Startgids 011 Factuur statussen en sortering

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Startgids 011 Factuur statussen en sortering"

Erik Simons
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Startgids 011 Factuur statussen en sortering In deze startgids wordt uitleg gegeven wat de status van een factuur betekent en hoe de sortering werkt in de Safe Concept webapplicatie.

2 Inhoud Factuur... 3 Statussen van een factuur... 4 Filtering op de status van facturen... 7 Type factuur... 8 Sortering van facturen

Factuur Facturen kunt u vinden in de webapplicatie door in de navigatiebalk te kiezen voor het onderdeel Factuur. De enige menukeuze van Factuur is op dit moment Factuur.

Zoals u kunt zien op de afbeelding hiernaast zijn er in het onderdeel Factuur een aantal statussen mogelijk.

3 Factuur Facturen kunt u vinden in de webapplicatie door in de navigatiebalk te kiezen voor het onderdeel Factuur. De enige menukeuze van Factuur is op dit moment Factuur. Indien noodzakelijk zal dit in de toekomst nog worden uitgebreid met extra functionaliteiten. Zoals u kunt zien op de afbeelding hiernaast zijn er in het onderdeel Factuur een aantal statussen mogelijk. Standaard staat het overzichtscherm zo ingesteld dat u alle facturen ziet. U kunt echter ook een selectie maken op datum. Tevens is het mogelijk aan te geven alleen debet of credit facturen te zien. De status van een factuur kan ook dienen als selectiecriterium. In de hierop volgende hoofdstukken zullen we deze statussen toelichten. 3

4 Statussen van een factuur Een nieuwe factuur doorloopt een aantal statussen. Het is van belang deze statussen te weten omdat inden een factuur een bepaalde status heeft gekregen het voorkomt dat niet alle acties op een factuur meer kunnen worden uitgevoerd. Een factuur heeft in het kort het volgende statustraject: Concept -> Definitief -> Betaald -> Gearchiveerd (optioneel). Hieronder zullen de statussen volledig worden uitgelegd en welke acties u hierbij moet uitvoeren om de betreffende statussen te zetten. Een nieuwe factuur komt binnen op de status Concept. Op dit moment is de factuur altijd wijzigbaar en verwijderbaar. De status Concept is te zien in het factuur hoofdscherm. Indien deze factuur niet afgerond is maar alleen maar wordt opgeslagen en gesloten komt deze terug met de status Concept in het factuur overzichtscherm zoals te zien is op de afbeelding hieronder. Na afronding van de factuur en goedkeuring door degene die de factuur heeft gemaakt kan de factuur op status Definitief worden gezet. Op dat moment is de factuur niet meer wijzigbaar en niet meer verwijderbaar. Een factuurnummer wordt dan toegekend. Een factuur de status Definitief geven kan vanuit de 4

factuur zelf of vanuit het overzichtscherm door de factuur te selecteren en dan de knop Definitief in te drukken. Vanuit het overzichtscherm krijgt u de volgende melding.

5 factuur zelf of vanuit het overzichtscherm door de factuur te selecteren en dan de knop Definitief in te drukken. Vanuit het overzichtscherm krijgt u de volgende melding. Druk op OK om de factuur de status Definitief te geven. De factuur heeft na het drukken op de knop Definitief vanuit het factuur hoofdscherm de status Definitief gekregen en een factuurnummer. Deze status ziet u ook terug in het overzichtscherm factuur in de kolom Status. De enige status die na de status Definitief nog kan worden gezet is de status Betaald. Deze status kan alleen worden gezet vanuit het overzichtscherm. Deze status kunt u zetten als de factuur betaald bij u is binnengekomen. U selecteert de factuur die u de status Betaald wil geven en drukt daarna op de knop Betaald. Het volgende scherm komt dan naar voren. 5

6 Na een druk op de OK knop wordt de factuur op status Betaald gezet. Het is niet mogelijk aan een factuur met de status Concept direct de status Betaald toe te voegen. De tussenstap van status Definitief is noodzakelijk. Let op: een factuur welke u de status Definitief geeft door middel van het gebruik van de knop Definitief in het factuur hoofdscherm of in het overzichtscherm kost u één factuurtegoed uit uw factuurbundel. Let op: een factuur welke u de status Definitief hebt gegeven kunt u niet meer verwijderen. Deze kan alleen nog worden gearchiveerd. 6

Status Concept laat alleen concept facturen zien in het overzichtscherm. Status Definitief laat alleen definitieve facturen zien in het overzichtscherm.

7 Filtering op de status van facturen In de Safe Concept webapplicatie is het mogelijk een filtering uit te voeren op de status van facturen. Aan de linkerkant van het scherm in de navigatiebalk van het onderdeel Factuur vindt u onder Status verschillende selectievelden. Status Alle laat alle facturen zien in het overzichtscherm factuur. Status Concept laat alleen concept facturen zien in het overzichtscherm. Status Definitief laat alleen definitieve facturen zien in het overzichtscherm. Status Betaald laat alleen betaalde facturen zien in het overzichtscherm. Bij de status Gearchiveerd ziet u alle facturen staan welke gearchiveerd zijn. Dit kunnen facturen zijn met verschillende statussen. In de navigatiebalk kunt u ook een datumselectie maken. De datum van en tot en met zijn altijd aanpasbaar. Zo kunt u makkelijk facturen van een bepaalde periode terugzoeken eventueel gecombineerd met een bepaalde status. De selectievelden keuze wordt onthouden zolang u bent ingelogd in de Safe Concept webapplicatie. Na een uitlog staan deze weer op de standaardwaarde. 7

Type factuur Er zijn twee type facturen. Er zijn gewone facturen, deze worden in de navigatiebalk van het onderdeel Factuur ook wel aangeduid als Debets. Vervolgens zijn er de creditfacturen.

8 Type factuur Er zijn twee type facturen. Er zijn gewone facturen, deze worden in de navigatiebalk van het onderdeel Factuur ook wel aangeduid als Debets. Vervolgens zijn er de creditfacturen. Deze worden aangeduid als Credits. Aan de linkerkant van het scherm in de navigatiebalk van het onderdeel Factuur kunt u deze selectievakken vinden. Standaard staat het selectievak van type op Alles. Op dat moment worden zowel debet- als creditfacturen getoond in het overzichtscherm van factuur. In de bovenstaande afbeelding in de kolom Credit is ook te zien dat hier creditfacturen worden weergegeven. De selectie is nu aangepast. Er is voor gekozen om alleen nog maar de creditfacturen te laten zien in het overzichtscherm van factuur. Het overzichtscherm van factuur zal na de selectie dan het volgende laten zien. Het selectievak Debets zal alleen gewone facturen laten zien exclusief de creditfacturen. Wisselen van selecties heeft geen gevolgen voor de statussen. 8

9 Sortering van facturen De sortering van facturen in het overzichtscherm van factuur gaat automatisch. Bovenaan de lijst worden de facturen weergegeven met de status Concept. Definitieve facturen worden onder de facturen met de status Concept weergegeven. De definitieve facturen worden gesorteerd op factuurnummer. Het meest recent gebruikte nummer staat als eerste weergegeven. Dit zal dus de laatste factuur zijn die u definitief hebt gemaakt. In de facturen die een factuurnummer hebben gekregen wordt ook nog een automatische sortering gemaakt. De facturen met status Definitief komen voor facturen met de status Betaald. In de kolom Status is dit af te lezen. Indien u tijdelijk een andere selectie wil zien is dit mogelijk door op de kolom Factuurnummer te klikken. De volgorde van de facturen in het overzichtscherm zal dan veranderen. Bij één klik op de kolom Factuurnummer zullen de oudste definitieve facturen bovenaan komen te staan. 9

Bij twee klikken op de kolom Factuurnummer worden de facturen met status Concept onderaan geplaatst en staat de laatste definitieve factuur bovenaan.

10 Bij twee klikken op de kolom Factuurnummer worden de facturen met status Concept onderaan geplaatst en staat de laatste definitieve factuur bovenaan. Met de derde klik keert het overzichtscherm van factuur weer terug in de standaardinstelling. Indien u uitlogt en de volgende keer weer inlogt wordt de standaardinstelling weer opnieuw weergegeven. Over het algemeen is het mogelijk om op elke kolom weergegeven in het overzichtscherm van factuur te selecteren. De selectie zal zijn op alfabet van A- Z, Z-A, van hoog naar laag, laag naar hoog, etc. 10

Vergelijkbare documenten

Startgids 010 Factuur aanmaken. In deze startgids staat aangegeven hoe u een factuur kunt aanmaken in de Safe Concept webapplicatie.

Startgids 010 Factuur aanmaken In deze startgids staat aangegeven hoe u een factuur kunt aanmaken in de Safe Concept webapplicatie. Inhoud Factuur... 3 Een nieuwe factuur maken... 4 Dagregistratie... 7