Algemene Ledenvergadering Vrijdag 27 september 2013 Kantine Sporthal Interweij, aanvang 20:00 uur (de koffie staat klaar!) Agenda

Transcriptie

1 Algemene Ledenvergadering Vrijdag 27 september 2013 Kantine Sporthal Interweij, aanvang 20:00 uur (de koffie staat klaar!) Agenda 1. Opening 2. Notulen ALV d.d. 28 september Jaarverslagen, jaarrekening en begroting (deze worden op de vergadering uitgereikt. De jaarrekening en begroting kunnen eventueel vooraf worden opgevraagd bij de penningmeester) - Benoeming kascommissie 2013/ Voorstel structureel 2x trainen vanaf U16 5. Aftreden/aantreden bestuursleden 6. Vacatures commissies/functionarissen -nieuw lid Evenementencommissie -nieuw lid TC -scheidsrechterfunctionaris 7. Rondvraag 8. Sluiting Basketballvereniging Archipel: Secretariaat: Julianalaan 48, 4101 JD Culemborg KvK: RABO Bank: IBAN NL18 RABO

2 Beste Archipellers, Om maar te starten met het belangrijkste nieuws in deze crisistijd: het gaat goed met Archipel. Het afgelopen seizoen is er door velen hard gewekt om Archipel in een wat rustiger vaarwater te sturen. Onze competitieteams hebben hun sportieve ups en downs gekend en daarnaast zijn er een aantal succesvolle evenementen georganiseerd zoals de Bubbels (nieuwjaarfeest) en natuurlijk het Culemborgs recreantentoernooi voor jeugd en senioren. Onze dank gaat uit naar iedereen die met zijn onbaatzuchtige inzet Archipel heeft geholpen bij het trainen, frietjes bakken, ballen oppompen, fluiten, tafelen en meer van al die grote en kleine taken waardoor onze vereniging lekker kan blijven basketballen. Ook op bestuurlijk vlak zijn er afgelopen seizoen veel veranderingen geweest. Er is een nieuw bestuur aangetreden die het eerste jaar gebruikt heeft om Archipel administratief en organisatorisch weer helemaal op orde te krijgen. Wij zijn weer helemaal bij en kunnen dan ook met een gerust hart het nieuwe seizoen in. Dat nieuwe seizoen start met een groter ledenaantal dan het vorige. Er zijn meer teams en er is nog meer ambitie. Enkele teams hebben aangegeven graag twee keer in de week te willen trainen en we willen trachten dat in de ALV structureel te verankeren. Het voorstel daarvoor vindt u bij de stukken van de ALV. Daarnaast zijn er de klassiekers. Een scheidsrechter cursus (F) voor de U16 en U18 teams (jongens en meisjes) zodat zij al dit jaar kunnen worden ingezet om wedstrijden te leiden. En een begeleide schrijfcursus voor de nieuwe tafelaars die we ook dit jaar weer nodig hebben. Dit tafelen is met name een taak die we graag ingevuld zien door ouders. Het is ook een mooie gelegenheid om kort op de strijd een belangrijke taak te vervullen. Op het trainersvlak zijn er ook de nodige wijzigingen en verschuivingen. Toch is het de Technische commissie weer goed gelukt om elk team te voorzien van een passend trainerskoppel. Daarnaast willen we dit jaar nog meer investeren in het versterken van het trainerscorps door kennisoverdracht onderling en via cursussen. Archipel heeft de zaakjes op orde maar helaas zoekt de gemeente Culemborg nog naar oplossingen om extra bezuinigingen op sport te realiseren. De discussie daarover is in volle gang en sportend Culemborg verwacht eind september, begin oktober een bezuinigingsvoorstel van de gemeente. Hoe dit voorstel eruit zal zien is onduidelijk maar de verwachting is dat we als verenigingen meer taken zullen moeten uitvoeren op de locaties waar we sporten. Wij houden u uiteraard via de website op de hoogte als daar nieuwe ontwikkelingen in zijn. Rest mij u nog te zeggen dat u bij vragen altijd contact met ons op kunt nemen. Wij horen graag uw vragen of suggesties. Mail ons, bel ons of spreek ons aan op de trainings- of wedstrijddagen.

3 Namens het hele bestuur van Archipel wens ik u een sportief, voorspoedig en succesvol basketbalseizoen toe. Eef Stavenuiter Voorzitter Archipel

4 Jaarverslag secretaris Nadat ik vorig jaar maart de ledenadministratie grotendeels al had overgenomen van Stefan Wesseling, ben ik tijdens de laatste ALV benoemd tot secretaris. Ik heb, samen met de penningmeester Jeroen Kuipers, de ledenlijst opgeschoond, gecorrigeerd en uitgebreid met adressen van zowel de jeugdleden als hun ouders. Inmiddels zijn (bijna) alle spelers die competitie spelen voorzien van een spelerskaart, hebben ze een gedragscode ondertekend en is dit alles keurig per team geordend. De leden hebben via de site ook de digitale weg naar de secretaris gevonden, want ik krijg steeds vaker bericht dat er telefoonnummers, adressen etc. wijzigen. Een grote verbetering, want zo houden we ons ledenbestand up-to-date! Mijn doel voor komend jaar is mijn taken verder te optimaliseren en vast te leggen zodat na mijn termijn van 2 jaar de taak van secretaris zonder moeite overgenomen kan worden.

5 Jaarverslag wedstrijdsecretaris Net als de rest van het huidige bestuur ben ook ik afgelopen jaar tijdens de ALV toegetreden. Als wedstrijdsecretaris heb ik me vooral beziggehouden met het regelen van de zaalhuur voor wedstrijden en trainingen, met de planning van de wedstrijden en met de indeling van de wedstrijdtaken. Afgelopen jaar hadden we zes wedstrijdspelende teams en daarnaast twee alleen trainende teams. Voor ons als kleine vereniging is het vooral lastig dat we weinig seniorleden hebben om alle kaderfuncties te vervullen, zoals trainers, scheidsrechters en bestuursfuncties. Daarom zijn we erg blij dat er ook ouders van de jeugdteams bereid zijn om naast het aanmoedigen jurytaken te vervullen. Na een avond uitleg door de TC is het voor de ouders goed te doen om een wedstrijdsheet in te vullen en zo nog meer bij de wedstrijden betrokken te zijn. Daarnaast zijn er meerdere leden die veel en vaak helpen met allerlei taken die komen kijken met het goed laten functioneren van een basketbal-vereniging. Dat al deze mensen hun taak serieus hebben genomen, zien we direct terug aan het geringe boete-bedrag dat we afgelopen jaar aan de NBB hebben moeten betalen. Allemaal dank daarvoor! Dat geld kunnen we immers beter aan spelmateriaal besteden. Ik hoop dat we komend seizoen net zo vruchtbaar samen kunnen werken met elkaar en zo weer een succesvol en sportief basketbaljaar tegemoet gaan.

6 Toelichting op jaarrekening en begroting In deze toelichting zal ik de belangrijkste punten uit de jaarrekening van en de begroting voor beschrijven. De stukken met de cijfers zullen op de ALV worden uitgedeeld, of op verzoek door mij worden toegezonden. Ik zal mijn acties en keuzes van afgelopen seizoen uitleggen, zodat hier tijdens de ALV op gereageerd kan worden. Jaarrekening Op de winst- en verliesrekening is te vinden wat er afgelopen seizoen binnen is gekomen en wat er is uitgegeven. Deze getallen zijn te vergelijken met de begroting en de winst- en verliesrekening van verleden seizoen. Er is dit seizoen een klein positief resultaat geboekt, dit betekent dat we dus bijna net zoveel hebben uitgegeven als dat er is binnen gekomen. Door een lichte ledengroei zijn de kosten voor zaalhuur en NBB contributie hoger, hier tegen over staat dat we ook meer contributie hebben ontvangen dan begroot. De opdracht uit de vorige ALV, om de boetes van de NBB te beperken, is geslaagd. Hierdoor is deze post een stuk lager uitgevallen dan begroot. De grote kostenposten die niet waren begroot, komen voornamelijk uit nog niet betaalde rekeningen en niet betalende debiteuren van het seizoen Deze kosten staan onder de post diversen en afschrijving debiteuren. Dit was de reden dat we in dat seizoen een groot positief resultaat hadden. Een groot deel daarvan is dus eigenlijk het resultaat van afgelopen seizoen, hiermee is rekening gehouden in de begroting voor komend seizoen. Een boekhoudkundig verschil is, dat dit jaar zowel de kosten als opbrengsten van onze evenementen zijn ingeboekt, terwijl in de begroting alleen het resultaat stond. Hierdoor is de extra post opbrengsten evenementen op de winst en verlies rekening te vinden. Verder zijn dit jaar de bestuurkosten verminderd, door het opzeggen van de ING bankrekening en het rondbrengen van de post door het bestuur. Ook is er dit jaar weer subsidie aangevraagd bij de gemeente voor onze jeugdleden en de opleiding van kaderleden. Deze subsidie wordt de komende jaren helaas afgebouwd. Op de balans is te zien dat ons eigen vermogen is gegroeid. Dit vermogen is ongeveer 20% van onze omzet, wat een gezonde positie is voor een sportvereniging. De debiteuren bestaan uit de toegekende subsidie van de gemeente en voor de rest uit achterstallige betalingen van leden. De crediteur op de balans is een inschatting van de rekening die nog moet worden ontvangen van de Stichting Kantinebeheer Culemborg, voor het gebruik van de bar in het tweede kwartaal van Basketballvereniging Archipel: Secretariaat: Julianalaan 48, 4101 JD Culemborg KvK: RABO Bank: IBAN NL18 RABO

7 Begroting In de begroting kun je zien wat het bestuur verwacht uit te geven en binnen te krijgen in komend seizoen. Er is hierbij vanuit gegaan dat ons ledenaantal groeit naar totaal 125 leden, waarvan negen kaderleden die geen contributie betalen maar wel lid zijn bij de NBB. Hierdoor zullen de kosten voor zaalhuur en NBB contributie stijgen, hier staat tegen over dat de opbrengsten van de contributie ook groter zullen worden. De verwachting is dat de zaalhuur komende seizoenen flink zal stijgen, de gemeente heeft aangegeven dat in de komende 3 seizoenen de zaalhuur 25% verhoogd zal worden. Dit betekent voor komend seizoen een verhoging van 7%, daarnaast zal er een indexering plaatsvinden. Deze indexering geldt voor alle kosten en heb ik begroot op 3%. Naast de reguliere scheidsrechterscursus is voor komend seizoen rekening gehouden met twee trainerscursussen. Deze cursussen kosten ongeveer 900,- per stuk. Het bestuur wil dat de cursisten hiervan 200,- zelf betalen, dit bedrag kunnen ze terugverdienen door de komende twee seizoen trainen te blijven geven bij Archipel. De NBB contributie is uitgesplitst in een deel dat rechtstreeks aan de NBB betaald wordt en een deel dat we moeten betalen aan het rayon West. De conclusie is dat als er goed op de kosten wordt gelet de contributie niet verhoogd hoeft te worden, dit ondanks de forse verhoging van de zaalhuur. Ook kan er dan nog in de club geïnvesteerd worden.

8 Voorstel t.b.v. de ALV van 27 september 2013: Structureel twee trainingen per week voor alle teams vanaf U16 De laatste jaren trainen de jeugdteams van U16 en ouder, soms twee keer in de week. Er wordt hiervoor door het bestuur een zaal gehuurd bij Lek & Linge. De kosten van de huur voor de zaal worden 1 op 1 doorberekend aan de spelers. Ook dit seizoen is er behoefte bij MU16, JU16 en JU18 om twee keer in de week te trainen. Het voorstel aan de ALV is om alle jeugdteams van U16 en ouder structureel twee keer per week te laten trainen. Hierbij worden de kosten van deze trainingen meegenomen in de begroting en doorgerekend in de contributie. Deze contributie zal voor spelende leden van deze teams met 25,- verhoogd worden naar 235, voor niet spelende leden van deze teams wordt de contributie met 15,- verhoogd naar 140,-. De reden om deze tweede training structureel te maken is in eerste instantie omdat hiervoor bij deze teams, al meerdere seizoenen, behoefte is. Als onze leden behoefte hebben om meer te basketballen, willen we dat faciliteren. Door deze trainingen structureel te maken en het initiatief voor een tweede training niet bij het team te leggen kan de organisatie hiervan meegenomen worden in de reguliere taken van Archipel, wat een tijdsbesparing oplevert voor het team en het bestuur. Door de kosten van een tweede training mee te nemen in de begroting weten de leden van te voren hoe hoog hun contributie is. De zaalhuurkosten zijn niet meer afhankelijk van het aantal spelers in het team, eventuele fluctuaties worden opgevangen door de club. Door meerdere seizoenen achter elkaar twee keer in de week te trainen is de verwachting dat de spelers beter op elkaar ingespeeld raken en het niveau van het team hoger worden. Dit vergt natuurlijk wel een extra inspanning van de trainers. Voordelen: - Behoefte van de leden wordt door de club beantwoord. - Niveau van de teams wordt hoger. - Tijdsbesparing organisatie. - Duidelijkheid over aantal trainingen en de hoogte van de contributie. Nadelen - Structureel extra tijdsbelasting voor de trainers. - Je legt je voor de toekomst vast. Is er dan ook nog behoefte? - Tegenvallers door lage spelersaantallen worden door de club gedragen. Ik hoor graag op de ALV jullie mening over dit voorstel. Jeroen Kuipers Basketballvereniging Archipel: Secretariaat: Julianalaan 48, 4101 JD Culemborg KvK: RABO Bank: IBAN NL18 RABO