Resultaten Managementgame Het Nieuwe Werken wwww.managementgamehetnieuwewerken.nl Leren door horen en zien, maar vooral doen en ervaren! 13 december 2011 drs. Lourens Dijkstra MMC CMC drs. Peter Elzinga
MANAGEMENTGAMEHETNIEUWEWERKEN.NL 13 DECEMBER 2011 Inleiding Op 13 december jl. heeft Think too Organisatieadviseurs de Managementgame Het Nieuwe Werken georganiseerd voor 14 deelnemers van zeven organisaties: - GGD Flevoland - GGD Friesland - Rabobank Midden-Drenthe - Rabobank Sneek - Verslavingszorg Noord-Nederland - Woonfriesland Het Dagblad van het Noorden schrijft een reeks artikelen over Het Nieuwe Werken (HNW). Vanuit die hoedanigheid heeft een journaliste van het dagblad een deel van de simulatie bijgewoond. Het artikel van haar hand zal begin januari worden geplaatst. Na een korte introductie zijn we van start gegaan met de Managementgame Het Nieuwe Werken. Deze simulatie is een krachtig en effectief instrument waarin mensen snel inzicht krijgen in HNW. Door het spelen van de game worden de succesfactoren voor HNW binnen de organisatie concreet en specifiek gemaakt. Door HNW te ervaren in de praktijk worden deelnemers zich bewust van hoe zij een bijdrage kunnen leveren aan een succesvolle implementatie van HNW in de eigen organisatie. Leeswijzer In deze rapportage geven we de ervaringen en bevindingen van de deelnemers aan de simulatie gecomprimeerd geven. De bevindingen zijn ingedeeld naar de thema s: - algemeen over de simulatie; - leidinggeven in HNW; - communicatie; - teamontwikkeling en de medewerker. De bevindingen zijn per thema in het kader van HNW geplaatst en aan de bevindingen zijn veralgemeniseerde aanbevelingen verbonden. De aanbevelingen kunnen de deelnemers gebruiken om HNW in de eigen organisatie bespreekbaar te maken of om HNW verder tot een succes te maken. Aansluitend wordt met een aantal foto s een korte impressie gegeven van de managementgame. In de bijlage zijn alle reacties van de deelnemers uit de eindevaluatie weergegeven. 2
Bevindingen van de deelnemers en aanbevelingen Algemeen over de spelsimulatie Bevindingen deelnemers: De simulatie wordt als leerzaam ervaren. In een kort tijdsbestek leer je wat de consequenties zijn van HNW, waarbij alle rollen aan bod komen. Een andere deelnemer formuleert: Leerzaam, juist door het praktisch ondervinden van knelpunten in HNW. Een greep uit opmerkingen uit de evaluatie: praktijk naar binnen halen, verhelderend, HNW gaat leven, valkuilen worden zichtbaar. Het spelen van de game is een prima manier om de aandachtspunten in HNW onder de aandacht te brengen, zowel op managers als op medewerkers niveau, stelt iemand in de evaluatie. De game geeft inzicht in de verschillen tussen het oude en het nieuwe werken, wordt als inspirerend ervaren, af en toe irritant, maar wel confronterend. Leidinggeven in HNW Bevindingen deelnemers: De impact die HNW heeft op de rol van leidinggevende raakt veel facetten. Het vereist nadenken over een andere invulling van leidinggeven. Genoemd is de communicatie en het afstemmen met medewerkers, maar ook aandacht hebben voor en kennis hebben van de werkzaamheden en processen. De leidinggevende krijgt meer de rol van coach en sturen op output wordt belangrijker. Één van de deelnemers ervaart dat de impact van HNW op de leidinggevende groter is dan op de medewerker. Een andere deelnemer merkt op dat je de zaken goed moet voorbereiden en communiceren. Je moet er op kunnen vertrouwen dat medewerkers goed werk leveren. Vooral niemand vergeten, helder opdracht geven, werkafspraken maken en waardering geven aan iedereen. Weer een ander stelt dat de rol van de leidinggevende zichtbaar verandert: in het eerste jaar (het oude werken) kan worden volstaan met het direct controleren en aansturen. Later bij Het Nieuwe Werken wordt communicatie, betrokkenheid en het motiveren van de medewerker steeds belangrijker. Directe aansturing van werkzaamheden, processen en medewerkers wordt dan lastiger. Kader HNW: Bij het implementeren van HNW is de rol van de leidinggevende cruciaal. Het is juist deze rol die sterk verandert binnen het HNW. De veranderingen liggen in het vooraf goede afspraken maken passend bij het team en individu, het kunnen sturen op output en geven van vertrouwen, op een nieuwe manier communiceren en het benutten van nieuwe faciliteiten. Het is van belang deze veranderingen stap voor stap aandacht te geven. Dit vraagt een goede ondersteuning van de leidinggevenden die voor een extra opgave staan in dit veranderingstraject. Uit onze ervaringen met het spelen van de game blijkt, dat er vier rollen van leiderschap te onderscheiden zijn te weten de planner, de verbindingsofficier, de outputmanager en de peoplemanager. 3
Aanbevelingen: 1. Omdat leidinggevenden een cruciale succesfactor zijn bij de implementatie, vormgeving en acceptatie van HNW is het aan te bevelen leidinggevenden een leiderschapsprogramma aan te bieden. Hiermee biedt je leidinggevende een voorsprong op de medewerkers met Het Nieuwe Werken, zodat ze het veranderproces kunnen begeleiden. 2. Als gekozen wordt voor een leiderschapsprogramma, leg de focus in dit programma op het inzicht dat de rol van de leidinggevende gaat wijzigen en ondersteun leidinggevenden bij de ontwikkeling van het verwerven van nieuwe competenties. Daarbij kan de nadruk gelegd worden op de vier rollen van leiderschap: de planner, de verbindingsofficier, de outputmanager en de peoplemanager. Communicatie Bevindingen deelnemers: Het belang van communicatie, onder andere voor de rol van leidinggevende, werd door veel van de deelnemers in de evaluatie aangedragen als een cruciaal element in HNW. Genoemd worden aspecten als invulling geven aan snelle en begrijpelijke communicatie, het maken van afspraken met elkaar en het organiseren van de communicatie. Kader HNW: Communicatie is in HNW essentieel voor de samenhang van de organisatie en de teams, voor het realiseren van resultaten, bespreken van voortgang en het zorgen voor sociale cohesie. Communicatie in HNW is ten opzichte van het oude werken niet meer vanzelfsprekend aangezien medewerkers plaats- en tijdsonafhankelijk kunnen werken. Communicatie moet georganiseerd worden. Daarnaast is in veranderingstrajecten als de invoering van HNW communicatie met medewerkers, klanten/cliënten/burgers en stakeholders essentieel voor het verwezenlijken van draagvlak. Het voortdurend betrekken en informeren bij (delen van) het project is van vitaal belang voor een succesvolle implementatie en acceptatie van HNW. Aanbevelingen: 3. Maak binnen je eigen organisatie concreet wat je gezamenlijk verstaat onder communicatie. Bepaal waarover ga je wanneer met wie gaat communiceren, met welk doel je dit doet en welke faciliteiten je hiervoor gaat inzetten. 4. Informeer medewerkers gedurende het gehele invoeringstraject over de impact van HNW. Informatiebijeenkomsten, workshops, afleggen van referentiebezoeken en niet te vergeten de viering van successen dragen bij aan de realisatie van draagvlak voor HNW. 4
Teamontwikkeling en de medewerker Bevindingen deelnemers: Betrek medewerkers bij besluitvorming en bewaak betrokkenheid, zo stelt één van de deelnemers. Meer verantwoordelijkheid delegeren en meer vertrouwen aan medewerkers geven. De medewerker staat centraal, stelt een deelnemer. HNW zorgt niet alleen voor veranderingen bij de medewerker maar ook bij een team. Focus op een nieuwe manier van (samen) werken en het maken van nieuwe werkafspraken met een team is cruciaal. Dit is een greep uit de opmerkingen die over medewerkers geplaatst zijn. Kader HNW: Binding en teamgevoel zijn belangrijke aandachtspunten voor een succesvolle implementatie. Door invoering van tijd- en plaatsonafhankelijk werken zijn nieuwe en heldere werkafspraken noodzakelijk voor optimaal presterende teams en medewerkers. De medewerkers en de leidinggevende zullen zich bewust moeten zijn van de impact van de HNW en de veranderingen daarvan op de werkzaamheden. Focus op communicatie, processen en werkafspraken zal in HNW sterk veranderen. Dit zal daarnaast ook per team en medewerker verschillen. Een goede analyse wat waar wel of niet toe te passen is essentieel, zal tot stand moeten komen in samenwerking tussen de medewerker(s) en de direct leidinggevende en moet passen binnen de visie op HNW van de organisatie. Aanbevelingen: 5. Werk HNW en de impact van HNW per afdeling uit. Speel de Managementgame Het Nieuw Werken in een dagdeel met elke afdeling van de organisatie, waardoor de elementen van HNW worden ervaren, inzichten op één lijn kunnen worden gebracht en de betekenis zichtbaar wordt van HNW voor het samenwerken binnen de eigen afdeling. 6. Maak aansluitend inzichtelijk wat de impact van HNW voor de medewerkers en het teams is. En verwerk deze ervaringen tot nieuwe (samen)werkafspraken binnen de eigen afdeling. Aandachtspunten die de deelnemers meenemen voor invoering van HNW Uit de evaluatie blijkt dat er een fors aantal aandachtspunten zijn onderscheidden door de deelnemers. Er worden verschillende aspecten genoemd, zoals aandacht voor de rol van leidinggevende, duidelijke werkafspraken en overlegmomenten inplannen. Het inrichten van je werkproces, samen met de klant en medewerkers, wordt eveneens genoemd. Waarbij wordt opgemerkt: maak heldere set van werkafspraken, zorg voor goede faciliteiten en informatie zodat het werk door kan gaan. Voordat medewerkers effectief kunnen thuiswerken is het belangrijk om eerst zaken goed op een rij te hebben. Duidelijk formuleren van kaders, afbakening en eisen. Kader HNW: Met alle betrokkenen op een lijn zitten over de gedachten van HNW is een belangrijke basis voor beslissingen. Inzicht krijgen in de mogelijkheden en de consequenties van Het Nieuwe Werken voor de gehele organisatie, maar ook voor de afdelingen is een belangrijke vervolgstap. Om deze 5
vervolgstap goed in te vullen is het essentieel te werken aan draagvlak en het passend maken van HNW op de organisatie, de werkzaamheden en de medewerkers. Aanbevelingen: 7. Door in het implementatieproces heldere stappen te zetten en diverse werkvormen toe te passen, worden plannen integraal gedragen op organisatie-, afdelings- en medewerkerniveau. Volgend op de managementgame kan gedacht worden aan het organiseren van workshops waarin de impact, ervaringen en belangrijke issues van HNW op het team verwerkt worden in plannen en afspraken. 8. HetNieuweWerkenModel.nl is een gedegen aanpak om HNW te implementeren. Het geeft aandacht aan faciliteiten als huisvesting en digitalisering en zorgt voor draagvlak en een goede organisatie. De aanpak kent drie fasen: Drive, Denken en Doen. Volg de fasen en stappen van het model voor een goede leidraad in het veranderingstraject en een gedegen implementatie van HNW, passend bij de organisatie. www.hetnieuwewerkenmodel.nl 9. In de Managementgame Het Nieuwe Werken ervaren de deelnemers wat HNW kan betekenen en wat de impact is op de organisatie, de leidinggevenden en medewerkers en op de werkzaamheden. Speel in de stap Verkenning van HNWmodel.nl met de projectgroep, management en sleutelfiguren de Managementgame HNW. De ervaringen geven een goed beeld van HNW en is een goede basis voor de visie van de organisatie op HNW. Speel ook de Managementgame in de stap Ontwerpen & Ontwikkelen met de medewerkers en leidinggevende van een team. De ervaringen van de game kunnen aansluitend direct omgezet worden naar nieuwe werkafspraken voor het team. 6
Managementgame Het Nieuwe Werken Impressie 7
Bijlage evaluatie: de verzamelde reacties van deelnemers o.b.v. drie vragen Reacties vraag 1: Hoe vond je het om The New Office te spelen? - Leerzaam je leert in een kort tijdbestek wat de consequenties van HNW inhoudt, waarbij alle rollen aan bod komen - Leerzaam, juist door praktische ondervinden van knelpunten - Ervaringsleren, praktijk naar binnenhalen, concept HNW gaat leven, komt tot leven, doen brengt inspiratie - Verrassend, heel goed om mee te maken wat HNW kan brengen maar ook waar de valkuilen zitten - Inspirerend, leerzaam, geeft inzicht in effecten van HNW op rol van leidinggevende als rol van de medewerker (thuiswerken) - Inspirerend, af en toe irritant ; ), verhelderend - Geeft inzicht in de verschillen tussen het oude en het nieuwe werken - Confronterend, snel leren, improviseren - Leerzaam, valkuilen worden zichtbaar - Prima manier om de aandachtspunten in HNW onder de aandacht te brengen, zowel op managers als op medewerkerniveau - Interessant, geeft in ieder geval een beeld dat indien je wilt overgaan op HNW je de processen helder moet hebben, taakvolwassen medewerkers, de zaak goed voorbereiden en communicatie! Reacties vraag 2: Welke impact heeft Het Nieuwe Werken op de rol van de leidinggevende? - Het betekent meer verantwoordelijkheid te delegeren en meer vertrouwen aan medewerkers te geven. De medewerker staat centraal - Kennis van processen, kennis van medewerkers - Impact op communicatie met medewerker, afstemmen met medewerker, aandacht voor processen - Bijzonder grote impact: van groot belang: communicatie, afstemming, vertrouwen/loslaten, Aandacht - Impact is enorm: leidinggevende krijgt een andere rol: meer coach - Vertrouwen, outputsturing, op afstand, coachen - Grote impact: vereist nadenken over een andere invulling van leidinggeven - Rol van leidinggevende verandert zichtbaar: in eerste jaar kan worden volstaan met controleren en aansturen. Later worden communicatie en betrokkenheid en motiveren van de medewerker steeds belangrijker. - Grotere impact op leidinggevende dan op medewerker, extra sturing en communicatie - Aandacht voor communicatie, goede werkafspraken, aandacht voor de mens, time-out nemen - Moet de zaken goed voorbereiden en goed communiceren. Er op kunnen vertrouwen dat zijn medewerkers goed werk leveren. Vooral niemand vergeten, heldere opdrachten geven en waardering uiten voor iedereen. 8
Reacties vraag 3: Welke aandachtspunten neem je mee voor de invoering van HNW binnen je eigen organisatie? - Aandacht voor de rol leidinggevende, aandacht voor duidelijke werkafspraken, overlegmomenten inplannen, communicatie belangrijke rol - Richt je werkproces samen met de klant en medewerkers in. Maak heldere set van werkafspraken, communicatie is onontbeerlijk, zorg voor goede faciliteiten en informatie zodat het werk door kan gaan - Communicatie, werkafspraken, leidinggeven - Duidelijke afspraken maken, onderlinge communicatie, medewerkers betrekken bij besluitvorming,bewaken betrokkenheid - Werkproces heel goed in beeld brengen met hele goede werkafspraken. Communicatie en betrokkenheid is het allerbelangrijkst - Communicatie, leidinggeven en processen (3 keer genoemd) - Kijk naar het totaal, proces van A-Z, communicatie snel en begrijpelijk, duidelijke kaders - Voordat medewerkers effectief kunnen thuiswerken is het belangrijk om eerst de zaken goed op een rij te hebben. Duidelijk formuleren van kaders, afbakening en eisen. Lourens Dijkstra Think too Organisatieadviseurs ldijkstra@thinktoo.nl 06-52636258 9