Notitie voor Commissie Middelen/Algemeen Bestuur Pag. 1 Datum vergadering 23 januari 2008 Nr. Omschrijving agendapunt Portefeuillehouder Voorstel tot het kennisnemen van de notitie "Inhuur externen". wethouder H.W.C. Luijendijk Samenvatting In het bestuursakkoord Sluis betrouwbaar bestuur(d) in balans is opgenomen dat vastgelegd dient te worden wat wordt verstaan onder externen en uitzendkrachten/tijdelijke krachten voor ambtelijke bijstand en dat er duidelijkheid dient te komen omtrent de tijdelijke inhuur van personeel voor structurele bezetting. Deze notitie voorziet in deze behoefte in de vorm van een omschrijving van de soorten inhuur en criteria voor de inhuur. Voorafgaand aan het overgaan tot inhuur dienen de volgende criteria gecheckt te worden: de reden van inhuur, is er budget voor en wat zijn de consequenties als er niet wordt ingehuurd. Tevens is uiteengezet hoe wordt omgegaan met inhuur via (uitzend)bureaus en de hierbij behorende werkwijze. Wat betreft structurele inhuur van externen zijn criteria opgesteld wanneer kan worden overgegaan op structurele bezetting met externen. Aan de commissie, Inleiding Het bestuursakkoord Sluis: betrouw bestuur(d) in balans geeft een aantal richtingen mee als het gaat om het personeelsbeleid. Een aantal van de onderwerpen die daar onderdeel van uitmaakt is: 1. er dient vastgelegd te worden wat wordt verstaan onder externen en wat onder uitzendkrachten/ tijdelijke krachten voor ambtelijke werkzaamheden; 2. er dient duidelijkheid komen omtrent de tijdelijke inhuur van personeel voor structurele bezetting. Om uitvoering te geven aan het bestuursakkoord wordt het document momenteel vertaald in SMART-doelstellingen (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden). Met andere woorden er wordt aangegeven wat we willen bereiken, wat dat mag kosten, wanneer we dat gaan doen en wie erbij betrokken zijn. Een goede zaak, want over het gemeenschapsgeld dat wij als gemeentelijke organisatie uitgeven moeten we verantwoording afleggen. De planning- en controlcyclus is ons hierbij behulpzaam, maar pleit ons niet vrij van het kritisch (blijven) nadenken of we de goede dingen doen én of we de dingen ook goed doen. Wat betekent dit in relatie tot het personeelsbeleid en in het bijzonder met betrekking tot de twee bovenstaande passages uit het bestuursakkoord. Dit vind u terug in de eerste paragraaf. Vervolgens komt de te volgen procedure aan de orde. Personeelsbeleid in Sluis Nu, september 2007, is er ten aanzien van het personeelsbeleid niet veel vastgelegd. Sluis heeft een Rechtspositieregeling Sluis 2006 waarin allerlei zaken met betrekking tot de rechtpositie van de medewerkers vastgelegd is. Wat we met het personeelsbeleid willen bereiken, welke ontwikkelingen op ons afkomen, wat het mag kosten, wie erbij betrokken moeten zijn beschrijven we in het komende anderhalf jaar. Er komt een paraplunotitie waarin diverse onderwerpen die het primaire proces van instroom, doorstroom en uitstroom beschrijven. Ook functioneren en beoordelen, ontwikkeling van medewerkers en de organisatie zullen aan de orde komen. Besluit van de Raad d.d.
Notitie voor Commissie Middelen/Algemeen Bestuur Pag. 2 De notitie geeft richting aan de toekomst, maar zal ook een toetsingskader zijn voor de dagelijkse praktijk. Een paraplunotitie bevat hoofdlijnen van beleid en heeft een werkingsduur van ca. 5 jaar. De notitie zal het fundament vormen om het personeelsbeleid uit te bouwen. P&O-instrumenten zijn er genoeg binnen Sluis, het gaat er om dat we die instrumenten inzetten die het meeste bijdragen aan een effectieve sturing en ontwikkeling van medewerkers en organisatie. Dit zou juist wel eens kunnen betekenen dat we niet meer, maar minder instrumenten gaan hanteren. Wervings- en selectiebeleid in Sluis Het wervings- en selectiebeleid is niet beschreven. In de paraplunotitie zal dit onderwerp uitgewerkt worden. Het bestuursakkoord vraagt om een eerdere uitwerking, zodat er op korte termijn helderheid over het onderwerp is en er ook een mogelijkheid is om te sturen op de uitgaven. Behoefte aan tijdelijk personeel Er zijn vele redenen waarom er behoefte kan ontstaan aan tijdelijk personeel, zoals vervanging bij zwangerschap, ziekte, wegwerken van achterstanden, invoering nieuwe wetgeving, behoefte een specifieke kennis etc. Een organisatie kan niet helemaal zonder. Inzicht en overzicht waarom er tijdelijk personeel nodig is, voor hoe lang en met welke opdracht is noodzakelijk om verschillende redenen: - kostenbeheersing - behoud van kennis in de organisatie - teveel externen geeft kans op verminderde betrokkenheid bij de organisatie Op het inhuren van externen rust geen verbod, maar een duidelijke kosten- en batenanalyse dient altijd ten grondslag te liggen aan de beslissing. Om naar de criteria toe te werken die aan zo n beslissing ten grondslag liggen, beschrijven we eerst welke externen onderscheiden worden. Soorten externen De volgende soorten externen kunnen worden onderscheiden: a. uitzendkrachten b. inhuurkrachten c. adviseurs Ad a. Uitzendkrachten Uitzendkrachten zijn ingehuurde medewerkers, meestal via een ABU-goedgekeurd uitzendbureau, die meestal tijdelijke tekorten aan personeel opvullen. Die tekorten zijn dan meestal ontstaan door ziekte, pieken in het werk of opgelopen achterstanden. Ook worden soms uitzendkrachten ingehuurd om tijdelijk een vacature te vervullen, voorafgaand aan werving. Ad b. Inhuurkrachten Inhuurkrachten zijn ingehuurde medewerkers, meestal van een (ingenieurs- of advies) bureau. Zij hebben in het algemeen specifieke, direct inzetbare kennis en ervaring. Zij worden ingezet op specialistische werkzaamheden. Voor dergelijke werkzaamheden hebben reguliere uitzendbureaus geen medewerkers voorradig. Ad c. Adviseurs
Notitie voor Commissie Middelen/Algemeen Bestuur Pag. 3 Adviseurs zijn zeer specialistische, veelal ervaren personen van advies- of andere bureaus. Zij worden meestal kortdurend ingehuurd om een of enkele adviezen uit te brengen over complexe aangelegenheden. Meestal ontbreekt het de gemeentelijke medewerkers aan die specialistische kennis en/of ervaring die dan noodzakelijk is. Criteria voor inhuur externen Voordat we overgaan tot het inhuren van externen zullen er een aantal criteria gecheckt moeten worden: a. Wat is de reden voor de inhuur van externen? Bijvoorbeeld: - vervanging bij ziekte/zwangerschap - tijdelijk extra klussen (bijv. invoering nieuwe wetgeving) - wegwerken achterstanden - specifieke kennis b. is er budget voor het inhuren van externen? - heeft de vakafdeling budget/is er budget bij P&O? - zijn er budgetten die we ontvangen van het rijk waaruit de kosten gedekt kunnen worden? - kunnen er subsidies ingezet worden waaruit de loonkosten voor de inhuur van externen gedekt kunnen worden? c. Wat zijn de consequenties als er geen externe ingehuurd wordt? - hoe erg is het als de activiteiten niet uitgevoerd worden? - welke (financiële) risico s loopt de gemeente? - levert het inhuren inkomsten op voor de gemeente? Als de check van de criteria leidt tot de beslissing om een externe in te huren, dan zijn er opnieuw een aantal punten die in afspraken met het uitzendbureau of de onderneming die personeel bij ons te werk stelt, vastgelegd moeten worden. Afspraken met (uitzend)bureau s Uitzendkrachten: Uitzendkrachten lopen via het mobiliteitscontract met Randstad/Tempoteam. In maart 2006 is de gemeente Sluis samen met nog 41 andere participanten in Zeeland een mobiliteitscontract met de combinatie Randstad/Tempoteam voor een periode van vijf jaar aangegaan. In de praktijk worden de benodigde uitzendkrachten via het plaatselijke uitzendbureau van Randstad en Tempoteam aan ons geleverd. 1 x per kwartaal vindt er een managementoverleg plaats met de betrokken vestigingsmanagers en ontvangen we een financiële rapportage van alle medewerkers die via het mobiliteitscontract bij de gemeente Sluis werkzaam zijn. De afspraken over de medewerkers worden door de personeelsconsulent, het afdelingshoofd en de medewerker van Randstad/Tempoteam onderhouden. Inhuurkrachten/adviseurs: Inhuurkrachten kunnen via het mobiliteitscontract van Randstad lopen, omdat YACHT een dochteronderneming is van de Randstad groep. Door de grootte van het contract zijn er gunstige prijsafspraken gemaakt. Specifieke kennis en beschikbaarheid vergen soms toch een andere
Notitie voor Commissie Middelen/Algemeen Bestuur Pag. 4 aanbieder. Deze markt is zeer groot en afhankelijk van de benodigde kennis wordt een aantal bureaus benaderd om kandidaten te leveren voor de opdracht. De afspraken die met het bureau gemaakt moeten worden: - duidelijke opdrachtformulering en prestaties in een contract vastgelegd; - evaluatiemomenten vastleggen; - afspraken maken over het eventueel in dienst nemen van de kandidaat en de vergoeding die daaraan verbonden is; - inhuurkrachten/adviseurs beschikken over een VAR-verklaring indien zij als ZZP er (Zelfstandige Zonder Personeel) of als DGA (Directeur Groot Aandeelhouder) bij ons werkzaamheden verrichten. Werkwijzen: Het afdelingshoofd waar de externe onder werkt is verantwoordelijk voor het contact met het betreffende bureau over de kwaliteit van de geleverde werkzaamheden. Verlopen afspraken niet conform het contract, dan wordt de afdeling P&O erbij betrokken. Alle inhuur van externen verloopt via de afdeling P&O. De aanvraag van personeel, de check op de noodzaak, de aanvraag bij bureaus etc. vindt plaats in overleg tussen de vakafdeling en de afdeling P&O. Duidelijkheid over de tijdelijke inhuur van structurele bezetting Met de benoeming van criteria die ten grondslag liggen aan de beslissing of er wel of geen externe ingehuurd wordt, is al een deel van de gewenste duidelijkheid geschapen. Immers het inhuren van externen voor structurele bezetting kan in sommige gevallen noodzakelijk zijn, zoals eerder genoemd vervanging bij ziekte en zwangerschap. Soms is het in afwachting van ontwikkelingen in de organisatie ook raadzamer om tijdelijk een externe in te huren in plaats van een structurele invulling te geven aan een formatieplaats. Enkele criteria voor het invullen van de structurele bezetting met externen: - er is wel een potentiële kandidaat in de organisatie, maar deze is nog niet helemaal klaar voor de functie (de externe fungeert dan min of meer als coach, trainer on the job ) - de functie kan in een reorganisatieproces door verschillende medewerkers ingevuld worden, afhankelijk van de belangstelling van medewerkers en de uitkomst van de plaatsingsprocedure wordt de functie tijdelijk met een externe ingevuld - er is nog geen geschikte kandidaat voor de structurele invulling te vinden, maar de werkzaamheden moeten wel doorgang vinden - er is op korte termijn geen kandidaat te vinden in de markt die over de juiste competenties beschikt Deze lijst is niet uitputtend en er kunnen zich zeker nog andere mogelijkheden voordoen waarom er toch voor de oplossing van een externe op een structurele plaats gekozen wordt. De inzet voor deze keuze moet zich echter wel zoveel mogelijk beperken en er moet gekozen worden voor de minst kostbare oplossing om een externe in te zetten. Cijfers Onderstaand wordt een weergave gegeven van de kosten van ingehuurde externen gesplitst in verschillende soorten inhuur over het jaar 2006 en het eerste half jaar van 2007. Doordat de kosten
Notitie voor Commissie Middelen/Algemeen Bestuur Pag. 5 worden geboekt op projecten is het ondoenlijk om de kosten van inhuurkrachten en adviseurs te splitsen en zijn ze derhalve in een totaal opgenomen. Uitgaven uitzendkrachten 2006: 1.416.924 Uitgaven uitzendkrachten 1 e half jaar 2007: 369.189 Uitgaven inhuurkrachten/adviseurs 2006: 1.747.289 Uitgaven inhuurkrachten/adviseurs 1 e half jaar 2007: 639.102 Oostburg18 december 2007 BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN SLUIS, De wnd. secretaris, De burgemeester, mr. J. Schaalje J.F. Sala Bijlage(n): Geen Ter inzage liggende stukken: geen