Startgids 010 Factuur aanmaken In deze startgids staat aangegeven hoe u een factuur kunt aanmaken in de Safe Concept webapplicatie.
Inhoud Factuur... 3 Een nieuwe factuur maken... 4 Dagregistratie... 7 Factuurregels... 9 2
Factuur Facturen kunt u aanmaken in de webapplicatie door in de navigatiebalk te kiezen voor het onderdeel Factuur. De enige menukeuze van Factuur is op dit moment Factuur. Indien noodzakelijk zal dit in de toekomst nog worden uitgebreid met extra functionaliteiten. Zoals u kunt zien op het scherm hiernaast zijn er in het onderdeel Factuur een aantal statussen mogelijk. Standaard staat het overzichtscherm zo ingesteld dat u alle facturen ziet. U kunt echter ook een selectie maken op datum. Tevens is het mogelijk aan te geven alleen debet of credit facturen te zien. De status van een factuur kan ook dienen als selectiecriterium. Verdere uitleg over de status van een factuur vindt u in startgids 011- Factuur statussen en sortering. Let op: gemaakte wijzigingen in selectiecriteria blijven onthouden de gehele tijd dat u ingelogd bent in de webapplicatie. Na een uitlog worden zij weer op de standaardwaarde geplaatst. 3
Een nieuwe factuur maken Alvorens u kunt beginnen met het maken van uw eerste factuur dienen een aantal zaken aanwezig te zijn in uw account. Er dient een standaardprijslijst aanwezig te zijn welke (aan)gevuld is met uw eigen prijzen. Er dient minimaal één medewerker te zijn aangemaakt en het is handig één of meerdere minimale factuurbedragen te hanteren. De laatste vereiste is dat er klanten aanwezig dienen te zijn in uw account. Indien één van deze vereisten ontbreekt raden wij u aan eerst startgidsen 003 t/m 009 door te nemen. Een nieuwe factuur kunt u op twee manieren aanmaken. Dit kan vanuit de module factuur of direct vanuit de klant. Vanuit de module factuur druk u op de knop Nieuw Vanuit het overzichtscherm Klanten selecteert u een klant en drukt vervolgens op de knop Factuur. Beide selecties leiden tot het volgende scherm. 4
Indien u een direct vanuit een klant op de knop Factuur heb gedrukt zal het veld Klantnaam al gevuld zijn. In dit voorbeeld is dit veld nog niet gevuld. De volgende stap is dan ook dat we de klant bij onze nieuwe factuur gaan selecteren. Druk hiervoor op de knop met de drie puntjes achter Klantnaam. Het volgende keuzescherm komt dan naar voren met al uw klanten die in uw account zijn aangemaakt. Na selectie van een klant kunt u een project selecteren behorende bij deze klant. Dit is echter niet verplicht. De keuze kan gemaakt worden door op de knop met de drie puntjes te drukken achter Project. 5
Het venster Selecteer Project komt dan naar voren. In dit venster staan alle projecten behorende bij de door uw geselecteerde klant. Na selectie van Projectcode ABC123 komt onze factuur er als onderstaand uit te zien. 6
Dagregistratie In het voorgaande hoofdstuk hebben we een nieuwe factuur aangemaakt, een klant gekozen en een project. Nu is het tijd voor de dagregistratie bij de factuur. Deze keuze is op een factuur niet verplicht. U kunt dus direct door naar de factuurregels voor verdere afronding van de factuur. In ons voorbeeld willen wij een zo compleet mogelijke factuur maken en aangeven welke medewerker de werkzaamheden heeft verricht, dus gaan we de stappen doornemen voor een correcte dagregistratie. Na indruk van de knop dagregistraties komt het volgende venster naar voren. Omdat we het project ABC123 hebben gekozen worden de contactpersoon en de locatie van de dagregistratie automatisch gevuld. De genoemde contactpersoon is in deze de contactpersoon aanwezig bij de door ons geselecteerde klant. Indien er meerdere contactpersonen zijn bij deze klant is deze wijzigbaar. Nu gaan we de medewerker selecteren welke de werkzaamheden heeft verricht op de locatie bij de klant. We doen dit door indruk van het plusje. Na selectie van onze medewerker Marlijn Bovenkamp daarna een TAB en invul van het aantal uren zijn wij hier klaar. U kunt zoveel mogelijk medewerkers selecteren als u wil en daarbij de behorende uren invoeren. 7
Indien u drukt op de knop Opslaan en sluiten wordt dit venster afgesloten en wordt geen nieuwe dagregistratie aangemaakt. Het kan natuurlijk voorkomen dat u meerdere verschillende dagregistraties wil aanmaken op één factuur. Indien u drukt op de knop Opslaan en nieuw wordt dit venster gesloten en meteen een nieuw schoon dagregistratie venster geopend. Na Opslaan en sluiten keren we terug in onderstaand venster. Vanuit dit venster is het mogelijk de dagregistratie te verwijderen door middel van de knop Verwijderen of alsnog te kiezen voor de aanmaak van een extra dagregistratie. Druk hiervoor op de knop Nieuw. 8
Factuurregels In het voorgaande hoofdstuk hebben we een nieuwe factuur aangemaakt een klant gekozen en een project. Dagregistratie is niet verplicht maar in ons voorbeeld hebben we deze wel aangemaakt. Nu is het tijd voor de factuurregels. Na indruk van de knop naar voren. komt het volgende scherm Dit scherm is samen met het hoofdscherm van factuur het belangrijkste scherm. In dit scherm kunnen we namelijk de producten selecteren uit onze standaardprijslijst om zo een factuur te creëren. Met de knop Opslaan en sluiten verlaten we dit scherm. Met de knop Opslaan en nieuw kunnen we zoveel mogelijk factuurregels aanmaken als nodig om deze factuur compleet te maken. Nadat we het eerste product uit de lijst hebben gekozen door in de selectiebox 001 Boren te kiezen, komt het volgende scherm naar voren. 9
In dit scherm zien we alle producteigenschappen terug welke zijn aangemaakt in de prijslijst behorende bij het product. Met de TAB-toets kunnen we vervolgens elke eigenschap doorklikken en deze aanpassen. Het is ook mogelijk direct een eigenschap aan te klikken met de muis en deze daarna te wijzigen. Als we het juiste product hebben geselecteerd met de juiste waardes kunnen we direct een nieuwe regel aanmaken door op de knop Opslaan en nieuw te drukken, maar we kunnen onze aangemaakte factuurregel ook eerst bekijken door op het tabblad Factuurregel te drukken. Onze aangemaakte factuurregel levert de volgende berekening op. In onze voorbeeldfactuur is dit de enige factuurregel die wij aanmaken. We sluiten het venster dan ook af met Opslaan en sluiten. Indien we meerdere regels op deze factuur hadden willen aanmaken hadden we op Opslaan en nieuw gedrukt. Nu komen we in het scherm. Vanuit dit scherm kunnen we meerdere acties uitvoeren. In ieder geval kunnen we rechts onderin het totaal van onze factuur controleren. Dit is het totaal exclusief B.T.W. Tevens kunnen we bekijken of de omschrijving klopt. 10
Met de knop Nieuw kan een nieuwe extra factuurregel worden aangemaakt. Met de knop Openen kan een bestaande regel worden geopend. Een dubbelklik op de betreffende factuurregel volstaat ook. Met de knop Verwijderen kan een bestaande factuurregel na selectie worden verwijderd. Met de knop Print kan de concept factuur worden bekeken als printvoorbeeld en eventueel worden afgedrukt. Als de concept factuur is afgerond kan deze de status Definitief krijgen. Met de indruk van de knop Definitief wordt een printvoorbeeld opgestart en wordt er een factuurnummer toegekend aan de factuur. De status verandert nu van concept naar definitief. U krijgt eerst deze melding. Na indruk van de OK komt het printvoorbeeld welke u kunt afdrukken. Dit is de uiteindelijke factuur voor verzending naar uw klant. Indien u dit venster sluit komt u weer in het hoofdscherm van uw factuur terecht of op het scherm Factuurregels. Vanuit beide schermen is het mogelijk de knop Definitief te gebruiken. In het hoofdscherm van de factuur is nu te zien dat deze een nummer heeft gekregen. In dit geval FACT-000200. De status van de factuur is gewijzigd van 11
Concept naar Definitief. Het is altijd weer mogelijk een print van deze factuur te maken met de Print knop. In het overzichtscherm kunt u de net gemaakte factuur weer terug vinden. Let op: een factuur welke u de status Definitief geeft door middel van het gebruik van de knop Definitief in het factuur hoofdscherm of in het overzichtscherm kost u één factuurtegoed uit uw factuurbundel. Let op: een factuur welke u de status Definitief hebt gegeven kunt u niet meer verwijderen. Deze kan alleen worden gearchiveerd. Voor uitleg omtrent het archiveren van facturen kunt u startgids 011- Factuur statussen en sortering raadplegen. 12