FACULTEIT GODGELEERDHEID SINT MICHIELSSTRAAT 6 3000 LEUVEN KATHOLIEKE UNIVERSITEIT LEUVEN LEUVEN * VERSLAG Stuurgroep Informatica Vrijdag 3 oktober van 11 tot 13u00. Bureau Vice-Decaan Onderwijs Leden Aanwezig: Kristof Decoorne, Jürgen Mettepenningen, Filip Ons, Prof. Didier Pollefeyt (voorzitter), Annemie Patyn (tijdelijke vervanging van Annekatrien Depoorter), Thijs Smeyers (student), Stijn Van Baekel, Jan Verkoyen (verslaggever), Maarten Wisse Afwezig m.k. Sara Annaert, Prof. Bert Broeckaert, Prof. Jos Verheyden Verslag 1 Start werkjaar 2008-2009 De voorzitter heet iedereen welkom en opent de eerste vergadering van de Stuurgroep Informatica voor het academiejaar 2008-2009. Aangezien er bij het begin van de vergadering nog geen secretaris aangeduid is door de assistenten BAP-AAP, wordt het verslag uitzonderlijk door Jan Verkoyen opgesteld. 1.1 Organigram ICT-service centrum Faculteit Godgeleerdheid en samenstelling van de Stuurgroep Informatica Het organigram van het ICT Service Centre wordt overlopen. Voor deze stuurgroep betekent dit dat de vice-decaan onderzoek steeds wordt uitgenodigd voor de vergadering, maar er geen effectief lid van is. Cursief gedrukte namen in het ICT-organigram duiden op technische verantwoordelijken, de andere op inhoudelijk verantwoordelijken.
Leden Stuurgroep Informatica: Filip Ons is de nieuwe netwerkbeheerder. Door het ontslag van Ben Van Aerde neemt Stijn Van Baekel, voorheen voltijds op Thomas tewerkgesteld, het takenpakket van eerstgenoemde in dezelfde hoedanigheid over. Concreet betekent dit voor Stijn Van Baekel dat zijn takenpakket op Thomas gehalveerd wordt, waardoor de overige tijd benut wordt voor het onderhoud van de facultaire webpagina s en andere administratieve ICT-nevenactiviteiten. Voor de weggevallen functie binnen Thomas is een vacature lopende en wordt de hoop uitgedrukt dat deze al vanaf 15 oktober kan ingevuld worden. De nieuwe medewerker zal hierdoor ook lid uitmaken van de Stuurgroep Informatica. Jan Verkoyen blijft ICT-coördinator. Etienne D hondt wordt vanaf heden vervangen door Kristof Decoorne. Annemie Patyn vervangt tijdelijk studietrajectbegeleidster Annekatrien Depoorter. Thijs Smeyers zal ook dit jaar namens de Nederlandstalige studenten de stuurgroep bijwonen. Voor de vertegenwoordiging van Engelstalige studenten neemt de voorzitter contact op met SAInTS. Jürgen Mettepenningen en Maarten Wisse vervoegen de vergadering. Zij vertegenwoordigen de AAP- BAP geleding. Jürgen Mettepenningen wordt eveneens secretaris van de Stuurgroep Informatica. De wijzigingen worden aangebracht in het organigram en op de webpagina geplaatst. 1.2 Vergaderkalender Stuurgroep Informatica Zie: http://theo.kuleuven.be/page/vergaderingen/ De vergaderdata van deze stuurgroep worden overlopen: 12/12/2008 (11u00-13u00), 27/2/2009 (11u00-13u00), 15/5/2009 (08u00-10u00). De vergadering van 15 mei zal uitzonderlijk starten om 8 uur op vraag van Thijs Smeyers, die tevens voor de koffie, koffiekoeken en chocolaatjes zal zorgen. 2 Netwerkbeheer Sinds 1 oktober is Filip Ons de nieuwe netwerkbeheerder. Hij werkt halftijds voor de Faculteit Godgeleerdheid en halftijds voor het Hoger Instituut voor Wijsbegeerte. ICT-problemen moeten gesignaleerd worden op helpdesk@theo.kuleuven.be om opvolging in geval van nood mogelijk te maken. 2.1 Problemen met netwerkprinters Voor de meeste mensen is het probleem van printen opgelost. Filip Ons verduidelijkt dat de fout te wijten is aan een service update van Microsoft waardoor de connectie met de printers verloren ging. BUREAU VICE-DECAAN 2/7
Het afdrukken van documenten blijft een probleem in de pc-klas van de bibliotheek. Deze pc s zijn destijds helemaal dichtgemaakt om veiligheidsredenen. Om het printen vanaf deze pc s terug mogelijk te maken dringt een herinstallatie zich op. In de toekomst komt er een andere printer-server om verdere problemen te vermijden. 2.2 Nieuw Active Directory domein (Luna project) Filip Ons vat voor de nieuwe leden van de stuurgroep het project Active Directory (AD) samen. Vanuit ICTS (voorheen LUDIT) wordt gekozen om een Microsoft domein uit te rollen over de hele universiteit. Elke faculteit is verplicht om in dit domein te stappen. Hieraan zijn zowel kosten verbonden wat betreft hardware, software en eventueel opleidingen 1. Kort gezegd komt het erop neer dat Active Directory een vorm van centraal beheer is. Binnen drie jaar zou dankzij Active Directory een samenwerking mogelijk zijn tussen alle personeelsleden van de universiteit wat betreft het delen van documenten (Sharepoint) en agenda s (Exchange). Voor printen is er al een eerste stap in die richting gezet en de migratie van e- mail naar Microsoft Exchange wordt op dit moment ingeleid. Hierover hebben alle personeelsleden van de faculteit reeds een bericht ontvangen. Ieder personeelslid ontvangt nog een e-mail wanneer zijn of haar mailbox omgezet wordt. De eindgebruiker hoeft hiervoor verder niets te ondernemen. Het blijft voorlopig mogelijk om met Mozilla Thunderbird e-mails te verzenden. Op middellange termijn zal iedereen terug gebruik maken van Outlook 2007 (of hoger) om te kunnen werken met het agendasysteem. Men onderzoekt nog de mogelijkheden om de agenda van KULoket om te zetten naar Microsoft Exchange, maar hierover is nog geen garantie. Deze ingrijpende verandering van het netwerk zal ook impliceren dat de huidige LINUX-servers (fileservers, printservers,...) gemigreerd worden naar een Microsoft omgeving. Voor de eindgebruiker zouden de huidige functionaliteiten dezelfde blijven en zal er weinig zichtbaar veranderen. Aan onze faculteit worden alle nieuwe pc s uitgerust met een Office 2007 pakket. Deze pc s zullen dus automatisch beschikken over Outlook 2007. Voor de overige pc s kan een stand-alone versie van Outlook 2007 aangekocht worden. Opleidingen voor Outlook 2007 kunnen gevolgd worden, maar de kosten hiervoor worden niet door de Groep Humane Wetenschappen gedragen. Op korte termijn zal er nog geen Windows Vista geïnstalleerd worden. Temeer omdat niet alle pc s van onze faculteit krachtig genoeg zijn om dit besturingssysteem te draaien. Op de vraag naar VISTAlicenties antwoordt Jan Verkoyen dat alle nieuwe pc s sinds 4 maanden reeds uitgerust zijn met zo n licentie, maar het besturingssysteem dat geïnstalleerd wordt blijft voorlopig Windows XP. 3 Facultaire webpagina's 3.1 Evaluatie ontsluiten nieuwe webpagina's De nieuwe lay-out van de facultaire webpagina s wordt voorgesteld. Tijdens de opzegtermijn van Ben Van Aerde werd ervoor geopteerd om aan te vangen met een versnelde omschakeling van de oude naar de nieuwe lay-out met als voordeel dat in geval van problemen in het nieuwe content managment systeem (CMS) deze nog konden bijgestuurd worden. Het nadeel hiervan was wel dat een aantal pagina s niet meteen kon omgezet worden, waarvoor de voorzitter begrip vraagt. Vragen hieromtrent 1 Deze zullen tevens in de begroting van 2009 opgenomen worden. BUREAU VICE-DECAAN 3/7
kunnen doorgestuurd worden naar Stijn Van Baekel die er voor zal zorgen dat de weinige resterende pagina s zo snel mogelijk online geplaatst worden. De inhoudelijk verantwoordelijken van de verschillende onderzoekseenheden 2 zullen door de voorzitter bovendien gevraagd worden om zelf nog een keer de eigen pagina s te bekijken en bij te werken gezien het nieuwe academiejaar ongetwijfeld veranderingen met zich meegebracht heeft. Stijn Van Baekel brengt daarvoor eerst de toegang in orde voor de verschillende beheerders. Thijs Smeyers meldt dat de pagina s van Katechetika niet langer een deel vormen van de facultaire website. De algemene indruk is dat de website een stuk duidelijker geworden is. Kristof Decoorne spreekt zijn waardering uit over de gebruiksvriendelijkheid om zelf pagina s aan te passen. De grootste verandering is dat alles dynamisch aangepast wordt. Het beste voorbeeld hiervan zijn de vernieuwde mailinglists. Er wordt de vraag gesteld wie er gebruik mag maken van deze lijsten uit vrees voor teveel e-mails. Studenten zullen in elk geval geen toegang hebben tot dit systeem. Zij worden verzocht contact op te nemen met het secretariaat voor het aankondigen van activiteiten. Voor personeelsleden zal de voorzitter een e-mail versturen met daarin een handleiding om gebruik te maken van de mailinglists. Per onderzoeksgroep zal er een aparte mailinglist beschikbaar zijn om interne communicatie te vergemakkelijken (6 categorieën doctorandi, 6 categorieën personeel). Jürgen Mettepenningen stelt de vraag of het mogelijk is te verhinderen dat e-mails dubbel toekomen. (Dit kan nl. gebeuren wanneer een personeelslid zich in meerdere doelgroepen bevindt van de verzending.) Er wordt ook kort gekeken naar het facultaire kalendersysteem op de website 3. De vereenvoudigde weergave zal standaard te zien zijn. Maarten Wisse vindt het nieuwe overzicht een hele verbetering. Het aanbod is meer geïntegreerd. Stijn zal de kalender uitbreiden om een overzicht te genereren van de specifieke vergaderingen. Ook de duur van de vergaderingen zal veranderd worden naar 2 uur in plaats van de huidige aanduiding van 1 uur. 3.2 Archivering Facultaire website Met betrekking tot de vraag naar archivering uit de onderzoekseenheid Kerkgeschiedenis zullen Jan Verkoyen en Filip Ons bekijken hoe dit het beste kan gebeuren. Backups van de database volstaan niet om oude informatie ten allen tijde zichtbaar te maken. Aangepaste software is nodig. Jan Verkoyen vraagt dit na bij de Groep Humane Wetenschappen. Jürgen Mettepenningen vraagt of de mails die via de mailinglists gestuurd worden ook kunnen gearchiveerd worden. 2 De lijst die vorig jaar is opgesteld, blijft behouden. 3 http://theo.kuleuven.be/page/kalender/ BUREAU VICE-DECAAN 4/7
4 Bibliotheek en ICT 4.1 Aankoop en installatie scanners computerlokaal Maurits Sabbe bibliotheek Prof. Pollefeyt vraagt dat de studenten een scanner ter beschikking krijgen in de bibliotheek. De huidige bookscanner in de bibliotheek is overbevraagd en laat weinig ruimte vrij om door studenten gebruikt te worden. Kristof Decoorne meldt dat eind juni 2008 offertes werden aangevraagd door de campus bibliotheekraad (CaBR). De kostprijs van een goede bookscanner bedraagt 30.000 euro. Deze zorgen ervoor dat de kaft van het boek niet beschadigd wordt. Op dit ogenblik wordt veel geld verloren met het opnieuw laten inbinden van boeken ( 18 per stuk). Kwaliteit, snelheid en leasingcontracten zorgen voor goedkopere modellen variërend van 750 tot 1600 euro per maand. De bibliotheek is ervoor gewonnen om meer scanners te installeren i.p.v. gewone kopietoestellen. Op dit ogenblik is er al een toestel aanwezig waarmee gekopieerd en gescand kan worden, maar de problemen om deze data door te sturen naar een printer of e-mailadres lijken onoverkomelijk. Het toestel kan enkel overweg met numerieke personeelsnummers en niet met alfanumerieke zoals bij ons het geval is. Als tussenoplossing koopt Filip Ons een gewone scanner aan die geïnstalleerd wordt op een van de pc s in de bibliotheek. In de toekomst zal uitgekeken worden naar een meer structurele oplossing wanneer de twee oude kopiemachines vervangen worden. Men denkt hierbij aan toestellen waar een USB-stick kan op aangesloten worden. Kristof Decoorne vraagt een offerte aan bij OCE. Er is de uitdrukkelijke vraag om studenten te sensibiliseren met betrekking tot het correct scannen van boeken. 4.2 Probleem tekort stopcontacten Maurits Sabbe bibliotheek Het gebrek aan stopcontacten in de bibliotheek blijft onopgelost. Gezien het tapijt in de bibliotheek zal vervangen worden, zijn er een aantal opties: stopcontacten in het plafond of in de vloer. Een hele hoop esthetische problemen verhogen de moeilijkheid van dit dossier. Kristof Decoorne zal dit verder opnemen in de begroting van de bibliotheek en het faculteitsbestuur buigt zich over een structurele oplossing. Annemie Patyn vraagt ook of er iets kan gedaan worden aan de (te) oude pc s in de pc-klas van de bibliotheek. Er wordt gevraagd om hier in de begroting rekening mee te houden. Filip gaat langs om te checken welke pc s moeten vervangen worden. Gelijklopend met deze opmerking zal ook de docentenpc in MTC 02.15 vervangen moeten worden. BUREAU VICE-DECAAN 5/7
5 Onderwijs en ICT 5.1 Stand van zaken installatie beamer MTC 02.15 Voor het installeren van een beamer in MTC 02.15 is een aanbestedingsplan opgesteld dat goedgekeurd werd door de decaan en de vice-decaan. De technische dienst staat in voor verdere afhandeling van dit dossier. Er komt in het lokaal een geïntegreerde oplossing voor beeld en geluid. 5.2 Website Theology.be Begin september 2008 vond een aparte vergadering plaats voor de website www.theology.be. De verantwoordelijkheid voor de inhoudelijke opvolging ligt bij TCPE. Dit zal dan ook behandeld worden tijdens de tweede vergadering van deze onderwijscommissie (14 november 2008). 6 Onderzoek en ICT 6.1 Webpagina's individuele onderzoekers Onze faculteit heeft nood aan individuele onderzoekerspagina s. Op dit ogenblik bestaat enkel een pagina met topics rond verhandelingen, scripties en verbondenheid van een onderzoeker aan diverse centra. Overschakelen naar een meer flexibel systeem waarin onderzoekers hun cv kunnen opnemen, is zeer nuttig bij het inleiden van sprekers. Dit nieuw te ontwikkelen onderdeel omvat zowel technische als inhoudelijke aspecten. Bovendien hangt dit samen met LIRIAS. Een zo flexibel mogelijke oplossing zou erin bestaan dat de onderzoeker zelf unieke links legt naar publicaties in LIRIAS aangezien het nu nog niet mogelijk is in LIRIAS om automatisch bibliografieën binnen te halen op de facultaire website. Hierdoor kan eventueel het instrument sleutelpublicaties afgeschaft worden. Een vergelijkend onderzoek naar hoe andere instellingen zo n onderzoekerspagina opbouwen is zeer opportuun. De onderzoekscel wordt gevraagd om hierover een voorstel te doen. 6.2 Onderzoekpagina's onderzoekseenheden en onderzoekscentra Dit agendapunt wordt verplaatst naar de volgende vergadering. 7 Begrotingscontrole 2008 en begrotingsopmaak 2009 Het eerste voorstel voor de begroting van het volgende burgerlijk jaar wordt bekeken. Aan de pc s die vervangen worden door de faculteit worden de pc s van Prof. Doyle en Prof. Kenis toegevoegd. De nieuwe desktop-pc van Prof. Hecke zal geschonken worden aan de studenten. Prof. Van Hecke zal door zijn opdracht van programmadirecteur (Nederlandstalige programma s) een nieuwe laptop toegewezen krijgen. Voor de nieuwe medewerker op het secretariaat (onderzoek) zal ook een laptop aangekocht worden. Er komt bovendien een extra desktop-pc voor jobstudenten. Tot slot zal ook een nieuwe laptop aangeschaft worden voor het geven van lessen en presentaties. Deze aanpassingen BUREAU VICE-DECAAN 6/7
worden opgenomen in de begroting en een nieuw voorstel, ook op basis van de andere opmerkingen in dit verslag, zal op de volgende stuurgroep besproken worden. Er wordt gevraagd om bijkomende noden te signaleren. 8 Varia en rondvraag Kristof Decoorne meldt dat in de toekomst citaten uit LibriSource kunnen binnengehaald worden in Toledo. Ook cursussen en zoekopdrachten uit LibriSource kunnen op een gelijkaardige manier ontsloten worden. Voor velen is het onduidelijk hoe LibriSource geraadpleegd kan worden buiten het universitaire netwerk. Op de startpagina dient men de instructies te volgen die vermeld staan onder Remote access to e-sources. Wanneer in de bibliotheek afgedrukt wordt, worden helaas geen tickets aangemaakt zodat kan geïdentificeerd worden wie wat heeft afgedrukt. Tot slot wordt gevraagd om een pc open te stellen voor gastonderzoekers die zich niet aangemeld hebben als visiting scholar. Anders kunnen zij geen gebruik maken van internet in de bibliotheek. Er wordt nagegaan of een van de pc s in de pc-klas hiervoor aangewend kan worden. Jan Verkoyen Verslaggever Prof. Didier Pollefeyt Voorzitter BUREAU VICE-DECAAN 7/7