting tussen medewerkers/bestuurders onderling te faciliteren; 3. daarom te kiezen voor een huisvestingsmodel met één grotere basislocatie, twee nevenlocaties en aanlandplekken in de kernen; 4. daarvoor het voormalig gemeentehuis van Groot-Ammers als basislocatie aan te wijzen en Het Carillon in Nieuw-Lekkerland en De Spil in Bleskensgraaf als nevenlocaties; 5. voor de ingebruikname van het voormalig gemeentehuis in Groot-Ammers in te stemmen met een verdere uitwerking/uitvoering op basis van variant 1, te weten de verkoop van het vastgoed aan de firma Mourik te Groot-Ammers en het vervolgens (terug)huren van het benodigde gedeelte voor de basislocatie. Inleiding De vraag ligt voor op welke wijze de organisatie van de gemeente Molenwaard wordt gefaciliteerd voor wat betreft huisvesting. Uw raad heeft aangegeven nauw bij dit vraagstuk betrokken te willen zijn. Dit voorstel beoogt definitief antwoord te geven op dat huisvestingsvraagstuk. Als bijlage bij deze toelichting is de Notitie huisvesting organisatie Molenwaard gevoegd. Die notitie biedt de inhoudelijke basis onder ons voorstel en is in deze toelichting kort samengevat. Verder in deze toelichting een uitgebreide financiële paragraaf opgenomen omdat bepaalde keuzes juist op het aspect financiën grote invloed hebben. Kaders De kaders rond het huisvestingsvraagstuk van de organisatie zijn de afgelopen jaren onderwerp van voortschrijdend inzicht geweest. Belangrijkste conclusie was bij de Kadernota 2014 (medio 2013) dan ook dat maximale flexibiliteit het belangrijkste uitgangspunt is. Op dat moment is dat vertaald naar een concreet kader dat de gemeente Molenwaard niet zelf zal investeren in de op dat moment beoogde huisvestingslocatie voormalig gemeentehuis in Groot Ammers. Dit kader is in de meerjarenbegroting financieel verwerkt door uit te gaan van verkoop van het voormalig gemeentehuis in Groot-Ammers vóór 1 januari 2014 met een klein boekverlies ( 250.000), het verlengen van het verblijf in Bleskensgraaf ná 1 juli 2014 met als doel steeds meer medewerkers in de kernen te huisvesten en een voldoende budget voor de huurprijs ( 150.000 p/j) van huisvesting inclusief een grotere basislocatie per uiterlijk 1 januari 2017. Een ander belangrijk gegeven is het feit dat het planologisch regiem voor de tijdelijke huisvesting in Bleskensgraaf per 1 juli 2014 afloopt. De tijdelijke situatie juridisch/planologisch laten voortbestaan is mogelijk wanneer dit planologisch goed geregeld wordt. Een formele procedure hiertoe dient op korte termijn te worden gestart. Doel / beoogd effect / resultaat Een keuze voor de huisvesting van de ambtelijke organisatie voor de komende jaren. Postbus 5 2970 AA Bleskensgraaf T 14 0184 I www.gemeentemolenwaard.nl
2 Keuzemogelijkheden / oplossingsrichtingen In de bijgevoegde notitie wordt, aan de hand van de startnotitie die eerder aan uw raad ter kennisname is gezonden, ingegaan op de volgende vragen: WAAR? (in vml gemeentehuis Groot-Ammers of elders) WANNEER? (vóór 1 juli 2014 gerealiseerd of meer geleidelijk) Afweging / argumentatie De afweging en argumentatie is opgenomen in de genoemde bijgevoegde notitie. Hieronder treft u een beknopte samenvatting/conclusie van de notitie Huisvesting organisatie Molenwaard aan (bijlage). Gebleken is dat de organisatie voldoende heeft aan bijna 90 werkplekken. Vertaald naar de behoefte in m2 s betekent dit, inclusief overige ruimten, 1070 m2. In een matrix van criteria worden varianten tegen elkaar afgewogen en er ontstaat een eerste voorlopig antwoord op de vraag. Vervolgens worden er kanttekeningen geplaatst die, naast de criteria een rol spelen in de besluitvorming. Die kanttekeningen zorgen daarna voor een aanscherping van het voorlopige antwoord. De uiteindelijke conclusie van de notitie, oftewel, het antwoord op de vraag Hoe de huisvesting van de organisatie te faciliteren?, is de volgende: Het meest gunstige model wordt gevormd door een grotere basislocatie in Groot-Ammers (ca 50 werkplekken en grote en meerdere ontmoetingsruimten) en twee kleinere satellieten te realiseren in de kernen Bleskensgraaf (focus op De Spil, 20 tot 30 werkplekken) en Nieuw-Lekkerland (focus op t Carillion, tot 10 werkplekken) met daarnaast gebruik van aanlandplekken. Dit model past bij onze dienstverleningsvisie zoals verwoord in Molenwaard Nabij, waarbij uitgegaan wordt dienstverlening in de kernen en vult de behoefte van organisatie en bestuur in om elkaar op een of meerdere plekken te ontmoeten ten behoeve van optimale samenwerking, In 2014 wordt dit al duidelijk zichtbaar door ingebruikneming van de verschillende locaties, e.e.a. afhankelijk van snelheid waarmee het ingericht kan worden. De tijdelijke huisvesting wordt vervolgens snel afgeschaald en is in 2015 overbodig. Kort en goed wordt de conclusie bepaald door vier aspecten: Het dienstverleningsconcept gebaseerd op nabijheid bij de inwoners en dus geredeneerd vanuit de kernen; De behoefte aan flexibiliteit gelet op onzekerheden die al in de zeer nabije toekomst meewegen (takentoets, ambtelijke samenwerking in de regio, decentralisaties en commissie Schutte); Potentieel medegebruik van maatschappelijke voorzieningen; De behoefte aan ontmoeting tussen medewerkers onderling en medewerkers en bestuurders, dus een antwoord op de vraag: Hoe redeneer je vanuit nabijheid in kernen zonder te versnipperen. Bovengenoemde conclusie wijkt in (financiële) zin af van een fictief huisvestingscenario dat in de meerjarenbegroting 2014-2018 is vertaald (zie onder Kaders). Dit komt omdat in dat scenario uitgegaan is van nog ca 3 jaar blijven in de tijdelijke locatie in Bleskensgraaf en de verkoop in 2013 van het vml. gemeentehuis van Groot-Ammers. Nu duidelijk is welk model gekozen kan worden is het belangrijk te bepalen of het voormalig gemeentehuis Groot-Ammers door ons betrokken gaat worden als eigenaar óf als huurder. De volgende paragraaf gaat daar op in omdat dit tenminste ook een financiële afweging is.
3 Middelen Uit onderstaande tabel blijkt dat de variant Verkopen van het gemeentehuis van Groot-Ammers, dit deels zelf gebruiken en deels verhuren meerjarig financieel het meest gunstig is. Om dit te kunnen doorgronden, is enige achtergrondinformatie nodig. In de vertrouwelijk bijlage treft u aan met welke cijfers is gerekend. Een aantal cijfers betreft de bedragen waarmee namens het college wordt onderhandeld met een mogelijke koper. Verkopen van het voormalig gemeentehuis in Groot-Ammers zal, gelet op de actuele marktwaarde, met zich meebrengen dat Molenwaard te maken krijgt met een boekverlies. De aankoopprijs van het pand was op het moment van aankoop (december 2011) realistisch. Zeker ook omdat op dat moment het beeld was dat het hele gebouw nodig zou zijn voor de huisvesting van de organisatie. Die behoefte ligt thans heel anders (lees: is veel lager in termen van m2) en de waarde is op dit moment beduidend lager. Dit laatste blijkt uit een taxatierapport van een erkend onafhankelijk taxateur en een second opinion op de in die taxatie gehanteerde parameters. Verkopen van het voormalig gemeentehuis in Groot-Ammers en eventueel deels terughuren (uitgangspunt in Kadernota 2014) is financieel, ondanks een boekverlies, veel gunstiger dan het Niet verkopen, investeren, deels verhuren en deels zelf gebruiken. Belangrijkste reden hiervoor: de relatief grote rente- en afschrijvingslasten op de boekwaarde en investeringen in geval van niet-verkopen. Uw raad heeft aangegeven inzicht te willen hebben in de financiële gevolgen van langer gebruik van de tijdelijke huisvesting in Bleskensgraaf. Dit is theoretisch financieel een gunstige variant (belangrijkste reden: gebouw is financieel nagenoeg afgeschreven). Echter, die keuze heeft direct een effect op de verkoopbaarheid of tenminste de verkoopprijs van de locatie in Groot-Ammers. Immers, we kunnen op dat moment met een belangstellende investeerder geen afspraak maken over gegarandeerde terughuur door de gemeente van een deel van het pand. En dat (het niet verkopen) heeft weer grote effecten op de exploitatie. Voorstelbaar is dat nog gevraagd wordt om het voormalig gemeentehuis van Bleskensgraaf deels te gebruiken. Ook deze variant is financieel ongunstig om dezelfde reden als de vorige variant. Hieronder de varianten waarvan het opgetelde(2014-2024) financiële nadelige effect is bepaald (x 1.000 en nominaal) Variant1: Verkopen GA en deel terughuren Verkoop van vml. gemeentehuis Groot- Ammers op korte termijn met een verlies op de boekwaarde Investeren om gebruiksklaar te maken door kopende partij Huren van ca de helft van die locatie per 1 januari 2015 Variant 2: Nu niet verkopen (maar bv. over 10 jaar) verkopen GA, deel gebruiken en deel verhuren. boekwaarde) van vml. gemeentehuis Groot- Ammers Minimaal investeren om geschikt te maken voor verhuur; Verhuren van een deel van de locatie Ingebruikneming als basislocatie per 1 januari 2015. Effect op jaarschijf 2018 117 V 22 V Verliesname t.l.v. AR In 2014: 291 N Gecum. effect 10 jr. 145 V 536 N
4 Variant 3: Nu niet verkopen (maar bv. over 10 jaar), niet verhuren van GA 5 jaar langer in tijdelijke huisvesting in Bleskensgraaf blijven. boekwaarde) van vml. gemeentehuis Groot- Ammers; Niet investeren Niet verhuren Niet in gebruik nemen, komende jaren de tijdelijke huisv. als basislocatie gebruiken Variant 4: Nu niet verkopen (maar bv. over 10 jaar), niet verhuren van GA, vml gh Bleskensgraaf gebruiken per 1-1-2015. boekwaarde) van vml. gemeentehuis Groot Ammers; Niet investeren Niet verhuren Niet in gebruik nemen, maar de komende jaren vml. gemeentehuis Bleskensgraaf als basislocatie gebruiken 10 N 3 V 1.076 N 759 N In elk van de varianten is gerekend met een boekverlies op het voormalig gemeentehuis van Groot-Ammers. Dat is onontkoombaar. Het moment waarop dat gebeurt varieert wel. In variant 1 is dat direct. In varianten 2 t/m 4 is dat later. Een boekverlies komt ten laste van de weerstandscapaciteit. Die weerstandscapaciteit is, in ieder geval op korte termijn, niet groot. Dit mede door de recente verliesneming in relatie tot het MPG. Daarnaast zijn de vooruitzichten voor de jaren tot 2018 zodanig dat ook een beroep op diezelfde weerstandscapaciteit gedaan zal moeten worden. Een keuze derhalve tussen: op korte termijn belasten van de toch al lage weerstandscapaciteit; en op langere termijn een lager risico; en gunstig effect op meerjarenraming; of het omgekeerde, te weten: het op korte termijn NIET belasten van de lage weerstandscapaciteit; met een groter risico op langere termijn; en een negatief effect op de meerjarenraming. Het college kiest voor het accepteren van een verlies op korte termijn en daarmee voor minder risico s en een gunstig effect op de meerjarenraming. Vast staat, dat door het verstrijken van tijd, verkoop van het voormalig gemeentehuis Groot- Ammers niet vóór 1 januari 2014 realiseerbaar was. Dat heeft in ieder geval het effect dat de begroting 2014 zal moeten worden aangepast op dit gegeven. In welke zin hangt af van wel of niet verkopen en indien wel verkopen, per wanneer. Het effect zal worden meegenomen in de Zomernota 2014. In uw raad is de vraag gesteld wat er gebeurd is met de beschikbare 3 mln voor Molenwaard Nabij. Het project Molenwaard Nabij betreft het realiseren van een innovatief dienstverleningsconcept gekoppeld aan een grotere rol van de kernen in het vormgeven van de eigen gemeenschap. Het hele project, zo is steeds ons doel geweest, is qua facilitering afgerond op 1 juli 2014. Hiervoor was een eenmalig extra budget beschikbaar van 3.000.000 met daarbij de afspraak dat de bedrijfsvoeringkosten daarna niet hoger zullen zijn dan in 2011. In de rapportages in de PenC-cyclus bent u steeds op de hoogte gehouden van de inzet van de reserve en in de begroting 2014-2018 is e.e.a. verwerkt
5 conform de met u afgesproken randvoorwaarden. Voor huisvesting is nog nauwelijks budget ingezet. De extra 3 mln. is met name ingezet voor ICT, dienstverlening en het @nders werken (=HRM). Vervolgproces / verantwoording / controle Na besluitvorming, nemen wij als college het vervolg ter hand. Het afronden van de onderhandelingen rond het vml. gemeentehuis van Groot-Ammers. Afhankelijk van die uitkomst worden in samenspraak met derde partijen (beheerders van Carillon en Spil en eventueel dus de nieuwe eigenaar van het gemeentehuis in Groot Ammers) concrete plannen gemaakt. Deze leiden tot een planning. Die planning behelst het geschikt maken van de betreffende locaties en uiteindelijk de feitelijke verhuizing. Daarin ook afbreken van de tijdelijke huisvesting in Bleskensgraaf. Verder is nodig dat een besluit wordt voorbereid (bouwregelgeving) om iets langer dan tot 1 juli 2014 (eind 2014) de tijdelijke huisvesting in Bleskensgraaf te gebruiken als uitvalsbasis.