SELECTIEREGLEMENT Financieel beheerder (m/v) Beleidsdomein: Financiën en Begroting Agentschap Vlaamse Belastingdienst Afdeling: Inning en regelgeving Statutaire functie, rang C1 Graad: medewerker Standplaats: Aalst Selectienummer: 22433 1. Functiecontext De Vlaamse Belastingdienst maakt deel uit van het Vlaams ministerie van Financiën en Begroting. Dit ministerie maakt deel uit van de Vlaamse overheid. De Vlaamse Belastingdienst heeft als voornaamste opdracht het innen van de Vlaamse Gewestbelastingen. Momenteel int de Vlaamse Belastingdienst de onroerende voorheffing, de verkrottingsheffing woningen, de leegstandsheffing bedrijfsruimten, de planbatenheffing, de verkeersbelastingen en de registratie- en erfbelasting. Ook de gedwongen invordering van niet-fiscale schuldvorderingen is één van de kerntaken. De Vlaamse Belastingdienst is onderverdeeld in een afdeling Klantenmanagement, een afdeling Coördinatie Taxatie (met daaronder een afdeling Taxatie Registratie, een afdeling Taxatie Successie, de dienst Overige Belastingen en de dienst Schattingen en Waarderingen.), een afdeling Inning & Regelgeving, een afdeling Dossierbehandeling en een afdeling Vastgoedtransacties. De Vlaamse Belastingdienst verzorgt haar dienstverlening in volgende locaties: Aalst, Antwerpen, Brugge, Brussel, Genk, Gent, Hasselt, Kortrijk, Leuven, Mechelen, Oostende, Roeselare, Sint-Niklaas en Turnhout. Jouw werkzaamheden situeren zich binnen de afdeling Inning en regelgeving waar je in staat voor de voorbereiding en uitvoering van diverse financiële taken verbonden aan de afhandeling van de fiscale dossiers teneinde: de nodige informatie en documenten aan de boekhoudcel af te leveren binnen de vereiste tijdspanne voor verdere boekhoudkundige verwerking de afhandeling door de boekhoudcel verder op te volgen op elk moment financiële rapporten te kunnen afleveren
bij te dragen tot een accurate inning en terugstorting van de gelden Je rapporteert rechtstreeks aan jouw teamverantwoordelijke. 2. Takenpakket Je bereidt jouw eigen werkzaamheden inhoudelijk voor, plant ze en zorgt voor de praktische organisatie ervan teneinde er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Je neemt kennis van de uit te voeren opdrachten en op basis hiervan stel je een eigen werkplan op Je wint indien nodig informatie in bij de afdeling Dossierbehandeling en bij de Boekhoudcel ter verduidelijking van de opdracht Je voert voorbereidende administratieve taken uit (bv. gevalideerde ereloonstaten van specialist geschillen opvragen, ) Je zorgt voor de correcte financiële verwerking van (fiscale) dossiers teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige boekhoudkundige afhandeling. Je registreert ontvangsten Je maakt op regelmatige basis een kasboek op Je bezorgt affectatiegegevens aan de boekhoudcel en je volgt dit op Je bereidt terugstortingen (aanmaken van betalingsbestanden, ) voor Je handelt de facturatie af (verifiëren, doorsturen naar boekhoudcel, ) Je volgt betalingen door boekhoudcel op Je geeft opdracht tot en volgt de doorstroming van vergoedingen aan gemeenten en opcentiemen aan gemeenten en provincies op Je verwerkt boekhoudkundige besluiten van de dossierbehandelaars uit de afdeling Dossierbehandeling (ambtshalve ontheffingen, annulaties, nieuw kohier, ) Je verzamelt specifieke data, voert ze in, analyseert ze en verwerkt ze Je zorgt voor een correcte financiële verwerking van operationele kosten teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige boekhoudkundige afhandeling. Je kijkt facturen na en geeft opdracht tot betaling aan de boekhoudcel (uitbestedingscontracten, portkosten, ) Je maakt op regelmatige basis een kasboek op Je legt vastleggingen aan (bv. kosten deurwaarders, advocaten, ) Je handelt de facturatie af (verifiëren, doorsturen naar boekhoudcel, ) Je volgt betalingen door de boekhoudcel op Je verzamelt, voert in, analyseert en verwerkt specifieke data
Je onderhoudt de nodige contacten met collega s teneinde een vlotte dossierdoorstroming te realiseren. Je maakt afspraken met directe collega s i.v.m. werkverdeling Je overlegt met de boekhoudcel i.v.m. dossieropvolging Je maakt afspraken met de boekhoudcel omtrent wijze van verwerken en aanleveren van informatie Je maakt afspraken met afdelingshoofden m.b.t. financiële verwerking van operationele kosten Je signaleert knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen aan eigen hiërarchie Je beschikt over degelijke en bruikbare gegevens teneinde op elk moment zowel in individuele dossiers als globaal, accuraat te kunnen rapporteren. Je verzorgt het klassement en brengt gegevens in Je haalt op vraag informatie i.v.m. individuele dossiers uit het systeem en rapporteert aan de afdeling dossierbehandeling Je signaleert op eigen initiatief knelpunten aan de afdeling dossierbehandeling (zowel in individuele dossiers als globale informatie) Je geeft op regelmatige tijdstippen en op vraag eventueel onmiddellijk de kastoestand weer Je levert gegevens aan in het kader van IC (outputindicatoren) Je checkt gegevens die via internet ter beschikking van gemeenten en steden worden gesteld Je vervolmaakt je voortdurend op vlak van werkmethodieken en procedures teneinde de eigen werking maximaal te laten aansluiten bij de werking van de boekhoudcel. Je wisselt informatie uit met collega s (boekhoudcel, dossierbehandelaars uit de afdeling Dossierbehandeling, ) Je kent en volgt de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied op Je past het informaticasysteem m.b.t. de boekhouding toe Je toetst het geleverde werk aan afgesproken kwaliteitsnormen teneinde dwalingen op te sporen en eventueel correctieve acties te ondernemen of te laten ondernemen. Je signaleert afwijkende bedragen, gegevens, termijnen, Je benadert vragen tot afwijking van procedures kritisch Je volgt de dossierbehandeling door de boekhoudcel op Je checkt efficiënt je eigen werk
3. Profiel 3.1 Formele deelnemingsvoorwaarden Je hebt een diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse Overheid; Je hebt minstens 4 jaar ervaring inzake Vlaamse fiscaliteit waarvan minstens 1 jaar ervaring in de voorbereiding en uitvoering van diverse financiële taken verbonden aan de afhandeling van de fiscale dossiers. Indien je in het bezit bent van een buitenlands diploma, dien je de erkenning van de gelijkwaardigheid aan te vragen bij NARIC-Vlaanderen : http://www.ond.vlaanderen.be/naric Voor kandidaten die voldoen aan één van onderstaande voorwaarden gelden de diplomavoorwaarden niet: Je behoort tot een statutaire wervingsreserve (opgesteld door Selor of door Jobpunt Vlaanderen) voor de graad van medewerker voor de diensten van de Vlaamse overheid; Of je hebt een vrijstelling van het generieke gedeelte omdat je behoorde tot een wervingsreserve opgesteld door Selor of Jobpunt Vlaanderen voor de diensten van de Vlaamse overheid voor de graad van medewerker waarvan de geldigheidsduur op 1 januari 2006 nog niet was verstreken, of die dateert van na 1 januari 2006 of je bent geslaagd voor de generieke proef voor niveau C; Of je bent ambtenaar bij de diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van medewerker; Of je werkt als ambtenaar in de rang C1 of in een hogere rang bij de diensten van de Vlaamse overheid. 3.2 Competenties 3.2.1 vaktechnische competenties Je kunt vlot werken met de courante office-pakketten (Word, Excel, Outlook) Je kunt tevens vlot overweg met het boekhoudprogramma dat gebruikt wordt binnen de Vlaamse overheid Je bent op de hoogte van de voorschriften inzake interne controle Je beschikt over een sterk cijfermatig inzicht 3.2.2 persoonsgebonden competenties Voortdurend verbeteren: je ontwikkelt je binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Je maakt je vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden, ) Je informeert je over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen, ) Je past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk Je gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden Je zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen
Klantgerichtheid: je onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. Je past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen Je geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze Je levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant Je gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Je probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Je verwijst zo nodig door of zoekt hulp Je biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Samenwerken: je helpt anderen en pleegt overleg Je steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen Je stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Je houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Je biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht Je vraagt spontaan en proactief de mening van anderen Betrouwbaarheid: je handelt correct en respectvol ten aanzien van jouw omgeving en van de bestaande regels en afspraken Je respecteert formele regels en afspraken Je gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers ) Je geeft volledige en juiste informatie door Je respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie Je doet wat je zegt, je komt beloften en afspraken na Je komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden Nauwgezetheid: je levert met oog voor detail correct werk af. Je voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit Je vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in Je blijft aandachtig bij routineuze taken Je controleert je eigen werk Je merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties Organiseren: je organiseert je eigen werk. Je werkt onder tijdsdruk alles tijdig en correct af Je kunt op een bepaald ogenblik met oog voor de timing je werk afronden Je pakt de zaken efficiënt aan Je kunt inspelen op wijzigende omstandigheden Je ontwikkelt een aanpak die blijk geeft van doorzicht en overzicht
Analytisch denken: je ziet de essentie van het probleem Je verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken Je maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het analyseren van een probleem Je omschrijft duidelijk de kern van het probleem Je verwerft een algemeen inzicht in de problematiek Je gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem 4. Aanbod Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privé-situatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (7 euro per gewerkte dag). Je wordt aangeworven in statutair dienstverband in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal C111. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Je eerste 9 maanden (beslissing van de leidinggevende) vormen een proefperiode. De proeftijd is niet van toepassing als je als Vlaams ambtenaar al in de graad van de vacature werkt. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. 5. Toelatingsvoorwaarden Je voldoet aan de volgende voorwaarden: 1 Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2 Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3 Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4 Je bent medisch geschikt voor deze functie; 5 Je slaagt in de selectieprocedure 6 Je voldoet aan de formele deelnemingsvoorwaarden. 6. Hoe kan je solliciteren? Indien je geïnteresseerd bent in deze vacature solliciteer dan uiterlijk op 12 mei 2015 via www.jobpunt.be. Je vindt de vacature daar terug onder de rubriek bekijk onze jobs. Wanneer je voor het eerst solliciteert via ons webplatform, dien je eerst een kandidatenprofiel aan te maken. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als je op bovenvermelde wijze solliciteert.
7. Selectieprocedure 7.1 CV-screening en voorselectie Aan de hand van het door jou ingevulde online sollicitatieformulier gaan we na of je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden die hierboven vermeld staan onder je profiel, formele deelnemingsvoorwaarden. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Gelijktijdig met de CV-screening vindt ook de voorselectie plaats. Daarin worden aan de hand van de informatie in het online sollicitatieformulier volgende elementen beoordeeld: motivatie inzicht in de functie Deze selectiefase is eliminerend. Dit selectieonderdeel resulteert in de beoordeling voldoende of onvoldoende. De CV-screening en de voorselectie worden afgerond in de week van 12 mei 2015 (onder voorbehoud). 7.2 Jurygesprek met vaktechnische case (functiespecifiek gedeelte) Het gesprek wordt gevoerd met één of meerdere vertegenwoordigers van de entiteit waar de vacature zich situeert en de selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden naast enkele van de persoonsgebonden competenties volgende punten beoordeeld: motivatie en verwachtingen ten aanzien van de functie inzetbaarheid in de functie en de organisatie technische competenties Deze fase is eliminerend. Je krijgt een beoordeling geschikt of niet geschikt ten aanzien van deze criteria. Dit selectieonderdeel zal doorgaan vanaf 18 mei 2015 (18 en/of 19 mei 2015 onder voorbehoud). 7.3 Psychotechnisch gedeelte (generiek gedeelte) Tijdens deze selectiefase worden de persoonsgebonden competenties in kaart gebracht. Het psychotechnisch gedeelte kan bestaan uit een competentiegericht interview, één of meerdere computergestuurde oefeningen en een persoonlijkheidsvragenlijst. Deze selectiefase is adviserend. Je krijgt een beoordeling gunstig of ongunstig. Dit selectieonderdeel zal doorgaan vanaf 25 mei 2015 (onder voorbehoud). Kandidaten die in het generiek gedeelte geslaagd zijn, genieten een vrijstelling voor het generiek gedeelte voor de duur van 7 jaar. (Artikel III 3 4 VPS). Als je meer informatie wenst over de selectieprocedure kan je contact opnemen met jolien.elegheer@jobpunt.be of op het telefoonnummer 016/38 10 01.
8. Aanpassingen aan de selectieprocedure voor mensen met een handicap Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit in het online sollicitatieformulier aangeven. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken. 9. Feedback Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind juni 2015. Je kan binnen de 3 maanden die volgen op de kennisgeving van je resultaat feedback vragen. Je doet dit telefonisch op het nummer tel. 016/38 10 01 of per mail naar jolien.elegheer@jobpunt.be. 10. Reserve en geldigheid Er wordt naar aanleiding van deze selectie een werfreserve zonder rangschikking aangelegd met kandidaten die in de volledige selectieprocedure slagen. De werfreserve kan worden gebruikt voor statutaire functies van hetzelfde niveau (en dus ook voor andere standplaatsen). Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar vanaf de datum van de kennisgeving van je resultaat. Desgevallend kan het agentschap beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De kandidaten blijven in de reserve, ook bij weigering van een aanbod. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort.