Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2014 Gemeente Brielle
Inhoud Inleiding... 3 Definities... 4 Gemeentelijke doelstellingen... 5 3.1 Algemeen... 5 3.2 Integriteit bestuurders en ambtenaren... 5 3.3 Social return... 6 3.4 Duurzaamheid... 6 3.5 Innovatie... 6 3.6 Lokaal ondernemersbeleid en MKB... 6 3.7 Past Performance... 6 3.8 Lastenverlichting... 7 Aanbestedingsprocedures... 7 4.1 Clusteren en verdelen in percelen... 7 4.2 Aanbestedingsprocedures... 7 4.3 2B-diensten... 8 4.4 Bestuurlijk aanbesteden... 8 4.5 Uitzonderingen... 8 Het aanbestedingsdocument... 8 5.1 Eigen verklaring... 8 5.2 Integriteitstoets... 9 5.3 Geschiktheids- en selectie-eisen... 9 5.4 Gunningscriteria... 9 5.5 Publicatie... 9 5.6 Toepasselijke algemene voorwaarden... 10 Organisatie-aspecten... 10 6.1 Aanbestedingsdossier... 10 6.2 Afwijken van dit beleid... 10 6.3 Evaluatie... 10 6.4 Inwerkingtreding... 11 Bijlage 1: Aanbestedingsdossier... 12 Bijlage 2: Uitzonderingen aanbestedingsbeleid... 13 Bijlage 3: Checklist bij het opstellen van overeenkomsten... 15 Bladzijde 2
Inleiding De Gemeente Brielle streeft ernaar haar inkoop steeds verder te verbeteren. In dat kader heeft zij dit aanbestedingsbeleid opgesteld. Doel van dit beleid is ten eerste om zowel voor de Gemeente intern als voor Ondernemers van buiten duidelijkheid te scheppen over wat partijen van elkaar kunnen en mogen verwachten. Daarbij streeft zij naar zo groot mogelijke transparantie en integriteit. In dit beleid zijn de kaders en de uitgangspunten vastgelegd voor het handelen van de Gemeente Brielle bij inkoop en aanbesteding. Bladzijde 3
Definities 2B-diensten Diensten die zijn opgenomen in bijlage II-B van richtlijn 2004/18/EG Aanbesteding Het traject voorafgaand aan het verstrekken van een opdracht waarin Ondernemers worden uitgenodigd een offerte uit te brengen ten behoeve van een Opdracht Eigen verklaring De verklaring van een ondernemer als bedoeld in artikel 2.84 Aanbestedingswet, waarin de ondernemer aangeeft: of uitsluitingsgronden op hem van toepassing zijn of hij voldoet aan de geschiktheidseisen of hij voldoet of zal voldoen aan de technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden van de opdracht of en op welke wijze hij voldoet aan de selectiecriteria Gedragsverklaring Aanbesteden Een verklaring van de Minister van Veiligheid en Justitie als bedoeld in artikel 4.1 Aanbestedingswet, inhoudende dat is gebleken dat tegen de betrokken ondernemer geen bezwaren bestaan in verband met inschrijving op aanbestedingen Gemeente De Gemeente Brielle Inkoop Het gehele proces dat nodig is voor de inkoop van werken, leveringen of diensten, vanaf de interne inventarisatie tot en met de bewaking van de uitvoering van de overeenkomst. Offerte Een aanbieding gedaan door een Ondernemer in het kader van een aanbesteding Opdracht Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel tussen de Gemeente en een Ondernemer voor het uitvoeren van een werk, levering of dienst als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet Opdrachtwaarde De prijs die de Gemeente naar redelijke calculatie verwacht te moeten betalen voor een Opdracht. Het bedrag is altijd exclusief btw. Ondernemer Iedere marktpartij die mogelijke geïnteresseerd is in het meedingen naar een overheidsopdracht Bladzijde 4
Gemeentelijke doelstellingen 3.1 Algemeen Met haar inkoopbeleid streeft de Gemeente de volgende doelstellingen na: Naleven van Europese en nationale wet- en regelgeving (rechtmatigheid); Doelmatig inkopen Een integere en betrouwbare inkoper en opdrachtgever zijn; Streven naar eenduidigheid en transparantie in de benadering van de markt Optimaliseren van kostenbeheersing en kwaliteit (stimuleren EMVI) Erop toezien dat de integriteit van bestuurders en ambtenaren bij aanbestedingsprocedures wordt gewaarborgd Het draagvlak voor maatschappelijk verantwoord ondernemen vergroten Inkopen tegen de meest optimale prijs-kwaliteitverhouding Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente Administratieve lastenverlichting zowel voor de Gemeente als voor ondernemers Aansluiten bij het algemene beleid van de Gemeente Creëren van een eenduidige en transparante werkwijze Beperken van juridische en financiële risico s Stimuleren arbeidsmogelijkheden Creëren van zoveel mogelijk maatschappelijke waarde Uitgangspunt is dat het beleid niet strenger wil zijn dan de geldende wet- en regelgeving. 3.2 Integriteit bestuurders en ambtenaren Voor de Gemeente is de bestuurlijke en ambtelijke integriteit van groot belang. Op het gebied van Inkoop hanteert de gemeente de volgende regels voor haar ambtenaren. Het belang van de Gemeente (en niet het persoonlijke belang van een ambtenaar) staat voorop bij de inkoop. Zodra er strijdigheid lijkt te ontstaan tussen een persoonlijk belang en het belang van de Gemeente, meldt de ambtenaar dit bij zijn leidinggevende. Ambtenaren vermijden iedere (schijn van) belangenverstrengeling, beïnvloeding of nepotisme. Ambtenaren nemen geen gunsten of geschenken aan waarvan de indruk bestaat of kan bestaan dat een tegenprestatie wordt verwacht. Ambtenaren mogen in geen geval geld aannemen. Uitnodigingen voor lunches, diners en dergelijke worden door de ambtenaar steeds beoordeeld aan de hand van de volgende vuistregels: o Zorgvuldigheid: Het informele contact moet noodzakelijk zijn of van belang zijn voor de Gemeente; o Onafhankelijkheid: De ambtenaar moet wanneer hij ingaat op een uitnodiging de mogelijkheid om onafhankelijk te beslissen behouden; o Wederkerigheid: De ambtenaar heeft van zijn kant de mogelijkheid om de relatie een lunch, diner of iets dergelijks aan te bieden; o Openheid: Uitnodigingen en de beslissing naar aanleiding daarvan worden gemeld bij of besproken met de leidinggevende. Tijdens een inkoopprocedure mogen ambtenaren in het geheel geen gunsten of geschenken aannemen van de daarbij betrokken Ondernemers of aan hen gelieerde partijen. Werklunches en diners zijn wel toegestaan, maar alleen indien dat in het kader van het werk noodzakelijk is en met inachtneming van de hierboven genoemde regels. Bladzijde 5
Alle nevenfuncties van ambtenaren dienen onmiddellijk bekend te worden gemaakt aan de Gemeente. Indien een ambtenaar een nevenfunctie vervult die in een inkoopprocedure de schijn kan wekken van belangenverstrengeling, meldt hij dit direct bij zijn leidinggevende. Als een ambtenaar een (financieel) belang heeft, in welke vorm dan ook, in een Onderneming die meedingt of zou kunnen meedingen in een inkoopprocedure, meldt hij dit direct bij zijn leidinggevende. De ambtenaar voorziet alle Ondernemers in een inkoopprocedure van gelijke, correcte, volledige en niet-misleidende informatie. De ambtenaar mag Ondernemers niet onder druk zetten om concurrentiegevoelige informatie te verstrekken. Verkregen informatie wordt vertrouwelijk behandeld. Informatie verkregen uit hoofde van het ambt wordt niet ten eigen bate of ten bate van persoonlijke betrekkingen gebruikt. 3.3 Social return De Gemeente vraagt in aanbestedingen in de regel om een Social Return in Investment. Het doel daarvan is het creëren van kansen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om mensen met een uitkering, arbeidsgehandicapten of mensen die werkzaam zijn binnen de gemeentelijke sociale werkvoorziening De Welplaat. Per aanbesteding bekijkt de Gemeente of het toepassen van eisen op het gebied van Social Return wenselijk en doelmatig is. 3.4 Duurzaamheid Voor de Gemeente is duurzaam inkopen belangrijk. Zij wil door duurzaam inkopen zoveel mogelijk maatschappelijke waarde creëren voor de publieke middelen. Daarbij zoekt de Gemeente een gezonde balans tussen sociaal-economische ontwikkeling, het milieu, maatschappelijk welzijn en de beschikbare financiële middelen. Per aanbesteding bekijkt de Gemeente of het passend is om duurzaamheidseisen aan inschrijvers of hun inschrijving te stellen. 3.5 Innovatie De Gemeente heeft aandacht voor innovatief aanbesteden. Een van de belangrijkste verschillen tussen een reguliere aanbesteding en een innovatief inkoopproces zit in de vraagstelling. Bij innovatiegericht aanbesteden wordt een functionele specificatie opgesteld waarin verzocht wordt een oplossing voor een probleem aan te bieden. Dit in afwijking van de regulier inkoopproces waarin gevraagd wordt om een specifiek product. Waar mogelijk biedt de Gemeente ruimte voor initiatiefvoorstellen van Ondernemers. Als dat in een specifieke aanbesteding passend is, zal de Gemeente de opdracht functioneel specificeren. 3.6 Lokaal ondernemersbeleid en MKB De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot discriminatie van Ondernemers mag leiden. Bij enkelvoudig en meervoudig onderhandse aanbestedingen bekijkt de Gemeente (mits dit in het concrete geval is toegestaan) of er geschikte lokale Ondernemers zijn die kunnen meedingen naar de opdracht. Daarnaast heeft de Gemeente aandacht voor de belangen van het MKB. De Gemeente zorgt ervoor dat selectie- en gunningscriteria niet onnodig zwaar zijn in verhouding tot de opdracht en maakt waar mogelijk en wenselijk gebruik van kleinere percelen. 3.7 Past Performance Bij het selecteren van Ondernemers voor deelname aan een enkelvoudig of meervoudig onderhandse aanbesteding schenkt de Gemeente aandacht aan de past performance van Ondernemers. Ondernemers die in het verleden een opdracht niet naar tevredenheid van de Gemeente hebben uitgevoerd zullen gedurende drie jaar na voltooiing van die opdracht in de regel Bladzijde 6
niet worden uitgenodigd voor deelname aan een enkelvoudig of meervoudig onderhandse aanbesteding. Op deze manier wil de Gemeente bevorderen dat ondernemers daadwerkelijk de overeengekomen kwaliteit leveren. 3.8 Lastenverlichting De Gemeente streeft naar lastenverlichting, zowel voor zichzelf als voor Ondernemers. Daartoe zal zij zoveel mogelijk gebruik maken van Eigen Verklaringen en gestandaardiseerde procedures. Bij Opdrachten voor werken past de Gemeente het ARW 2012 toe. Voor leveringen en diensten past de Gemeente de Richtsnoeren Leveringen en Diensten waar mogelijk toe. Aanbestedingsprocedures 4.1 Clusteren en verdelen in percelen Het uitgangspunt van de Aanbestedingswet is dat het samenvoegen van verschillende opdrachten tot één grotere opdracht (clusteren) niet is toegestaan, tenzij er goede redenen zijn om toch te clusteren. De bedoeling van dit clusterverbod is om het MKB een reële kans te geven om overheidsopdrachten te verwerven. Als de Gemeente verschillende opdrachten samenvoegt, zal zij de redenen daarvoor opnemen in het aanbestedingsdocument. Daarnaast zal zij als dat passend is de samengevoegde opdracht verdelen in percelen, zodat ook het MKB een reële kans heeft op het verwerven van (een perceel van) de Opdracht. Indien de Gemeente het verdelen van een samengevoegde opdracht in percelen niet passend acht, licht zij dat toe in het aanbestedingsdocument. 4.2 Aanbestedingsprocedures De Gemeente hanteert de volgende aanbestedingsprocedures: Gunning uit de hand: Het aanvragen van een offerte is niet nodig Enkelvoudig onderhandse procedure: De Gemeente vraagt bij één door haar gekozen Ondernemer een offerte; Meervoudig onderhandse procedure: De Gemeente vraagt aan ten minste drie door haar gekozen Ondernemers een offerte. Indien minder dan drie marktpartijen interesse hebben voor de Opdracht, vraagt de Gemeente een offerte van slechts die geïnteresseerde marktpartijen. Nationale aanbesteding: De Gemeente kondigt de Opdracht nationaal aan; alle Ondernemers kunnen in beginsel aan de aanbesteding meedoen; Europese aanbesteding: De Gemeente organiseert een aanbesteding zoals voorgeschreven in de Europese richtlijnen. De keuze voor een van deze aanbestedingsprocedures wordt in beginsel gemaakt volgens het onderstaande overzicht (bedragen zijn excl. BTW): Werken Leveringen / Diensten Gunning uit de hand tot 12.500 tot 12.500 Enkelvoudig 12.500-150.000 12.500-30.000 Meervoudig 150.000-1.500.000 30.000-125.000 Nationaal 1.500.000 tot Europees drempelbedrag 125.000 tot Europees drempelbedrag Europees Vanaf Europees drempelbedrag Vanaf Europees drempelbedrag Bladzijde 7
De Gemeente is vrij om af te wijken van het bovenstaande schema wanneer het type procedure niet aansluit bij het type inkoop of het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren. Indien in een specifiek geval geen van de bovengenoemde procedures naar mening van de Gemeente passend is, is de Gemeente vrij om (met inachtneming van de geldende wet- en regelgeving) te kiezen voor een ander type procedure, zoals bijvoorbeeld een prijsvraag, een concessieovereenkomst, een dynamisch aankoopsysteem of een onderhandelingsprocedure. 4.3 2B-diensten De regels genoemd in paragraaf 4.2 zijn niet van toepassing op diensten genoemd in bijlage 2B bij richtlijn 2004/18/EG (2B-diensten) voor zover deze betrekking hebben op diensten gebaseerd op de Wet Maatschappelijke Ondersteuning. Bij een aanbesteding voor 2B-diensten zal de Gemeente de aanbestedingsprocedure kiezen die zij voor het concrete geval passend acht en dit nader motiveren. Bij het maken van de keuze wordt acht geslagen op het type dienst, de marktsituatie en de lokale en regionale omstandigheden. Als een opdracht voor een 2B-dienst een duidelijk grensoverschrijdend karakter heeft, hanteert de Gemeente een passende mate van openbaarheid, waarbij de beginselen van transparantie en non-discriminatie in acht worden genomen. Concreet houdt dit in dat de Gemeente de opdracht zal aankondigen op TenderNed en de selectie- en gunningscriteria van tevoren zal bekendmaken. 4.4 Bestuurlijk aanbesteden In voorkomende gevallen (in het bijzonder bij 2B-diensten zonder duidelijk grensoverschrijdend karakter) kan de Gemeente in afwijking van paragraaf 4.2 kiezen voor bestuurlijk aanbesteden. Dit houdt in dat de Gemeente aan de hand van een basisdocument of een conceptovereenkomst met Ondernemers in overleg en in onderhandeling treedt. Tijdens het onderhandelingsproces worden de voorwaarden en de prijs waaronder de opdracht wordt verstrekt vastgesteld. Indien de Gemeente kiest voor bestuurlijk aanbesteden werkt zij de te volgen procedure in het aanbestedingsdocument duidelijk uit. 4.5 Uitzonderingen Dit beleid heeft niet de bedoeling zwaardere eisen op te leggen dan gesteld in de geldende wet- en regelgeving. Dat betekent dat opdrachten die op grond van de Aanbestedingswet niet aanbesteed hoeven te worden, uitgezonderd zijn van dit beleid. Dit beleid is derhalve onder meer niet van toepassing op dienstenconcessies, de percelenregeling (artikel 2.18 Aanbestedingswet) en op overheidsopdrachten bedoeld in de artikelen 2.23 en 2.24 Aanbestedingswet. Het aanbestedingsdocument 5.1 Eigen verklaring Om de administratieve lasten voor ondernemers te verlichten maakt de Gemeente in beginsel bij nationale en Europese aanbestedingen gebruik van een eigen verklaring bij de toetsing van uitsluitingsgronden en de geschiktheid van een Ondernemer. Deze eigen verklaring wordt in de verificatiefase van een aanbesteding gecontroleerd. Ter onderbouwing van de verklaring van de Ondernemer dat de uitsluitingsgronden op hem niet van toepassing zijn, zal de Gemeente ook in onderdrempelige opdrachten slechts vragen om de Gedragsverklaring Aanbesteden. Bladzijde 8
5.2 Integriteitstoets De Gemeente wil enkel zaken doen met integere ondernemers. Bij aanbestedingen wordt de integriteit van Ondernemers in de regel getoetst door een Eigen Verklaring en de Gedragsverklaring Aanbesteden. Indien de Gemeente bijvoorbeeld op basis van (veel) te hoge of (veel) te lage prijzen een reëel vermoeden heeft dat er sprake is van onregelmatigheden aan de zijde van Ondernemer(s), zoals vooroverleg of prijsafspraken, zal zij door tussenkomst van het college van Burgemeester en Wethouders de Autoriteit Consument & Markt inlichten. De Wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (Wet BIBOB) geeft de Gemeente de mogelijkheid om de integriteit van de partners met wie zij zaken doet te toetsen. Binnen het toepassingsgebied van de Wet BIBOB (op het moment van schrijven van dit beleid: de sectoren Bouw, ICT en milieu) 1 kan de Gemeente wanneer daarvoor aanleiding is een advies aanvragen bij het Landelijk Bureau BIBOB. Bij een negatief advies van het Landelijk Bureau BIBOB kan een Ondernemer op die grond uitgesloten worden van deelneming aan de betreffende aanbesteding. 5.3 Geschiktheids- en selectie-eisen Bij enkelvoudig of meervoudig onderhandse aanbestedingen wordt de geschiktheid van Ondernemers in beginsel niet getoetst, tenzij de Gemeente nog niet bekend is met de geschiktheid van een of meer van de geselecteerde Ondernemers. De geschiktheids- en selectie-eisen die de Gemeente hanteert zijn niet onnodig zwaar in verhouding tot de omvang van de overheidsopdracht. Tenzij daarvoor zwaarwegende redenen zijn, stelt de Gemeente geen eisen aan de omzet van een Inschrijver. Als omzeteisen worden gesteld, wordt dit gemotiveerd in het aanbestedingsdocument. De Gemeente toetst indien daarvoor aanleiding is de technische of beroepsbekwaamheid van inschrijvers. De Gemeente zal daarvoor kerncompetenties opstellen die overeenstemmen met essentiële punten van de opdracht. Indien de Gemeente vraagt om referenties, zal één referentie per kerncompetentie worden gevraagd. De gevraagde opdrachtwaarde van referenties zal niet groter zijn dan 60% van de waarde van de aan te besteden Opdracht. Referenties van werken mogen maximaal vijf jaar oud zijn; referenties van leveringen en diensten maximaal drie jaar. Aan combinaties zullen geen hogere geschiktheids- of selectie-eisen worden gesteld. 5.4 Gunningscriteria Uitgangspunt voor de Gemeente is dat opdrachten worden gegund op basis van het gunningscriterium Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Gunning op basis van laagste prijs is toegestaan, maar dit moet worden gemotiveerd in het aanbestedingsdocument. Redenen om te gunnen op laagste prijs zijn onder andere het ontbreken van wezenlijke concurrentie op kwaliteit in een bepaalde markt of het feit dat een volledig uitgewerkt bestek in de markt wordt gezet waarop geen kwalitatieve concurrentie wenselijk of mogelijk is. 5.5 Publicatie De aankondiging en de gunningsbeslissing van Europese aanbestedingen wordt gepubliceerd op TenderNed (http://www.tenderned.nl). Deze website stuurt de publicatie automatisch door naar het publicatieplatform van de Europese Unie (TED). Opdrachten beneden de Europese drempelbedragen hoeven niet te worden aangekondigd. Als de Gemeente ervoor kiest dat toch te doen, zullen deze opdrachten ook via TenderNed worden gepubliceerd. 1 Zie artikel 5 lid 2 Wet BIBOB en artikel 3 Besluit BIBOB Bladzijde 9
5.6 Toepasselijke algemene voorwaarden In het kader van uniformiteit in het contractbeheer verklaart de Gemeente haar Algemene Inkoopvoorwaarden in principe van toepassing in alle inkooptrajecten. De algemene voorwaarden van de aannemer, leverancier of dienstverlener worden in het aanbestedingsdocument uitdrukkelijk van toepassing uitgesloten. Wanneer in een specifieke branche paritair opgestelde algemene voorwaarden beschikbaar zijn, past de Gemeente die in beginsel toe in plaats van haar Algemene Inkoopvoorwaarden. De paritair opgestelde algemene voorwaarden moeten een balans bieden tussen de verplichtingen van de opdrachtgever en de opdrachtnemer. De Gemeente acht de volgende paritair opgestelde algemene voorwaarden acceptabel en zal deze in principe toepassen op Opdrachten binnen de betreffende branche: UAV 2012 voor werken UAV-GC 2005 voor werken op basis van geïntegreerde contractsvormen Project specifieke situaties kunnen het noodzakelijk maken van die voorwaarden of bepalingen van die voorwaarden af te wijken. In dat geval is de Gemeente daar vrij in. Organisatie-aspecten 6.1 Aanbestedingsdossier Voor iedere aanbesteding met een Opdrachtwaarde hoger dan 10.000 bij leveringen en diensten en 30.000 bij werken wordt een aanbestedingsdossier bijgehouden. Dit dossier wordt aangelegd en bijgehouden door de behandelend ambtenaar. De vorming van een aanbestedingsdossier heeft onder andere de volgende doelen: Verbetering van toekomstige aanbestedingsprocedures; Aanbestedingsdocumenten kunnen dienen als bewijsstuk bij problemen in de uitvoeringsfase; Opstellen van (rechtmatigheids)rapportages voor het College; In aan aanbestedingskortgeding kan het dossier als bewijs dienen. Een overzicht van de minimale inhoud van het dossier is in Bijlage 1 bij dit beleid te vinden. Samenstelling van het aanbestedingsdossier vindt plaats in overleg met de sectorcontroller. 6.2 Afwijken van dit beleid In bijzondere omstandigheden mag de Gemeente afwijken van dit aanbestedingsbeleid. Afwijking is alleen toegestaan voor zover dat niet in strijd is met de geldende wet- en regelgeving. Indien er naar mening van de behandelend ambtenaar aanleiding is tot afwijking van dit beleid, kan deze een gemotiveerd voorstel tot afwijken van het beleid neerleggen bij het College. Het College beslist of al dan niet mag worden afgeweken van dit beleid. 6.3 Evaluatie Dit beleid, de procedures en de werkwijzen worden jaarlijks geëvalueerd aan de hand van het resultaat van gesloten overeenkomsten en rechtmatigheidsonderzoeken. De evaluatie wordt onder verantwoording van de concerncontroller uitgevoerd. De resultaten worden kenbaar gemaakt aan de raad. Zo nodig zal het beleid worden aangepast. Het college beslist over wijziging van het beleid. De wijziging wordt ter kennis van de raad gebracht. Bladzijde 10
6.4 Inwerkingtreding Deze regeling treedt met ingang van heden in werking. Aldus vastgesteld in de vergadering van 18 maart 2014, de secretaris de burgemeester P. Schouten mw. G.W.M. van Viegen Bladzijde 11
Bijlage 1: Aanbestedingsdossier Niet bij iedere aanbesteding is de aanleg en het archiveren van een aanbestedingsdossier verplicht. Dit omdat dit voor aanbestedingen met een geringe Opdrachtwaarde niet doelmatig is. De aanleg, het bijhouden en archiveren van een aanbestedingsdossier is verplicht voor aanbestedingen met een Opdrachtwaarde hoger dan: Voor leveringen: 10.000,- Voor diensten: 10.000,- Voor werken: 30.000,- Minimale inhoud dossier Enkelvoudig Onderhands Meervoudig Onderhands Nat. / Eur. niet-openbaar Nat. / Eur. openbaar Gemotiveerde keuze aanbestedingsprocedure Planning Aankondiging Bestek / Offerteaanvraag / Programma van Eisen Aanmeldingen gegadigden Selectiebeslissing Uitnodigingsbrieven Nota( s) van inlichtingen Ontvangen offertes Proces-verbaal van aanbesteding Proces-verbaal van opdrachtverlening Brieven met voorgenomen gunning/afwijzing Definitieve gunningsbeslissing Overeenkomst / opdrachtbevestiging Aankondiging gegunde opdracht (Zie hoofdstuk 4 van dit beleid voor de keuze van een aanbestedingsprocedure) Bladzijde 12
Bijlage 2: Uitzonderingen aanbestedingsbeleid Het aanbestedingsbeleid van de Gemeente heeft niet de bedoeling strenger te zijn dan de Aanbestedingswet. Opdrachten die op grond van de geldende regelgeving en jurisprudentie niet aanbesteed hoeven te worden, hoeven op grond van dit aanbestedingsbeleid ook niet aanbesteed te worden. Deze bijlage geeft een niet-limitatieve lijst van gevallen waarin dit beleid niet van toepassing is. Zie voor de exacte regels de verwijzingen naar de geldende regelgeving Concessieovereenkomsten voor diensten Opdrachten voor diensten waarbij de tegenprestatie bestaat uit het recht de dienst te exploiteren, al dan niet gecombineerd met een betaling en waarbij het exploitatierisico bij de ondernemer ligt (art. 17 Richtlijn 2004/18/EG). Percelenregeling Op grond van artikel 2.18 en 2.19 Aanbestedingswet mogen percelen van werken, diensten en leveringen voor homogene goederen die een waarde hebben van minder dan 20% van de totale opdracht één op één worden gegund. De maximale totale waarde van de percelen waarvoor wordt afgeweken is voor werken niet hoger dan 1.000.000 en voor diensten en leveringen van homogene goederen niet hoger dan 80.000. Diensten op basis van een alleenrecht Het gunnen van dienstenopdrachten aan een andere aanbestedende dienst of een samenwerkingsverband van aanbestedende diensten. Zie art. 2.24 sub a Aanbestedingswet. Verwerving of huur grond en bestaand onroerend goed Diensten betreffende verwerving of koop van grond, bestaande gebouwen en andere onroerende zaken. Zie art. 2.24 sub b Aanbestedingswet. Programmamateriaal Diensten betreffende aankoop, ontwikkeling, productie of coproductie van programmamateriaal bestemd voor uitzendingen door omroeporganisaties Zie art. 2.24 sub c Aanbestedingswet. Diensten betreffende arbitrage en bemiddeling Zie art. 2.24 sub d Aanbestedingswet. Effecten Diensten betreffende effecten of andere financiële instrumenten en door de centrale banken verleende diensten. Zie art. 2.24 sub e Aanbestedingswet. Arbeidsovereenkomsten Zie art. 2.24 sub f Aanbestedingswet. Onderzoek en ontwikkeling Diensten voor onderzoek en ontwikkeling, waarvan de resultaten geheel bestemd zijn voor de aanbestedende dienst en ook volledig door de aanbestedende dienst worden betaald. Zie art. 2.24 sub g Aanbestedingswet. Bladzijde 13
Geheime opdrachten Opdrachten die geheim zijn verklaard of die uitgevoerd moeten worden met bijzondere veiligheidsmaatregelen. Zie art. 2.23 lid 1 sub g Aanbestedingswet. (Quasi-)Inbesteden Hierbij wordt een opdracht gegund aan de eigen organisatie of aan een gelieerde instelling. Belangrijke criteria daarbij zijn dat de Gemeente toezicht uitoefent op de instelling alsof het een eigen dienst is en dat het merendeel van de werkzaamheden ten behoeve van de Gemeente wordt verricht. Alleenrecht Bij het verlenen van een alleenrecht (ook wel uitsluitend recht genoemd) wordt de opdracht verleend aan een andere aanbestedende dienst of een samenwerkingsverband van aanbestedende diensten. Voorwaarde daarvoor is dat de andere aanbestedende dienst een uitsluitend recht krijgt die opdracht uit te voeren. Overig In artikel 2.23 Aanbestedingswet is nog een aantal uitzonderingen opgenomen die niet vaak bij de Gemeente zullen spelen. Ook in die gevallen is dit aanbestedingsbeleid niet van toepassing. Bladzijde 14
Bijlage 3: Checklist bij het opstellen van overeenkomsten In deze bijlage staat een aantal aandachtspunten waarop moet worden gelet bij het opstellen van een overeenkomst die al dan niet aanbesteed gaat worden. Een overeenkomst is uiteindelijk maatwerk, dus per geval kunnen er andere aandachtspunten belangrijk zijn. Raadpleeg bij vragen een materiedeskundige en/of de afdeling Juridische Zaken. Bij het opstellen van de overeenkomst verdienen de volgende punten aandacht: Zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Gemeente van toepassing verklaard en zijn deze als bijlage bij de overeenkomst gevoegd? Is de toepasselijkheid van de Algemene Voorwaarden van de contractspartij uitdrukkelijk uitgesloten? Bij werken: Is opgenomen dat de aannemer verplicht is tijdig en schriftelijk te waarschuwen voor fouten in het bestek? Betalingstermijn en betalingsschema. Duur onderhoudstermijn. Soorten, duur en omvang garanties. Is het toegestaan onderaannemers in te zetten? Zo ja, moeten die eerst gemeld worden? Is er een bepaling opgenomen waarin staat dat de ondernemer moet voldoen aan de Wet Ketenaansprakelijkheid, dat hij de Gemeente vrijwaart en dat betaald mag worden op een G-rekening? Wordt de ondernemer verplicht om de Wet Arbeid Vreemdelingen na te leven en legitimatiebewijzen van zijn personeel aan de Gemeente te verstrekken? Is opgenomen dat de ondernemer aansprakelijk is voor boetes die aan de Gemeente worden opgelegd uit hoofde van de Wet Arbeid Vreemdelingen? Bepalingen over aansprakelijkheid en hoogte daarvan. Verzekeringsverplichtingen. Bladzijde 15