HANDLEIDING TRACK VERZUIM 3
Copyright Tredin B.V. te Lelystad Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt (voor willekeurig welke doeleinden) door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Tredin B.V. Dit document is enkel en alleen bedoeld voor intern gebruik voor de daartoe benoemd(e) bedrijf/bedrijven. Versie 3.6.5
INHOUDSOPGAVE Inleiding... 6. Schermafbeeldingen...6. Hoofdstukindeling...6 Algemene veiligheid... 7. Juiste versie van uw browser...7. Anti-virusprogramma en/of firewall...7.3 Wees voorzichtig met software downloaden...7.4 Computer niet onbewaakt achter laten...7.5 Wachtwoorden beschermen...7.6 Beveiliging...7 3 Helpdesk... 8 3. Bereikbaarheid van de helpdesk...8 3. Vragen, verzoeken en/of problemen melden...8 3.. Verwijderen van documenten...8 4 Het eerste gebruik van Track Verzuim... 9 4. Inloggen in Track Verzuim...9 4. Vul uw wachtwoord in...9 4.3 Swing ActiveX-besturingselement installeren...0 4.3. Controleren of u iets moet installeren...0 4.3. Controle van installatie... 4.3.3 Wanneer het niet lukt... 5 Inloggen in Track Verzuim... 3 5. Open de website van Tredin...3 5. Vul uw wachtwoord in...3 5.3 Uw wachtwoord wijzigen...4 5.4 Alternatieve methode om in te loggen...4 6 Wat u vooraf moet weten over Track Verzuim... 5 6. Beperkte verbindingstijd...5 6. Gevoelige informatie...5 6.. Uitloggen...5 7 Hoe Track Verzuim eruit ziet de iconen... 6 8 Waar u start in Track Verzuim de welkomstpagina... 7 8. De werkbalk...7 8. Het bureaublad: 'werknemers en verzuim'...8 8.3 De vensters...8 8.4 De balken...8 8.4. De werkbalk...8 8.4. Knoppenbalk...8 8.4.3 Regelbalk...8 9 Wat u kunt aanpassen in de overzichten... 9 9. Inklappen of uitklappen van gegevens...9 9. De sortering van gegevens wijzigen...9 Versie 3.6.5 3
0 Overzichten... 0 0. Hoe u een overzicht kiest...0 0. Het overzicht 'Werknemers'...0 0.3 Het overzicht 'Lopende ziekmeldingen'... 0.4 Het overzicht 'Acties'... Hoe u kunt zoeken.... Een handige optie.... Let op de sortering....3 Andere mogelijkheden...3 De dossiers in Track Verzuim... 4. Het 'Werknemersdossier'...4. Het 'Ziekmeldingsdossier'...4.3 De documenten (formulieren) in Track Verzuim...4.4 Verplichte velden...4 3 Werknemersdossier... 5 3. Gegevens bewerken...5 3. Overzicht van de tabbladen...5 3.. Het tabblad 'Details'...5 3.. Het tabblad 'Alle documenten '...5 3..3 Het tabblad 'Dienstverbanden'...6 3..4 Het tabblad 'Leiding & Organisatie'...6 3..5 Het tabblad 'Verzuimstatistieken'...6 3..6 Het tabblad 'Historie'...6 3.3 Andere bewerkingen...6 4 Ziekmeldingsdossier... 7 4. Overzicht van de gegevens...7 4. Een nieuwe ziekmelding invoeren...7 4.3 Wijzigingen aanbrengen in ziekmeldingen...9 4.4 Hersteld melden...30 4.4. Gedeeltelijk hersteld melden...30 4.4. Hersteld melden op vandaag...30 4.4.3 Hersteld melden op vandaag...30 4.4.4 Hersteld melden met terugwerkende kracht...3 4.4.5 Foutieve hersteld melding ongedaan maken...3 4.5 Een ziekmelding verwijderen...3 5 Ziekmeldingsdossier Zwangerschap... 33 5. Zwangerschap gerelateerde klachten...33 5. Zwangerschapsverlof...34 5.. Controleren huidige ziekmelding...34 5.. Werkneemster is ziek Hersteldmelding maken...34 5..3 Nieuwe ziekmelding Zwangerschapsverlof...34 5..4 Ziek na zwangerschapsverlof...34 5.3 Bijzondere situaties bij zwangerschap...35 6 Acties en verslagen... 36 6. Waarom Track Verzuim 'Acties' aanmaakt...36 6. Over de 'Actie/verslag' documenten...36 6.3 Hoe u Actie/verslag documenten bewerkt of afrondt...37 Versie 3.6.5 4
6.4 Hoe u een nieuw 'Actie/verslag' document aanmaakt...38 6.5 Het e-mail bericht met openstaande acties...39 6.5. E-mail bericht met Acties zelf verzenden...39 7 Aanmaken UWV formulieren... 40 7. Een 'Plan van Aanpak' aanmaken...40 7.. Een nieuwe 'Plan van Aanpak' aanmaken...40 7.. Een 'Plan van Aanpak' bewerken...40 7..3 Een 'Bijstelling Plan van Aanpak' aanmaken...4 7. Aanmaken UWV ziekteaangifte...4 7.3 Aanmaken UWV e jaarsevaluatie...4 8 Verzuimstatistieken... 44 8. Verzuimstatistieken inzien per werknemer...44 8. Andere verzuimstatistieken inzien...45 9 Printen van informatie... 46 9. Een werknemersdossier printen...46 9. UWV Formulier printen...46 0 Veel voorkomende vragen... 48 Versie 3.6.5 5
Inleiding Dit is de handleiding van Track Verzuim. Het doel van Track Verzuim is om een volledig dossier op te bouwen van iedere medewerker op het gebied van verzuim. Het bevat het ziekmeldingsdossier en alle mogelijke documenten die daarbij horen, zoals een medisch rapport en gemaakte afspraken. Het voordeel van deze registratie is dat meerdere partijen inzage hebben in het verloop van verzuimbegeleiding. Deze handleiding kan u helpen bij het registreren van gegevens in Track Verzuim.. Schermafbeeldingen De afbeeldingen in deze handleiding zijn gemaakt met de Nederlandse versie van Windows. Indien u een Engelse versie van Windows gebruikt, worden sommige teksten in uw geval in het Engels getoond. De structuur van de beide versies van Windows zijn voldoende gelijk om het voor u duidelijk te maken wat u moet doen.. Hoofdstukindeling In de introductie wordt in het kort iets verteld over Track Verzuim, de achtergronden en waarom u er mee gaat werken. In hoofdstuk "Algemene veiligheid" worden een aantal belangrijke onderwerpen inzake veiligheid bij het werken via internet besproken. Track Verzuim is immers een systeem dat geheel via het internet werkt. Daarna komt in hoofdstuk 3 de "Helpdesk" van Tredin aan bod. Er wordt u hierin uitgelegd hoe u de helpdesk kunt bereiken en wat u aan de medewerkers kunt voorleggen. Gaat u voor de allereerste keer aan de slag met Track Verzuim, dan leest u in hoofdstuk 4 "Het eerste gebruik van Track Verzuim" hoe u het programma in gebruik neemt. In hoofdstuk 5 "Inloggen in Track Verzuim" krijgt u meer informatie over het opstarten van Track Verzuim, en wordt uitgelegd hoe het systeem is beveiligd en wat u daarvan merkt. Hoofdstuk 6 t/m maken u vertrouwd met het systeem, hoe het werkt, hoe het er uit ziet, en hoe u erin uw weg vindt. Vanaf hoofdstuk "De dossiers in Track Verzuim" krijgt u inhoudelijke informatie over Track Verzuim. Het werknemersdossier en het ziekmeldingsdossier worden uitgelegd, en het aanmaken van ziekmeldingen en acties. Er is een apart hoofdstuk omtrent ziekmelding bij zwangerschap. Verder wordt uitgelegd welke verzuimstatistieken er zijn en hoe u informatie kunt printen. Tot slot zijn er een aantal veel voorkomende vragen voor u op een rij gezet. Mocht u desondanks vragen hebben, of een hebt suggestie aangaande deze handleiding, neem dan contact op met de helpdesk. Wij zijn te bereiken per telefoon en per e-mail: Tel.: 030 39 035 (ma. t/m vrij. van 8.30 7.00 uur) E-mail: helpdesk@tredin.nl Versie 3.6.5 6
Algemene veiligheid De volgende punten kunnen helpen om het werken via het internet veilig te houden. Het zijn algemene adviezen die altijd gelden, niet alleen voor Track Verzuim.. Juiste versie van uw browser Controleer regelmatig of u de nieuwste versie van uw browser gebruikt. Browsers worden vaak aangepast met meer en betere beveiligingstechnieken. Er worden ook regelmatig reparatieprogramma s voor browsers uitgebracht. Raadpleeg de helpfunctie van uw browser hoe u dit het gemakkelijkste kunt doen. Hebt u geen toegang om uw huidige internetbrowser bij te werken, neem dan contact op met uw eigen systeembeheerder. Controleer de systeemvereisten op http://help.tredin.net om te zien welke browsers worden ondersteund.. Anti-virusprogramma en/of firewall Helaas kunnen virussen op PC's nog steeds grote schade aanrichten. Maak daarom gebruik van een actueel anti-virusprogramma en/of een firewall. Een firewall is een programma dat uw computer beschermt tegen misbruik van buitenaf en waarschuwt als er binnengedrongen wordt op uw PC. Let er wel op dat u steeds recente updates installeert. Zorg ervoor dat het anti-virusprogramma altijd actief is, ook als u niet met internet bent verbonden. Laat het antivirusprogramma op gezette tijden een volledige scan op uw computer uitvoeren. Hebt u geen rechten om een firewall of virusscanner te installeren of bij te werken, neem dan contact op met uw eigen systeembeheerder..3 Wees voorzichtig met software downloaden Wanneer u met uw computer regelmatig gebruik maakt van internet of e-mail, bestaat de kans dat u een virus of ongewenst programma download. Dit kan invloed hebben op uw programma's en dat kan vervelende gevolgen hebben. Een goede bescherming tegen virussen is dus noodzakelijk. Installeer nooit zomaar een programma dat u van een aanbieder krijgt via e-mail, een chatbox, uit een nieuwsgroep of op gebrande cd-rom of diskette. Het kan een virus bevatten of erger: uw computer openzetten voor andere internetgebruikers. Controleer daarom deze programma's altijd eerst met een actuele virusscanner en zorg dat u zeker weet dat u de software van de originele afzender hebt ontvangen. Het beleid van Tredin is om nooit programma's via e-mail of nieuwsgroepen te verspreiden..4 Computer niet onbewaakt achter laten Zorg dat u uitlogt of het systeem van Tredin afsluit als u uw gegevens hebt verwerkt of uw werkplek (tijdelijk) verlaat. Als u aangelogd bent zijn al uw gegevens vrij toegankelijk voor iedereen die zomaar voorbijkomt..5 Wachtwoorden beschermen Zo vanzelfsprekend als het klinkt, zo belangrijk is het ook: bescherm al uw wachtwoorden die op één of andere manier toegang bieden tot uw computer of tot internet. Wees extra bedachtzaam als iemand om een wachtwoord vraagt, zelfs als men zich voordoet als het bedrijf dat u het wachtwoord hebt verschaft. Het beleid van Tredin is om nooit te vragen naar persoonlijke wachtwoorden, dus ook niet via e-mail of internetformulier..6 Beveiliging Omdat het systeem vertrouwelijke informatie bevat, maken wij gebruik van een veilige verbinding (SSL) over het internet. De gegevens die via het internet getoond worden, zijn via een certificaat versleuteld waardoor zij door een ander niet te lezen zijn. Zo zorgen wij voor een maximale bescherming voor de gegevens. Dit certificaat kunt u bekijken door rechtsonder in Internet Explorer op het hangslot te dubbelklikken. Versie 3.6.5 7
3 Helpdesk 3. Bereikbaarheid van de helpdesk Telefonisch is de helpdesk te bereiken op 030-39 035, ma. t/m vr. tussen 8.30 en 7.00 uur. Een e-mail kunt u sturen aan: helpdesk@tredin.nl. 3. Vragen, verzoeken en/of problemen melden Als u een vraag hebt, een verzoek of u wilt een probleem melden, dan kunt u onze helpdesk raadplegen. Dit kan via de e-mail of telefonisch. Voor onze helpdesk is het van belang om zoveel mogelijk informatie van u te ontvangen, zodat wij uw probleem zo snel mogelijk kunnen oplossen. Als u contact zoekt met de helpdesk, vermeld dan: Wie bent u? Wat is u gebruikersnaam? Bij welke organisatie en/of locatie werkt u? Waar bevindt u zich in Track Verzuim? Welke menuopties? Om welke werknemer gaat het? Welke stappen hebt u gedaan totdat u niet meer verder kunt, of een foutmelding kreeg? Als u een foutmelding kreeg, wilt u die dan doorgeven? Als u contact opneemt met onze helpdesk, krijgt uw vraag of verzoek een referentienummer. Wanneer u op een later tijdstip nogmaals navraag doet, verzoeken wij u vriendelijk dit referentienummer te vermelden. Stuurt u ons een e-mail, zet dit referentienummer dan zo mogelijk in de onderwerpregel. 3.. Verwijderen van documenten In Track Verzuim hebt u zelf niet de mogelijkheid om documenten te verwijderen, bijvoorbeeld wanneer u onterecht een actie hebt aangemaakt. U kunt daarvoor een verzoek indienen via de e-mail: helpdesk@tredin.nl. Wij verzoeken u vriendelijk om in de e-mail deze gegevens op te nemen: Naam van organisatie; Naam van de werknemer; Sofi-nummer van de werknemer; Datum van de te verwijderen document; Reden van verwijdering. U krijgt van ons antwoord in de vorm van een e-mail bericht, waarin staat dat het verzoek is verwerkt. Dit kan max. 3 werkdagen duren. Een uitzondering op het bovenstaande is het verwijderen van een foutieve ziekmelding. Die kunt u wél zelf verwijderen. U leest hierover in paragraaf 4.5 'Een ziekmelding verwijderen'. Versie 3.6.5 8
4 Het eerste gebruik van Track Verzuim Wanneer u Track Verzuim voor het eerst gaat gebruiken, kan het voorkomen dat u een extra programma moet installeren, om het programma goed te laten werken. Dit hoeft u slechts één keer te doen, bij het eerste gebruik. Hebt u dit al gedaan, dan kunt u dit hoofdstuk overslaan. 4. Inloggen in Track Verzuim Ga naar de website http://www.tredin.nl Aan de linkerkant van het scherm ziet u een rood vak 'Inloggen Track Verzuim'. Klik op de link ❶ om in te loggen. Op de 'Track Verzuim Inlogpagina' kiest u ❷ voor de hyperlink 'Inloggen voor gebruikers van Track Verzuim versie 3 en 4. 4. Vul uw wachtwoord in U komt in een welkomstscherm. Vul hier ❸ uw gebruikersnaam en wachtwoord in. 3 3 Uw gebruikersnaam en wachtwoord zijn door Tredin per e-mail aan u opgestuurd. U moet het wachtwoord precies zo invoeren als het in de e-mail staat. Dat betekent dat u rekening moet houden met hoofdletters, tekens en de cijfers. Bij het invoeren van het wachtwoord kunt u het beste de tekst selecteren, kopiëren en in het wachtwoord veld plakken. Zorg er dan wel voor dat u echt alleen de tekens selecteert, en geen extra spaties aan het einde meeneemt. In hoofdstuk 5 Inloggen in Track Verzuim leest u meer over het inloggen. Let vooral op de tekens, sommige toetsenborden staan niet goed ingesteld. Vraag indien nodig de helpdesk van uw organisatie om hulp hierbij. Versie 3.6.5 9
4.3 Swing ActiveX-besturingselement installeren Track Verzuim is een programma dat gebruik maakt van Internet Explorer. Sommige informatie wordt in zogenaamde 'pop-up' schermen zichtbaar. Verder maakt het gebruik van zogenaamde 'ActiveX-mogelijkheden'. Beide zaken worden soms geblokkeerd door Internet Explorer. Om deze blokkering op te heffen, moet u een extra programma installeren. De instellingen die wij hier adviseren brengen uw computer op geen enkele manier in gevaar, mits correct uitgevoerd. Hebt u vragen, of twijfelt u aan het (correct) uitvoeren ervan, zoek dan contact met de helpdesk van uw eigen organisatie. 4.3. Controleren of u iets moet installeren Als u bent ingelogd op Track Verzuim komt u op de welkomstpagina. Kies bovenaan voor 'Werknemers en verzuim'. Klik op het icoon met 'Excel' ❷. Wanneer de benodigde software niet op uw computer is geïnstalleerd, zult u een gele balk bovenaan uw scherm zien verschijnen ❸. Er kan een extra scherm geopend zijn, dat u waarschuwt voor de blokkering. 3 Klik ❹ op de gele balk. 4 Kies voor 'ActiveX-besturingselement installeren ' Versie 3.6.5 0
U krijgt dan een venster te zien met wat meer informatie. Klik op ❺ 'Meer opties'. 5 Kies voor 'Altijd software van SWING Software Ltd. installeren'. Klik daarna op ❻ 'Installeren'. Het systeem gaat het Swing besturingselement installeren. U ziet daar verder niets van. 6 Vanaf nu zult u Track Verzuim zonder problemen kunnen gebruiken. 4.3. Controle van installatie Om te controleren of de installatie goed is verlopen, kunt u een willekeurig overzicht opvragen. U moet ingelogd zijn in Track Verzuim. Op het bureaublad kiest u voor 'Lopende ziekmeldingen' 'Op achternaam' ❶. Klik op de 'Excel' knop ❷. Selecteer 'Overzicht lopende ziekmeldingen' ❸. 3 Er worden dan gegevens verzameld, die in Excel worden geopend. Als u geen meldingen krijgt, en Excel wordt automatisch geopend, dan is de installatie goed verlopen. Versie 3.6.5
4.3.3 Wanneer het niet lukt Als het u niet lukt om deze installatie te verrichten, kunt u het beste contact opnemen met de helpdesk in uw eigen organisatie. Zij kunnen ervoor zorgen dat de SWING ActiveX-control alsnog op uw PC wordt geïnstalleerd. Lukt het dan nog niet, dan kunt u of kan uw helpdesk, contact opnemen met de helpdesk van Tredin. Wij zullen dan samen met u of uw helpdesk het probleem oplossen. Versie 3.6.5
5 Inloggen in Track Verzuim Track Verzuim is een programma dat geheel werkt via internet. Om Track Verzuim te starten moet u daarom uw internetbrowser starten. In de meeste gevallen is dat Internet Explorer. Zorg er voor dat u uw gebruikersnaam en wachtwoord bij de hand hebt. Deze zijn u door Tredin per e-mail of per post toegestuurd. 5. Open de website van Tredin Ga naar de website http://www.tredin.nl Aan de linkerkant van het scherm ziet u een rood vak 'Inloggen Track Verzuim'. Klik op de link ❶ om in te loggen. Op de 'Track Verzuim Inlogpagina' kiest u ❷ voor de hyperlink 'Inloggen voor gebruikers van TrackVerzuim versie 3 en 4. 5. Vul uw wachtwoord in U komt in een welkomstscherm. Vul hier ❸ uw gebruikersnaam en wachtwoord in. 3 Uw gebruikersnaam en wachtwoord zijn door Tredin per e-mail aan u opgestuurd. U moet het wachtwoord precies zo invoeren als het in de e-mail staat. Dat betekent dat u rekening moet houden met hoofdletters, tekens en de cijfers. Bij het invoeren van het wachtwoord kunt u het beste de tekst selecteren, kopiëren en in het wachtwoord veld plakken. Zorg er dan wel voor dat u echt alleen de tekens selecteert, en geen extra spaties aan het einde meeneemt. Let vooral op de tekens, sommige toetsenborden staan niet goed ingesteld. Vraag indien nodig de helpdesk van uw organisatie om hulp hierbij. Versie 3.6.5 3
5.3 Uw wachtwoord wijzigen Nadat u bent ingelogd kunt u, indien gewenst, uw wachtwoord wijzigen. Op de welkomstpagina, het scherm dat u ziet direct nadat u bent ingelogd, staat in de werkbalk bovenaan rechts de optie 'Mijn gegevens' ❶. Daar klikt u op. Er wordt een nieuw scherm geopend. Vul hier ❶ uw huidige wachtwoord in. Vul hier ❷ uw nieuwe wachtwoord in. Vul het wachtwoord daaronder nogmaals in. Klik op 'Verstuur' ❸ om uw nieuwe wachtwoord op te slaan. Wanneer u een volgende keer inlogt, gebruikt u uw nieuwe wachtwoord. 3 5.4 Alternatieve methode om in te loggen U kunt ook inloggen in Track Verzuim door rechtstreeks naar de website te gaan. Ga naar de website https://www.tredin.net. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in zoals hierboven omschreven. Versie 3.6.5 4
6 Wat u vooraf moet weten over Track Verzuim 6. Beperkte verbindingstijd Wanneer u inlogt op Track Verzuim kunt u gedurende onbeperkte tijd gegevens invoeren in de dossiers, en andere informatie bekijken. Dit geldt voor zolang u daadwerkelijk iets doet met het systeem. Wanneer u namelijk langer dan dertig minuten geen gegevens meer hebt verstuurd, zal de verbinding automatisch worden verbroken. U moet de aanmeldprocedure dan opnieuw doorlopen. In de praktijk betekent het dat u Track Verzuim niet onbeperkt 'open' kunt laten staan op uw computer, zoals dat bijvoorbeeld wel kan met een Word-document waar u aan bezig bent. Log dus pas in als u actief met gegevens aan de slag gaat en log daarna weer uit. U moet tevens rekening houden met de beperkte verbindingstijd wanneer u een langere tekst wilt invoeren, bijvoorbeeld een gespreksverslag. Bent u langer dan een half uur bezig met typen, dan registreert Track Verzuim in die tijd geen 'activiteit'. U zult dan ondervinden dat de verbinding wordt verbroken. Ook wanneer u dus begint aan een verslag en halverwege wordt onderbroken, de kans bestaat dat u opnieuw moet beginnen. Track Verzuim zal de tekst die u had getypt niet bewaren. 6. Gevoelige informatie Dit systeem bevat zeer vertrouwelijke informatie, wij gaan er vanuit dat een ieder hier op een gedegen manier mee om gaat. De verbinding over het Internet is beveiligd, maar als er zaken geprint worden, kan het zijn dat deze door iemand anders gelezen worden. Wees dus voorzichtig. Laat ook het systeem niet onbeheerd achter, log uit wanneer u uw werkstation verlaat. 6.. Uitloggen Klik op de knop 'Uitloggen' ❶ om uit te loggen. Versie 3.6.5 5
7 Hoe Track Verzuim eruit ziet de iconen Voordat u uitleg krijgt over de inhoudelijke kant van Track Verzuim wordt u in de komende hoofdstukken eerst vertrouwd gemaakt met het uiterlijk en de algemene werking van het systeem. De iconen die u tegenkomt komen als eerste aan bod. Alle handelingen en documenten worden weergegeven door middel van een icoon. U ziet ze meestal links naast een dossier, of bovenaan het scherm in de knoppenbalk. Werknemer Uit dienst Ziekmeldingsdossier Ziek-/Wijziging- of Herstelmelding Afgerond of hersteld Actie/Verslag Algemeen document Bijlage Probleemanalyse Bijstelling Plan van Aanpak of Probleemanalyse Plan van aanpak Evaluatie Actueel oordeel UWV Ziekteaangifte UWV Hersteldmelding Versie 3.6.5 6
8 Waar u start in Track Verzuim de welkomstpagina Als u inlogt op Track Verzuim komt u op de Welkomstpagina. Hiervandaan kunt u alle gegevens vinden die u nodig hebt. Tevens vindt u er het laatste nieuws. De grijze balk bovenaan wordt de 'werkbalk' genoemd. 8. De werkbalk In de werkbalk bovenaan ziet u de keuzemogelijkheden. 5 6 3 4 ❶ In 'Organisatie' kunt u contactpersonen aanmaken of afdelingen wijzigen (indien u daar rechten toe heeft). ❷ 'Werknemers en verzuim' vormt de kern van Track Verzuim. Hier ziet u de status van de werkernemers en het verzuim, en alles wat daarmee samenhangt. ❸ Deze optie kiest u als u weer terug wilt gaan naar de 'Welkomstpagina'. ❹ VU start automatisch op de welkomstpagina. Wilt u liever direct naar het overzicht 'Werknemers en verzuim' zet dan hier een vinkje. ❺ Deze optie gebruikt u om uw gegevens aan te passen, waaronder uw wachtwoord. ❻ Bent u klaar met werken in Track Verzuim, dan logt u hier uit. Onderaan het scherm is een tweede werkbalk: 3 ❶ De beschikbare handleidingen voor Track Verzuim vindt u hier. ❷ Op de 'Helppagina' staan alle documenten en informatie rondom Track Verzuim. ❸ Hier kunt u de cursus voor Track Verzuim starten. U hebt daar een wachtwoord en gebruikersnaam voor nodig. Versie 3.6.5 7
8. Het bureaublad: 'werknemers en verzuim' Wij gaan er vanuit dat u meestal naar het overzicht 'Werknemers en verzuim'. In deze handleiding wordt dit 'het bureaublad' genoemd. In deze paragrafen wordt beschreven wat u dan in uw scherm ziet. 8.3 De vensters Het bureaublad van Track Verzuim is in twee gebieden verdeeld. De ene helft wordt het deelvenster 'Selecties' ❶ genoemd, het andere is het deelvenster 'Details' ❷. 8.4 De balken 8.4. De werkbalk De grijze balk bovenin het bureaublad is de 'Werkbalk'. 8.4. Knoppenbalk Direct onder de Werkbalk bevindt zich de 'Knoppenbalk'. Deze gaat u gebruiken om documenten aan te maken en overzichten te genereren ❶. De rechterhelft ❷ gebruikt u, al naar gelang uw behoefte, alle informatie of juist alleen de samenvatting, zichtbaar te maken, en om snel naar een bepaalde werknemer te kunnen springen. Verderop in de handleiding vindt u meer informatie. 8.4.3 Regelbalk Onder de knoppenbalk bevindt zich de 'Regelbalk' Hierin staan de namen van de kolommen waaruit de overzichten zijn opgebouwd. Deze balk gebruikt u om de sortering van de gegevens te wijzigen. Versie 3.6.5 8
9 Wat u kunt aanpassen in de overzichten 9. Inklappen of uitklappen van gegevens U kunt ervoor zorgen dat u alle gegevens die van toepassing is op een dossier zichtbaar te maken. Klik op het plusje voor de naam van de betreffende werknemer ❶. Het plusje verandert in een min-teken, en alle informatie wordt zichtbaar ❷. Klik op het min-teken om de informatie weer te verbergen. U kunt er daarnaast voor kiezen de detailinformatie van alle werknemers in het venster zichtbaar te maken. Klik op de knop 'Klap uit' in de knoppenbalk ❶. Klik op 'Klap in' ❷ om de informatie weer te verbergen 9. De sortering van gegevens wijzigen In alle overzichten zijn de gegevens alfabetisch gesorteerd, op basis van de eerste kolom in de Regelbalk. U kunt er altijd voor kiezen de gegevens anders te sorteren, op basis van een andere kolom. Hier wordt het overzicht 'Werknemers Op achternaam' als voorbeeld gebruikt. De gegevens staan alfabetisch gerangschikt op (de achternaam van de) 'Werknemer' de eerste kolom. U wilt nu de gegevens alfabetisch rangschikken op woonplaats: Klik hier ❶ in de regelbalk op de blauwe driehoek van de knop 'Plaats'. Uw scherm wordt leeggemaakt, en u ziet linksbovenin kort het icoon van een draaiende cirkel❷. Het icoon 'regelweergave' ❷ verandert enkele momenten in een draaiende. De gegevens staan nu gerangschikt op Woonplaats. De eerste kolom is nu 'Woonplaats' ❶. Versie 3.6.5 9
0 Overzichten De overzichten in Track Verzuim zijn uw uitgangspunt voor alle handelingen die u verricht. Ze geven u meer inzicht in de gegevens die voor u van belang zijn. 0. Hoe u een overzicht kiest Het uitgangspunt is het deelvenster 'Selecties' ❶, aan de linkerkant van het scherm. Kies het overzicht dat u wilt zien, door op de 'dossiermap' te klikken. Deze zal zich openen, en de beschikbare opties worden zichtbaar. Het overzicht dat u bekijkt krijgt een blauw lettertype. In het voorbeeld hieronder is het overzicht 'Werknemers Op achternaam' geselecteerd. 0. Het overzicht 'Werknemers' In dit overzicht kunt u de werknemersdossier vinden van uw werknemers. De selectiecriteria zijn: 'Op achternaam' of 'Uit dienst op achternaam' ❶. De gegevens staan hier ❷ in de regelbalk. Klikt u op het plusje voor een werknemer ❸, dan krijgt u de gedetailleerde informatie te zien. 3 Door op het koffertje met het rode plusteken te klikken ❹ opent u direct het lopende ziekmeldingsdossier van deze werknemer. 4 Afgesloten ziekmeldingsdossiers hebben een groen vinkje achter het koffertje ❺. 5 Versie 3.6.5 0
0.3 Het overzicht 'Lopende ziekmeldingen' In het overzicht 'Lopende ziekmeldingen Op achternaam' ziet u, zoals de naam al doet vermoeden, alle lopende ziekmeldingsdossiers. Dit overzicht is handig om een goed overzicht om inzicht te krijgen in de aantallen en het verloop van de ziekmeldingsdossiers. 0.4 Het overzicht 'Acties' U ziet hier ❶ alle acties die voor u openstaan. In de tweede kolom ziet u eventueel een icoon dat aangeeft wat er met het dossier is gedaan. Zie ook hoofdstuk 7 Hoe Track Verzuim eruit ziet de iconen. Versie 3.6.5
Hoe u kunt zoeken In verreweg de meeste gevallen zult u, om een bepaalde actie uit te kunnen voeren, een werknemer zoeken. Track Verzuim kent een handigheidje, waarmee u sneller een naam vanuit een lijst kunt vinden. U hoeft daarvoor alleen de eerste letters van de naam van de betreffende werknemer in te typen en de lijst toont u dan automatisch dat dossier.. Een handige optie De zoekoptie die hier beschrijven wordt werkt in alle overzichten die Track Verzuim u biedt. In dit voorbeeld starten u in het overzicht 'Werknemers op achternaam'. U zoekt naar de werknemer S. Korf. Typ de letters "ko" in op uw toetsenbord. Er opent zich een klein zoekvenster ❶ aan de onderkant van het scherm: "Ga naar Werknemer". Klik op 'Ok' ❷ In de lijst wordt nu de werknemer geselecteerd (er komt een zwarte rand om die regel te staan) ❸. 3 U kunt ook de knop 'Ga naar' gebruiken in de knoppenbalk ❹. 4. Let op de sortering Soms lijkt het systeem niet (goed) te reageren op uw verzoek. Dit heeft te maken met de sortering. U zoekt u naar werknemer S. Korf, tikt de letter 'ko' in het zoekvak, en krijgt de melding: Kijk bovenaan in de regelbalk wat de eerste kolom is, op welk criterium u sorteert. Zorg ervoor dat u dit wijzigt in 'Werknemer'. Zie ook paragraaf 9. De sortering van gegevens wijzigen. Versie 3.6.5
.3 Andere mogelijkheden In een overzicht kunt u ook, zonder de bovenstaande mogelijkheid te gebruiken, door de lijsten heen gaan, door uw toetsenbord of muis te gebruiken. Met de pijltoetsen gaat u omhoog en omlaag in de lijst. Gebruik PageUp en PageDown om een pagina omhoog of omlaag te gaan. Om direct naar het allereerste dossier in het overzicht te gaan, drukt u 'Shift' in, en houdt deze vast terwijl u op 'Home' drukt. Gebruik de combinatie 'Shift' en 'End' om naar het allerlaatste dossier te gaan. Op uw muis kunt u het scroll-wieltje gebruiken. Versie 3.6.5 3
De dossiers in Track Verzuim Nu u alle informatie hebt gekregen over het uiterlijk en de algemene werking van Track Verzuim, krijgt u nu het inhoudelijke deel van deze handleiding. In Track Verzuim gaat u werken met 'Dossiers', en met 'Documenten', die daarin zijn opgenomen.. Het 'Werknemersdossier' Binnen Track Verzuim wordt alle informatie betreffende een werknemer opgeslagen in het 'Werknemersdossier'. Deze informatie betreft adres, geboortedatum, organisatie, dienstverbanden en verzuimstatistiek. In het werknemersdossier is tevens een totaaloverzicht te vinden van alle (verzuim)documenten die deze werknemer betreffen. U gebruikt het Werknemersdossier voor: Het inzien en bewerken van persoonlijke gegevens van werknemers, als ook van gegevens omtrent het dienstverband. Het inzien en bewerken van gegevens omtrent actuele en afgeronde ziekmeldingen van de medewerker. Het inzien en printen van individuele statistieken rondom het verzuim van de medewerker.. Het 'Ziekmeldingsdossier' Het ziekmeldingsdossier bevat alle informatie rond één enkel verzuimgeval. Het dossier wordt aangemaakt op basis van een ziekmelding en gesloten als de werknemer hersteld gemeld is. U gebruikt het Ziekmeldingsdossier voor: Het aanmaken en bewerken van (nieuwe) ziekmeldingen. Het aanmaken en bewerken van formulieren omtrent verzuim, zoals het Plan van Aanpak..3 De documenten (formulieren) in Track Verzuim In Track Verzuim maakt u documenten aan, die in de dossiers worden opgeslagen. U maakt acties aan, en bewerkt ze, in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter. U maakt eveneens Verslagen aan, die daarmee samenhangen. U stelt formulieren samen, die 'Plan van Aanpak' worden genoemd, en bewerkt ze. Let er bij het maken van documenten altijd op dat u op dat moment de juiste werknemer, of het juiste ziekmeldingsdossier hebt gekozen. Doet u dat niet, dan wordt het document niet aan het juiste dossier gekoppeld..4 Verplichte velden In de komende hoofdstukken komt het bovenstaande uitgebreid aan bod. Wij willen u er hier alvast op wijzen dat in alle vensters waar u gegevens moet invullen u een verplicht veld herkent aan het vinkje dat er bij staat: Versie 3.6.5 4
3 Werknemersdossier Binnen Track Verzuim wordt, zoals gezegd, alle informatie betreffende een werknemer opgeslagen in het 'Werknemersdossier'. Deze informatie betreft adres, geboortedatum, organisatie, dienstverbanden en verzuimstatistiek. In het werknemersdossier is tevens een totaaloverzicht te vinden van alle (verzuim)documenten die deze werknemer betreffen. 3. Gegevens bewerken Zoek in het overzicht 'Werknemers op achternaam' de medewerker op en open het dossier. Dat doet u dus door te dubbelklikken op de naam. Er opent zich een nieuw venster. Klik op ❶ 'Bewerken' om wijzigingen aan te brengen in de gegevens. U kunt in alle tabbladen gegevens aanpassen. Tijdens het bewerken kunt u onbeperkt van tabblad ❷ wisselen. Vergeet niet op 'Opslaan en sluiten' te klikken om de wijzigingen te bewaren. 3. Overzicht van de tabbladen Hieronder een kort overzicht van de gegevens die u in de verschillende tabbladen aantreft. 3.. Het tabblad 'Details' In dit tabblad staat persoonlijke informatie van de werknemer, zoals adresgegevens, geboortedatum en dergelijke. Ook informatie over arbeidsongeschiktheid is hier te vinden, zoals het polisnummer van de aanvraag AO, polisnummer van verzekeraar en dergelijke. 3.. Het tabblad 'Alle documenten ' Hier ziet u een overzicht van alle (verzuim)documenten die betrekking hebben op deze werknemer. Het is mogelijk dat u niet alle documenten ziet, omdat u daar uit hoofde van uw functie geen rechten toe hebt. De lijst met documenten kan erg lang zijn. Om het u makkelijker te maken een of meerdere documenten van een bepaald type snel terug te vinden, heeft Track Verzuim een 'Filter'. De documenten staan gerangschikt op de datum waarop ze zijn aangemaakt. Klik op ❶ 'Filter' om de lijst waaruit u kunt kiezen zichtbaar te maken. Kies het gewenste filter. Het systeem laat u nu alleen dat type documenten zien. Wanneer er geen documenten zijn van dat type, is het scherm leeg. Kies voor 'geen' als u alle documenten weer wilt zien. Versie 3.6.5 5
3..3 Het tabblad 'Dienstverbanden' Hierin staan de personele gegevens, en informatie over het dienstverband dat de werknemer heeft. Heeft een werknemer meerdere dienstverbanden, dan staan ze allemaal weergegeven. Krijgt een werknemer er een dienstverband bij, dan kunt u dit hier aanmaken. 3..4 Het tabblad 'Leiding & Organisatie' In dit tabblad is informatie opgenomen omtrent de functionarissen bij deze werknemer horen. Hieronder ziet u welke gegevens dat zijn. 3..5 Het tabblad 'Verzuimstatistieken' In dit tabblad staan alle cijfermatige gegevens omtrent het verzuim van de betreffende werknemer. Wij komen hier in hoofdstuk 8 Verzuimstatistieken op terug. 3..6 Het tabblad 'Historie' Hier worden de laatste vijf wijzigingen weergegeven. 3.3 Andere bewerkingen Vanuit het Werknemersdossier kunt u, naast alle bovengenoemde zaken, gegevens omtrent een (nieuwe) ziekmelding invoeren en bewerken. Hier leest u meer over in het volgende hoofdstuk. Versie 3.6.5 6
4 Ziekmeldingsdossier Wellicht het belangrijkste document van Track Verzuim is wel het ziekmeldingsdossier. Het ziekmeldingsdossier bevat alle informatie rond één enkel verzuimgeval. Het dossier wordt aangemaakt op basis van een ziekmelding en gesloten als de werknemer hersteld gemeld is. Het ziekmeldingsdossier bevat algemene gegevens van de ziekmelding, zoals de datum en de reden, en documenten, zoals verslagen en beschrijvingen van acties die moeten worden ondernomen. In het ziekmeldingsdossier maakt u nieuwe ziekmeldingen aan, en u kunt de ziekmelding wijzigen, bijvoorbeeld als de klacht of het % arbeidsongeschiktheid, moet worden aangepast. Daarnaast worden hersteldmeldingen erin verwerkt. 4. Overzicht van de gegevens In het overzicht van 'Lopende ziekmeldingen Op achternaam' ziet u alle lopende ziekmeldingsdossiers, per werknemer. Zoek in het overzicht de gewenste werknemer op. Open het dossier, door erop te dubbelklikken. U krijgt een nieuw scherm te zien, waarin de gegevens van de ziekmelding zijn ingevoerd. 4. Een nieuwe ziekmelding invoeren Zoek in het overzicht 'Werknemers Op achternaam' de juiste werknemer op. Klik in de knoppenbalk hier ❶ op 'Maak document'. Er opent zich een nieuw venster. Versie 3.6.5 7
U kunt hier het gewenste formulier kiezen, in dit geval 'Ziekmelding' ❶. Staat deze optie er niet bij ❷, dan is de betreffende medewerker al ziekgemeld. Hoe u een bestaande ziekmelding aanpast, leest u verderop. Kies 'Ziekmelding' en klik op 'Ok'. U krijgt nu een nieuw scherm te zien. Hierin gaat u alle gegevens verwerken. Pas hier ❶, indien gewenst, de datum van de eerste ziektedag aan. Het 'Aantal dagen verzuim' wordt automatisch aangepast. Klik in de regel 'Klacht' ❷ en kies de juiste reden van de ziekmelding. Vul eventuele extra informatie hier ❸ in. De vakken 'Zwangerschapsverlof' en 'Ongeval' ❹ staan standaard op 'Nee'. Klik hier ❺ om het % Arbeidsongeschikt te kiezen. Heeft een werknemer meerdere dienstverbanden, dan staan hier meerdere rijen. Verblijft de werknemer (tijdelijk) op een ander adres, vul dit hier ❻ (in een apart scherm) in. Sla alle gegevens op, en sluit de ziekmelding door hier ❼ te klikken. Wilt u niet opslaan, kies dan voor 'Sluiten'. Er wordt u dan gevraagd of de gegevens al dan niet alsnog wilt opslaan. NB: in deze handleiding is een apart hoofdstuk zwangerschap: "Ziekmeldingsdossier Zwangerschap". 7 6 3 4 5 Versie 3.6.5 8
Wanneer een medewerker meerdere dienstverbanden heeft, moet u bij elk dienstverband het gewenste percentage invullen. 4.3 Wijzigingen aanbrengen in ziekmeldingen U kunt achteraf een aantal gegevens van een ziekmelding wijzigen:. De datum van de eerste ziektedag,. Het percentage van de arbeidsongeschiktheid, 3. De klacht bij ziekmelding. Indien gewenst kunt u meerdere wijzigingen tegelijk aanbrengen. De datum van de eerste ziektedag kan gewijzigd worden als achteraf blijkt dat er een verkeerde datum is ingevoerd 3. Als u de datum van de eerste ziektedag wijzigt, zal het systeem de datum van openstaande acties wijzigen en eventueel nieuwe acties toevoegen. Zoek de betreffende werknemer op en selecteer het ziekmeldingsdossier. Klik in de knoppenbalk op 'Maak document. Kies voor 'Wijziging (Percentage/Datum/Oorzaak) ❶. Er opent zich een nieuw scherm. Pas de 'Ingangsdatum wijziging' aan ❷. Ook de 'Klacht' ❸ en/of het % Arbeidsongeschiktheid ❹ kunt u aanpassen. Klik op 'Opslaan en Sluiten'. 3 4 3 Dit geldt alleen als ziek- en hersteldmeldingen handmatig ingevoerd worden en is niet van toepassing als de meldingen vanuit het personeelsinformatiesysteem van de opdrachtgever worden ingelezen! Versie 3.6.5 9
4.4 Hersteld melden 4.4. Gedeeltelijk hersteld melden Als een werknemer gedeeltelijk hersteld is en dus nog voor een bepaald percentage arbeidsongeschikt, dan volgt u dezelfde stappen als in de vorige paragraaf. U wijzigt alleen het 'Percentage arbeidsongeschikt'. Zoek de betreffende werknemer op en selecteer het ziekmeldingsdossier. Klik in de knoppenbalk op 'Maak document. Kies voor 'Wijziging (Percentage/Datum/Oorzaak). Er opent zich een nieuw scherm. Pas het ❶ % Arbeidsongeschikt aan en klik op 'Ok' ❷. Vergeet niet op Opslaan en Sluiten te klikken. In het werknemersdossier zal nu een melding opgenomen worden van deze wijziging. De verandering is ook meteen in alle overzichten te zien. 4.4. Hersteld melden op vandaag Zoek de betreffende werknemer op en selecteer het ziekmeldingsdossier. Klik in de knoppenbalk op 'Maak document. Kies voor 'Hersteld melden' en klik op 'Ok'. Er opent zich een nieuw scherm. Standaard wordt de 'Datum hersteld' ❶ op vandaag gezet. Het ❷ '% Arbeidsongeschikt' wordt eveneens standaard op 0% gezet. Klik op 'Opslaan en Sluiten'. 4.4.3 Hersteld melden op vandaag Er is nog een andere manier om iemand op vandaag hersteld te melden. Zoek de betreffende werknemer op en open het ziekmeldingsdossier (dubbelklik). Klik in de knoppenbalk op 'Bewerken'. Versie 3.6.5 30
Er komen een aantal iconen bij, waaronder een met een groene vink 'Hersteld' ❶. Klik daar op. De 'Datum hersteld' wordt op vandaag gezet. Het '% Arbeidsongeschikt' wordt op 0% gezet. Klik op 'Opslaan en Sluiten'. 4.4.4 Hersteld melden met terugwerkende kracht U kunt op de manier die hierboven is beschreven iemand ook hersteld melden met terugwerkende kracht. U moet dan de 'Datum hersteld' zelf aanpassen. 4.4.5 Foutieve hersteld melding ongedaan maken Het kan zijn dat per ongeluk iemand hersteld gemeld is. Deze foutieve hersteld melding kunt u zelf eenvoudig corrigeren. Dit doet u door de bestaande melding te bewerken en het arbeidsongeschiktheidspercentage op de juiste waarde te zetten. Ook moet u er dan voor zorgen dat de datum van de wijziging gelijk is aan de datum waarop u de werknemer foutief hersteld hebt gemeld. Zoek de betreffende werknemer op en open het ziekmeldingsdossier (dubbelklik). Klik in de knoppenbalk op 'Bewerken' Zet het '% Arbeidsongeschikt' weer op de juiste waarde (bv. 00 %). Zet 'Ingangsdatum wijziging' op de datum van de foutieve hersteld melding. Klik op 'Opslaan en Sluiten'. In de gedetailleerde informatie van de werknemer is het groene vinkje nu verdwenen achter het icoon 'ziekmeldingsdossier'. 4.5 Een ziekmelding verwijderen Indien een onterechte ziekmelding is aangemaakt of een foute ziekmelding is ingevoerd, kunt u dit corrigeren. Selecteer de betreffende werknemer in het overzicht 'Werknemers op achternaam'. Klik op de 'Maak document' knop. Kies voor 'Hersteld melden' en klik op OK. In het volgende scherm zorgt u ervoor ❶ dat de 'Datum hersteld' gelijk is aan 'Eerste ziektedag'. Klik op 'Opslaan en Sluiten' Versie 3.6.5 3
TrackVerzuim corrigeert het ziekmeldingsdossier direct. De melding is nu niet meer zichtbaar in het dossier. U krijgt een melding van het systeem dat het ziekmeldingsdossier wordt verwijderd. Versie 3.6.5 3
5 Ziekmeldingsdossier Zwangerschap Het invullen van ziekmeldingen bij zwangerschap vraagt extra aandacht. Er zijn in feite drie situaties.. Een werkneemster verzuimt met zwangerschap gerelateerde klachten.. Een werkneemster heeft zwangerschapsverlof. 3. Een werkneemster verzuimt na haar zwangerschapsverlof. Alléén als de werkneemster met zwangerschapsverlof is, moet er bij 'Zwangerschapsverlof' voor 'Ja' worden gekozen. Dan worden er door het systeem geen acties ingepland door het systeem betreffende Wet Verbetering Poortwachter. In alle andere gevallen moet Zwangerschapsverlof op Nee gezet worden. 5. Zwangerschap gerelateerde klachten Als een werkneemster verzuimt met zwangerschapsgerelateerde klachten, maakt u een ziekmelding aan als volgt. Selecteer in het overzicht 'Werknemers op achternaam' de juiste werknemer. Klik in de knoppenbalk ❶ op 'Maak document'. Kies 'Ziekmelding' ❷ en klik op OK. Er opent zich een nieuw scherm. Vul de juiste gegevens in, zoals 'Eerste ziektedag'. Selecteer als klacht ❸ 'zwangerschap(klachten)' Laat 'Zwangerschapsverlof' ❹ op 'Nee' staan 4 3 Klik op de knop 'Opslaan en Sluiten'. Versie 3.6.5 33
5. Zwangerschapsverlof Als een werkneemster op zwangerschapsverlof gaat, moet u eerst nagaan of deze werkneemster al ziekgemeld is, bijvoorbeeld met zwangerschapsklachten. Die melding moet eerst hersteld worden gemeld. Voor het zwangerschapsverlof wordt er daarna een nieuwe ziekmelding aangemaakt. 5.. Controleren huidige ziekmelding Open het overzicht 'Lopende ziekmeldingen - Op achternaam'. Kijk of de betreffende werkneemster in het overzicht staat. Is dat het geval, lees dan verder in paragraaf 5... Is dat niet het geval, lees dan verder in paragraaf 5..3. 5.. Werkneemster is ziek Hersteldmelding maken De betreffende werkneemster is op dit moment wel ziekgemeld. Ga terug naar het overzicht 'Werknemers op achternaam'. Selecteer de betreffende medewerker, en klik op 'Maak document'. Kies 'Hersteld melden' en klik op OK. De datum wordt op vandaag gezet, en het % arbeidsongeschikt op 0%. Klik op 'Opslaan en sluiten'. 5..3 Nieuwe ziekmelding Zwangerschapsverlof De betreffende werkneemster is op dit moment niet (meer) ziekgemeld. Ga (terug) naar het overzicht 'Werknemers op achternaam'. Selecteer de betreffende medewerker, en klik op 'Maak document'. Selecteer 'Ziekmelding' en klik op OK. Er opent zich een nieuw scherm. Vul de juiste gegevens in, zoals 'Eerste ziektedag'. Selecteer als klacht 'zwangerschap(klachten)' Zet 'Zwangerschapsverlof' ❶ op 'Ja'. Klik op de knop 'Opslaan en Sluiten'. Er worden voor deze ziekmelding door het systeem geen acties ingepland door het systeem. 5..4 Ziek na zwangerschapsverlof Nadat het zwangerschapsverlof is afgelopen, kan het zijn dat een werkneemster nog steeds ziek is. Wanneer dit het geval is, moet er weer een nieuwe ziekmelding worden aangemaakt. De zwangerschapsverlofmelding moet eerst hersteld worden gemeld. Daarna kunt u een nieuwe ziekmelding aanmaken. Selecteer de betreffende werkneemster in het overzicht ''Werknemers op achternaam'. Klik op 'Maak document' en kies 'Hersteld melden'. Klik op OK. Pas indien noodzakelijk de 'Datum hersteld' aan. Klik op 'Opslaan en Sluiten' Selecteer opnieuw de betreffende werkneemster in het overzicht 'Werknemers op achternaam'. Klik op 'Maak document' en kies 'Ziekmelding'. Klik op OK. Er opent zich een nieuw scherm. Versie 3.6.5 34
Vul de juiste gegevens in, zoals 'Eerste ziektedag' Selecteer als klacht ❸ 'zwangerschap (klachten)' Laat 'Zwangerschapsverlof' ❹ op 'Nee' staan 4 3 Klik op de knop 'Opslaan en Sluiten'. 5.3 Bijzondere situaties bij zwangerschap Het kan voorkomen dat een werkneemster eerst ziek is, waarna het zwangerschapsverlof ingaat en dat zij na het verlof nog steeds ziek is. Om dit goed te registreren in Track Verzuim zijn de volgende handelingen nodig, die in de paragrafen hiervoor al zijn beschreven. Maak de eerste melding aan met de juiste klacht en zet 'Zwangerschapsverlof' op 'Nee'. Op de dag dat het zwangerschapsverlof begint, maakt u een hersteld melding voor de eerste ziekmelding. Maak direct ook een nieuwe ziekmelding aan, met 'Zwangerschapsverlof' op 'Ja'. Na afloop van het zwangerschapsverlof, maakt u weer een hersteldmelding voor de ziekmelding. Maak direct ook een nieuwe ziekmelding aan met de juiste klacht en met 'Zwangerschapsverlof' op 'Nee'. Hieronder is deze situatie weergegeven in een plaatje. Ziek Zwangerschapsverlof Ziek Aanmaken eerste ziekmelding Hersteld melden eerste ziekmelding Aanmaken melding zwangerschapsverlof Hersteld melden zwangerschapsverlof melding Aanmaken nieuwe ziekmelding Hersteld melden laatste ziekmelding Versie 3.6.5 35
6 Acties en verslagen 6. Waarom Track Verzuim 'Acties' aanmaakt Binnen Track Verzuim zorgen zogenaamde 'Actie/verslag documenten' voor de correcte afhandeling van de verschillende stappen binnen het verzuimprotocol zoals dat door Tredin BV is vastgelegd. Door middel van de acties zorgt Track Verzuim ervoor dat alle noodzakelijke stappen bij het begeleiden van een werknemer op het juiste moment gedaan worden, dat deze acties vastgelegd zijn en dat er een dossier ontstaat dat voldoende informatie bevat om het verloop van de verzuiming vast te leggen. Het systeem maakt automatisch acties voor u aan. Dit zorgt ervoor dat de stappen van de wet Poortwachter op het goede moment uitgevoerd worden. Als het systeem voor u een actie aanmaakt, krijgt u een e-mail bericht binnen, waarin een link staat waarmee u de betreffende actie(s) kunt openen. Dit zijn alleen acties die een uitvoerdatum hebben, of acties die op of na de hersteldatum uitgevoerd worden. 6. Over de 'Actie/verslag' documenten In Track Verzuim wordt gesproken over 'Actie/verslag documenten'. Deze functie in Track Verzuim biedt u namelijk twee mogelijkheden:. U maakt een actie aan, bijvoorbeeld dat er een 'verzuimbegeleidingsgesprek' moet worden gepland.. U vult een (kort) verslag in van de actie die is uitgevoerd. Afhankelijk van uw functierol kunt u verschillende soorten actie/verslag documenten aanmaken. Track Verzuim toont u automatisch de lijst met acties die in het betreffende dossier voor u van toepassing zijn. Welke velden u ziet in het Actie/verslag document en wat de inhoud is, hangt af van het soort dossier dat u opent en de keuzes die u maakt. U hoeft dit niet zelf te doen, Track Verzuim zorgt automatisch voor de juiste gegevens. Bij het aanmaken en bewerken van Acties kunt u aangeven wie de actie moet uitvoeren. Dit wordt bepaald door de functierol van de betreffende persoon. Ook hier zorgt het systeem automatisch voor lijst met namen die voor u van toepassing is, of vult automatisch de juiste persoon in. Sommige acties worden aangemaakt direct nadat u een document opslaat. Als deze nieuwe actie ook voor u zelf is, zal deze direct getoond worden in het overzicht Mijn openstaande Acties. Een Actie/verslag document bevat altijd een omschrijving van de actie, een datum voor wanneer de actie gedaan moet zijn en een verantwoordelijk die de actie uit moet voeren. Daarnaast bevat het document ruimte om een verslag van de actie in te voeren, waardoor alle betrokkenen inzicht krijgen in het proces. Acties kunt u zelf aanmaken, en er zijn acties die automatisch aangemaakt worden door Track Verzuim. Daarnaast kan iemand anders een actie voor u aanmaken. Track Verzuim stuurt u altijd een e-mail bericht wanneer er een actie voor wordt aangemaakt. Het is mogelijk dat u tevens e-mail berichten krijgt met informatie over acties die nog voor u openstaan waarvan de geplande datum reeds verstreken is. Elke maandag ontvangt u een overzicht van openstaande acties. Nieuwe acties die zijn aangemaakt door het systeem ontvangt u, voor zover van toepassing, elke dag. Versie 3.6.5 36
6.3 Hoe u Actie/verslag documenten bewerkt of afrondt In het overzicht 'Acties Openstaand voor mij' ❶ ziet u alle openstaande Acties die voor u bestemd zijn. Dit is in feite uw werkvoorraad in het systeem. De op datum gesorteerde acties kunt u openen en verwerken. Natuurlijk kunt u acties aanmaken voor uzelf. Zo kan het systeem u helpen om zaken niet te vergeten. Op het moment dat u een actie opent om af te ronden, komen er andere velden tevoorschijn. In het 'Realisatie' datumveld kunt u de daadwerkelijke datum invullen waarop deze actie voltooid is. Dit zal meestal de geplande datum zijn. Om een actie af te ronden voert u de volgende handelingen uit. Open in het overzicht 'Acties Openstaand voor mij' het dossier met de actie die u wilt afronden. In het nieuwe venster ziet u alle informatie aangaande deze actie. Klik op de knop ❶ 'Bewerken'. Er worden nu meer velden zichtbaar. De Status wordt automatisch op ❷ 'Afgerond' gezet. Wilt u de actie alleen bijwerken, zet dan de status ❷ weer op 'Open'. Vul bij ❸ Realisatie de datum. Vul de overige informatie of het verslag in. Klik op de knop 'Opslaan en Sluiten' 3 Versie 3.6.5 37
6.4 Hoe u een nieuw 'Actie/verslag' document aanmaakt Het 'Actie/verslag document' bevat acties die uitgevoerd moeten worden en biedt ruimte om een verslag van de acties vast te leggen. Zo is er altijd een goed overzicht van het gebeurde. Door middel van de automatisch aangemaakte acties weet u zeker dat de verplichte stappen op de juiste manier en het juiste moment uitgevoerd worden. Daarnaast kunt u zelf acties aanmaken. Zoek in het overzicht 'Werknemers Op achternaam' de gewenste werknemer op. Klik in de knoppenbalk op ''Maak document' ❶. Kies 'Actie/verslag' ❷ en klik op OK. Er opent zich een nieuw venster. Klik hier ❶ om het type actie wat u wilt aanmaken te kiezen. Geef indien nodig een korte omschrijving. Selecteer ❷ voor wie de actie is (is niet bij alle acties zichtbaar). Geef de juiste datum aan bij ❸ 'Uitvoeren voor'. Klik op de knop 'Opslaan en Sluiten'. 3 Versie 3.6.5 38
6.5 Het e-mail bericht met openstaande acties Het systeem helpt bij het voltooien van acties. Indien er een nieuwe actie is gemaakt of er een actie openstaat, die afgehandeld moet worden, stuurt het systeem u automatisch een e-mail. Via deze link ❶ gaat u naar het overzicht van uw openstaande acties. Als u op de link klikt, opent Track Verzuim en moet u zich vervolgens aanmelden. Als er nog acties openstaan waarvan de uitvoerdatum is verstreken, zal Track Verzuim een directe link ❷ naar deze acties meesturen. 6.5. E-mail bericht met Acties zelf verzenden U kunt zelf ook dit soort e-mails aanmaken met links naar documenten in het systeem. Bijvoorbeeld als u een Personeelsadviseur een voorbeeld wil sturen of een verslag wil tonen. Natuurlijk kan de ontvangende persoon deze documenten alleen dan openen als hij toegang heeft tot Track Verzuim en de juiste rechten heeft. Een link sturen in een e-mail gaat als volgt: Ga naar het overzicht 'Acties' 'Openstaand voor mij'. Open de actie (het dossier) dat u wilt versturen. Klik op de knop ❶ 'URL'. Selecteer ❷ 'Verzenden'. Er wordt nu een e-mail aangemaakt in uw e-mail programma. Daarin staat de link naar het door u gekozen document. Adresseer de e-mail op de manier zoals u gewend bent en verzend het bericht. Let op! U kunt alleen een dergelijke e-mail verzenden naar personen in uw eigen organisatie die toegang hebben tot Track Verzuim, en die rechten hebben om deze documenten te openen. U kunt controleren welke personen dit zijn door in het overzicht 'Werknemers' het dossier te openen van een medewerker, en bovenaan het tabblad 'Leiding & Organisatie' te kiezen. Versie 3.6.5 39
7 Aanmaken UWV formulieren 7. Een 'Plan van Aanpak' aanmaken In Track Verzuim hebt u als leidinggevende de mogelijkheid om een Plan van Aanpak te maken. Dit Plan van Aanpak is opgesteld volgens de normen van het UWV. Bij het printen van dit Plan van Aanpak wordt dan ook de opmaak, zoals de UWV dit voorschrijft, gebruikt. 7.. Een nieuwe 'Plan van Aanpak' aanmaken Open in het overzicht 'Ziekmeldingsdossiers' 'Lopende' het ziekmeldingsdossier van de betreffende werknemer door erop te dubbelklikken. Klik in de knoppenbalk op 'Maak document' en kies 'Plan van Aanpak nieuw' ❶ (wanneer deze niet in de keuzelijst staat, kunt u (nog) geen Plan van Aanpak aanmaken). Klik op OK. Er opent zich een nieuw scherm. Vul alle benodigde gegevens in. Let op: er zijn meerdere tabbladen! Klik op de knop 'Opslaan en Sluiten'. 7.. Een 'Plan van Aanpak' bewerken Open in het overzicht 'Lopende ziekmeldingen - Op achternaam' het ziekmeldingsdossier van de betreffende werknemer door erop te dubbelklikken. Klik op het tabblad ❶'Ziekmeldingsdossier'. In de lijst ziet u ❷ het 'Plan van Aanpak' staan. Dubbelklik op het 'Plan van Aanpak' om het te openen. Er opent zich een nieuw scherm. Versie 3.6.5 40
Klik in de knoppenbalk op ❸'Bewerken'. 3 Pas alle gewenste gegevens aan. Klik op de knop 'Opslaan en Sluiten'. Sluit nu nog het ziekmeldingsdossier met de knop 'Sluiten'. 7..3 Een 'Bijstelling Plan van Aanpak' aanmaken Wanneer voor een werknemer een Plan van Aanpak (PvA) is aangemaakt kunt u een bijstelling aanmaken. Een bijstelling gebruikt u als u samen werkt met de werknemer aan de re-integratie. Wanneer de situatie van de werknemer in de loop der tijd wijzigt kan het nodig zijn het plan van aanpak te veranderen. De nieuwe afspraken legt u vast op dit formulier. Open in het overzicht 'Ziekmeldingsdossiers' 'Lopende' het ziekmeldingsdossier van de betreffende werknemer door erop te dubbelklikken. Klik op het tabblad 'Ziekmeldingsdossier'. In de lijst ziet u het 'Plan van Aanpak' Dubbelklik op het 'Plan van Aanpak' om het te openen. Er opent zich een nieuw scherm. Klik op ❶ 'Maak bijstelling'. Pas alle gewenste gegevens aan. Klik op de knop 'Opslaan en Sluiten'. Sluit ook de andere vensters. In het document 'Plan van Aanpak' kunt u in het tabblad ❶ 'Overzicht bijstellingen' uw zojuist gemaakte bijstelling vinden. 7. Aanmaken UWV ziekteaangifte Ga naar het overzicht 'Ziekmeldingsdossiers' 'Lopende' en open het ziekmeldingsdossier van de betreffende werknemer door erop te dubbelklikken. Klik in de knoppenbalk op 'Maak document' ❶. Kies voor 'UWV Ziekteaangifte nieuw' ❷ en klik op OK. Er opent zich een nieuw venster, waarin u de gegevens kunt invullen. Klik op de knop 'Opslaan en Sluiten'. In paragraaf 9. UWV Formulier printen is uitgelegd hoe u het formulier print. Versie 3.6.5 4
7.3 Aanmaken UWV e jaarsevaluatie Er wordt in Track Verzuim automatisch een actie gegenereerd voor het uitvoeren van de e jaarsevaluatie. Deze evaluatie kan door middel van een word-sjabloon worden vastgelegd. Hieronder volgt de werkwijze. U heeft een notificatie ontvangen of u opent de betreffende actie vanuit Acties, Mijn openstaande. Klik vervolgens op de knop Bewerken. Klik op de knop 'Word sjabloon' ❶. Microsoft Word wordt nu geopend. In de werkbalk ziet u een groene balk, die aangeeft dat er gegevens worden verzameld. U ziet een UWV Formulier in Microsoft Word. Gegevens die bekend zijn, zoals "Naam van de betreffende werknemer", worden automatisch ingevuld. De overige gegevens moet u zelf invullen. Versie 3.6.5 4
Nadat alle gegevens zijn ingevuld, gaat u, zonder verder iets te doen in Microsoft Word terug naar de actie in Track Verzuim. Zoek daarvoor de openstaande actie op onderaan uw scherm tussen de openstaande programma's. Controleer of de status van de actie op 'afgerond' staat. Klik vervolgens op de knop 'Opslaan en sluiten'. Het volgende scherm wordt getoond: Klik op ❶ 'Ja' om het word-sjabloon op te slaan. Versie 3.6.5 43
8 Verzuimstatistieken Binnen Track Verzuim is veel data opgeslagen met betrekking tot verzuim. Deze informatie is op verschillende manieren beschikbaar, onder andere via verzuimstatistieken. Die kunt u gebruiken om een beter overzicht te krijgen van het verzuimgedrag van een werknemer of het verzuimverloop binnen een afdeling of organisatie. Voor de werknemer is er in het Werknemersdossier een tabblad met daarin de verzuimstatistieken van deze werknemer. Om op afdelings- of organisatieniveau de verzuimstatistieken te zien is er een mogelijkheid om deze informatie naar Excel te exporteren. 8. Verzuimstatistieken inzien per werknemer Binnen het document 'Werknemer' zijn verzuimstatistieken opgeslagen. Om ze in te zien doet u het volgende. Selecteer in het overzicht 'Werknemers Op achternaam' de gewenste werknemer en open het werknemersdossier door er op te dubbelklikken. Klik op het tabje ❶'Verzuimstatistieken' Dit document bevat de verzuimcijfers per maand van de betreffende werknemer. De waardes worden uitgerekend aan de hand van de geregistreerde ziekmeldingen. De meldingsfrequentie is het aantal meldingen gedeeld door maanden. De gemiddelde cijfers worden uitgerekend aan de hand van de ziekmeldingen van dit jaar. De afkortingen in de onderste tabel zijn gebaseerd op 'Toolkit verzuimregistratie en -analyse' van Falke & Verbaan uit 00. BDP VD VDZD VP VPZ MF AAV GVAV Beschikbare tijd Verzuimduur inclusief zwangerschap Verzuimduur zwangerschap Verzuimpercentage Verzuimpercentage zwangerschap Meldingsfrequentie Aantal afgesloten ziekmeldingen Gemiddelde verzuimduur van de afgesloten ziekmeldingen Versie 3.6.5 44
8. Andere verzuimstatistieken inzien In Track Verzuim kunt u meerdere overzichten laten samenstellen. Deze worden vervolgens door het systeem in Excel weergegeven. De meeste gegevens kunt u vinden via het overzicht 'Werknemers Op achternaam'. Klik op de knop 'Excel' ❶in de knoppenbalk. Er ontvouwt zich een lijst. Selecteer het gewenste overzicht door erop te klikken. Een ander overzicht met statistieken vindt u via het overzicht 'Lopende ziekmeldingen Op achternaam'. Klik op de knop 'Excel' ❶in de knoppenbalk. Klik op 'Overzicht lopende ziekmeldingen'. Track Verzuim gaat, nadat u het overzicht hebt gekozen, gegevens verzamelen. Dit kan enige tijd duren. U ziet een of meerdere kleine vensters, die aangeven dat het systeem bezig is. Let op: Indien u een foutmelding krijgt, kan het zijn dat u extra software moet downloaden. Hoe u dit doet leest u in paragraaf 4.3 "Swing ActiveX-besturingselement installeren". Versie 3.6.5 45
9 Printen van informatie Track Verzuim werkt geheel via internet. Dit beïnvloedt uw mogelijkheden voor het printen van informatie. Het is weliswaar mogelijk vanuit de browser, Internet Explorer, maar vaak is het uiterlijk niet toereikend, of wordt de informatie onhandig over de pagina's verdeeld. Om dit probleem op te lossen biedt Track Verzuim u de mogelijkheid om bepaalde informatie zoals dat heet te 'exporteren' naar Microsoft Excel, of Microsoft Word, waar het op een overzichtelijke manier is vormgegeven. Daarna kunt u de gegevens printen. 9. Een werknemersdossier printen Ga naar het overzicht 'Werknemers Op achternaam' en selecteer de gewenste werknemer. Dubbelklik om het dossier te openen. Klik op de 'Excel'-knop en kies 'Print dossier'. De informatie uit het werknemersdossier wordt nu zichtbaar in een Excel-sheet. Klik op ❶ 'printen' om het af te drukken. Sluit Microsoft Excel af om terug te keren naar Track Verzuim. 9. UWV Formulier printen Formulieren die u voor het UWV moet maken, worden in de correcte vormgeving voor u samengesteld. Om het gewenste formulier te printen, bijvoorbeeld een 'Plan van Aanpak' gaat u als volgt te werk. Ga naar het overzicht 'Lopende ziekmeldingen Op achternaam' en selecteer de gewenste werknemer. Dubbelklik om het dossier te openen. Klik op het tabblad ❶ 'Ziekmeldingsdossier'. Zoek in de lijst het 'Plan van Aanpak' op. Dubbelklik erop om het document te openen. Klik op ❶ 'Print' Versie 3.6.5 46
Het systeem verzamelt nu de gegevens. U ziet een scherm zoals hieronder. Er wordt een nieuw scherm geopend in Microsoft Word. U kunt nu het document printen zoals u gewend bent. Sluit Microsoft Word af om terug te keren naar Track Verzuim. Sluit indien nodig alle nog openstaande vensters. Dit is een voorbeeld van de eerste pagina van een Plan van Aanpak UWV formulier. Versie 3.6.5 47