Hoe Zelforganisatie en Lean elkaar versterken Alexander Berkhoff en Arie-Jan van der Maarl
Agenda Kennismaken Wat is zelforganisatie? Wat is Lean? Twee cases: hoe Zelforganisatie en Lean elkaar versterken In gesprek met elkaar 2
3 Bij wie bent u te gast?
Voor wie wij werken, onder andere Careaz Ipse de Bruggen Cordaan Kompaan en de Bocht Dichterbij Delft voor Elkaar MEE Participe Erasmus Medisch Centrum Bartimeus Kraamzorg Nederland Jeugdzorg regio Rijnmond Jeugdzorg Nederland 4 Vreemde eenden Den Haag Sociale Zaken Achmea Zorg & Gezondheid SocialeVerzekeringsBank
Wat is Zelforganisatie? Zelforganisatie vs. Zelfsturing We zijn nog georganiseerd volgens principes van arbeidsdeling (Taylor). Sluit niet meer aan bij huidige klantvraag in een informatietijdperk Organiseren op basis van organisatieprincipes in plaats van arbeidsdeling Werken vanuit talenten en rollen in plaats van functiehuizen 5
Zelforganisatie: organisatieprincipes vervangen hiërarchieën Van Controle naar Vertrouwen Van Vakmanschap naar Professionaliteit Van Bijwonen naar Bijdragen Organiseren is omgaan met dilemma s Leiderschap in zelforganisatie is in gesprek zijn over de principes en de nieuwe set aan dilemma s Veranderaanpak: Van A naar B volgens de principes van B 6
7 Werken vanuit talenten en rollen (voorbeeld teamrollen)
Wat is Lean SixSigma? Letterlijk: smal, slank Alles draait om de klant Statistiek: afwijkingen meten Verspillingen blijven elimineren Respect voor medewerkers (competentie, kennis, talent) 8
Lean was het antwoord van Toyota op Ford s operational excellence Variatie Laag Volume Hoog Operational Excellence Maximaliseren productie volumes met beperkt aantal producten, one size fits all Winstmechanisme: schaalgrootte Variatie Hoog Volume Laag Flexibele productie Minimaliseren van doorlooptijd van klantvraag naar dienst. Inspelen op klantvraag door variatie in te bouwen in processen Winstmechanisme: eliminatie van verspilling 9
10 Zeven verspillingen volgens Lean
11 Eén verspilling volgens Zelforganisatie
Praktijkcase 1: zorginstelling (VVT) Zorgteams gegroepeerd rond klant Werken met zelforganisatie en teamrollen, geen Lean Ondersteunende diensten Afdelingsstructuur volgens principes van arbeidsdeling (Taylor) Werk gebeurt echter in processen Resultaat: veel verspillingen Oplossing: Kantelen van de ondersteunende diensten: processen leidraad 10 processen, 4 thuishavens Geen managers maar procesregisseurs en havenmeesters (=teamrollen) Managers primair proces eigenaar van ondersteunende processen 12 (Beoogd) resultaat: Tegengaan verspillen (voorbeeld p2p) Overheadkosten naar beneden
13 Praktijkcase 2: O2C, van Registratie tot Declaratie
14 Voorbeeldcase O2C: van Registratie tot Declaratie
15 Voorbeeldcase O2C: van Registratie tot Declaratie
Voorbeeldcase O2C: van Registratie tot Declaratie Hoe laat je het declaratie-proces zo lean mogelijk verlopen? Inzichtelijk maken van alle stappen in de keten. Procesafspraken, communicatie en terugkoppeling. Frequent vastleggen, niet opsparen (>stuwmeren). Bewustwording van belang juistheid (>rework). Hoe langer je wacht of hoe groter de afstand Optimale & geautomatiseerde workflow. 16
Voorbeeldcase O2C: van Registratie tot Declaratie Hoe laat je het declaratie-proces zo lean mogelijk verlopen? Alleen toegevoegde waarde activiteiten. Bespreken, afspreken, aanspreken. Rol bepaalt podium, niet functie / hiërarchie. Waar is er meer kennis dan in de operatie.? Resultaat: - Van non-respons naar respons (van decentrale managers) - Tijdigheid van 85% naar 92% (doel 98%) - Goedkeuring accountant 17
Ga in gesprek met elkaar Doel: Met elkaar delen van successen en dilemma s die je in je eigen praktijk tegenkomt op het gebied van zelforganisatie, lean of de combinatie ervan. Werkwijze Maak drietallen Ga in gesprek met elkaar over jouw successen en dilemma s bij zelforganisatie en/of Lean in jouw organisatie Timeboxing 18 Dialoogregels: Open geest: luister naar en respecteer alle gezichtspunten Acceptatie: stel uw oordeel zo lang mogelijk uit Ontdekken: probeer te begrijpen, niet te overtuigen Ophartigheid: zeg wat jij voelt en vindt Bondigheid: spreek, maar geef ook tijd aan anderen
19 Uitsmijter: wat gaat hier mis?
Meer weten? Alexander Berkhoff Change: leiderschap in organiseren en veranderen https://nl.linkedin.com/in/alexanderberkhoff alexander.berkhoff@finext.nl +31 6 53407458 Pytric van t Hof Nihairis Ignacius Arie-Jan van der Maarl Sander Koppen de Neve Improvement: procesgerichte verbeteringen, zoals P2P, O2C, Costmanagement en management informatie https://nl.linkedin.com/pub/pytric-van-t-hof/42/786/556 Pytric.van.t.hof@finext.nl +31 6 30 31 05 24 https://nl.linkedin.com/in/ariejanvandermaarl Arie-Jan.van.der.Maarl@finext.nl +31 6 3030 8990 Interim Control: business-, project- en financial control http://nl.linkedin.com/pub/nihairis-ignacius/15/594/ba8 Nihairis.Ignacius@finext.nl +31 6 1021 6971 https://nl.linkedin.com/in/sanderkoppendeneve Sander.koppendeneve@finext.nl +31 6 10965627 20