gravita Hoofdkade 95, 9503 HD Stadskanaal Tel. & fax: 0599-614815 E-mail: info@gravita.nl / www.gravita.nl Inschrijfnummer KvK: 02083322 Postbank 4491228 Fiscaalnummer 1345.68.266.B01 PSUA Handleiding PSU Adressenbeheer Module: Direct Mail Versie: 1.4 25 juni 2007
2 Handleiding PSU Adressenbeheer Direct Mail 25 juni 2007 Inhoud Voorwoord...3 Hoofdstuk 1 PSUA Direct Mail: de basis...4 1.1 Systeemgegevens...5 1.2 De geselecteerde adressen...5 1.3 E-mail gegevens...5 1.4 Bijlagen...6 1.5 Variabelen...6 1.6 Testmail...6 1.7 Mailen...6 Hoofdstuk 2 Voorbeelden...7 2.1 Tekst e-mail met of zonder afbeelding...7 2.2 Html e-mail...9 2.3 Html e-mail met embedded afbeeldingen...11
Handleiding PSU Adressenbeheer module Direct Mail 25 juni 2007 3. Voorwoord De module Direct Mail van PSU Adressenbeheer is een eenvoudig emailprogramma. Het krijgt emailadressen en postadressen door van de module Uitvoer op basis van selectiecodes. De module geeft de mogelijkheid vóór het mailen adressen te blokkeren. Het kan echter niet vaak genoeg gezegd worden: spammen is verboden, en als dit in uw geval niet zo is, dan toch zeer hinderlijk. Om die reden hebben wij in de eerste versie afgezien van het direct mailen van geselecteerde personen of bedrijven, en hebben wij gekozen voor een eventuele import van mailinglijsten. Het blijkt echter dat er ook klanten te goeder trouw een mailing per email willen versturen. In de meeste gevallen komen die mails niet meer allemaal aan, vanwege bulk- en spamkillers. Wij hopen daarom dat onze oplossing de echte spammers niet zullen aantrekken. Na het uitkomen van de module Direct Mail op 13 juli 2006 zijn diverse klanten én wijzelf direct ermee gaan werken. Al snel bleek dat het programma in die vorm niet voldeed aan onze kwaliteitseisen. Om die reden hebben wij in periode daarna samen met diverse klanten een eisenlijst opgesteld waaraan het programma zou moeten voldoen. Het huidige programma schoot op een aantal punten tekort: - snelheid te laag; - maximale grootte van een email; - teveel handelingen voor een opgemaakte (html-) mail; - geen mogelijkheden voor embedded afbeeldingen: geen afbeeldingen in de email opgenomen; Op basis van deze gegevens hebben wij het programma vrijwel volledig aangepast. Naar onze mening voldoet de huidige versie aan alle wensen. We hebben er inmiddels zelf al twee nieuwsbrieven met een flinke oplage mee verstuurd. Ten opzichte van de vorige versie zijn de volgende wijzigingen ingebracht: - mailen zonder variabelen; Het mailen met gebruik van variabelen zal elke mail doorzoeken naar variabelen en eventueel de juiste waarde invullen. Het zal aardig wat tijd schelen om, als er geen variabelen in de mail zijn gebruikt, de gehele routine over te slaan; - maximale lengte body e-mail (exclusief afbeeldingen) naar 80.000 tekens; - mailen van een tekst óf een html; - een html e-mail kan embedded afbeeldingen bevatten (afbeeldingen in de e-mail); - we zien af van de weergave van de meldingen van de smtp server, ook dat kost tijd. Mails komen in alle soorten en maten. We kunnen in deze handleiding niet alle soorten en mogelijkheden behandelen. Bovendien gaan we er vanuit dat alleen beginners voorbeelden echt nodig hebben. Als voorbeeld hebben we gekozen voor drie mogelijkheden: een tekst e-mail met een logo op t eind, een opgemaakte (html) e-mail met foto s via een website en een opgemaakte e-mail (html) met embedded afbeeldingen.
4 Handleiding PSU Adressenbeheer Direct Mail 25 juni 2007 Hoofdstuk 1 PSUA Direct Mail: de basis De selectie van bovenstaande adressen is gemaakt met selectiecodes binnen de module uitvoer van PSU Adressenbeheer. Hoe zo n selectie kan worden gemaakt is te vinden in de handleiding van PSU Adressenbeheer. De installatie van de module Direct Mail zal bij de keuze Uitvoeren naar een keuze direct mail toevoegen. Het scherm kent de volgende opbouw: linksboven de systeemgegevens, rechtsboven de gegevens over de mailing. Het middelste kader bevat de geselecteerde bedrijven of personen met emailadressen. Het kader E-mail gegevens bevat het e-mail bestand en eventueel bijlagen bij de e- mail. Tevens zijn in dit kader de knoppen voor een testmail en het starten van de mailing te vinden. Het grote kader linksonder zal de informatie bevatten over de communicatie met de mailserver, voor de gebruiker waarschijnlijk niet zo belangrijk. Als het gekozen emailbestand een html-bestand is én er zijn bijlagen gekozen, zal naast de Bijlagen knop nog kunnen worden aangegeven of de afbeeldingen in de email moeten worden opgenomen (zie 2.3). De eerste keer starten Bij het voor de eerste keer starten van de geregistreerde versie zal het kader met de namen en e-mail adressen pas worden gevuld als de licentienaam en het nummer zijn ingegeven. Het programma werkt namelijk pas na ingave van de juiste code. Bij het gebruik van de demo versie zal het scherm zich wel direct vullen. Het programma zal echter steeds alleen de eerste 3 afgevinkte adressen een mail sturen.
Handleiding PSU Adressenbeheer module Direct Mail 25 juni 2007 5. 1.1 Systeemgegevens De systeemgegevens bestaan uit de licentienaam en het nummer die bij aankoop zijn meegestuurd. Verder dienen hier de smtp server of het domein te worden ingegeven en het email adres van de verzender te worden ingegeven. Deze gegevens kunnen over het algemeen worden afgelezen uit bijvoorbeeld de accounteigenschappen van Outlook (Express). Na het ingeven zal een druk op de opslaan knop de informatie in het bestand opslaan. Over het algemeen behoeft deze informatie slechts eenmalig te worden ingevoerd. 1.2 De geselecteerde adressen De lijst met namen en emailadressen zijn door selectie met de module Uitvoer gevonden. Door vinkjes weg te halen voor de naam kan een adres alsnog worden uitgesloten van de mailing. 1.3 E-mail gegevens De overige gegevens die nodig zijn voor de mailing bestaan uit twee onderdelen. Allereerst in het bovenste kader rechts. Daar staan de aantallen geselecteerde adressen en er zal een telling worden bijgehouden van verzonden mails. In dit kader dient het onderwerp van de mails, de titel te worden ingegeven. Tevens kan hier worden opgegeven of er gebruik zal worden gemaakt van variabelen in de email (zie 1.5). Daarna dient het emailbestand, in de vorm van een tekst (.txt) of e-mail (.html) te worden opgegeven. Met de knop kan eventueel een bestand worden aangewezen uit de mappen en bestandenlijst. Rest nog vóór het verzenden van de mail eventuele bijlagen op te geven (zie 1.4).
6 Handleiding PSU Adressenbeheer Direct Mail 25 juni 2007 1.4 Bijlagen Bijlagen om mee te sturen met de email kunnen van het linkerkader naar net rechterkader worden overgebracht door de bestanden te selecteren en op de > knop te klikken. Door bestanden rechts te klikken en de < knop te gebruiken kan een selectie ongedaan worden gemaakt. De bestanden moeten in dezelfde map staan als de email tekst of html. 1.5 Variabelen De email mag worden voorzien van variabelen. Dit zijn codes die het programma kan omzetten in de juiste gegevens alvorens een email te verzenden. Op die manier kan een algemene tekst worden voorzien van eventueel een naam en een adres. Een variabele is een code die in de tekst kan worden geplaatst zodat het programma deze kan herkennen en omzetten in de juiste waarde. De volgende variabelen zijn te gebruiken: PSUA#0 NAW nummer PSUA#1 volledige naam of bedrijfsnaam PSUA#2 aanhef/tussenvoegsel/achternaam of bedrijfsnaam PSUA#3 achternaam of bedrijfsnaam PSUA#4 adres huisnummer PSUA#5 postcode woonplaats PSUA#6 land PSUA#7 e-mailadres In het kader Gegevens mailing kan het gebruik van variabelen worden in- of uitgeschakeld. Aangezien elke mail geheel zal worden gecheckt op variabelen zal het iets meer tijd kosten om de mail uiteindelijk te verzenden. Daarom kan het scannen op variabelen eventueel worden uitgesloten. 1.6 Testmail De testmail knop zal één email verzenden naar het afzender email adres. 1.7 Mailen De Mail knop zal voor de geregistreerde versie alle geselecteerde mails verzenden, en voor de demo versie de eerste 3. Na het verzenden van de email rest geen andere mogelijkheid dan het programma afsluiten.
Handleiding PSU Adressenbeheer module Direct Mail 25 juni 2007 7. Hoofdstuk 2 Voorbeelden 2.1 Tekst e-mail met afbeelding De mogelijkheid van een tekst met een kleine afbeelding als email is de meest gangbare manier om een mailing te versturen. Mensen zullen niet snel klagen om een klein mailtje, maar wel snel om een flinke mail met grote afbeeldingen. De tekst die voor dit voorbeeld is aangemaakt ziet er als volgt uit: Gravita nieuwsbrief juli PSUA#2 PSUA#4 PSUA#5 Geachte klant, Hierbij willen wij u op de hoogte brengen van het gereedkomen van de module DirectMail van het programma PSU Adressenbeheer. Het geeft de mogelijkheid om voor zowel kleine als grote klanten een directe mailing te doen op basis van selectiecodes binnen PSU Adressenbeheer. Wij zijn natuurlijk niet de eerste, waarschijnlijk ook niet de beste en zeker niet de enige. De prijs liegt er anders niet om: voor slechts ## euro, inclusief BTW, verzend u automatisch uw mailing. Het programma verzendt mail voor mail en zal dus niet snel bouncen op spamkillers of worden opgenomen op bulkmail lijsten. De -goedkope- oplossing voor al uw e-mail mailingen: PSU Adressenbeheer module DM. Wij zijn natuurlijk net als u tegenstanders van spammen en roepen u dan ook op om het programma niet te gebruiken voor spam. De opt-in optie, gebruik van email-1 of email-2, geeft u de mogelijkheid om klanten naar keuze uit te sluiten voor mailingen. Gebruik deze keuze en vraag alle klanten eerst of deze wel mail willen ontvangen. Wij zijn u in ieder geval dankbaar voor alle inspanningen op dit gebied. Met vriendelijke groet, Gravita. Het logo voor onder aan de email ziet er als volg uit: De handelingen om tot onze mail te komen: - start PSU Adressenbeheer, kies voor Uitvoer en selecteer de adressen; - uitvoer naar: direct mail; - geef in het programma rechtsboven het onderwerp in: Nieuwsbrief juli ; - kies in het Bestand e-mail voor het tekstbestand; - kies met de knop Bijlage de bijlage, het logo; - stuur een testmail om te controleren of het goed aankomt; - druk op de mail-knop.
8 Handleiding PSU Adressenbeheer Direct Mail 25 juni 2007
Handleiding PSU Adressenbeheer module Direct Mail 25 juni 2007 9. 2.2 Html e-mail Een html-emailbestand kan worden gemaakt met een speciaal programma, zoals bijvoorbeeld Dreamweaver, ingegeven via een tekstverwerker bijvoorbeeld MS word of ingegeven in bijvoorbeeld kladblok. In ieder geval zal het uiteindelijke product een.html bestand zijn. De module Direct Mail kan de html direct mailen naar de geselecteerde emailadressen. Eventuele afbeeldingen in de html kunnen op twee manieren worden opgenomen: - de afbeeldingen plaatsen op een website, en in de html verwijzen naar de website; - de afbeelding opnemen in de email ( embedded, zie 2.3). Het voorbeeld in dit hoofdstuk betreft een html mail, met afbeeldingen op een website. De mail kan eventueel van bijlagen worden voorzien. Let er op dat de checkbox embedded afbeeldingen niet is aangevinkt en dat (in ons voorbeeld) gebruik van variabelen wel is aangevinkt. Het html bestand: <HTML> <HEAD> <TITLE>Leuke uitjes</title> </HEAD> <BODY BGCOLOR="#FFCC33" STYLE="font-size: 15; font-family: sans-serif;" TEXT="#000000" LINK="#000000" VLINK="#CC3366" ALINK="#CC3366"> <CENTER><IMG SRC="http://www.bulkdata.nl/logo.bmp"></CENTER> <CENTER><H1>Nieuwsbrief juli</h1> <CENTER><TABLE STYLE="font-size: 15; font-family: sans-serif;" WIDTH="700"> <TR> <TD> Hallo, PSUA#2 PSUA#4 PSUA#5 Deze week zijn er op de website www.leukeuitjes.nl héle leuke prijzen te winnen. Diverse exploitanten van uitjes hebben vrijkaarten, kortingskaarten en vrije ritten ter beschikking gesteld. Leuke uitjes naar bijvoorbeeld prachtige speeltuinen en attractieparken. <IMG SRC="http://www.bulkdata.nl/picture.jpg" ALIGN="right"> </TD> </TR> </TABLE></CENTER> </BODY> </HTML> In de browser ziet het bestand er als volgt uit:
10 Handleiding PSU Adressenbeheer Direct Mail 25 juni 2007 Opslaan van de email De bedoeling is dat het uiteindelijk te verzenden emailbestand ook het logo en de foto van de internetsite haalt. Dan de handelingen om tot onze mail te komen: - start PSU Adressenbeheer, kies voor Uitvoer en selecteer de adressen; - uitvoer naar: direct mail; - geef in het programma rechtsboven het onderwerp in: Nieuwsbrief juli ; - kies in het Bestand e-mail voor het.html bestand (vergeet niet eerst onderaan.txt te wijzigen in.html); - stuur een testmail om te controleren of het goed aankomt; - druk op de mail-knop. De ontvanger met Outlook Express zal de mail zien als:
Handleiding PSU Adressenbeheer module Direct Mail 25 juni 2007 11. 2.3 Html e-mail met embedded afbeeldingen Een email met embedded afbeeldingen zal zowel de html pagina als de afbeelding(en) bevatten. Alle opgegeven afbeeldingen zullen dus worden meegezonden, waardoor het formaat van de email vrij groot kan worden. Om tot een email met embedded afbeeldingen te komen zijn er een paar verschillen met het voorbeeld in het voorgaande hoofdstuk: - de html is iets anders; - we kiezen bijlagen; - we vinken Embedded bijlagen wel aan. De html voor dit voorbeeld ziet er als volg uit: <HTML> <HEAD> <TITLE>Leuke uitjes</title> </HEAD> <BODY BGCOLOR="#FFCC33" STYLE="font-size: 15; font-family: sans-serif;" TEXT="#000000" LINK="#000000" VLINK="#CC3366" ALINK="#CC3366"> <CENTER><IMG SRC="cid:message-root.1"></CENTER> <CENTER><H1>Nieuwsbrief juli</h1> <CENTER><TABLE STYLE="font-size: 15; font-family: sans-serif;" WIDTH="700"> <TR> <TD> Hallo, PSUA#2 PSUA#4 PSUA#5 Deze week zijn er op de website www.leukeuitjes.nl héle leuke prijzen te winnen. Diverse exploitanten van uitjes hebben vrijkaarten, kortingskaarten en vrije ritten ter beschikking gesteld. Leuke uitjes naar bijvoorbeeld prachtige speeltuinen en attractieparken. <IMG SRC="cid:message-root.2" ALIGN="right"> </TD> </TR> </TABLE></CENTER> </BODY> </HTML> Het enige verschil tussen dit voorbeeld en het voorbeeld in het vorige hoofdstuk zijn de afbeeldingen. In plaats van een link met http://.logo.bmp vullen we in cid:message-root.1 en in plaats van http://...picture.jpg vullen we in cid:message-root.2. Op deze manier kan eenvoudig worden doorgegaan door steeds het laatste nummer op te hogen. Let wel: kies de bijlagen wel in dezelfde volgorde als de nummering; de eerste gekozen afbeelding komt op de plaats van message-root.1, de tweede op message-root.2, enz. Kies vervolgens met de Bijlagen -knop de twee bijlagen logo.bmp en picture.jpg, in die volgorde. Zet vervolgens een vinkje bij Embedded bijlagen. Test vervolgens de mail door op de Testmail -knop te klikken. De ontvangen mail zal er hetzelfde uitzien als de in het vorige hoofdstuk ontvangen email. De Mail -knop zal tenslotte de email verzenden aan alle geselecteerde adressen.