Uitleg conversie bestand Voor meer informatie, kijk op www.newbase.nl Newbase BV, Hardwareweg 16 1033 MX AMSTERDAM Tel.: 020-6 111 444 November 2013 versie 1.0 pagina 1 van 11
Inhoudsopgave 1 Voor u begint...4 Doel van dit document...4 Voor wie is dit document?...4 Wat heb u nodig?...4 Opzet van het document...4 Excel conversie sheet...4 2 Entity Relationship Diagram (ERD)...4 Bijzonderheden...4 ERD...5 3 Tabellen...6 Veldtypen...6 Opzoeklijsten...6 4 Organisaties...8 Contactpersonen en personen...9 Contactpersonen...9 Personen...9 Marketing...10 November 2013 versie 1.0 pagina 2 van 11
November 2013 versie 1.0 pagina 3 van 11
1 Voor u begint Doel van dit document Het doel van dit document is verdere inzage te geven in hoe het Excel document te vullen, zodat uw data op een correcte manier in Newbase Online te recht zal komen. Voor wie is dit document? Dit document is bedoelt voor medewerkers van bedrijven die op korte termijn over zullen stappen op Newbase. Hoewel er geen kennis van databases nodig is, zal enige kennis van over dit onderwerp het omzetten van uw gegevens naar de Excel-sheet zeker vergemakkelijken. Wat heb u nodig? Voor een correcte conversie van uw gegevens wordt u geacht tot uw beschikking te hebben : Dit document Microsoft Excel of Open Office Ingevulde opzoeklijsten in Newbase. Hiervoor is toegang tot Newbase nodig** Uw te converteren gegevens **Indien u geen toegang heeft tot Newbase Online dient u hiervoor contact op te nemen met Newbase : +31206111444. Het is niet noodzakelijk dat alle opzoeklijsten al allemaal ingevuld zijn voordat u met de conversie begint. Wij adviseren om in ieder geval een opzoeklijst volledig in Newbase Online in te vullen op het moment dat u hem tegenkomt. Opzet van het document In het volgende hoofdstuk staat het Entity Relationship Diagram (ERD) afgebeeld. Hierin wordt voor de verkoopkant in kaart gebracht hoe de verschillende entiteiten organisatie, personen, contacten, debiteuren, facturen, producten etc. - zich tot elkaar verhouden. Vervolgens zullen tabellen de verschillende velden en hun kenmerken worden weergegeven. Excel conversie sheet De sheet document bevat voorbeeld data. Deze mogen worden verwijderd worden, anders wordt deze data onderdeel van uw dat inewbase 2 Entity Relationship Diagram (ERD) Bijzonderheden Een persoon kan de basis zijn voor één of meerdere contactpersonen. November 2013 versie 1.0 pagina 4 van 11
ERD November 2013 versie 1.0 pagina 5 van 11
3 Tabellen Veldtypen Newbase kent de volgende veld typen: type Invoer / toegestane waarden TEXT DATETIME INTEGER NUMBER alles van het toetsenbord DD-MM-JJJJ hele getallen, zonder decimalen getallen met decimalen Opzoeklijsten Indien er in de kolom opzoeklijsten melding een waarde staat, dient u een waarde in te voeren die zich in de deze opzoeklijst bevindt. Bijvoorbeeld bij het invoeren van organisatie staat er in de kolom opzoeklijsten de waarde organisation status. U kunt de betreffende opzoeklijst vinden onder : Instellingen > opzoeklijsten. Voer dan in het zoekveld deze waarde in. (zie plaatje) De waarde die ingevuld dient te worden, staat in de kolom Retourneerwaarde de opgelichte kolom. Gaat hetat het om klant neem dan waarde 3 over. November 2013 versie 1.0 pagina 6 van 11
November 2013 versie 1.0 pagina 7 van 11
4 Organisaties Bij een organisatie kunt u bijvoorbeeld denken aan een bedrijf, ziekenhuis of een instelling ; een organisatie in zijn breedste vorm. November 2013 versie 1.0 pagina 8 van 11
Contactpersonen en personen Binnen Newbase onderscheiden we contactpersonen en personen. Contactpersonen De contactpersoon staat centraal in Newbase Online. Alle projecten, correspondentie en financiële documenten. Bij contactpersonen hebben we het in over de functie die een persoon uitoefent bij een organisatie bijvoorbeeld in zijn werkzaamheden als project of administratief medewerker. De contactpersoon heeft geen eigen adres, maar wel een doorkiesnummer (telefoon), fax en email Personen Personen vormen de basis voor de contactpersonen. Hierbij gaat het om de gegevens van een individu. U kunt hierbij denken aan voornaam, achternaam, geboortedatum, titels en zijn privé huisgegevens en thuis telefoon. Tabel deel 1. veld type lengte opzoeklijsten technisch UNIEK PERSOONS INDENTIFICATIE TEXT 50 k_person_id Uniek Persoonsnummer TEXT 50 serial UNIEK CONTACT INDENTIFICATIE TEXT 50 k_contact_id Uniek contactnummer TEXT 50 serial UNIEKE ORGANISATIE INDENTIFICATIE TEXT 50 k_organisation_id Titels voor ( bv. Drs. / Prof. ) TEXT 50 name_title_leading Initialen TEXT 50 name_initials Voornaam TEXT 50 name_firstname Tussenvoegsels TEXT 50 name_middle Achternaam TEXT 50 name_lastname Titels achter ( bv. mba / ra ) TEXT 50 name_title_trailing geslacht ( 1-m / 2-v / 3-o ) INTEGER 0 gender afdeling TEXT 50 department functie TEXT 50 job_title_own_description Tabel deel 2. veld type lengte opzoeklijsten technisch Landcode Telefoon ( ISO ) TEXT 50 accesscode_reachability Telefoon TEXT 250 reachability Landcode Fax ( ISO ) TEXT 250 reachability Faxnummer TEXT 50 accesscode_reachability Landcode GSM ( ISO ) TEXT 50 accesscode_reachability GSM TEXT 250 reachability emailadres TEXT 250 reachability November 2013 versie 1.0 pagina 9 van 11
url TEXT 250 reachability opmerking bij marketing ( contact ) TEXT 1000 remark_marketing voertaal bedrijf ( ISO ) TEXT 50 language_contact Krijgt post INTEGER 0 ind_mailing_1_yes_2_no privéadres straat TEXT 50 address_street huisnummer TEXT 10 address_number postcode TEXT 50 address_zipcode plaats TEXT 50 address_city Landcode ( ISO ) TEXT 5 address_country_iso taal bij geboorte ( ISO ) TEXT 50 birth_language geboortedag INTEGER 0 birth_day geboortemaand INTEGER 0 birth_month geboortejaar INTEGER 0 birth_year Tabel deel 3. veld type lengte opzoeklijsten technisch privé telefoon Landcode ( ISO ) TEXT 50 accesscode_reachability telefoon TEXT 250 reachability privé fax Landcode ( ISO ) TEXT 50 accesscode_reachability faxnummer TEXT 250 reachability privé GSM Landcode ( ISO ) TEXT 50 accesscode_reachability GSM TEXT 250 reachability privé email TEXT 250 reachability privé url TEXT 250 reachability opmerking bij persoon TEXT 1000 remarks_person Marketing Om marketing te converteren naar Newbase, heeft u de gegevens nodig die staan in Newbase onder het programma instellingen > opzoeklijsten. Het gaat dan om de volgende opzoeklijsten : organisatie : marketing organisation 1 t/m marketing organisation 4 relatie : marketing contact 1 t/m marketing contact 4 persoon : marketing person 1 en marketing person 2 Om de marketing waarden goed over te laten komen dienen drie waarden te worden ingevoerd in de spreadsheet: 1. de sleutelwaarde van organisatie/relatie/persoon 2. de retourneerwaarde bij de omschrijving ( zie Opzoeklijsten) 3. welk nummer van de opzoeklijst het betreft, dus bijv. 1 in geval van marketing contact 1, 2 voor marketing contact 2, maar ook een 2 voor marketing organisation 2. November 2013 versie 1.0 pagina 10 van 11
1. Is het een waarde die zou moeten komen te staan in de marketing-tab in organisatie, voer dan de waarde van de organisatie in in de juiste kolom, voor relatie is dit dan contact en persoon de persoonswaarde. Er mag maar één van de drie sleutelwaarden gevuld zijn. 2. Alleen retourneer-waarden worden geaccepteerd. Bij vrije invoer kan er vrije tekst worden ingevoerd tot maximaal 50 tekens. 3. De waarden die de lijst aangeven zijn voor organisatie, relatie en persoon dezelfde (persoon heeft max 2 categorieën). In de marketing tab bevinden zich vijf lijsten waar waarden ingevoerd kunnen worden. Iedere company kan de marketinglijsten een eigen naam geven dus de namen zijn niet zinnig om hier te noemen. 1. De te gebruiken waarden zijn als volgt : 0 : vrije invoer ( maximaal 50 tekens ) 1 : de lijst links boven in de tab marketing 2 : de lijst rechts boven in de tab marketing 3 : de lijst links onder 4 : de lijst rechts onder Een voorbeeld : Het fictieve bedrijf Newbase (sleutel : KEY-ORG.000001) levert software, zowel standaard als maatwerk. Bij organisaties heeft men er voor gekozen om lijst marketing organisation 3 te gebruiken voor : levert. Hier in kan staan : software (standaard) (retourneerwaarde : 1) software maatwerk (retourneerwaarde : 2) consultancy (retourneerwaarde : 3) hardware (retourneerwaarde : 4) In de sheet komen dan twee regels : ( de unieke contact en persoon identificatie blijven leeg ) UNIEKE OGANISATIE INDENTIFICATIE MARKETING LIJST WAARDE KEY-ORG.000001 3 1 KEY-ORG.000001 3 2 November 2013 versie 1.0 pagina 11 van 11