Onderwijsadministratie- en Studenteninformatiesysteem. Online handleiding voor de OASIS-webapplicatie

Transcriptie

1 Onderwijsadministratie- en Studenteninformatiesysteem Online handleiding voor de OASIS-webapplicatie

2 Inhoudsopgave 1 Voor je begint Over deze handleiding Over OASIS 3 2 Van start met OASIS Opstarten en aanmelden De Startpagina 6 3 Veelgestelde vragen 9 Index 10 Verklarende woordenlijst 11 Online handleiding voor de OASIS-webapplicatie ii

3 1 Voor je begint 1.1 Over deze handleiding Deze handleiding bevat algemene uitleg over OASIS. De specifieke uitleg over wat u op deze site kunt doen, vindt u op elke pagina terug achter de knop. De vormgeving van de webapplicatie die in deze handleiding wordt getoond is voorlopig en kan nog wijzigen. Opmerking Ondervindt u problemen bij het gebruik van de OASIS-webtoepassing, contacteer dan de helpdesk via helpdesk.oasis@ugent.be. Met inhoudelijke vragen kunt u zich tot de Kwaliteitscel Onderwijs of de Facultaire Studentenadministratie van uw faculteit richten. 1.2 Over OASIS Het OASIS-project OASIS, het nieuwe Onderwijs Administratie- en Studenten Informatie Systeem, biedt een antwoord op de grote uitdagingen die de recente veranderingen in het universitaire onderwijslandschap als gevolg van de Bologna Verklaring en het Flexibiliseringdecreet meebrachten: de overstap naar de Bachelor/Master-structuur, de flexibilisering, de nieuwe contractvormen,... Deze veranderingen hebben ertoe geleid dat de bestaande software, die ons jaren lang goed gediend heeft, dringend aan vervanging en uitbreiding toe was. Het project vernieuwing van de IT-toepassingen van de onderwijsadministratie - het OASIS-project - werd op 22 maart 2007 door het Bestuurscollege in het leven geroepen om een nieuw systeem tot stand te brengen ter ondersteuning van een van de kerntaken van onze universiteit: de processen en activiteiten rond onderwijs- en studentenadministratie. Het OASIS-systeem Het OASIS-systeem is geïntegreerd met de bestaande systemen voor boekhouding, aankoop, personeelsadministratie en budgetbeheer, maar ook met Minerva en andere onderwijsondersteunende toepassingen. De decentrale gebruikers (studenten, lesgevers,...) gebruiken OASIS via een gebruiksvriendelijk, op hun noden gericht webportaal, terwijl de centrale eindgebruikers (Directie Onderwijsaangelegenheden, Facultaire Studentenadministraties) via een krachtige en rijke desktopapplicatie met het systeem kunnen werken. De functionaliteit van zowel de webapplicatie als de desktopapplicatie breidt stelselmatig uit en wordt voortdurend bijgewerkt om te voldoen aan de noden van de eindgebruiker. Online handleiding voor de OASIS-webapplicatie 3

4 De OASIS-webtoepassing Via de OASIS-webtoepassing kunnen studenten en docenten de informatie die voor hen van belang is door het academiejaar heen bekijken en ook zelf gegevens doorsturen. Docenten kunnen bijvoorbeeld de studiefiches en aanbodsessies van hun cursussen bekijken, studenten kunnen zich via deze website herinschrijven, hun curriculum raadplegen en bewerken, of attesten afdrukken. In de loop van het academiejaar zal er almaar meer informatie verschijnen op deze website. Online handleiding voor de OASIS-webapplicatie 4

5 2 Van start met OASIS 2.1 Opstarten en aanmelden Om de OASIS-webtoepassing op te starten en zich aan te melden: 1 Surf naar De aanmeldpagina van de UGent authenticatieservice verschijnt. 2 Meld u aan met uw UGent-gebruikersnaam en wachtwoord. De Startpagina van de OASIS-webapplicatie verschijnt. Afmelden Om zich af te melden uit de OASIS-webapplicatie, klikt u op de link Uitloggen rechts bovenaan op het scherm. Meer informatie Voor meer informatie, zie ook het stuk De Startpagina op pagina 6.

6 2.2 De Startpagina Zodra u zich aanmeldt in de OASIS-webapplicatie, verschijnt de Startpagina. De Startpagina van de OASIS-webapplicatie Bovenste navigatie Met de knoppen NL en EN wisselt u tussen de Nederlandstalige en Engelstalige versie van de applicatie. Via het logo van de universiteit klikt u door naar de homepagina van de website van UGent. Boven de balk van UGent staat de naam van de persoon die zich heeft aangemeld, een knop om in de interne pagina s van UGent te zoeken, een en een knop om zich af te melden. Net zoals op andere webpagina s van UGent kunt u binnen de OASIS-webapplicatie met de knoppen Contact, Telefoonboek en FAQ surfen naar respectievelijk de contactgegevens, het telefoonboek, en de pagina met veelgestelde vragen van UGent. Met de knop Help opent u de algemene OASIS-handleiding. Op de verschillende pagina s van de website vindt u ook een waarop u zich bevindt. knop terug, waarin u specifieke uitleg vindt over de pagina Met het zoekveld kunt u zoeken in alle webpagina s van UGent. Navigatiepaneel Links op de pagina staat een navigatiepaneel met enerzijds de verschillende pagina s die u kunt bekijken, en anderzijds de taken die u in de OASIS-webapplicatie kunt uitvoeren. De informatie die u in dit linker navigatiepaneel ziet staan hangt af van de functies die u uitoefent. Een Online handleiding voor de OASIS-webapplicatie 6

7 opleidingscommissievoorzitter, bijvoorbeeld, ziet hier andere taken dan een verantwoordelijk lesgever. Door het jaar heen verschijnt hier meer informatie. Zodra u een item in het navigatiepaneel aanklikt, verschijnt de bijhorende pagina op het scherm. Afmelden Om zich af te melden uit de OASIS-webapplicatie, klikt u op de link Uitloggen rechts bovenaan op het scherm.

8

9 3 Veelgestelde vragen Vraag Hoe meld ik me aan? Er verschijnt een boodschap dat de pagina tijdelijk niet beschikbaar is, of in het Engels this service is temporarily unavailable. Het lukt niet om aan te melden in de OASIS-webapplicatie. Ik klik op een knop in de webapplicatie en er verschijnt een boodschap dat ik opnieuw moet aanmelden. Er verschijnt een boodschap dat ik niet geregistreerd ben. Antwoord U meldt zich in OASIS aan met uw UGent-gebruikersnaam en paswoord. Dit zijn dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde paswoord die gebruikt worden voor de website van UGent of voor andere UGent-webapplicaties, zoals Apollo of Minerva. Vermoedelijk vindt er achter de schermen een update plaats van de applicatie. Als u over enkele ogenblikken opnieuw probeert zich aan te melden, zou het probleem van de baan moeten zijn. Als dit probleem aanhoudt, neem dan contact op met de OASIShelpdesk: helpdesk.oasis@ugent.be Controleer of andere webpagina s bereikbaar zijn. Controleer of andere UGent-webapplicaties bereikbaar zijn. Controleer of de juiste gebruikersnaam en het juiste wachtwoord worden gebruikt. Als dit probleem aanhoudt, neem dan contact op met de OASIS-helpdesk: helpdesk.oasis@ugent.be. Vermoedelijk bent u een tijd aangemeld in het systeem zonder op een knop of link te klikken. U kunt opnieuw naar de startpagina van de OASIS-webapplicatie gaan via en zich opnieuw aanmelden. Er is een probleem met uw UGent-id. Contacteer de OASIShelpdesk: helpdesk.oasis@ugent.be. Online handleiding voor de OASIS-webapplicatie 9

10 Index A aanmelden... 5, 9 S startpagina Online handleiding voor de OASIS-webapplicatie

11 Verklarende woordenlijst A aanbodsessie: Bij een cursus kunnen een of meerdere aanbodsessies horen, die elk een of meerdere academiejaren geldig kunnen zijn. Een aanbodsessie definieert op welke manier en tijdens welke periode in het academiejaar een cursus aan de student wordt aangeboden. Zo kan er bij de cursus Wiskunde bijvoorbeeld een aanbodsessie horen die bepaalt dat Wiskunde vanaf academiejaar tot in het eerste semester wordt aangeboden, in het Nederlands, en onder de vorm van een aantal hoorcolleges. Bij dezelfde cursus Wiskunde, kan een tweede aanbodsessie horen die inhoudt dat de cursus tijdens diezelfde academiejaren ook in het tweede semester wordt aangeboden, en ditmaal ook met een aantal werkcolleges. Doorgaans hebben de meeste cursussen slechts één aanbodsessie. C contacturen: Het aantal contacturen verwijst naar het aantal uur dat aan elke student individueel wordt aangeboden. Contacturen of lesblokken worden uitgedrukt in netto-eenheden van 1 uur en 15 minuten, of 1,25. Met andere woorden, één lesblok komt overeen met netto 75 minuten, ingevuld als 1,25. Bij een cursus die één semester (12 weken) lang wordt aangeboden met één contactuur per week, vult u dus het getal 15 in. cursus: Een cursus is wat in het OER wordt gedefinieerd als een afgebakend geheel van onderwijsen evaluatieactiviteiten dat gericht is op het verwerven van welomschreven competenties inzake kennis, inzicht, vaardigheden en attitudes. Een cursus kan een of meerdere academiejaren geldig zijn. De basisgegevens van een cursus, zoals de naam en het totale aantal contacturen, liggen vast voor de volledige geldigheidsperiode van de cursus. Bij een cursus horen een of meerdere studiefiches, onderwijsopdrachten en aanbodsessies. G groepen: Het aantal groepen verwijst naar de groepen waarin alle studenten die een cursus volgen, worden onderverdeeld en waaraan afzonderlijk een bepaalde werkvorm wordt aangeboden. Het verwijst dus ook naar het aantal keer dat dezelfde les moet worden gegeven om alle studenten van een cursus te bereiken. onderwijsopdracht: Bij elke cursus kunnen jaarlijks een of meerdere onderwijsopdrachten horen die specificeren wie de titularis, medelesgever(s) en medewerker(s) van een cursus zijn. De onderwijsopdrachten verbonden aan een cursus kunnen jaarlijks veranderen. Zo kan er elk academiejaar een andere verantwoordelijk lesgever worden aangesteld, en kunnen ook de betrokken medelesgevers veranderen. opleidingsonderdeel: Wanneer een cursus wordt opgenomen in een opleidingsprogramma, noemen we een dergelijke opname een opleidingsonderdeel. O opleidingsprogramma: Een opleidingsprogramma is de concrete realisatie van een opleiding of afstudeerrichting. Een opleidingsprogramma is opgebouwd uit modules. Elke module is van een bepaald type, en kan een aantal opleidingsonderdelen bevatten. Zo zijn er modules van het type algemene opleidingsonderdelen, afstudeerrichtingsopleidingsonderdelen, keuzeopleidingsonderdelen, minors, majors, masterproeven, verdiepende studies, enz. In OASIS zijn opleidingsprogramma s niet meer opgesplitst volgens studiejaren, maar bevatten Online handleiding voor de OASIS-webapplicatie 11

12 ze de volledige inhoud van een opleiding of afstudeerrichting. Bij elk opleidingsonderdeel kan echter wel worden aangeduid in welke periode van een modeltraject dat opleidingsonderdeel moet worden gevolgd. Als een bacheloropleiding bijvoorbeeld een voltijds modeltraject heeft dat bestaat uit drie periodes (drie jaar), dan kan bij elk opleidingsonderdeel worden aangegeven of de student het moet volgen in de eerste, tweede of derde periode, ofwel vrij mag kiezen wanneer hij of zij het volgt. studiefiche: Bij elke cursus hoort een studiefiche. Ze bevat onder meer de didactische werkvormen, onderwijstalen, evaluatiemomenten, en kan elk academiejaar veranderen. S W werkvorm: Bij elke aanbodsessie van een cursus geeft men aan welke werkvormen in die aanbodsessie worden gebruikt. Deze werkvormen worden gekozen uit de didactische werkvormen die in de studiefiche van de cursus worden aangegeven. Bovendien vult de verantwoordelijk lesgever jaarlijks in hoeveel contacturen per werkvorm worden ingezet. Dit kan voortaan via de OASIS-webapplicatie. Meer informatie over de diverse werkvormen vindt u in het Onderwijs- en Examenreglement. 12 Online handleiding voor de OASIS-webapplicatie