2007.03.31 A1 / administratief AWS1a/AWS1b/AWS2a KWALITEITSCOÖRDINATOR WERVING Bijdragen tot: Ontwikkelen en implementeren van een verbetermanagementsysteem waardoor het OCMW haar missie en visie, inclusief het kwaliteitsbeleid, op een systematische wijze realiseert vanuit een duidelijke strategie, gericht naar de belanghebbenden. Als lid van de cel organisatie, optimaliseren van de organisatiestructuur waarbij de juiste persoon op de juiste plaats werkt, rekening houdend met de principes van het competentiemanagement.. Coördineert de verschillende activiteiten op tactisch niveau van de dienst Personeel & Organisatie m.b.t. kwaliteitszorg en legt verantwoording af aan de beleidsadviseur. Resultaat- en klantgericht handelen en coördineren m.b.t. Missie-visie van het OCMW en de verschillende activiteitencentra. Kwaliteitszorg o.m. kwaliteitsplanning, kwaliteitssysteem (OCMW-handboek), bevraging van interne en externe klanten, zelfevaluaties met toepassing van de kwaliteitsdecreten. Organisatieontwikkeling o.m. implementeren van het verbetermanagementsysteem, het onderling afstemmen van de verschillende HRM-initiatieven tot een geïntegreerd HRMbeleid. Projectmatige opdrachten Optreden als budgethouder M.b.t. bovenstaande opdrachten: Nauw overleggen met de beleidsadviseur, de medewerkers P&O, het managementteam en de diensthoofden van het OCMW. Adviseren van directieleden, diensthoofden en personeelsleden; Functieprofiel Personeel en Organisatie blz 1
Rapporteren aan directieleden, diensthoofden en externe belanghebbenden (deze laatste op aanvraag); Deelnemen aan interne en externe werkgroepen en zich informeren i.f.v. de eigen doelstellingen en het eigen takenpakket. Indien noodzakelijk, het verzekeren van de continuïteit van de afdeling. Binnen de functionele loopbaan zullen de verantwoordelijkheid en moeilijkheidsgraad van het werk toenemen. Diplomavereisten en/of andere kennisvereisten zie Algemene wervingsvoorwaarden, punt 1 pag. 2 van het Administratief statuut. Specificatie : universitair diploma (licentie) of van hoger onderwijs van het lange type - specialisatie in één van de volgende studierichtingen: rechten, criminologische wetenschappen politieke en sociale wetenschappen psychologische en pedagogische wetenschappen economische en toegepaste economische wetenschappen medische en paramedische wetenschappen, alleen specialisatie gerontologie of medisch-sociale wetenschappen. Heeft kennis van wetgeving, procedures en voorschriften inzake integrale kwaliteitszorg. Past (nieuwe) methoden en technieken inzake integrale kwaliteitszorg en organisatieontwikkeling toe. Heeft interesse voor het brede domein van het personeelsbeleid Past relevante automatiseringsmogelijkheden toe. Hieronder zijn de kerncompetenties omschreven voor deze functie. De overige competenties; die ook voor deze functie worden geëvalueerd zijn via het intranet te raadplegen in het competentiewoordenboek. 1. Vakkennis De medewerker beschikt over de technische, inhoudelijke administratieve of andere gespecialiseerde kennis, noodzakelijk voor het uitoefenen van de functie. De hoeveelheid kennis staat in relatie tot de periode, waarin de persoon deze functie uitoefent. De individuele inspanningen om nieuwe vaardigheden aan te leren en op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen binnen de functie worden hierbij ook in rekening gebracht. Functieprofiel Personeel en Organisatie blz. 2
Beheerst het eigen takenpakket Heeft een duidelijk zicht op het takenpakket van de dienst Kent de werkmethoden en procedures van de dienst en de organisatie Heeft kennis van automatisering en van de toepassingsmogelijkheden voor de dienst Schoolt zich voldoende bij om de vakkennis op peil te houden en is bereid om nieuwe methodes aan te leren voor verdere persoonlijke ontplooiing 2. Communicatie/ Initiatieven De medewerker verbetert voortdurend en neemt initiatieven die gericht zijn op kwaliteit en resultaat. Ziet zelf problemen en mogelijkheden binnen zijn functie en dienst. Wacht niet op nieuwe opdrachten Neemt indien mogelijk of nodig het voortouw Doet voorstellen tot verbetering (brengt ideeën, oplossingen,. aan) Informeert zich via de bestaande informatiekanalen Geeft relevante informatie door via de geëigende informatiekanalen 3. Samenwerking De mate waarin de medewerker werkrelaties en contacten opbouwt en onderhoudt, noodzakelijk voor het uitvoeren van de functie. Het gaat daarbij zowel over het samenwerken met collega s, als met de leidinggevenden. van de organisatie en geeft indien nodig informatie tijdig en correct door Draagt bij tot de goede sfeer in de organisatie Gedraagt zich als een teamspeler: werkt collegiaal samen en neemt actief deel aan de werking Onderhoudt goede contacten met leidinggevenden, directe collega s en andere medewerkers van het team Overlegt met medewerkers van de eigen en van andere diensten en met de hogere chefs 4. Klantgerichtheid De medewerker speelt in op de behoeften en wensen van de (interne en externe) klant en toont bereidheid om eraan te voldoen, mits naleving van de desbetreffende reglementering. De medewerker stelt zich t.a.v. de klant toegankelijk op. De medewerker luistert naar de klant en gebruikt een begrijpelijke taal. Geeft een hoge prioriteit aan een goede dienstverlening en klanttevredenheid Anticipeert op behoeften van anderen (collega s, cliënten,.) Vergewist zich ervan dat men de cliënt goed begrijpt en dat de boodschap bij de cliënt goed wordt begrepen Geeft zelf een antwoord op een vraag of klacht. Verwijst zonodig door of zoekt hulp Verleent een correcte service (b.v. houdt de wachttijd voor een klant minimaal, voert stipt uit wat werd voorgesteld, levert duidelijke diensten af, neemt een lage-drempelhouding aan, is beschikbaar en bereikbaar) 5. Strategisch inzicht De leidinggevende is in staat om de sterke en zwakke punten van de afdeling en zijn werkdomein aan te geven en om strategische, tactische en operationele doelstellingen te formuleren. De leidinggevende geeft richting aan de organisatie, kan de lijnen uitzetten en getuigt van een duidelijke visie. Functieprofiel Personeel en Organisatie blz. 3
Kan de doelstellingen (missie-visie) van zijn diensten formuleren en draagt bij tot de realisatie ervan Evalueert deze doelstellingen op regelmatige tijdstippen en op een deskundige basis Heeft een voldoende eigen toekomstgerichte visie, doorzicht en inzicht Verstrekt beleidsadvies inzake de dienstaangelegenheden, waarvoor hij/zij bevoegd is 6. Organiseren De leidinggevende is in staat om de toegewezen middelen van de dienst menselijk potentieel en materieel optimaal en reglementair in te zetten. Hij/zij plant de werkzaamheden en zorgt voor een goede werkverdeling onder de medewerkers. Hij/zij zorgt ervoor dat interne en externe communicatie goed verloopt. Is in staat om de toegewezen middelen van de dienst menselijk potentieel en materiële middelen - optimaal aan te wenden Zorgt voor een goede communicatie binnen de dienst en naar buiten Stemt de werkaanpak van de eigen organisatie af op de werkaanpak en/of verwachtingen van andere betrokken partijen Stuurt, indien nodig, processen bij om zo de efficiëntie en/of de kwaliteit te verhogen Rapporteert aan de hogere chef en het beleid over de aangelegenheden waarvoor hij/zij verantwoordelijk is Niet van toepassing De specifieke taakafspraken zijn verbonden met de volgende strategische en tactische doelstellingen uit het Strategisch meerjarenplan: Streven naar de meest optimale organisatiestructuur waarbij de juiste persoon op de juiste plaats werkt, rekening houdend met de principes van het competentiemanagement. Gebaseerd op de methode van het competentiemanagement, het onderling afstemmen van de verschillende HRM-initiatieven tot een geïntegreerd HRM-beleid. Ontwikkelen en implementeren van een verbetermanagementsysteem waardoor het OCMW haar missie en visie, inclusief het kwaliteitsbeleid, op een systematische wijze realiseert vanuit een duidelijke strategie, gericht naar de belanghebbenden. De OCMW-missie-visie ontwikkelen, communiceren en de medewerkers hierrond responsabiliseren. De kwaliteit van de interne en externe dienstverlening vanuit een procesgerichte benadering systematisch verbeteren, de medewerkers hierbij responsabiliseren en het bevragen van de interne/externe klant. Functieprofiel Personeel en Organisatie blz. 4
Zie document risicoanalyse bij de Technische dienst Functieprofiel Personeel en Organisatie blz. 5
Jury Jury - 2 leidinggevende personeelsleden OCMW Genk - 1 personeelslid ander openbaar bestuur - 2 deskundigen uit de sektor - psychologisch bureau Proeven Punten Proeven Pu SCHRIFTELIJK - totaal waarvan: - synthese en commentaar van een voordracht - wetgeving afgestemd op de aard van de functie - management en sociale vaardigheden - dossierbehandeling afgestemd op de aard van de functie 20 20 30 30 MONDELING - totaal waarvan : - algemene ontwikkeling persoonlijkheid en motivatie - management en sociale vaardigheden, beleidsplanning en -advisering PSYCHOLOGISCHE PROEF AFGESTEMD OP DE AARD VAN DE FUNCTIE 40 60 Functieprofiel Personeel en Organisatie blz. 6