whitepaper Bouwplaats

Transcriptie

1 metacom online whitepaper whitepaper Bouwplaats Procesbeheersing op locatie vanmeijel.nl bouwen kan simpeler

2 Inhoudsopgave Waarom procesbeheersing eenvoudiger kan 3 Welke oplossing biedt VanMeijel? 4 Hoe werkt Bouwplaats in Metacom Online? 5 Het einde van papier 6 Bouwprojecten zijn uniek en omstandigheden kunnen sterk wisselen waardoor projecten anders lopen dan gepland. Wanneer er geen verplichtingen worden geregistreerd is het onmogelijk een goede prognose te maken. Hierdoor komen inkoopfacturen als een verrassen en ben je niet meer in staat tijdig te sturen in de project voortgang. Dan is het te laat om bij te kunnen sturen. Met Bouwplaats Online heb je altijd en overal toegang tot een overzichtelijk en actueel inzicht in de voortgang van je project. 2 Bouwplaats Procesverbetering op locatie

3 Waarom procesbeheersing eenvoudiger kan Het opstellen van ontvangstbonnen of externe bonnen op de bouwplaats en het bijhouden van dag- en weekoverzichten op papier is een weinig overzichtelijk proces. Daarom is de kans op fouten is groot. Als uitvoerder raak je bovendien snel het overzicht kwijt. Dit kan snel leiden tot onvoorziene kosten. Er zijn dus nog steeds onnodig veel (extra) administratieve handelingen, maar hoe komt dat? Veel bouwbedrijven lopen tegen het volgende aan: Grote aantallen handmatige verwerkingen dragen bij aan foute of onvolledige registraties Door gegevens als dagrapporten handmatig te verwerken, is er weinig inzicht van dag tot dag en vaak kan er dus bij calamiteiten pas (te) laat actie ondernomen worden. Daarnaast wordt een dagrapport pas echt waardevol als het veel informatie bevat. Denk aan interne en externe kosten, urenregistratie, contracten en andere input over het project. Het invullen van deze informatie kost tijd en moeite. Als deze informatie niet uit bestaande databases kan worden gehaald, automatisch ingevuld kan worden of op een overzichtelijke manier wordt gepresenteerd heeft dat foutieve en onvolledige registratie tot gevolg. Rapportage vanaf de bouwplaats verliest zo snel waarde! registraties te doen, wat de flexibiliteit en de duur van het bouwproces niet ten goede komt. Niet geïntegreerd Als er verschillende systemen gehandhaafd worden om daginformatie, contracten, weekoverzichten en alle interne en externe kosten te registreren, heeft dit wederom extra onoverzichtelijkheid tot gevolg. Om maar te zwijgen over het meermaals overnemen van handgeschreven bonnen teneinde deze bijvoorbeeld te kunnen en naar een leverancier. Is dit een probleem? Ja. De huidige manier van registratie geeft vanaf de bouwplaats veel problemen. Dit komt doordat de communicatie vanaf de bouwplaats niet op een centraal systeem gebeurt. De kans op fouten is daardoor erg groot en ingrepen en correcties komen vaak ook nog eens te laat. Echter, wanneer de processen worden geautomatiseerd, zal de kans op fouten en onvolledigheid worden geminimaliseerd. Daarnaast heeft slimme automatisering als resultaat dat communicatie van en naar het bouwend personeel makkelijker en sneller wordt. Zo kan men direct ingrijpen waar nodig, wat een besparing van tijd en geld oplevert. Wel digitaal, maar niet geautomatiseerd Het simpelweg digitaliseren van het proces is niet persé een efficiëntere werkwijze. De manier van registreren verandert wel, maar de verwerkingstijd van contracten en overzichten blijft hetzelfde omdat het werkproces erachter niet geautomatiseerd is. Het verwerken en ingrijpen duurt daarom vaak net zo lang als bij de handgeschreven variant. Niet mobiel Toegankelijkheid op mobiele telefoon of tablet wordt vaak niet aangeboden. Hierdoor wordt de gebruiksdrempel verhoogd. De uitvoerder moet immers toegang hebben tot een pc of de juiste papieren om VanMeijel whitepaper juli

4 Welke oplossing biedt VanMeijel? Bouwprocessen met Metacom Online De package Bouwplaats is de tool om het bouwproces beter te kunnen beheren en aan te sturen. De uitvoerder kan dagelijks op een makkelijke manier de voortgang, de productie en de kosten bijhouden. Er is daardoor meer overzicht en er kan dus snel geschakeld worden. Flexibel op de bouwplaats met Metacom Online Met Metacom Online is het voor de uitvoerder mogelijk om via een tablet, smartphone of desktop op overzichtelijke manier zijn dagrapporten in te vullen. Hij kan overal en altijd de voortgang van het project documenteren. Weekoverzichten van interne en externe kosten en het versturen van verkoopverplichtingen zijn ook beschikbaar binnen hetzelfde systeem, waardoor gestructureerd gewerkt kan worden en waar nodig, snel ingegrepen. Gemakkelijk overstappen van papier naar digitaal Met Metacom Online is de overstap van papier naar digitaal eenvoudig omdat je het automatische proces zelf vorm kunt geven. Overstappen is dus gemakkelijk omdat het aansluit bij jouw gewenste manier van werken. Meer mogelijk met uitbreidingen Naast de Bouwplaats package is er nog meer mogelijk op het Metacom Online platform, zoals bijvoorbeeld de afhandeling van inkoopfacturen en het maken van werkopdrachten. Zo kun je meerdere bedrijfsprocessen automatiseren in één omgeving. Alle Metacom Online packages zijn flexibel ingericht zodat ze te modelleren zijn en aansluiten op het bedrijfsproces. Optionele toevoegingen (klantspecifieke functionaliteit) Universele Packages BOUW PLAATS Metacom Online Cloud Platform Afbeelding 1: De opbouw van de Metacom Online package-oplossing 4 Bouwplaats Procesverbetering op locatie

5 Hoe werkt Metacom Online Documentenstroom Informatie uit verschillende documenten kan gecombineerd worden om overzichten te maken. Wanneer is het beschikbaar? Vanaf nu is de package Bouwplaats beschikbaar in het Metacom Online platform, geïntegreerd met Metacom. Metacom Online is een cloud native platform voor procesinnovaties. De techniek stelt je in staat om volledig, platform onafhankelijk, mobiel te werken. Met de eerste module van Metacom Online, Bizzstream, zijn formulieren en werkprocessen zoals urenregistratie, werkopdrachten en inkoop formulieren eenvoudig zelf te modelleren in één omgeving. Packages Naast het zelf modelleren van processen, bieden we op het Metacom online platform ook Packages aan. Een package is een standaard gemodelleerd proces waarmee je direct aan de slag kunt. Het grote voordeel van een package is dat er minder tijd besteed hoeft te worden aan de voorbereiding en uitvoering van een proces. Daarnaast blijft de flexibiliteit van het platform behouden: het is altijd mogelijk om zelf aanpassingen door te voeren in het proces, zodat ook een package aansluit bij jouw manier van werken. Bepaal de werkstroom De werkstroom van een bouwproces bepaalt de volgorde van de te nemen stappen in het verwerkingsproces. Werkstromen zijn makkelijk aan te passen en onder andere uit te breiden met notificaties. Denk bijvoorbeeld aan een notificatie die gestuurd wordt bij foutieve handelingen. Bepaal wie, wat mag wijzigen met permissies Permissies zijn per status in te stellen. Zo kan ingesteld worden dat een definitief dagrapport niet meer bewerkt mag worden door de uitvoerder. Daarnaast kunnen permissies per medewerker worden ingesteld: zo kunnen uitvoerders bijvoorbeeld weekoverzichten bekijken, maken en aanpassen en kan het kantoorpersoneel met de toegewezen permissies alleen de overzichten bekijken. Wat zijn de kosten? Om van Metacom Online gebruik te maken betaal je één keer voor de package en inrichting. Verder wordt er alleen afgerekend op basis van het aantal documenten dat je per maand gebruikt, de opslag van data en onderhoud. Hoe kan ik beginnen? Vraag meer informatie over Metacom Online aan je accountmanager. Kenmerken van Metacom Online Metacom Online is een platform. Dit houdt in dat niet alleen de bouwplaatsdocumentatie hierin kan plaatsvinden, maar ook andere bedrijfsprocessen. Deze kunnen worden gemodelleerd zonder zelf te hoeven programmeren. Andere kenmerken zijn: Metacom Online is volledig geïntegreerd met Metacom, waardoor je geen dubbel werk meer hebt. Het is een zeer flexibel systeem. Bedrijfsprocessen kunnen zelf worden gemodelleerd met verschillende bouwstenen. Het is cloud-based, waardoor je geen omkijken meer hebt naar de infrastructuur. Het werkt op alle gangbare browsers, tablets, en smartphones. Toegangsrechten voor documenten zijn op meerdere niveaus te regelen. Documenten kunnen worden gemaakt aan de hand van data uit andere documenten. Dit maakt het mogelijk om data te splitsen of samen te voegen. Integratie met externe systemen: door een open API kunnen andere systemen gekoppeld worden. VanMeijel whitepaper juli

6 Het einde van papier Enkele mogelijkheden van Metacom Online Inkoopfactuur afhandeling (IFA) Stroomlijn de weg die de inkoopfacturen afleggen met automatische fiatteringsroutes op basis van bedrijf, relatie en/of project. Met IFA ben je altijd en overal op de hoogte van de status van je inkoopfacturen. Meerwerk Werkzaamheden die buiten het contract vallen? Registreer meerwerk eenvoudig met BizzStream en voorkom langdurige trajecten. Door de eenvoudige vastlegging heb je altijd overzicht van het meerwerk. Externe bonnen Maak met de Package Externe bonnen digitale externe bonnen aan en automatiseer je inkoopadministratie. Urenregistratie Registreer manuren, materieel gebruik en het verbruik van materialen. Medewerkers registreren hun eigen uren en houden tijd over voor belangrijke zaken. Uren worden gefiatteerd en afgehandeld op kantoor. Werkopdracht Maak een digitale werkopdracht zodat medewerkers zelf direct vanaf de bouwplaats via een mobiel of tablet werkopdrachten kunnen bekijken en terugregistreren. Kwaliteitsformulieren Voor de opleverpunten en klachten van klanten kun je eenvoudig een formulier samenstellen. Je kunt precies achterhalen wat de status is en wie verantwoordelijk is voor het punt. Je hebt altijd inzicht in de geschiedenis en communicatie rondom een oplevering of klacht. En nog veel meer Met Metacom Online kun je zelf document- en werkstromen bouwen en aanpassen. Dit betekent dat de mogelijkheden eindeloos zijn. Bedenk dus zelf waar grote verbeteringen kunnen worden doorgevoerd en digitaliseer en automatiseer het proces! VanMeijel levert software en diensten voor project-, financieel-, logistiek- en servicemanagement, uitsluitend gericht op de bouw en aanverwante industriële dienstverlening. Oplossingen die resulteren in efficiëntere en kwalitatief betere processen. VanMeijel heeft het recht aanbiedingen en specificaties te wijzigen op ieder moment zonder aankondiging en is niet verantwoordelijk voor eventuele typografische of visuele fouten die kunnen voorkomen in dit document VanMeijel. Alle rechten voorbehouden. Duit 8, 8305 BB Emmeloord Van Meijel Automatisering