Stad Lommel Functiebeschrijvingen Functiebenaming Functiebenaming : coördinator personeelszaken en ondersteunende administratie zone Noord-Limburg Weddeschaal : A1a-A3a Te begeven volgens : werving Functiebeschrijving Plaats in het organogram Staat onder het gezag van de zonecommandant/coördinator. De coördinator is verantwoordelijk voor de afdeling personeelszaken van de brandweerzone incl. de ondersteunende administratieve dienst en maakt deel uit van het stafkader van de zone. Hij/zij leidt een team bestaande uit administratieve en operationele medewerkers en rapporteert aan de zonecommandant/coördinator. Hoofddoel van de functie Organiseren en ontwikkelen van het personeelsbeleid van de zone in de breedste zin van het woord Ontwikkelen van het menselijk potentieel (zowel van vrijwillige als beroepskrachten) binnen de zonale organisatie. Verlenen van de nodige ondersteuning ter versterking en ontplooiing van de individuele mogelijkheden binnen de groeiende en evoluerende brandweerzone met het oog op een optimale efficiëntie. Het bereiken van een symbiose tussen de administratieve ondersteunende diensten en de operationele aspecten van de brandweerzone Coördineren van en leiding geven aan de diensten die volgens het organogram tot de afdeling personeelszaken behoren. Functie-inhoud t.a.v. het personeel (vrijwillige en beroepskrachten) organiseren en coördineren van het personeelsbeheer en personeelsadministratie in de ruimste betekenis van het woord, dus inclusief loon- en weddeberekeningen, vergoedingen, eretekens, arbeidsongevallen, geneeskundig onderzoek, verzekeringen,
coördineren van het personeelsmanagement en de administratie en bijhorende logistiek, o.a. - opstellen van het personeelsbehoeftenplan en organogram - opmaken van functiebeschrijvingen en functieprofielen - ontwikkelen van adequate procedures voor werving, selectie, loopbaanbegeleiding, bevordering, tucht, mutatie,exit en herintrede personeel - opstellen en opvolgen van een ziekteverzuimbeleid - opstellen en opvolgen van vormingsplannen binnen een vormingsbeleid - ontwikkelen van functionerings- en evaluatiegesprekken in kader van een motiveringsbeleid - ontwikkelen van een rendements- en efficiëntiebeleid (inclusief time-management) - opvangen en introduceren van nieuwe medewerkers - sociale begeleiding van personeel - toepassen en wijzigen van het administratief en geldelijk statuut voor zowel operationeel als administratief personeel Informeren van het personeel (individueel en collectief) omtrent alle aspecten van personeelsbeheer en personeelsmanagement opvangen van en bemiddelen bij allerlei problemen m.b.t. de werkomstandigheden, werkvoorwaarden en werkrelaties behartigen van de relaties met vakbonden en van het syndicaal overleg - interne projectbegeleiding bij organisatie-ontwikkeling opvolging welzijnsbeleid in samenwerking met de preventieadviseur instaan voor vlotte dagdagelijkse administratieve werking t.a.v. externe diensten en instanties vertegenwoordigen van zone in externe werkgroepen en t.a.v. externe instellingen en besturen m.b.t. personeelsaangelegenheden Het bevorderen en stimuleren van informatie-uitwisseling over beleidsplannen en creëren en bevorderen van draagvlak, onder meer door het actief participeren in diverse overlegorganen en werkgroepen op zonaal en post niveau t.a.v. medewerkers van de dienst personeelszaken coördineren en stimuleren van het goed functioneren van alle medewerkers binnen de organisatie als één geheel opvolgen en implementeren van de ontwikkelingen inzake informaticatoepassingen en wetgeving m.b.t. personeelsbeheer en personeelsmanagement t.a.v. zonecommandant informatievoorziening m.b.t. personeel en organisatie, o.a. personeelsopbouw, verloop, ziekteverzuim, effecten van reorganisatie en herstructurering voorbereiding en uitvoering van beleids- en managementbeslissingen m.b.t. personeelsaangelegenheden en organisatiemanagement voorbereidend onderzoek en studiewerk op vlak van taakanalyse, taakstructurering, deeltijds werk, kinderopvang voor het personeel, enz. voorbereiden en uitvoeren van tucht- en arbeidsrechterlijke procedures Het organiseren van en rapporteren over belangrijke personeels- en organisatorische projecten
Opmaak en opvolging personeelsbehoeftenplanning t.a.v. burgers Coördineren van een effectieve administratieve dienstverlening Verruimde bepalingen De medewerker draagt bij de opstart van de brandweerzone in eerste instantie bij tot het realiseren van de hervorming van de brandweer en krijgt een verantwoordelijkheid op vlak van personeelsbeleid, informatie en algemeen beleid. In opstartfase zal hij/zij ook het opleidingsbeleid helpen vormgeven. Verder ondersteunt de medewerker de zonecoördinator en de technische commissie en werkt samen ondermeer aan de volgende opdrachten: - het organiseren van en rapporteren over belangrijke personeels- en organisatorische projecten - uitvoeren en periodiek opvolgen van het strategische beleid en het zonale actieplan inclusief communicatie en bevorderen van draagvlak - het analyseren van kwalitatieve en kwantitatieve eisen en uitdagingen in verband met de brandweerhervorming en op basis hiervan het genereren van (personeelstechnische, organisatorische en financieel-economische) actieplannen. - mede vorm en inhoud geven aan en stimuleren van de ontwikkeling van de actie en beleidsplannen van de (pre)zone. - het bevorderen en stimuleren van informatie-uitwisseling over beleidsplannen en creëren en bevorderen van draagvlak, onder meer door het actief participeren in diverse overlegorganen en werkgroepen op zonaal en postniveau. - het verstrekken van mondelinge en schriftelijke informatie aan belanghebbenden en betrokkenen, zowel gevraagd als ongevraagd. - het leveren van een bijdrage aan rapporteringen en jaarverslagen. - het toetsen van de voortgang van door collega s aan te leveren input, uit andere (deel)gebieden en werkgroepen ed. Middelen en methodes Voornaamste te hanteren middelen geïntegreerd geautomatiseerd systeem voor administratie alle moderne communicatiemiddelen Voornaamste geëigende methodes meest aangepaste methodes van personeelsbeheer, -administratie en - management voor overheden administratieve technieken technieken van beleidsvoorbereiding en rapportering
Functieprofiel Kennis kennis sociale wetgeving personeelsbeheer, personeelsadministratie en personeelsmanagement informatica Vaardigheden Attitudes leidinggevende en communicatieve vaardigheden : o.a. stevig en diplomatisch kunnen onderhandelen met mensen met zeer verschillende belangen (beleidsmensen, leidinggevenden, individuele medewerkers, vakbonden,...) ; de oplossing van spanningen en conflicten kunnen begeleiden; medewerkers kunnen motiveren; medewerkers rechtlijnig en rechtvaardig benaderen organisatorische vaardigheden : o.a. plannen en nauwgezet werken, doelstellingen en prioriteiten kunnen bepalen administratieve vaardigheden en een voldoende zakelijke ingesteldheid goede communicatieve en sociale vaardigheden zelfstandig kunnen werken en probleemsituaties kunnen oplossen logisch denkvermogen kunnen werken onder tijdsdruk, stressbestendigheid: de rust en efficiëntie bij zichzelf en de groep bewaren bij werken in moeilijke omstandigheden sterk leervermogen (bv.wetten, reglementen en voorschiften zich snel eigen maken en juist kunnen interpreteren) flexibiliteit o.a. bereidheid om ook buiten de normale uren te werken of beschikbaar te zijn verantwoordelijkheidszin, eerlijkheid en loyaliteit tact en discretie initiatief durven nemen continu bijscholen en bijblijven m.b.t. het eigen vakgebied en de context waarin gewerkt wordt stiptheid positieve en oplossingsgerichte ingesteldheid positieve houding t.a.v. diversiteit en non-discriminatie Andere persoonskenmerken representatief voorkomen hebben Formele vereisten Aanwervingsvoorwaarden
houder zijn van een universitair einddiploma of diploma hoger onderwijs van het lange type gelijkgesteld met universitair onderwijs voldoen aan de voorwaarden zoals bepaald in artikel 5 tot en met 11 van het administratief statuut Minstens 7 jaar ervaring in een vergelijkbare functie (personeelszaken) kunnen voorleggen Examenprogramma een schriftelijk gedeelte : 1) over de algemene vorming, met name het samenvatten en kritisch commentariëren van een voordracht over een onderwerp van algemene aard op het niveau van het onderwijs waarvan het bekwaamheidsgetuigschrift toegang verleent tot de te begeven betrekking. Bij de voordracht mogen de gegadigden geen aantekeningen maken (25 punten) 2) case-study omtrent management, dossierbehandeling en wetgeving (40 punten) een mondeling gedeelte betreffende de schriftelijke proeven, administratieve vraagstukken, leidinggeven en management (35 punten) een assessmentproef voor het beoordelen van de 'algemene geschiktheid voor de functie' Jury 1 germanist 1 zonecommandant of zonecoördinator 1 ambtenaar van een gelijkwaardige stad of gemeente met leidinggevende functie 1 deskundige inzake personeelsmanagement 1 psychologisch bureau