Handleiding Porta applicatie
Inleiding Met de applicatie Porta op het Extranet kunt u als ketenpartner gegevensbestanden met het CAK uitwisselen. In deze handleiding staat beschreven hoe u dit kunt doen. We leggen uit hoe u in kunt loggen op het Extranet. Het is van belang dat u deze instructie goed doorleest en de aanwijzingen stap voor stap doorloopt. Let op! Navigeer alleen met de functieknoppen van de applicatie zelf. Als u de navigatieknoppen van uw internetbrowser gebruikt (bijvoorbeeld Vorige pagina of Volgende pagina ), kunnen er fouten in de gegevens optreden. Vragen? Wij willen u zo goed mogelijk van dienst zijn en voorzien u graag van informatie. Algemene vragen U kunt met al uw vragen en het aanleveren van bestanden terecht bij de Servicedesk Dataverkeer Ketenpartners: Telefoonnummer: 088 711 48 88 E-mail: servicedeskdataverkeer@hetcak.nl Servicedesk Dataverkeer Ketenpartners is telefonisch bereikbaar op werkdagen van 09:00 tot 17:00 uur. Vragen over individuele klanten Met al uw vragen over een individuele klant kunt u contact opnemen met ons Klant Contact Center. Telefoonnummer: 0800-2108 Internet: www.hetcak.nl Het Klant Contact Center is telefonisch bereikbaar op werkdagen van 08:00 tot 18:00 uur. Pagina 1 van 9
Inhoudsopgave Inleiding 1 Inhoudsopgave 2 1 Het Extranet 2 2 Porta 6 2.1 Bestanden toevoegen 6 2.2 Bestanden overzicht 7 2.3 Status 8 3 Foutmeldingen 9 Pagina 2 van 9
1 Het Extranet De Porta applicatie kunt u benaderen via het Extranet. Toegang tot het Extranet kunt u regelen via het Aanvraagformulier Extranet voor Gemeenten. Dit formulier is terug te vinden op onze website, onder het kopje Formulier en voorwaarden of middels de volgende link: http://www.hetcak.nl/portalserver/stream/cak-zakelijk/1- ik-werk-bij-een-gemeente/1-6-downloads/toegang_aanvragen_extranet_gemeenten.pdf. Wanneer u het aanvraagformulier ingevuld heeft teruggestuurd, ontvangt u van ons binnen vijf werkdagen de inloggegevens. Inloggen Via de link www.keten.hetcak.nl gaat u direct naar het inlogscherm van het Extranet. Wij ondersteunen het gebruik van Internet Explorer en Mozilla Firefox. Alle andere browsers worden niet ondersteund. Wanneer u voor het eerst gebruik maakt van het Extranet, moet u eerst de beveiligingscertificaten installeren voor u gebruik kunt maken van de applicatie. Zodra u bent ingelogd, klikt u op de knop Certificaat ophalen aan de linkerkant van uw scherm. Op deze pagina vindt u verschillende documenten voor het installeren van uw persoonlijke certificaat. Maakt u gebruik van Internet Explorer? Dan is het noodzakelijk dat u eerst het Root- en ketencertificaat installeert. Gebruikt u een andere browser of heeft u het root- en ketencertificaat al geïnstalleerd? Dan kunt u direct doorgaan naar de Handleiding installeren certificaat om uw persoonlijke beveiligingscertificaat te installeren. Tijdens de installatie heeft u de uitrolcode nodig. Deze kunt u opvragen bij de Servicedesk Dataverkeer. Pagina 3 van 9
De handleidingen voor het installeren van de certificaten kunt u vinden onder het kopje HOME, onderaan de linkerkant: De startpagina Na het aanmelden komt u op de startpagina. Aan de linkerzijde van dit scherm staat onder Uw applicaties een aantal menuopties. In dit menu kiest u voor de applicatie Porta. Pagina 4 van 9
Klik vervolgens op Ga naar applicatie Porta. Een nieuw venster opent en u kunt het opgehaalde certificaat kiezen. Selecteer het certificaat en druk op de knop OK om naar de applicatie te gaan. Pagina 5 van 9
2 Porta Zodra u bent ingelogd komt u in een scherm met nieuwsberichten. Onderaan de pagina klikt u op Ga verder. U komt dan in het scherm Bestanden toevoegen. Wilt u een bestand naar ons sturen? Lees dan paragraaf 2.1. Wilt u een bestand ophalen dat wij voor u op Porta hebben geplaatst? Klik dan links in het scherm op Bestanden overzicht. Wij leggen het Bestanden overzicht uit in paragraaf 2.2. 2.1 Bestanden toevoegen Volg onderstaande stappen om een bestand naar ons te sturen: Klik links in het scherm op Bestanden toevoegen. De groepscode staat standaard op de gemeente of instellingscode waarvoor u geautoriseerd bent. Wanneer u geautoriseerd bent voor slechts één gemeente of instellingscode, dan ziet u geen groepscode staan. Heeft u toegang tot meerdere gemeentes of instellingscodes? Dan verschijnt hier een drop-down menu en moet u de juiste code selecteren. Selecteer het bestand dat u wilt sturen door op de knop Bladeren te klikken. U kunt nu het bestand wat u wilt sturen ophalen vanaf de locatie op uw pc of netwerk. Het veld Naam moet leeg blijven. Selecteer het type bestand dat u wilt sturen. Aan de rechterkant naast het drop-down menu vindt u het formaat waar het bestand aan moet voldoen. Wanneer er relevante opmerkingen met betrekking tot het aangeboden bestand zijn, kunt u deze in het veld bijzonderheden typen. U hoeft dit veld niet in te vullen. Druk op de knop Toevoegen (eventueel verschijnt er een laadmeter). U krijgt het scherm Terugkoppeling te zien. Hier kunt u ook een notificatie naar ons sturen dat u een bestand heeft verzonden. Dit is optioneel. Het scherm wordt gewist en het bestand is verzonden. Pagina 6 van 9
2.2 Bestanden overzicht Volg onderstaande stappen om één of meerdere bestanden op te zoeken. Klik links in het scherm op Bestanden overzicht. De groepscode staat standaard op de gemeente of instellingscode waarvoor u geautoriseerd bent. Wanneer u geautoriseerd bent voor slechts één gemeente of instellingscode, dan ziet u geen groepscode staan. Heeft u toegang tot meerdere gemeentes of instellingscodes, dan verschijnt hier een drop-down menu en moet u de juiste code selecteren waarvan u een bestand wilt ophalen. Standaard zijn alle bestanden inzichtelijk die voor u toegankelijk zijn en zijn aangemaakt in de afgelopen week. Klik hiervoor op Zoeken. Als u deze selectie wilt wijzigen, maakt u gebruik van de velden Groepscode, Bestandstype, Aanmaakdatum vanaf en Aanmaakdatum t/m. Na de gewijzigde selectie drukt u op de knop Zoeken. Alle bestanden waartoe u bevoegd bent om op te halen, zijn voorzien van het volgende icoontje in de kolom uiterst rechts. Klik op het icoontje bij een bestand in de lijst. Het scherm Bestand downloaden verschijnt. U kunt het bestand nu opslaan op een door u gekozen locatie of u kunt het bestand direct openen. Pagina 7 van 9
2.4 Status Binnen het Bestanden overzicht bestaan er verschillende statussen. Hieronder zijn de verschillende statussen beschreven: Status Aangemaakt Status Ontvangen Status In behandeling Status Afgekeurd Status Geaccepteerd Status Afgehandeld Status Opgehaald Actie Bestand downloaden Actie Bekijk bestandshistorie Er zijn bestanden door het CAK/de ketenpartner op Porta geplaatst en deze kunnen opgehaald worden. De gegevens zijn ontvangen door het CAK. De gegevens worden door het CAK verwerkt. De gegevens zijn om inhoudelijke redenen geweigerd. Deze moeten aangepast en opnieuw aangeleverd worden. De gegevens zijn in de centrale database van het CAK opgenomen. De gegevens zijn door het CAK verwerkt. De gegevens zijn door het CAK of door de aanbieder van de server afgehaald. Download gegevens van Porta naar uw eigen computer. Bekijk wat er met het bestand is gebeurd. Pagina 8 van 9
4 Foutmeldingen De foutmelding De webpagina kan niet worden weergegeven duidt erop dat er minimaal één van de drie certificaten ontbreekt. Dit kan veroorzaakt worden door bijvoorbeeld de installatie van nieuwe software op uw werkplek. In Internet Explorer zijn drie certificaten nodig. In Firefox is alleen het persoonlijk certificaat nodig. Om er achter te komen waar het probleem bij Internet Explorer ligt, moet het certificatenbeheer bekeken worden. Dit kan via het menu Extra van uw browser. Ga hierin naar Internetopties, vervolgens naar het tabblad Inhoud en kies voor Certificaten. Bij Certificaten moeten de volgende certificaten aanwezig zijn: - In de map Persoonlijk moet een certificaat staan met de naam die begint met het relatienummer - In de map Tussenliggende certificeringsinstanties moet een certificaat staan met de naam CAK IAM Keten CA - In de map Vertrouwde basiscertificeringsinstanties moet een certificaat staan met de naam CAK IAM Root CA Als het root- en/of ketencertificaat ontbreekt, kunt u deze opnieuw installeren zoals aangegeven in hoofdstuk 1.1. Ontbreekt het persoonlijk certificaat? Stuur dan een bericht naar ons via servicedeskdataverkeer@hetcak.nl met het verzoek om een nieuwe uitrolcode. Hiermee kunt u het persoonlijk certificaat weer ophalen. Pagina 9 van 9