Handleiding herinneringen versturen Updated: 16/5/2014 Animana B.V. Galvanistraat 1 6716 AE EDE Nederland www.animana.com
Inhoudsopgave 1: Herinneringen versturen...3 1.1: Stap 1: een groep aanmaken...3 1.2: Stap 2: herinnering(en) koppelen aan een product...3 1.3: Stap 3: Het versturen van de herinneringen...4 1.4: Het aanmaken van een tekst...5 1.5: Het verwijderen van oude herinneringen...5 1.6: Rapportage van herinneringen...6 2
1 Herinneringen versturen Het is in Animana ASP mogelijk om herinneringen aan producten (bijvoorbeeld vaccinaties, urineonderzoeken en ontworming) en diensten (bijvoorbeeld operaties) te koppelen en te versturen. U kunt aan 1 product/dienst meerdere herinneringen te koppelen. U kunt bijvoorbeeld, aan een verpakking ontworming voor 1 jaar, 4 herinneringen koppelen: 1 herinnering voor over 3 maanden na aanschaf 1 herinnering voor over 6 maanden na aanschaf 1 herinnering voor over 9 maanden na aanschaf 1 herinnering voor over 12 maanden na aanschaf In deze handleiding leest u stap voor stap hoe u de herinneringen kunt koppelen en versturen. 1.1 Stap 1: een groep aanmaken U kunt producten in groepen onderbrengen. Door producten in een zelfde productgroep onder te brengen, is het niet nodig om oude herinneringen te verwijderen, wanneer een klant gehoor geeft aan een herinneroproep. De exacte werking hiervan wordt uitgelegd in hoofdstuk 1.5 Het aanmaken van een groep gaat via: extra > algemene instellingen > herinnergroepen Door hier op de knop 'nieuw' te klikken, kan er een nieuwe groep worden aangemaakt. In het veld 'naam' kan een voor u herkenbare naam gekozen worden. Wanneer u op opslaan klikt, is de groep opgeslagen. Vervolgens kunnen er, indien gewenst, meerdere groepen aangemaakt worden. Wanneer u op een aangemaakte groep klikt, ziet u direct welke producten in de betreffende groep opgenomen zijn. 3
1.2 Stap 2: herinnering(en) koppelen aan een product Door aan een product een herinnering te koppelen, wordt er wanneer het product aan een patient voorgeschreven wordt, automatisch een herinnering gegenereert. Deze herinering stelt u in de gelegenheid deze herinnering op de ingestelde datum te versturen. Het kopppelen van een herinnering gaat via: extra > producten > producten > het gewenste product opzoeken/aanklikken Vervolgens kunt u bij het tabblad herinnering op de knop 'nieuw' klikken om de gewenste opties te selecteren. U ziet hier de volgende velden: Herinneren na (dagen): hiermee stelt u in hoeveel dagen na het verstrekken van het product, de herinnering aangemaakt mag worden. Herinnertype: hiermee bepaald u het type herinnering. Dit is met het versturen van de herinneringen van belang. Herinnertekst: deze tekst kan getoond worden in de oproep, mits dit is ingesteld in de oproeptekst. Dit wordt toegelicht in hoofdstuk 1.4 4
Herinnergroep: hiermee kiest u de/een in stap 1 aangemaakte groep. 1.3 Stap 3: Het versturen van de herinneringen Het versturen van de herinneringen gaat via: werklijst > herinneringen Op deze pagina krijgt u de mogelijkheid een selectie te maken van dieren die u wilt gaan herinneren. Met de volgende opties: Herinner per: hier kiest u de wijze van herinneren. De optie 'verwijderen herinneringen' kunt u gebruiken om vlot meerdere herinneringen te verwijderen. Periode: hier selecteert u de data dat de patiënten verwacht worden. Herinnertype: hier bepaalt u welk type u op dat moment wilt gaat herinneren (bijvoorbeeld vaccinaties of ontworming). Aantal keer herinnerd: hier kiest u of u klanten getoond wilt hebben die nog niet eerder herinnerd zijn of klanten die al een keer herinnerd zijn (1 keer of meerdere keren) Zo kunt u onderscheidt maken in het type herinnering ( u kunt bijvoorbeeld eerst een mail sturen ter herinnering en bij een tweede herinnering een sms) Inclusief herinneringen vorige periodes: wanneer u deze optie aanvinkt, dan worden herinneringen periodiek meegenomen in de slectie. Bijvoorbeeld bij ontwormingen. Als bij een ontwormingsmiddel is ingesteld dat er na 90 dagen een herinnering gegenereert dient te worden, dan zal deze herinneringen elke 90 dagen in de selectie getoond worden. Diersoort: wanneer er onderscheidt is gemaakt in oproeptekst voor de verschillende diersoorten, dan kunt u hier ene diersoort selecteren. Indien dit niet het geval is, is het niet nodig hier een keuze te maken. Filter op locatie: Indien u verschillende locaties heeft en hier verschillende oproepteksten voor heeft aangemaakt, kunt u hier de gewenste locatie selecteren. Print gesorteerd op: hier kunt u een printvolgorde selecteren. Dit is bijvoorbeeld pratisch wanneer uw klanten uit verschillende postcodegebieden komen. 5
Filter op: wanneer u op deze knop klikt, worden de dieren getoond die binnen de gekozen seletie vallen. TIP: Als u gebruik maakt van bijvoorbeeld herinneren per mail en per brief, dan kunt u het best eerst de oproepen versturen die per mail gaan. Vervolgens kunt u voor dezelfde selectie kiezen maar dan met de keuze voor zonder patienten met email optie Gewenste dieren selecteren: de dieren die de herinnering mogen ontvangen, kunnen eenvoudig geselecteert worden door ze aan te vinken. Hieronder kunt u, afhankelijk van de gekozen herinnermethode, bepalen welke tekst er gebruikt mag worden voor de herinnering. Wanneer er gekozen is voor de methode 'etiket' is het kiezen voor een adresetiket en herinneringsetiket uitsluitend nodig wanneer u hier zelf een etiket voor ontwikkeld heeft. Hoe u de teksten kunt aanmaken, wordt toegelicht in hoofdstuk 1.4 1.4 Het aanmaken van een tekst Het aanmaken van een tekst gaat via: extra > algemene instellingen > beheer content Door op de drie puntjes te klikken kan een nieuwe tekst aangemaakt worden. De volgende velden dienen ingevuld te worden: Naam: De naam van het document. Op deze naam kunt u het document in Animana terug vinden. Context: De plek waar de tekst toegepast moet worden. Een tekst kan betrekking hebben op het patiëntdossier, het cliëntdossier, de mailing, de herinneringen, de agenda (afspraken), de debiteuren of het kan als losse brief opgeslagen worden. Categorie: Zie context, de categorie is uit het oude beheer brieven en blijft behouden om teksten op juiste wijze om te zetten van het oude naar het nieuwe beheer brieven. Print adres: Deze vink is alleen te activeren bij brieven. Wanneer deze is geactiveerd, wordt het adres van de klant bovenaan de brief weergegeven. Print briefhoofd: Deze vink is alleen te activeren bij brieven. Als deze geactiveerd is, dan worden briefhoofd en briefvoet weergegeven (mits deze zijn toegevoegd bij algemene instellingen > briefhoofd instellen). Onderwerp: Het onderwerp hoeft alleen ingevuld te worden bij brieven en e-mail. Het onderwerp wordt bij een uitgeprinte brief getoond boven de brief. Daar komt de tekst onderwerp: XXX te staan. De XXX staat voor de tekst, die u hier heeft ingevuld. Bij een email zal de tekst die hier is ingevuld, gebruikt worden voor het onderwerp van de email. Tekst: Hier kan de tekst worden ingevoerd. De brieven kunnen gepersonaliseerd worden, door de items in de kolom rechts van het tekstveld aan te klikken. U kunt bijvoorbeeld kiezen voor de code: ${herinnering.tekst, zoals genoemd in stap 1.2. Let op! De tekst dient in Animana opgemaakt te worden, niet in WORD! 1.5 Het verwijderen van oude herinneringen Wanneer een klant een product met een herinnering aanschaft, waarvan reeds een herinnering in 6
het patiëntdossier staat, uit dezelfde groep (bijvoorbeeld beiden uit de groep 'ontworming', dan wordt de oude herinnering automatisch van de kaart verwijderd. Hij blijft echter wel oproepbaar door op een willekeurige herinnering in het patiëntdossier te klikken. Een voorbeeld ter illustratie: De producten Drontal Dog flavour 2 tabl en Milbemax grote hond groot per tabl zitten beiden in 1 groep. Een klant koopt Milbemax grote hond groot per tabl en er wordt een herinnering aangemaakt voor 90 dagen later. Vervolgens koopt de klant Drontal Dog flavour 2 tabl. Dan wordt de herinnering horende bij de Milbemax grote hond groot per tabl automatisch vervangen door de herinnering voor Drontal Dog flavour (90 dagen later). Wanneer er vervolgens op de nieuwe herinnering geklikt wordt, wordt onderstaand overzicht getoond: 1.6 Rapportage van herinneringen Er is ook een overzicht beschikbaar waarin u, onder andere, eenvoudig kunt zien hoe vaak een herinnering verstuurd is, en hoe de respons was. Dit overzicht vindt u terug via: extra > rapporten > herinneringen 7