Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Stuurgroep Experimenten Volkshuisvesting 1
INLEIDING De SEV stimuleert de ontwikkeling van praktische, innovatieve oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken op het gebied van wonen in Nederland. Hiertoe heeft de SEV een aantal programma s ontwikkeld, waarin verschillende experimenten zijn opgenomen. Elk programma staat voor een maatschappelijk vraagstuk. De experimenten in een programma zijn gericht op een mogelijke innovatieve oplossing. Alle partijen die zich bezighouden met veranderingen en vernieuwingen op het maatschappelijke terrein van wonen, komen in aanmerking om deel te nemen aan de experimenten van de SEV. Vaak zijn dit woningcorporaties, bewonersbelangenorganisaties en gemeenten, maar ook ontwikkelaars, beleggers en ontwerpers kunnen experimentpartner zijn. De SEV ontvangt algemene en programma subsidies van de rijksoverheid voor het uitvoeren van de verschillende experimenten. In de meeste gevallen vraagt de SEV ook een financiële bijdrage van de deelnemers aan de experimenten. Ten behoeve van de procesmatige ondersteuning van de experimenten, verleent de SEV opdrachten aan marktpartijen. Veelal betreft het opdrachten voor projectleiders of specialisten om de experimentpartners te begeleiden en adviseren bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van hun experiment, evenals de communicatie over de resultaten. Bij de opdrachtverlening dient de SEV de regels van het aanbestedingsrecht in acht te nemen. De SEV heeft de intentie uitgesproken om haar inkoop - en aanbestedingstrajecten zoveel mogelijk met in achtneming van dit beleid uit te voeren. In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn de kaders, richtlijnen en uitgangspunten geformuleerd voor het handelen van de SEV ten aanzien van inkopen en aanbesteden. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is als volgt opgebouwd: Hoofdstuk 1: Hoofdstuk 2: Hoofdstuk 3: Hoofdstuk 4: Hoofdstuk 5: Begrippenlijst Uitgangspunten Juridisch kader Europees aanbesteden Aanbesteden onder de drempel 2
HOOFDSTUK 1: BEGRIPPENLIJST Aanbesteden: Het proces dat vooraf gaat aan het verstrekken van een opdracht aan een opdrachtnemer voor de uitvoering van werken, leveringen en diensten. Bao: Besluit aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten, besluit van 16 juli 2005, nr. 408. Drempelbedrag: De bedragen die volgen uit artikel 7 Bao/ artikel 7 Europese aanbestedingsrichtlijn. Marktanalyse: Voorafgaand aan een aanbesteding onderzoeken wat de markt te bieden heeft met betrekking tot diensten en/of aanbieders Overheidsopdracht voor diensten: Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die tussen één of meer dienstverleners en één of meer aanbestedende diensten is gesloten en in de hoofdzaak betrekking heeft op het leveren van diensten. SEV: Stuurgroep Experimenten Volkshuisvesting. 3
HOOFDSTUK 2: UITGANGSPUNTEN 2.1. Doelstellingen Met haar inkoop- en aanbestedingsbeleid streeft SEV verscheidene doelstellingen na. Deze doelstellingen kunnen worden verdeeld in algemene en specifieke doelstellingen. 2.1.1. Algemene doelstellingen Vanuit haar verantwoordelijkheid als publiekrechtelijke instelling (aanbestedende dienst) streeft SEV de volgende doelstellingen na: naleving van wet- en regelgeving op het gebied van (Europees) aanbesteden; en doelmatige, rechtmatige en verantwoorde besteding van publieke gelden. Vanuit haar verantwoordelijkheid als opdrachtgever streeft SEV de volgende doelstellingen na: kostenbeheersing; effectief inkopen; en beperking van contractrisico s. 2.1.2. Specifieke doelstellingen Daarnaast streeft SEV ook de volgende specifieke doelstellingen na, zie ook de website van SEV http://www.sev.nl/over-de-sev: Innovatie Opschalingspotentieel/kennisoverdracht binnen de markt Duurzaamheid 2.2. Marktanalyse Om de eerder genoemde doelstellingen te kunnen bereiken, is relevante product- en marktkennis onmisbaar voor SEV: welke diensten worden aangeboden, wie zijn de spelers op de markt en welke technische innovaties zijn ontwikkeld? Waar nodig zal SEV een marktanalyse uitvoeren om de benodigde kennis te kunnen opdoen. Een marktanalyse kan door SEV ook worden gebruikt om te toetsen of de eisen die SEV wil stellen verband houden met de opdracht. In het kader van de marktanalyse kan de SEV contact opnemen met potentiële gegadigden. Hierbij zal SEV zich confirmeren aan de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht. 4
HOOFDSTUK 3: JURIDISCH KADER SEV hanteert bij al haar inkoop- aan bestedingstrajecten de volgende wet- en regelgeving. 3.1. Wet- en regelgeving inkopen en aanbesteden De Europese aanbestedingsrichtlijn 2004/18/EG ( Europese aanbestedingsrichtlijn ) van 31 maart 2004, betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten. Het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten ( Bao ) van 16 juli 2005, dat sinds 1 december 2005 de omzetting van richtlijn 2004/18/EG regelt. De Wijzigingsrichtlijn 2007/66/EG van 11 december 2007, met betrekking tot de verhoging van doeltreffendheid van de beroepsprocedures inzake het plaatsen van overheidsopdrachten. De Wet implementatie rechtsbeschermingsrichtlijnen aanbesteden ( Wira ) van 19 februari 2010, waarmee Wijzigingsrichtlijn 2007/66/EG is geïmplementeerd in de Nederlandse wetgeving. Het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VwEU) van 25 maart 1957, waaruit de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht voortvloeien (zie para. 5.1 van dit inkoop-en aanbestedingsbeleid). Onderhavig inkoop en aanbestedingsbeleid. 3.2. Wet- en regelgeving contracteren Voor het sluiten van overeenkomsten hanteert SEV de regels van het Nederlandse Burgerlijk Wetboek (BW). 3.3. Afwijken van het inkoop - en aanbestedingsbeleid Door SEV wordt aanbesteed overeenkomstig de in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid neergelede bepalingen. Van Europese richtlijnen, het Bao en de Wira mag niet worden afgeweken. Van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid van SEV kan aan de hand van de inhoudelijke kenmerken van een opdracht, de marktsituatie en/of de specifieke omstandigheden van het geval, gemotiveerd worden afgeweken. Hiervoor is schriftelijke goedkeuring van de directeur van SEV vereist. 5
HOOFDSTUK 4: EUROPEES AANBESTEDEN Boven een bepaald drempelbedrag, dient een overheidsopdracht door SEV Europees te worden aanbesteed. De Europese aanbestedingsrichtlijn en het Bao (evenals de Rechtsbeschermingsrichtlijn en de Wira) zijn dan in beginsel van toepassing. Een aantal bepalingen uit de Europese aanbestedingsrichtlijn en het Bao worden hierna kort toegelicht. 4.1. Aard van de opdracht In artikel 1 sub h, i en j van het Bao (artikel 1 lid 2 Europese Aanbestedingsrichtlijn) is vastgelegd wat wordt verstaan onder werken, leveringen en diensten. Het bepalen van de categorie waartoe een opdracht behoort, is nodig om vast te kunnen stellen welk drempelbedrag (zie paragraaf 4.2) en daarbij behorend aanbestedingsregime van toepassing is. SEV verstrekt uitsluitend overheidsopdrachten voor diensten. Het huidige drempelbedrag voor overheidsopdrachten voor diensten is EUR 200.000.1 4.2. 2A en 2B diensten Het Bao maakt een onderscheid in 2A en 2B diensten. Dit onderscheid slaat op de lijst van diensten die in bijlage 2A, respectievelijk bijlage 2B van het Bao (Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten) is opgenomen. Voor de aanbestedingen van 2A-diensten gelden alle verplichtingen van het Bao. Voor de aanbestedingen van 2Bdiensten gelden slechts enkele verplichtingen, namelijk: Het opnemen van de technische specificaties in de aanbestedingsstukken zoals bedoeld in artikel 23 Bao. De uitslag van de aanbestedingsprocedure toezenden aan het Europese publicatieblad (publicatie achteraf). 4.3. Waardebepaling van een opdracht SEV raamt de waarde van een opdracht conform artikel 9 Bao (artikel 9 Europese Aanbestedingsrichtlijn). Concreet betekent dit dat SEV bij de raming van de opdrachtwaarde de volgende regels in acht neemt: De waarde van de opdracht wordt gebaseerd op het totale bedrag voor deze opdracht, exclusief omzetbelasting. Bij de berekening van de waarde wordt ook rekening gehouden met eventuele opties en verlengingen van de overeenkomst. De opdrachten worden niet kunstmatig gesplitst of opgeknipt in kleinere opdrachten, om hiermee een aanbesteding te vermijden. Het moment van het aankondigen van de opdracht of (als er geen aankondiging plaatsvindt) de uitvraag 1 Voor een schematische weergave van alle drempelbedragen: zie paragraaf 5.2. van dit inkoop en aanbestedingsbeleid. 6
van de offerte is bepalend voor de raming van de opdrachtwaarde. 4.4. Criteria Eisen aan de opdracht, inschrijver of dienst kunnen op verschillende manieren in de aanbestedingsstukken worden opgenomen. Eisen Artikelen Bao Korte toelichting Technische specificaties Artikel 23 Bao Artikel 23 Europese aanbestedingsrichtlijn Eisen aan de dienst. Selectiecriteria Artikel 48 t/m 51 Bao Artikel 45 t/m 52 Europese aanbestedingsrichtlijn Eisen aan de inschrijver. Gunningscriteria Artikel 54 Bao Artikel 53 Europese aanbestedingsrichtlijn Eisen aan de opdracht. Uitvoeringseisen Artikel 26 Bao Artikel 26 Europese aanbestedingsrichtlijn Bijzondere eisen aan de uitvoering van de opdracht. Technische specificaties Technische specificaties zijn de functionele eisen waaraan de dienst (product of een werk) moet voldoen. Dit zijn meestal eisen die worden gesteld aan producten of in het kader van een werk. Een voorbeeld van een technische specificatie is een milieukenmerk. Het niet voldoen aan deze eis, betekent dat een niet-besteksconforme inschrijving is ingediend die niet voor gunning in aanmerking kan komen. Selectiecriteria In het kader van de selectiecriteria of geschiktheidseisen, kan SEV inschrijvers bijvoorbeeld vragen naar financiële draagkracht of bekwaamheid (bijvoorbeeld door het vragen van referenties). Net als bij de technische specificaties leidt het niet voldoen aan selectiecriteria/geschiktheidseisen ertoe dat een inschrijver niet voor gunning van de opdracht in aanmerking kan komen, omdat zijn inschrijving nietbesteksconform is. Gunningscriteria Gunningscriteria zijn criteria aan de hand waarvan SEV een opdracht gunt. Dit kan op basis van laagste prijs of economisch meest voordelige inschrijving ( emvi ). Het verschil is dat bij emvi niet alleen op prijs 7
wordt gegund, maar ook een deel op kwaliteit. Uitvoeringseisen SEV mag bijzondere voorwaarden verbinden aan de uitvoering van een overheidsopdracht, mits die voorwaarden in overeenstemming zijn met het VwEU (Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie) (en dus ook in overeenstemming zijn met de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht) en in de aankondiging en/of de aanbestedingsstukken zijn vermeld. Hierbij kan gedacht worden aan vergunningen die benodigd zijn voor de uitvoering of de tijd waarin een bepaalde opdracht moet worden uitgevoerd. 8
HOOFDSTUK 5: AANBESTEDEN ONDER DE DREMPEL Indien de geraamde waarde van de opdracht minder bedraagt dan de Europese drempelwaarde, dan gelden de Europese aanbestedingsrichtlijn en het Bao niet.2 SEV is in dat geval in beginsel niet verplicht om de opdracht Europees aan te besteden. 5.1. Algemene beginselen aanbestedingsrecht Voor opdrachten onder de drempelwaarde met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht van belang: Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden. Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn. Proportionaliteit/: evenredigheid De gekozen maatregelen en criteria moeten zowel noodzakelijk als passend zijn met het oog op hetgeen de aanbestedende dienst wil bereiken. De gestelde eisen mogen dus niet onevenredig zijn in verhouding tot de opdracht. Wederzijdse erkenning: Diensten van ondernemingen uit andere lidstaten van de EU moeten worden toegelaten voor zover die diensten op gelijkwaardige wijze beantwoorden aan de legitieme doelstellingen van de aanbestedende dienst. 5.2. Drempelbedragen en aanbestedingsvormen Met inachtneming van de voornoemde beginselen voor opdrachten met een grensoverschrijdend belang, staat het SEV vrij om voor opdrachten onder de Europese drempelwaarde haar eigen beleid te voeren. Opdrachten voor 2A-diensten3 met een geschatte waarde tussen 50.000 en 200.000 worden in beginsel aangekondigd op de website van de SEV. Middels een meervoudige onderhandse offerteaanvraag vraagt de SEV vervolgens minimaal 3 offertes op. Voor opdrachten met een waarde tussen 2.000 en 50.000 wordt door de SEV minimaal één offerte opgevraagd. Opdrachten onder 2000 valt onder kleine diensten die zonder officiële opdracht ingekocht worden. 2 Evenmin is in dat geval de Wijzigingsrichtlijn en de Wira van toepassing. 3 SEV hanteert hetzelfde onderscheid in 2A- en 2B-diensten als de Europese Aanbestedingsrichtlijn en het Bao. 9
Schematisch kan dit als volgt worden weergegeven. Boven Europese drempelwaarde Waarde > 200.000 Aanbestedingsrichtlijn 2004/18/EG Bao Europees aanbesteden Publicatie op TED (EU) Beneden Europese drempelwaarde Waarde 50.000 200.000 Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht Aanbestedingsbeleid Meervoudig onderhandse aanbesteding. Minimaal drie inschrijvingen. Aankondiging van de opdracht op de website van de SEV. Waarde< 50.000 Aanbestedingsbeleid 1 offerte Geen aankondiging 5.3. Meervoudig onderhandse offerteaanvraag SEV hanteert in beginsel de volgende uitgangspunten bij een meervoudig onderhandse offerteaanvraag. 1. Aankondiging van de opdracht De opdracht wordt aangekondigd op de website van de SEV; http://www.sev.nl/. Deze aankondiging bevat meestal een beknopte beschrijving van de opdracht, of een volledig offerteverzoek. Geïnteresseerde dienstverleners kunnen zich binnen een termijn van 2 weken (na datum aankondiging) aanmelden om te worden uitgenodigd voor het indienen van een offerte, tenzij anders wordt vermeld in de aankondiging of offerteaanvraag. 2. Uitnodiging tot het indienen van een offerte Indien vooraankondiging heeft plaatsgevonden zal de SEV in beginsel ten minste drie gegadigden uitnodigen om een offerte in te dienen. Hieronder zijn in ieder geval begrepen alle dienstverleners die zich hebben aangemeld naar aanleiding van de aankondiging van de opdracht (punt 1). Bij de uitnodiging vertrekt de SEV een bestek of beschrijvend document met daarin de relevante informatie over de opdracht. 3. Indienen offerte De geselecteerde partijen wordt vervolgens een termijn van in principe 2 weken gegund om een offerte in te dienen. 4. Beoordeling van de offertes Na sluiting van de inschrijvingstermijn zal de SEV alle ingediende offertes beoordelen. 5. Aanwijzen opdrachtnemer Na de beoordeling wijst de SEV de geselecteerde inschrijver of inschrijvers aan. De SEV brengt alle 10
inschrijvers hiervan schriftelijk op de hoogte. 6. Contracteren opdrachtnemer De SEV en de geselecteerde opdrachtnemer zullen in een schriftelijke overeenkomst nadere afspraken maken over de uitvoering van de opdracht. 11