HANDLEIDING HEUTINK.NL BUDGETBEHEERMODULE Geachte relatie, Bijgaand vindt u de handleiding budgetbeheermodule. In deze handleiding gaan wij dieper in op het beheren van diverse budgetten. Zowel op school- als op stichtingsniveau. U kunt zien welke uitgaves u heeft per rubriek creatief, didaktiek, kantoor en educatieve software. Daarnaast kunt u de besteding per leerling bijhouden. Heeft u vragen, dan kunt u altijd contact opnemen met onze klantenservice op 0548-536 666, via info@heutink.nl of u belt uw vertrouwde adviseur. Wij helpen u dan graag verder.
INHOUDSOPGAVE 1 Budgetbeheer 3 Budget ingeven 3 2 Overzichtsscherm 4 Investeringsoverzicht downloaden 4 3 Bestedingen per locatie 5 Budget overschrijden? 5 Budgetbeheer overnemen 5 2
1 BUDGETBEHEER In de budgetbeheermodule kunt u inzicht krijgen en behouden in de uitgaven en budgetten van uw organisatie. Deze budgetmodule is alleen toegankelijk voor beheerders. In de budgetmodule kunt u zowel de totale besteding, bestedingen per productrubriek, bestedingen per leerling en tevens de bestedingen per locatie monitoren. Bovendien kunt u hier budgetten instellen zodat u kunt zien welke bestedingsruimte er nog binnen de verschillende onderdelen van uw organisatie is. U vindt de budgetmodule in de Mijn Heutink omgeving, onder Budgetten. Budget ingeven Alvorens u de budgetmodule kunt gebruiken, dient u eenmalig de budgetten voor uw organisatie en eventueel de locaties in te stellen. Klik daarvoor in het overzicht scherm op Budget ingeven. Het volgende scherm wordt vervolgens geopend. Bovenin uw scherm kunt u aangeven of u het budgetbeheer van de onderliggende vestigingen wil overnemen. Bovendien kunt u aangeven of u het budget per schooljaar of kalenderjaar wilt tonen. Zo voert u op de juiste wijze de budgetten in: 1. Kies uw locatie 2. Vul het aantal leerlingen per (school/kalender)jaar in 3. Vul het budget per leerling in voor a. verbruiksmateriaal b. gebruiksmateriaal c. educatieve software 4. Geef vervolgens aan welk bedrag er gereserveerd dient te worden voor bestedingen buiten de webshop. 5. Vul eventueel een notitie in per schooljaar en klik op Alle gegevens opslaan 6. Vervolgens kunt u via Bekijk budget uw ingevoerde budget bekijken/monitoren De bestellingen die worden gedaan bij Heutink worden automatisch ingevoerd in de budgetbeheermodule. Zo heeft u altijd een up-to-date overzicht van uw investeringen. 3
2 OVERZICHTSSCHERM Het scherm dat zich vervolgens opent is uw overzichtsscherm. Links ziet u de totale bestedingen van uw organisatie en het resterende budget. Rechts ziet u de besteding per leerling. Investeringsoverzicht downloaden U kunt het investeringsoverzicht tevens als PDF downloaden. Klik in het overzichtsscherm op Open investeringsoverzicht. Op dit investeringsoverzicht wordt een overzichtelijk rapport gepresenteerd dat u kunt gebruiken bij de totstandkoming van uw jaarverslag. 4
3 BESTEDINGEN PER LOCATIE Wanneer u als beheerder meerdere vestigingen heeft, kunt u de bestedingen per locatie of vestiging inzien. In het overzichtsscherm klikt u op de naam van een specifieke locatie, en zo wordt het overzichtsscherm van de desbetreffende locatie of vestiging getoond. Zie hieronder. Hier vindt u een schematische weergave van de totale bestedingen, de bestedingen per leerling, de bestedingen per rubriek en de ingegeven budgetten. Budget overschrijden? Het is in de budgetmodule mogelijk om aan te geven of u alleen wilt monitoren of dat het ingegeven budget niet mag worden overschreden. Tijdens het versturen van uw bestelling zal er een check plaatsvinden of het te besteden bedrag niet wordt overschreden. Mocht het te besteden bedrag niet toereikend zijn, dan kan op dat moment de bestelling niet worden verzonden en zal eerst het budget moeten worden aangepast. Budgetbeheer overnemen In het budget ingave scherm kunt u als hoofdgebruiker van een bovenschoolse organisatie, aangeven of u het budget beheer van uw onderliggende locaties of vestigingen wilt overnemen of dat u dit aan de locatie of vestiging wilt overlaten. Zodra u dit aan vinkt hebben de onderliggende relaties volledige toegang tot de budgetmodule, met uitzondering van het ingeven en aanpassen van het budget. Lukt het niet? Geen punt. Je kunt ons altijd bellen! 5