Notulen Algemene ledenvergadering volleybalvereniging Utrecht Vrijdag 29-10-2010 Vergaderzaal Galgenwaard 20.00 uur ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Aanwezigen: Albert Bartelds (H2), Allard Jongsma (H1), Anna Gorter (D2), Anne Meijnders (D2), Arjaan Peree (H5), Bas Poppe (vertrouwenspersoon), Bram Ronnes (top/jeugd), Erwin Rintjema (H5), Ferdinand de Booij (H1), Folke Stuivenberg (vader, MC2), Frans Debie (H3), Gijs Ronnes (H1), Janine Pleizier (D1), Jeroen van Omme (H5), Jetske Gravensteijn (D1), Jos van Hout (jeugdcommissie), Jos Schreurs (H4), Jurgen Bakker (H3), Leonie Cramer (D5), Lisa Severein (D1), Loes Schrijvers (D2), Manon Burger (D4), Marijke Dorrestein (D1), Mark Oude Avenhuis (H1), Martin Lok (trainer D3), Mette van Kruisbergen (D1), Myron Tersteeg (D2), Rinke Oskam (D6), Tjarda Sijtsma (D5), Tom v/d Linde (H1), Wim Steenland (H4). Bestuursleden: Tom Claassen (voorzitter), Mieke Alebregtse (penningmeester), Jan Kroon (coördinator externe zaken) (later), Gitty Korsuize (recreantencoordinator), Rob van Hal (regio-coordinator), Jolien Witteveen (secretaris, notulist). -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Opening en vaststelling agenda. Tom opent om 20.10 uur de vergadering. Het bestuur stelt zich voor aan de aanwezigen. De bestuursleden Sam van Ling (jeugd) en Ernst Soethout (top) zijn afwezig. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Mededelingen Lustrum: Wim Steenland (H4) deelt namens de lustrumcommissie mee dat er komend jaar een aantal activiteiten zal worden georganiseerd, te beginnen met het Diner Rouler op 12 november met daar op aansluitend een borrel bij het café Central Park vanaf 22.30 uur. Het mooie logo voor het lustrumjaar is ontworpen door Jos van Hout. Verder wordt erop gewezen de website in de gaten te houden om op de hoogte te blijven van alle activiteiten. Beachvelden: Tom doet verslag van de ervaringen met de beachvelden naast Nieuwe Welgelegen afgelopen zomer. Dit was een tijdelijke gelegenheid. Er was enthousiasme over het idee en er is nu overleg over een permanente gelegenheid. VV Utrecht doet zijn best om een grote rol hierin te spelen. Vrijwilligers: vacatures en vergoedingen-beleid: Jolien deelt mee dat dit jaar opnieuw wordt gekeken naar de vergoedingen voor vrijwilligers (o.a. trainers). Mochten hier ideeën over zijn, deze graag doorgeven aan Jolien. Jolien deelt eveneens mee dat er volgend seizoen een vacature zal zijn voor de ledenadministratie, aangezien Carola van Diemel volgend seizoen hiermee zal stoppen. Gegadigden graag melden bij Carola en/of Jolien. 3. Notulen vorige ALV De notulen van de ALV van 7-5-2010 worden doorgenomen en met onderstaande opmerkingen en met dank aan de notulist, vastgesteld: - Er staat in de notulen dat de jeugdcontributie in deze ALV op de agenda zou staan, dat staat hij niet. Mieke antwoordt dat dit onderwerp terugkomt bij de begroting. - Sam van Ling (H1) wordt veranderd in: Sam van Ling (jeugdcoördinator). 4. Organisatieverandering en bestuurssamenstelling Er gaat e.e.a. veranderen als gevolg van het strategisch plan. Zo komt er een uitbreiding van het dagelijks bestuur met vier leden, te weten: - Ernst Soethout (H1): is vandaag afwezig, maar zal in het bestuur de rol van Coördinator Technische Zaken vervullen. Ernst blijft geen topsportcoördinator, hiervoor zal vervanging gezocht worden. - Jos Schreurs (H4): zal de rol van penningmeester langzamerhand overnemen van Mieke, die het bestuur aan het eind van dit seizoen zal verlaten.
- Rinke Oskam (D6): zal de rol van secretaris overnemen van Jolien. Jolien zal vervolgens zelf de rol van vrijwilligercoördinator op zich gaan nemen. - Tjarda Sijtsma (D5): wordt algemeen bestuurslid met in haar portefeuille facilitaire zaken. Zij zal o.a. de verantwoordelijkheid voor het wedstrijdsecretariaat en de scheidsrechterscoördinatie gaan dragen. Jolien licht nog toe dat de rollen al wel zijn vastgesteld, maar dat de precieze taakbeschrijvingen nog verder ingevuld gaan worden. De bedoeling is de beoogd leden in de ALV van mei 2011 te installeren. Hiermee zullen de huidige coördinatoren van de afdelingen (top, regio, recreanten en jeugd) uit het bestuur gedechargeerd worden. De formele positie verandert hiermee, maar hun rol binnen de vereniging blijft hetzelfde, o.l.v. Ernst. 5. Realisatie 2009/2010 Tom biedt namens het bestuur zijn excuses aan voor de late verzending van de financiële stukken en het feit dat de nieuwste versie ter plekke moest worden uitgedeeld. Een schriftelijke toelichting ontbreekt. Tom vraagt begrip voor de omstandigheden die hieraan ten grondslag liggen, namelijk het feit dat Mieke in weken voor de ALV ziek is geweest. a. Presentatie realisatie De realisatie van 2009-2010 wordt toegelicht door Mieke. Er is voor gekozen om dit jaar een crediteuren-post van een aantal seizoenen geleden te laten vervallen, omdat er verwacht wordt dat de facturen niet meer aan ons verstuurd zullen worden. Er wordt door Jos van Hout gevraagd of dit niet een winst van eerdere jaren is. Mieke antwoordt dat het geen winst is maar een negatieve kostenpost, waarmee we de begroting hebben kunnen dichten. Er wordt door Jan Kroon gevraagd hoe kan het dat de opbrengst van de contributie tegenvalt terwijl er leden zijn bijgekomen. Mieke antwoordt dat er minder nieuwe leden zijn dan verwacht. Er is een aantal teams met minder leden dan begroot. Er wordt door Anne Meijnders en Erwin Rintjema gevraagd naar het begroten van de boetes. Het beleid is dat boetes altijd op 0,- begroot worden. Vorige ALV is een afspraak gemaakt over de boetes: de boetes zullen zoveel mogelijk worden doorberekend aan de betreffende teams. Bij de aanvoerdersbijeenkomst zijn tips gegeven om boetes makkelijker te voorkomen. Tot zover bekend zijn er nog geen boetes voor dit seizoen ontvangen. Zodra er boetes bekend zijn zal dit z.s.m. bericht worden aan de betreffende teams. Het boetebedrag van het seizoen 2009-2010 van 600,- is een uitschieter. Er wordt door Bram Ronnes gevraagd wat er gebeurt met het deel van de kosten voor trainersopleidingen dat is teruggestort door de Nevobo aan de vereniging. Tom antwoordt dat in ieder geval een deel hiervan rechtstreeks terug gaat naar de jeugdopleiding, maar dat dit niet bij voorbaat alles hoeft te zijn. Het bestuur kijkt hiernaar. Er wordt door Arjaan Peree gevraagd naar het voordeel van de Grote Clubactie? Erwin: We moeten kritisch kijken naar de Clubactie, de vraag of het meer oplevert dan het kost moet beantwoord worden. Het bestuur kijkt hiernaar en komt hier in de mei-alv bij de begroting van volgend seizoen op terug. Er wordt door Jos van Hout gevraagd naar het potje PR: hier onder vallen bijvoorbeeld de ALV-borrels en andere extra s die betaald worden. Er wordt door Arjaan gevraagd waarom er onder het rijtje commissies geen jeugdcommissie staat. Deze staat verder op in de begroting apart vermeld. Volgend jaar zal hiervoor wellicht een andere indeling gemaakt worden. b. Verslag kascommissie Jeroen van Omme: Geeft aan weinig tijd te hebben gehad vanwege late verzending, maar heeft goede antwoorden gekregen op zijn vragen en geeft een positief advies aan de ALV over de realisatie. Mark Oude Avenhuis: heeft de stukken niet gezien en kan daarom ook geen advies uitbrengen. Hij vindt dit jammer, omdat ook hij in de kascommissie zit. Er wordt een vraag gesteld over de 1500,- voor de lustrumcommissie, waarop is dit bedrag gebaseerd? Dit is door het dagelijks bestuur voorgesteld en overlegd met de lustrumcommissie.
De vraag is of de realisatie ter stemming kan worden gebracht zonder twee adviezen van de kascommissie? Het voorstel van Folke Stuivenberg om vaststelling onder voorbehoud ter stemming te brengen wordt overgenomen. Stemming; voor: 37, tegen: 0, onthouden: 0. De realisatie 2009-2010 is onder voorbehoud van tweede positief advies van de kascommissie aangenomen. c. Decharge kascommissie, installatie kascommissie 2010/2011 De decharge wordt, gezien bovenstaande, uitgesteld. Wanneer Mark een advies heeft gegeven over afrekening, zal hij worden gedechargeerd. Bas Poppe en Jeroen Van Omme zullen de nieuwe kascommissie zijn. d. Vaststelling Eigen Vermogen Het Eigen Vermogen wordt eveneens onder voorbehoud vastgesteld. Gijs Ronnes vraagt of de ALV niet meer inzicht moet/mag krijgen in de jeugdbegroting. Tom noemt dat we bij de volgende ALV wellicht meer inzicht kunnen geven in de jeugdrekening. Allard geeft aan dat de geldstromen bij de jeugd terug zouden moeten komen als budget-post op de begroting en afrekening. Het dagelijks bestuur gaat de geldstromen inzichtelijker maken voor de volgende ALV. Jos van Hout geeft aan dat hij persoonlijk veel voorschiet voor de jeugd, om op die manier niet alles via de penningmeester te laten lopen. Dit kost iedereen minder moeite en gaat sneller. Hij doet het voorstel om de afzonderlijke commissies meer autonomie te geven, en niet alles via penningmeester te laten verlopen. Hij zou graag zien dat iedere commissie een eigen rekening heeft en de penningmeester meer als manager fungeert. Allard geeft aan dat dit voorstel ook goed in de structuurveranderingen zou passen, in het kader van beleidsmanagement door het bestuur. Er moet dan voor de ALV inzicht zijn in de afzonderlijke budgetbegrotingen. 6. Beleid 2010/2011 a. Top, regio, recreanten, jeugd. Recreanten: Gitty vertelt dat er twee teams hebben meegedaan aan het NL kampioenschap. Helaas niet gewonnen, maar wel leuk. Het gaat goed met de recreanten. Veel nieuwe leden. Helaas moet aan veel mensen nee verkocht worden, omdat het beginnersteam inmiddels meerdere jaren draait en eigenlijk geen beginnersteam meer is, er is geen ruimte voor beginners. Vanuit de zaal wordt gevraagd waarom er geen nieuwe recreanten bij kunnen komen. Tom legt uit dat per seizoen bekeken wordt welke mogelijkheden er zijn ivm zaalruimte en facilitaire zaken. Dit seizoen is gekozen voor de oprichting van een nieuw mastersteam bestaande speelsters die vorig jaar ook al lid waren van de vereniging. Verder nog gesproken over de mogelijkheden binnen VVU om een trainerscursus te doen. Janine geeft aan dat er ook nog plek is voor cursisten voor de VT2-training bij VSU. Regio: Rob vertelt dat er weinig wijzigingen in het regiobeleid te melden zijn. Omdat besloten is teams met max. 11 spelers te maken doet ook bij de regio zich voor dat nieuwe leden niet geplaatst kunnen worden op het gepaste niveau. Er zijn nog 3 nieuwe teamcoördinatoren vanuit de TZ nodig. Uitgangspunt is 1 coördinator per twee teams. Aanmelden kan bij Rob. Allard vraagt of er in kaart wordt gebracht hoeveel afwijzingen er zijn? Dit wordt bijgehouden, ook voor welk niveau dit geldt. De wachtlijsten zullen daarmee in kaart gebracht worden t..b.v. bijvoorbeeld gesprekken met VSU. Allard zal hiertoe contact opnemen met Gitty en Rob. Jeugd: Ferdinand deelt namens Sam mee dat de jeugd blijft groeien in aantal. Er zijn nu zeven teams; 170 jeugdleden, waarvan 40 mini s. Het gaat goed met de jeugd. Er zijn afspraken (gedragsregels) gemaakt met trainers, ouders en de jeugdcommissie. Alle trainers zijn inmiddels opgeleid. Het niveau van de trainers wordt op peil gehouden door de TC. Er is een aparte coördinator voor de mini s aangesteld, Mark Hakhof. Er staat een groot aantal mooie activiteiten op stapel: ouder-kindtoernooi, Sinterklaas, oliebollentoernooi etc. Top: Janine doet verslag namens de commissie. Er zijn nieuwe trainers voor de dameslijn. De herenlijn heeft dezelfde trainers behouden. D1 heeft dit jaar een zgn. bouwjaar en moet volgend seizoen voor promotie gaan spelen, doelstelling voor D2 en 3 is handhaven + doorstroming naar D1. Heren 1 moet zsm promoveren, Heren 2
en 3 hebben als doel handhaven en doorstroming naar H1. De topcie. is blij met de sponsoring van ARP. Ook wordt nog gemeld dat er een talententraining voor de dameslijn is opgezet. Jurgen vraagt naar de 2 e training van dames 3. Het bestuur antwoordt dat het beleid is investeren in kwaliteit. Destijds afgesproken dat het 1 e en 2 e team van de dames- en herenlijn sowieso top is en dat divisieteams ook top zijn. Dames 3 wordt dus als top beschouwd en dus krijgen zij een 2 e training. Er wordt opgemerkt dat dit niet in het Huishoudelijk Reglement staat. Tom antwoordt dat dit sowieso al geactualiseerd dient te worden. Er wordt door Frans gevraagd naar de communicatie met de regio. Janine antwoordt dat deze nog niet voldoende is, maar dat er hard aan gewerkt wordt om deze te verbeteren, i.c.m. met de nieuwe structuur van de TZ. b. Verenigingsmanager Allard vertelt dat vanwege de bezuinigingen de subsidie vanuit de gemeente stop zal worden gezet. Allard heeft elke twee maanden een gesprek met de VSU hierover. De verenigingsmanager van het Marco van Bastensportpark heeft de taak gekregen om de gelden binnen Nederland hiertoe in de gaten te houden. Jos van Hout vraagt aandacht voor het feit dat Allard er voor gezorgd heeft dat volleybal een van de tien kernsporten van Utrecht is geworden. Dit levert meer geld op (en een applaus voor Allard). Allard zal dit verder coördineren i.s.m. de VSU. c. Sponsorcommissie Allard: de vernieuwde sponsorcommissie is een paar keer bij elkaar geweest. Er waren al een aantal initiatieven, o.a. vanuit Erwin, maar er moest weer een slinger aangegeven worden. De commissie richt zich op drie zaken: de thuisdagen, teams en activiteiten. Voor de thuisdagen word o.a. gekeken naar een samenwerking met de Heksenketel en de beheerders. Er is enthousiasme om mee te werken. Voor teams geldt dat er al een paar teams zijn met een eigen sponsor, dit kan worden uitgebreid. Omdat er al veel activiteiten georganiseerd worden is het idee om hier bij aan te sluiten en te zorgen dat bij de bestaande activiteiten meer geld gegenereerd wordt (niet iets nieuws op te zetten.) Er zijn veel (nieuwe) plannen, bijvoorbeeld menukaarten voor het werven van sponsoren, thuisdagen groter maken i.s.m. de Heksenketel (bijvoorbeeld het VVmenU), welkomstbord met informatie, club van 50, bedrijventoernooi uitbreiden. Tot en met december wordt de tijd gebruikt om te inventariseren. Geïnteresseerden om mee te denken over sponsoring worden gevraagd zich aan te melden bij de secretaris. Complimenten worden gegeven aan de sponsorcommissie. Gijs vraagt zich af of er niet in de ALV besloten moet worden over beleid hieromtrent. Er wordt afgesproken dat wanneer het om de besteding van grote (sponsor)bedragen zal gaan, het bestuur dit in de ALV terug laat komen. d. Technische zaken Tom geeft aan dat de eerder aangekondigde structuurverandering in het technisch beleid dit seizoen doorgevoerd zal worden. De verschillende afdelingen zullen qua technisch beleid samengevoegd worden tot één Technische commissie o.l.v. Ernst. Ernst gaat de komende maanden met de huidige technische commissies in gesprek en zal i.s.m. de andere bestuursleden een plan uitvouwen voor het samenvoegen van de TC s. 7. Begroting 2010/2011 Mieke geeft een toelichting op de begroting. Janine vraagt waarom de begrote uitgaven voor de trainers topsport naar beneden gaan, terwijl we de huidige trainer van D2 veel minder geld kunnen bieden dan waarvoor hij normaliter aan de slag gaat. Het bestuur licht toe dat er vanuit de basisfaciliteiten maar geringe mogelijkheden zijn voor het bekostigen van de dure/kwalitatief goede trainers. Daarnaast zijn de sponsorinkomsten afgenomen ten opzichte van vorig seizoen. Daarom is er met verschillende teams afgesproken dat de teams zelf sponsors moeten zoeken c.q. garant moeten staan voor de een gedeelte van de kosten. Folke vraagt zich af of de boetes toch niet realistisch begroot moeten worden? Tom geeft aan dat ons beleid er op gericht is de boetes sterk te verminderen en daarom op 0,- begroot staan. Dit jaar was de 600,- aan boetes een forse uitschieter.
Arjaan wil graag dat de kosten en opbrengsten van de feestcommissie inzichtelijk worden gemaakt. Mieke geeft aan dat de feesten winstgevend zijn maar dat dit niet op de begroting terug te vinden is, omdat ze de winst weer in een volgend feest kunnen stoppen. Afgesproken wordt dat kosten/opbrengsten van de feestcommissie, net als die van bijvoorbeeld jeugdcommissie, inzichtelijk gemaakt worden voor de ALV. De jeugdcommissie geeft aan dat er in de vorige ALV een toezegging is gedaan over het kijken naar de jeugdcontributie. Er werd en wordt gevraagd om meer inzicht in de opbouw van de jeugdcontributie. Er wordt door het bestuur gewezen op de bijlage waarin de opbouw van de contributie genoemd staat in een taartdiagram. Jos van Hout vraagt zich af of er met de 41 euro die de jeugd bijdraagt aan de top. Uitgelegd wordt dat hiermee de jeugdtop bedoeld wordt: alle jeugdleden dragen bij aan de hoogste teams van de jeugd, net zoals alle seniorenleden bijdragen aan de topteams van de senioren. De jeugdcommissie is niet tevreden met het inzicht wat zij krijgt in de cijfers en opbouw van de jeugdcontributie. Jos van hout merkt op dat door de jeugdcommissie een andere berekening is gehanteerd met daaruit rollend een andere, lagere jeugdcontributie. Dit is aan het bestuur kenbaar gemaakt, maar nooit op gereageerd. De voorzitter licht toe dat hetzelfde rekenmodel is gebruikt dat al jaren met succes is gehanteerd om te komen tot een kostendekkende contributie. Mieke geeft aan dat Jurgen de opmerkingen van de jeugdcommissie in het verleden al heeft besproken met Sam, de jeugdcoördinator. Tevens zijn door Mieke nog een aantal opmerkingen verwerkt in de huidige begroting. De communicatie hierover is onvoldoende geweest. Er wordt door een aantal leden aangegeven dat de jeugdcommissie meer vertrouwen moet hebben in het bestuur. Er is bij de jeugdcommissie (meer) behoefte om de cijfers te zien en met bestuur in gesprek te gaan over de in hun ogen te hoge jeugdcontributie. Bas stelt voor om een gesprek te faciliteren tussen de jeugdcommissie en de penningmeester (en aanstaande penningmeester) om hier verder op in te gaan. Dit wordt positief opgenomen en zal worden afgesproken door betrokkenen. Tom geeft aan dat het bestuur graag de huidige begroting ter stemming wil brengen, met de toezegging dat er voor volgend seizoen opnieuw (samen met de jeugdcommissie) gekeken zal worden naar de jeugdcontributie. Allard geeft aan dat er in het gesprek dat door Bas is geïnitieerd ook aandacht moet zijn voor de budgetbegroting van de jeugd, geïntegreerd in de algehele begroting. Bram vraagt of de begroting ook onder voorbehoud ter stemming gebracht kan worden. Tom geeft aan dat dit niet wenselijk is, de begroting zal integraal ter stemming voorgelegd worden. Stemming; voor: 19, tegen:2, onthouden: 16. De begroting 2010-2011 is aangenomen. 8. Rondvraag en sluiting - Jan wil graag formeel gedechargeerd worden. Hij geeft aan de laatste maanden nauwelijks meer iets gedaan te hebben i.v.m. verblijf in het buitenland en drukte. Jan wordt gedechargeerd en wordt door Tom hartelijk bedankt voor zijn inzet. - Tjarda: Diner Rouler 12 november: inschrijven kan nog tot 1 november. - Bas: Wil graag alle positieve energie in de vereniging benadrukken. - Myron: vraagt naar de nieuwe type ballen die de jeugd wel heeft maar dames 1 / 2 niet, terwijl tegenstanders wel met het nieuwe type spelen. Tom antwoordt dat momenteel een inventarisatie plaatsvindt van het aanwezige materiaal, inclusief ballen, op basis daarvan kunnen evt. nieuwe type ballen besteld worden. - Anne: geeft aan zich een beetje benadeeld te voelen omdat er gezegd werd dat de vrijwilligers nu geen vergoeding krijgen en trainers wel. Maar ik ben als trainer ook vrijwilliger. Jolien benadrukt dat dat zo is en dat we daar ook erg blij mee zijn. We willen het komende jaar wel goed gaan kijken naar de verschillende vergoedingen tussen de trainers en de andere vrijwilligers. - Ferdinand: complimenteert de lustrumcommissie en vraagt hen de jeugd niet te vergeten in hun activiteiten. Wim geeft aan dat Petra als moeder van een aantal jeugdleden in de lustrumcommissie zit. - Bram: biedt aan een cursus train-de-trainer te geven aan recreanten- en regiotrainers. Gitty neemt contact op met Bram en Rob. De voorzitter sluit de vergadering om 22.30 uur en nodigt een ieder uit voor een borrel in de heksenketel.