7 Voorwoord Er zijn veel verschillende bedrijven die werkzaam zijn in de productiesector of de dienstensector en die elk hun sterke en minder sterke zijden hebben. Een bedrijf probeert zich te onderscheiden door de sterke zijden verder uit te bouwen en daarmee een concurrentievoordeel en onderscheidend vermogen op te bouwen. Een computersysteem, in de vorm van een standaardpakket, mag daarin niet belemmerend werken, maar moet dit concurrentievoordeel verder kunnen uitbouwen en te gelde maken. Moderne erp-pakketten en met name de zeer flexibele, uiterst snel aan te passen en te implementeren pakketten van Navision voorzien hierin. Men gaat de branchekennis van bijvoorbeeld transportbedrijven of productiesystemen implementeren in de mogelijkheden van het geautomatiseerde systeem. Voor de hbo er van de toekomst en daarmee vergelijkbare personen is het dus noodzakelijk kennis te hebben van dit soort systemen en ermee te kunnen werken. Het doel van dit boek is om studenten inzicht te geven in de werking van een erp-pakket. Wat zijn de mogelijkheden en onmogelijkheden van deze pakketten? Een groot aantal raakvlakken van de bedrijfsvoering komt naar voren, zodat de studenten van diverse opleidingen, zoals Technische bedrijfskunde, Bedrijfseconomie, Bedrijfskundige informatica, Logistiek enzovoort, er hun voordeel mee kunnen doen. In vervolgmodules zal een specialisatie kunnen plaatsvinden. Het materiaal is getest bij de afdeling Bedrijfskunde van de Noordelijke Hogeschool Leeuwarden en al in gebruik bij een aantal hogescholen en mbo-opleidingen. De ervaringen en op- en aanmerkingen van deze gebruikers zijn in deze eerste druk verwerkt. Voor verdere op- en aanmerkingen houden we ons aanbevolen. Wij zijn diverse mensen dankbaar voor hun medewerking aan dit boek, met name medewerkers van Navision Software Nederland b.v. en studenten van de Noordelijke Hogeschool Leeuwarden, in het bijzonder Aniel Narain en Jeroen van der Honing. We hopen dat dit boek snel zijn weg zal vinden naar de diverse opleidingen en zal leiden tot bekwame medewerkers voor bedrijven die dit soort systemen implementeren en gebruiken.
8 erp met Navision Voor docenten die met deze boeken gaan werken, is bij de uitgever een uitgebreide docentenhandleiding op cd-rom beschikbaar. De software is via Surfdiensten aan te schaffen. Voor cursussen voor docenten en licenties kan men zich richten tot Navision Software Nederland b.v., Nijverheidsplein 21a, 3771 mr Barneveld. Coen Overgaag Oosterbeek April 2001 Jan Schoolderman Drachtstercompagnie Voorwoord bij de tweede druk Na een langzame start blijken de boeken van Navision in een steeds grotere behoefte te voorzien, zodat met ingang van het nieuwe schooljaar per september 2004 een nieuwe druk beschikbaar is. Er is in de tussentijd veel veranderd. Navision is overgenomen door Microsoft en maakt nu deel uit van Microsoft Business Solutions. Daarom hebben we de naam van het boek aangepast. Het boek is gebaseerd op de laatste versie, 3.70, en er is nu één product-cdrom voor alle toepassingen. De serie is op verzoek van diverse gebruikers uitgebreid met een boek voor administratie. Dit boek is los te gebruiken. Bij de meeste hbo-opleidingen wordt administratie in de propedeuse gegeven en erp en productiebeheer komen pas in de hoofdfase aan bod, in combinatie met vakken als logistiek. Via een combinatie van één product-cd-rom met programmatuur en één cd-rom met de docentenhandleidingen en de drie databases kunnen de drie delen gebruikt worden. Door de voortschrijdende techniek zijn in de nieuwe druk ingrijpende wijzigingen aangebracht. De oude druk is hierdoor niet meer te gebruiken bij de nieuwe database. Wij zijn diverse mensen dankbaar voor hun medewerking aan dit boek, met name de medewerkers van Microsoft in Barneveld en Roy Hoekstra en Rutger Wind, studenten van de Noordelijke Hogeschool Leeuwarden. Coen Overgaag Oosterbeek Maart 2004 Jan Schoolderman Drachtstercompagnie
9 Doelstelling De doelstelling van dit boek is de student van het hbo kennis en inzicht te verschaffen in de werking en inrichting van een erppakket. Dit boekwerk dient dan ook als basis voor de verdere lessen in het pakket Microsoft Business Solutions-Navision. Na het doorwerken van dit boek moet de student in staat zijn de vertaalslag te kunnen maken van een theoretisch model, zoals geleerd in de reguliere lessen, naar de inrichting en functionaliteiten van een erp-pakket. Tevens heeft de student alle vaardigheden aangeleerd om zonder problemen aan de vervolgcursussen deel te nemen.
10 erp met Navision Waarom dit boek? Tegenwoordig automatiseert elk zichzelf respecterend bedrijf het beheer en de registratie van de bedrijfsprocessen en de administratieve afhandeling daarvan. Deze registratie dient integraal afgehandeld te worden zodat op elk moment de stand van zaken opgemaakt kan worden met betrekking tot de afzonderlijke afdelingen en het totaal. Dit brengt voor de medewerkers van deze bedrijven met zich mee dat alle gegevens geregistreerd dienen te worden via een computer. Voor de afhandeling van deze registratie is software nodig die elk bedrijfsproces kan ondersteunen, ook wanneer dit in de loop van de tijd zou veranderen. Het gebruik van deze software wordt voor elke applicatie apart aangeleerd en is elke keer weer anders, wat veel inleertijd voor het personeel betekent. Op het moment dat dit soort pakketten wordt gebruikt in het onderwijs betekent dit voor de student, dat deze alle vaardigheden ook moet aanleren om de applicatie goed te kunnen bedienen. Navision is een softwarepakket dat zorgdraagt voor de integrale registratie van bedrijfsprocessen en de administratieve afhandeling hiervan. Het unieke aan dit pakket is de korte inleertijd die het heeft met betrekking tot de bediening ervan. Juist omdat de inleertijd van de bediening zo kort is, is het mogelijk om sneller door te dringen tot de afhandeling van de bedrijfsprocessen binnen de software. Voor de hbo-student is het van belang om het totaaloverzicht te kunnen houden (over bijvoorbeeld de afdeling waaraan hij/zij later leiding zal geven), maar ook op de hoogte te zijn van de operationele werking ervan, zodat de toepassing gemakkelijk door de gebruiker kan worden aangepast aan de zich steeds veranderende bedrijfsprocessen.
11 Samenvatting en aanpak In het eerste hoofdstuk worden de vaardigheden behandeld die van belang zijn voor het optimaal benutten van de faciliteiten van Navision versie 3.70. In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de module Voorraad. In deze module komen onder meer aan bod: het aanmaken van artikelen en stuklijsten, inboeken, verplaatsen en inventariseren van artikelen. Tevens wordt het aanmaken van een nieuwe vestiging besproken. In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op de module Inkoop en Verkoop. Het traject van offerte, order, factureren en crediteren komt hierin aan bod in beide modules. Bij de module Inkoop wordt het maken van inkoopvoorstellen en de relatie hiervan met de Voorraadmodule behandeld. In de module Verkoop wordt ingegaan op de klantartikelkorting. In hoofdstuk 4 wordt de module Financieel besproken, waarin de financiële consequenties van de boekingen aan de orde komen die in de voorgaande hoofdstukken zijn uitgevoerd. De onderwerpen in de hoofdstukken zijn voorzien van voorbeelden en opdrachten ter verduidelijking van de behandelde stof. nb: Het is sterk aan te bevelen om eerst hoofdstuk 1 goed te bestuderen voordat met de opgaven wordt begonnen. Ook moeten tijdens het maken van de opgaven gegevens uit hoofdstuk 1 worden geraadpleegd. Deze gegevens kunnen via het register worden gevonden. Fouten in het begin leiden tot grote problemen verderop. Denk dus goed na bij elke mutatie en werk zo secuur mogelijk. Gegevens die financiële consequenties hebben, bijvoorbeeld artikelen met voorraad, kunnen niet verwijderd worden en alleen maar worden tegengeboekt, dat wil zeggen geneutraliseerd.