Samen onstrutief van start g januari 2017 Bestuursbrief interim-bevindingen 2016 - gemeente Venlo
-L pw Aan de gemeenteraad van gemeente Venlo Postbus 3434 5902 RK VENL 9 januari 2017 Referentie: DvB/e99399/GD/ab Geahte leden van de gemeenteraad, Hierbij ontvangt u onze tussentijdse bevindingen met betrekking tot onze ontrole van de jaarrekening 2016 van gemeente Venlo. nze werkzaamheden tot op heden zijn vooral geriht op de kwaliteit en de toereikendheid van uw interne beheersing in het kader van de jaarrekeningontrole 2016. Wij hebben daarom niet alle aspeten van de interne beheersing binnen gemeente Venlo beoordeeld. Wij hebben ons met name geriht op de opzet van de proessen en het identieren van aandahtspunten voor de jaarrekeningontrole. nze bevindingen zijn open en onstrutief besproken met de onernontroller, diretie en de portefeuillehouder naniën. In deze rapportage geven wij u een overziht van de bestuurlijk relevante uitkomsten van onze tussentijdse bevindingen:" Naast onze bevindingen informeren wij u over enkele ontwikkelingen die voor u relevant zijn. Waar mogelijk hebben wij de effeten van deze ontwikkelingen vertaald naar gemeente Venlo. Wij willen u hartelijk bedanken voor de medewerking van u en uw ollega's tijdens het uitvoeren van onze werkzaamheden. Hooahtend, Priewater PriewaterhouseCoopers Aountants N. V., Flight Forum 840,5657 DVEindhoven, Postbus 6365,5600 HJ Eindhoven T: 088 792 00 40, F: 088 792 9413, www.pw.nl PwC' is het merk waaronder PriewaterhouseCoopers Aountants N V. (KvK 341802B5), PriewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V, (KvK 34180284), PriewaterhouseCoopers Advisoty N V. (KvK 34180287), PriewaterhouseCoopers Compliane Servies B V. (KvK 51414406), Pr iewaterhousecoopers Pensions, Atuarial & Insurane Servies B V. (KvK 54226368), Pr iewaterhousecoopers B V. (KvK 34180289) en andere vennootshappen handelen en diensten verlenen. p deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. p leveringen aan deze vennootshappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. p www.pw.nl treft u meer informatie over deze vennootshappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.
Inhoudsopgave 1. 2. 2.1 2.2 nze kernboodshappen voor het hestuur nze evaluatie van uw interne beheersing Nieuwe taken en regelgeving vragen om een andere niveau van interne beheersing, gemeente Venlo heeft diverse aties ingezet nze opmerkingen over uw 'three lines of defene' 2.2.1 De uitvoering van (verbijzonderde) interne ontrole wijkt in praktijk af van ontrol in theorie van gemeente Venlo 2.2.2 Interne ontrole funtioneert in veel gevallen nog niet als interne beheersingsmaatregel 2.3 2.4 Fous reeds op opzet ontrole 2017 ns beeld van de IT-omgeving 2.4.1 Verbeteringen ten aanzien van de ITbeheersing zijn noodzakelijk om in de toekomst een meer systeemgerihte ontrole mogelijk te maken 2.4.2 Cyber seurity wordt steeds belangrijker door toenemende samenwerking en gebruik van nieuwe tehnologie 2.5 'Early warning' voor soiaal domein 2016: voorkom een herhaling van 2015! 2.6 Uitkomsten onderzoek Q4 geeft aanleiding tot omvangrijk verbeterplan en heeft impat op de ontrole 2016 2.7 pvolging van aanbevelingen Rekenkamereommissie onderzoek Grondbeleid gemeente Venlo gestart 2.8 Effeten van de wijzigingen verslaggevingsregels BBV zijn nog onvoldoende in beeld gebraht 3 Evaluatie van de impat van reente ontwikkelingen 3.1 VPB pliht ingegaan per 1 januari 2016 3.2 Gewijzigde aanbestedingswet per 1 juli 2016 van kraht 3.3 De veranderingen in WNT 2016 y V y V PwC - DvB/e99399/GD/ab Pagina 3 van 14
1. nze kernboodshappen voor het bestuur 1. Veranderende samenleving VTaagt om een kritisehe en aetieve houding van gemeente Venlo De huidige (en toekomstige) samenleving stelt andere eisen aan gemeenten. Het zijn andere tijden waarin andere antwoorden van u als gemeente worden verwaht. Nieuwe regelgeving, nieuwe normen en de grote rol van de IT zijn belangrijke ontwikkelingen. Adequaat hierop inspelen is een belangrijke uitdaging voor de aankomende jaren. 2. Early waring soiaal domein 2016 is het eerste jaar dat gemeente Venlo de Wmo volgens de P x Q (prijs X aantal) naniering afrekent met zorginstellingen. Het vaststellen dat de prestaties ook daadwerkelijk zijn geleverd, is een belangrijk aandahtspunt voor 2016. Hier dient u nog verdere aties op te ondernemen. De verwahting voor 2016 is dat de PGB lasten wederom geheel als onzeker aangemerkt worden. Door de omvang van de PGB's in relatie tot onze goedkeuringstoleranties is er een hoog risio op een niet goedkeurende ontroleverklaring. Het is van belang te overwegen om nog zelfstandig ontroles uit te voeren op de PGB-kosten. 3. Algemene IT beheersing op onderdelen nog van onvoldoende niveau Wij hebben een ontrole uitgevoerd op de opzet van de interne beheersingsmaatregelen met betrekking tot IT. Wij zijn hierbij tot de onlusie gekomen dat de algemene IT beheersing zih nog niet op het niveau bevindt om te kunnen steunen op geautomatiseerde ontroles en dat niet, zonder aanvullende werkzaamheden, kan worden verondersteld dat het lijstwerk betrouwbaar uit uw systemen komt. Dit leidt ertoe dat, intern en door ons, veel extra werkzaamheden noodzakelijk zijn om alsnog die zekerheid te krijgen. 6. Interne ontrole funtioneert in veel gevallen nog niet als interne beheersingsmaatregel Uit de beoordeling van uw interne ontroleplan, werkprogramma's en de gesprekken met de medewerkers komen een aantal belangrijke aandahtspunten die in de periode voor de jaarrekeningontrole nog verder moeten worden opgepakt. Dit betreft aandahtspunten die essentieel zijn om als aountant gebruik te kunnen maken van de door de organisatie uitgevoerde interne ontroles. Dóórontwikkeling en transformatie van interne ontrole zijn noodzakelijk In de afgelopen periode hebben wij de interne ontrole werkzaamheden in de lijn en de (verbijzonderde) interne ontrole funtie beoordeld. Doelstelling van interne ontrole is het leveren van zekerheid aan het ollege over de rehtmatigheid en getrouwheid van de jaarrekening en het bijdragen aan de doorontwikkeling van de bedrijfsvoering van gemeente Venlo. Wij onstateren dat een aanzienlijke groei en transformatie nodig is om die doelstelling te kunnen realiseren. Wij hebben een aantal aanbevelingen opgenomen die kunnen bijdragen aan deze doorontwikkeling. Proessen in eerste lijn op orde, aandaht gevtaagd voor enkele belangrijke tekortkomingen in proeessen vergen aandaeht voor dejaarrekening In de afgelopen periode hebben wij intensief kennis gemaakt met gemeente Venlo. Hierbij hebben wij fous gehad op de belangrijkste proessen die invloed hebben op de jaarrekening. ns algemeen beeld is dat gemeente Venlo de proessen veelal goed op orde heeft. Wel zien wij nog een aantal tekortkomingen waarvoor voor de jaarrekeningontrole aanvullende aties noodzakelijk zijn. De tekortkomingen hebben betrekking op werkzaamheden voor inkopen & aanbestedingen, lonen & salarissen, soiaal domein en inkomende subsidies. PwC - DvB/e99399/GD/ab Pagina 4 van 14
uitkomsten onderzoek Q4 geeft aanleiding tot omvangrijk verbeterplan en heeft impat op de ontrole 2016 Naar aanleiding van signalen over mogelijke misstanden bij het projet Q4 heeft het ollege, na een intern vooronderzoek, een extern bureau een drietal onderzoeken laten uitvoeren. p basis van deze (externe) onderzoeken heeft het ollege geonludeerd dat hoewel er sprake is van aanzienlijke tekortkomingen voor welbewust handelen ter bevoordeling van speieke partijen/personen geen bewijs is. De impat van deze kwestie op onze ontrole is op grond van de ontroleregels tweeledig: 1. we moeten vaststellen of het ollege adequaat op de ontrolesignalen gereageerd heeft; 2. Wij moeten vaststellen of de gesignaleerde tekortkomingen zih ook in 2016 voorgedaan hebben niet alleen voor Q4 maar gemeente breed. Wij hebben kennis genomen van de relevante stukken en het (verbeter)plan van aanpak en zullen in een later stadium rapporteren of de inhoud van dit plan de gesignaleerde tekortkomingen in voldoende mate zullen opheffen. Ten aanzien van punt 1 zijn we van mening dat het ollegea dequaat gereageerd heeft. Ad 2 daarnaast zullen wij voor 2016 aanvullende ontrolewerkzaamheden uitvoeren om na te gaan of de gesignaleerde risio's zih ook in 2016 voorgedaan hebben, (zie ook paragraaf 2.6). PwC - DvB/e99399/GD/ab Pagina 5 van14
2. nze evaluatie van uw interne beheersing 2,1 Nieuwe taken en regelgeving vragen om een andere niveau van interne beheersing, gemeente Venlo heeft diverse aties ingezet Gemeenten zijn in de afgelopen jaren geonfronteerd met nieuwe taken en nieuwe regelgeving. Voorbeelden hiervan zijn de deentralisaties van het zorgdomein, de privaywetgeving, de wet markt en overheid en de vennootshapsbelasting. Daarnaast wordt de impat van IT op gemeenten steeds groter. Gemeenten krijgen meer en meer te maken met grote datahoeveelheden. De dienstverlening wordt steeds verder gedigitaliseerd. Een gemeente wordt een steeds groter dataenter. Deze invloeden zorgen ervoor dat ahteraf ontroleren of het goed gegaan is niet meer volstaat. Een datalek die pas na een week ontdekt wordt kan al grote gevolgen hebben. Daarnaast vragen deze ontwikkelingen om speieke kennis. Voor de aankomende jaren ligt hier de uitdaging voor gemeente Venlo. Het adequaat borgen van de nieuwe regelgeving en normen en het inspelen op de ITontwikkelingen. Momenteel is de organisatie bezig een nieuwe basis voor de toekomst aan te leggen en is een aantal verbetertrajeten gestart dat zih onder meer riht op IT, samenwerking en beheersing maatshappelijke partners en heroriëntatie van interne ontrole. Hierbij wordt het inspelen op atuele thema's betrokken. Naast deze positieve ontwikkeling zien wij ook dat uw organisatie op onderdelen ahterloopt ten aanzien van de planning voor de jaarrekeningontrole. Dit met name door de lange doorlooptijd van de jaarrekening 2015 in ombinatie met BBV wijzigingen 2016. Dit vraagt op korte termijn nog extra aties van de organisatie. Van de volgende proessen hebben we de interne ontrole werkzaamheden nog niet kunnen beoordelen: Grondexploitaties Soiaal domein Uitgaande subsidies Verhuur en pahten Treasury (oplevering onform planning bij jaarrekening 2016) Leges burgerzaken (oplevering onform planning bij jaarrekening 2016) Fisaliteiten (oplevering onform planning bij jaarrekening 2016). Van deze proessen hebben we de interne ontrole werkzaamheden ten aanzien van opzet, bestaan en werking het eerste hal^aar 2016 beoordeeld (nog niet door VTC funtie gereviewed): Belastingen en hefngen Inkopen en aanbestedingen Partiipatielasten inlusief soiale zaken Lonen & salarissen mgevingsvergunningen Parkeeropbrengsten. p dit moment hebben wij enkele belangrijke risio's voor de getrouwheid en rehtmatigheid geonstateerd. Wij zijn van mening dat de interne beheersing op dit moment nog niet toereikend is om, zonder herstelwerkzaamheden, tot een betrouwbare jaarrekening te komen. Ten aanzien van de aanpak interne ontrole, interne beheersing, IT en speiek het soiaal domein zien wij dat er nog diverse zaken geborgd dienen te worden binnen de proessen. Dit verdient de komende periode de aandaht. De proessen die onze aandaht hebben in 2016 zijn in guur 1 opgenomen. PwC - DvB/e99399/GD/ab Pagina 6 van 14
Figuur 1 Proessen in sope voor 2016 le lijn 2e lijn 3e lijn Lynmanagement Finaniën/ontrol VJCfuntie De P lijn heeft de eerste verantwoordelijkheid voor het dagelijks risiomanagement en de kwaliteitsborging, het opzetten van adequate proessen en het werken volgens deze proessen. In de 1' lijn worden zaken als funtiesheiding, geautomatiseerde en handmatige ontroles uitge\'oerd. De ondersteunende diensten zorgen voor de kaders (nanieel beleid) waarbinnen de 1' hjn werkt. De 2' lijn \'oert bij de administratieve venverldng een aantal ontroles uit om vast te stellen dat de 1' lijn zijn werk goed heeft gedaan. Hierbij is het \Tm belang dat wordt gemonitord op de naleving van deze kaders en dat dit aansluit op de heks en balanes in uw reguliere P&C ylus. Uw MC-funtie toetst met systeemgerihte en gegevensgerihte ontroles de (uitkomsten van) proessen. Zij geeft zekerheid aan ollege ten aanzien van de betromvbaarheid en rehtmatigheid van de informatievoorziening. 2.2 nze opmerkingen over uw ^three lines ofdefene' Wij beoordelen de aanpak van de gemeente en onze aanpak langs het 'three lines of defene' model. Dit model is bedoeld om inzihtelijk te maken op welke wijze de getrouwheid en rehtmatigheid van de jaarrekening is gewaarborgd. Doelstelling hierbij is om zoveel mogelijk kwaliteit in de eerste en tweede lijn te ontwikkelen. Dan werkt de interne beheersing van gemeente Venlo het best. Waar de interne beheersing niet werkt zullen door uw interne ontrole afdeling en/of door ons aanvullende (veelal gegevensgerihte) werkzaamheden moeten worden verriht om dit te ompenseren. nderstaand hebben wij de 'lines of defene' nog nader toegeliht. Figuur 2: 'three lines of defene' model gemeente Venlo 2.2.1 De uitvoering van (verbijzonderde) interne eontrole wijkt in praktijk af van eontrol in theorie van gemeente Venlo Uit gesprekken en uit onze eerste validaties blijkt dat de werkwijze in de praktijk op dit moment niet aansluit met de inrihting van eontrol in theorie. We hebben vastgesteld dat de interne ontroles in de eerste lijn voor een groot aantal proessen (bijvoorbeeld inkopen, grondexploitaties, huren, personeel) niet gedurende het jaar en/of onform het werkprogramma zijn uitgevoerd. PwC - DvB/e99399/GD/ab Pagina 7 van 14
Een direte onsequentie hiervan is dat de interne ontrole werkzaamheden nog niet (volledig) door de VIC-funtie en de externe aountant zijn beoordeeld. Het niet naleven van de ontrolvisie en het ontrolplan kan de kwaliteit van de interne beheersing bedreigen. Er is namelijk sprake van een vershuiving van een proesgerihte ontrole naar een gegevensgerihte deelwaarneming, die onder meer tijdsdruk wordt uitgevoerd. Er bestaat een risio dat we van deze werkzaamheden beperkt.q. niet tijdig gebruik kunnen maken voor de aountantsontrole. /'De belangrijke boodshap betreft het heroverwegen van de huidige opzet van uw 'three lines of defene' en dit op te nemen in een geatualiseerde visie. Deze visie zou die de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden moeten shetsten die werkbaar zijn voor gemeente Venlo. Bewaak hierbij de naleving van de herziene visie en verantwoordelijkheden per lijn. Een werkgroep binnen gemeente Venlo werkt op dit moment aan een atualisatie van de invulling van ontrol en de daarbij behorende instrumenten (ontrolplan, interne ontrole V^an, werkprogramma's et.). ^ We hebben het ollege verzoht ons in dit proes te blijven betrekken zodat we aan de voorkant met u hierover in gesprek kunnen blijven. Nadere bevindingen zijn in de volgende paragraaf uitgewerkt. 2.2.2 Interne ontrole funtioneert in veel gevallen nog niet als interne beheersingsmaatregel In de ontrole bestaan drie varianten van samenwerking tussen de (verbijzonderde) interne ontrole en de externe aountant. Uit onze gesprekken met de organisatie en het doornemen van het ontroleplan, de werkprogramma's per proes en de rapportages over 2015 hebben wij in onze in ontrol san rapportage geonludeerd dat niet voldaan wordt aan de vereisten van onze ontrolestandaard CS610. Dit past in het landelijk beeld, de CS610 riht zih namelijk op alle type organisaties in Nederland. Variant 1 in onderstaande guur is hiermee niet van toepassing. Wel hebben we in onze in ontrol san rapportage gemeente Venlo aanbevolen om te overwegen een aantal voorwaarden uit deze standaard CS610 over te nemen in de ontrolvisie van gemeente Venlo. Uit de beoordeling van het interne ontroleplan, werkprogramma's en de gesprekken met de medewerkers blijkt een aantal belangrijke aandahtspunten die in de periode voor de jaarrekeningontrole nog verder moeten worden opgepakt. Dit betreft aandahtspunten die essentieel zijn om als aountant gebruik te kunnen maken van de door de organisatie uitgevoerde interne ontroles (variant 2). Variant i Steunen op interne auditintie onform ontrolestandaard (CS) 610 Vdrinnta Als interne beheersingsmaatregel Werking interne beheersingsmaatregel testen + eigen steekproeven Variant 3 steunen " fe nemen uitkomsten verbijzonderde intenie ontrole + uitgebreide eigen steekproeven Zekerheid uit werkzaamheden gemeente Zekerheid uit eigen werkzaamheden aountant Figuur 3: de mate waarin we als aountant gebruik maken van interne ontrole 2.3 Fous reeds op opzet ontrole 2017 Hoewel momenteel nog gewerkt wordt aan de uitvoering en afronding van de interne ontrolewerkzaamheden voor 2016, komt de start van het nieuwe ontrolejaar 2017 snel dihterbij. In deze rapportage staan we stil bij een aantal belangrijke bevindingen en observaties die het tijdspad van het jaarrekeningproes bedreigen. Dit betreft: de huidige status van uw ontroleaanpak van het soiaal domein; de late opstart van interne ontrolewerkzaamheden in verband met late afronding van het jaarrekeningproes 2016; de huidige status van de interne ontrolewerkzaamheden eerste halqaar 2016 (waarvan deadline 1 november niet overal is behaald); wijzigingen die u naar aanleiding van het verbetertrajet interne ontrole wil implementeren. De planning voor 2016 staat hiermee behoorlijk onder druk. ndanks de verhoogde werkdruk die wij de komende maanden verwahten voor uw gemeente, adviseren wij u om stappen te nemen om deze irkel te doorbreken voor 2017. PwC - DvB/e99399/GD/ab Pagina 8 van 14
2,4 ns beeld van de IT-omgeving Het doel van onze IT audit is om een begrip van uw IT-omgeving en ITbeheerproessen te vormen. Wij willen namelijk zo veel mogelijk steunen op uw IT-omgeving en de geautomatiseerde beheersmaatregelen in de appliaties in het naniële, HR- en soiale domein. Wij zijn dit jaar gestart met het in kaart brengen van de IT General Controls (hierna 'ITGC's') rondom het naniële en inkoopsysteem (JD Edwards Enterprisene), het HRM systeem (PIMS@all) en het soiale zaken systeem (GWS4all) welke van belang zijn binnen de jaarrekeningontrole. Manafement of SU/ vefêll Management of Computer peratonsativities ProWem & mwent Management Dtsaiter Reovery and Business and ft Contlnuity Loal SKurtty ofseurltyatlvkim In het eerste kwartaal van 2017 beoordelen wij de werking van de algemene TTbeheersmaatregelen gedurende 2016 en de voor de jaarrekeningontrole relevante geautomatiseerde beheersmaatregelen (bijvoorbeeld funtiesheidingen binnen JD Edwards Enterprisene). De tussentijdse resultaten van onze werkzaamheden hebben wij hieronder samengevat. Bak-up Mandement and Media Storage 2.4.1 Verbeteringen ten aanzien van de ITbeheersing zijn noodzakelijk om in de toekomst een meer systeemgerihte ontrole mogelijk te maken In guur 4 hebben wij het volwassenheidsniveau van de algemene ITbeheersmaatregelen rondom het naniële en inkoopsysteem (JD Edwards Enterprisene), het HRM systeem (PIMS@all) en het soiale zaken systeem (GWS4all) visueel samengevat, met inahtneming van de sope zoals in de inleiding beshreven. Hierbij hebben we gebruik gemaakt van ons model met vijf volwassenheidsniveaus. Wij verwijzen naar de bijlage voor een uitgebreide uitleg van de toegepaste volwassenheidsniveaus. Wij hanteren als uitgangspunt dat over het algemeen een volwassenheidsniveau 3 benodigd is teneinde te kunnen steunen op de geautomatiseerde informatievoorziening ten behoeve van de jaarrekeningontrole. Figuur 4 IT volwassenheidsniveau gemeente Venlo 2016 Samenvattend zien we dat de huidige volwassenheid zih gemiddeld tussen niveau 2 en 3 bevindt. Ten aanzien van ontinuïteit, inident & problem management. Servie Level Management, autorisatiebeheer en fysieke beveiliging bevinden de TT-beheerproessen zih op niveau 3. p het gebied van wahtwoordbeheer en wijzigingsbeheer bevindt het volwassenheidsniveau zih overwegend tussen niveau 2 en 3 en zijn verbeteringen noodzakelijk. 2.4.2 Cyber seurity wordt steeds belangrijker door toenemende samenwerking en gebruik van nieuwe tehnologie De toenemende samenwerking met gemeenten in de regio en het gebruik van nieuwe tehnologieën (waaronder Cloud Computing oplossing als HRSS) brengt yber en privay risio's met zih mee. De samenleving en de politiek worden steeds kritisher over de hoeveelheden persoonsgegevens die worden verzameld. PwC - DvB/e99399/GD/ab Pagina 9 van 14
In aanvulling hierop leidt striktere regelgeving rondom Privay (waaronder de Meldpliht Datalekken), DigiD en Suwinet tot de noodzaak voor sterkere ontrole en besherming van gegevensverwerking en -opslag. Het aantal yberinidenten bij gemeenten neemt onverminderd toe, waarbij inidenten steeds meer aandaht krijgen in de media. Voorbeelden van dreigingen zijn datalekken en diefstal van persoonsgegevens en manipulatie van data. Gemeente Venlo erkent bet belang dat yber seurity en privay als een integraal onderdeel van strategie en risiobeheersing wordt meegenomen. 2.5 ^Early warming^ voor soiaal domein 2016: voorkom een herhaling van 2015I Het jaar 2015 was voor gemeenten een hetish jaar door de ontrole van de geldstromen binnen bet soiaal domein. Dit beeft tot veel onrust en disussie geleid bij bet opstellen en ontroleren van de jaarrekening. Daarnaast beeft dit in de meeste gevallen geleid tot een langere doorlooptijd van de ontroles. Bij de jaarrekening 2015 van gemeente Venlo is een verklaring met beperking verstrekt. De knelpunten en lange doorlooptijd van 2015 leiden tot een late opstart van 2016. Het plan van aanpak voor de ontrole in 2016 op de getrouwheid en rehtmatigheid van de lasten en baten in bet soiaal domein is nog in ontwikkeling. Het gaat bierbij om zowel een ahterstand in de inrihting en uitvoering van de interne beheersing (en interne ontrole) geriht op basisadministratie en fatuurontrole, als de inrihting van het proes afrekening. In het proes afrekening moeten belangrijke keuzes worden gemaakt (onder andere zelf ontroles uitvoeren versus wahten op verantwoordingen van instellingen) die effet kunnen hebben op onder meer de doorlooptijd jaarrekeningproes, oordeel van de ontroleverklaring en aanvullende kosten. Het ollege begrijpt dat het niet (tijdig) opvolgen van deze knelpunten een enorme impat kunnen hebben op uw afsluitingsproes en de strekking van het oordeel voor 2016. Wij adviseren u hier een eenduidig plan van aanpak op te stellen en met u als raad te bespreken. m deze knelpunten voor de ontrole 2016 te voorkomen geven wij een samenvatting van de belangrijkste elementen en atiepunten die u als gemeente kan nemen; Uitvoeren van interne ontrole draagt bij aan een betrouwbare liëntregistratie en een goed inziht in de uitputting van de budgetten - prioriteit hoog. Afhankelijkheid van andere partijen is groot en vraagt om atieve sturing. Lasten PGB naar verwahting wederom onzeker, mogelijk grote impat voor gemeente Venlo op de ontroleverklaring. nzekerheid eigen bijdragen duurt voort. 2.6 Uitkomsten onderzoek Q4 geeft aanleiding tot omvangrijk verbeterplan en heeft impat op de ontrole 2016 De gemeente Venlo heeft een projetorganisatie opgezet die herontwikkelingsativiteiten vanuit de gemeente in relatie tot de wijk Q4 initieert en begeleidt. In 2014 en 2015 heeft een raadsfratie vragen gesteld over speieke aspeten verbonden aan de herontwikkeling van wijk Q4, waaronder de door de gemeente gevolgde verkoopproedures, de waardebepaling van het vastgoed en het (eonomish) risio voor de gemeente in relatie tot het verworven vastgoed. Deze vragen heeft het College shriftelijk beantwoord. In 2016 zijn de gemeente signalen omtrent mogelijke onregelmatigheden in relatie tot de herontwikkeling in wijk Q4 bekend geworden. Deze signalen betroffen: mogelijke shending van de geldende regelgeving in periode 2006-2012 in het bijzonder in relatie tot de aanbestedingen in wijk Q4; mogelijke mistoestanden met betrekking tot vastgoedtransaties in de periode 2014- tot begin 2016 in relatie tot de gevolgde verkoop- en verhuurproedures het verlenen van omgevingsvergunningen. PwC - DvB/e99399/GD/ab Pagina 10 van 14
In eerste instantie heeft ten aanzien van deze meldingen een vooronderzoek plaatsgevonden wat geleid heeft tot de opdrahtformulering voor extern vervolgonderzoek. p 22 maart 2016 heeft een extern bureau opdraht gekregen tot vervolgonderzoek. Conlusies uil onderzoeken Het onderzoeksbureau heeft door middel van drie rapporten van feitelijke bevindingen gedateerd 26 augustus 2016 haar onlusies geommunieerd. Het betrof de volgende rapporten: 1. Vastgoedtransaties 2. Verstrekte omgevingsvergunningen 3. Aanbesteding en inhuur. De onlusie van het ollege zoals opgenomen in de raadsinformatiebrief d.d. 13 september 2016 was dat ten aanzien van de onderzohte vastgoedtransaties, omgevingsvergunningen en aanbestedingen geen sprake is geweest van welbewust handelen ter bevoordeling van speieke partijen/personen maar dat wel sprake is geweest van onzorgvuldig handelen en op onderdelen van naïviteit of on-professionaliteit. Wij zullen ten aanzien van deze onlusie via het fraudepanel van PwC nog een formele nadere onlusie moeten vormen, maar op grond van de bevindingen uit het onderzoek onluderen wij aan de hand van onze beroepsregels (CS) dat formeel op belangrijke onderdelen van de organisatie sprake is van een verhoogd fraude risio. Impat op onze aountantseontrole 2016 De impat op onze aountantsontrole is op grond van de ontroleregels tweeledig: 1. Wij dienen een oordeel te hebben of het ollege adequaat op de fraude signalen gereageerd heeft. 2. Wij moeten bij onze aanpak 2016 vaststellen of de gesignaleerde tekortkomingen zih ook in 2016 voorgedaan hebben niet alleen ten aanzien van Q4 maar op de hele organisatie. Ad 1 Heejl hel eolleffe adequaat op de fraude signalen gereageerd Hoewel we begrijpen dat de eerste signalen uit 2012 dateren heeft het ollege op de in begin 2016 opnieuw ontvangen signalen adequaat gereageerd door het starten van een intern onderzoek en later in het jaar een drietal externe onderzoeken. Binnen een maand na ontvangst van de onlusies uit de externe onderzoeken heeft het ollege de raad geïnformeerd en een plan van aanpak opgesteld om de tekortkomingen in de organisatie op te heffen. Wij hebben kennis genomen van dit plan van aanpak en zullen uw ollege en de raad in een later stadium, wanneer we voldoende ontrolewerkzaamheden uitgevoerd hebben, rapporteren of de inhoud van dit plan de gesignaleerde tekortkomingen in voldoende mate zullen opheffen. Wij hebben ook een eerste beoordeling uitgevoerd op het plan van aanpak. Wij hebben hierbij de volgende opmerkingen: positief punt is dat er een intern plan van aanpak is dat alle in de raadsinformatiebrief van 9 september 2016 leer- en evaluatiepunten afdekt. Dit is breder dan het met de raad geommunieerde atieplan. wij hebben de voortgang per 1 november 2016 geëvalueerd en merken op dat de atiepunten met deadline 1 november 2016 allemaal doorgeshoven zijn naar een latere datum Inmiddels zijn op verzoek van DMT per 1 deember 2016 de atiepunten geatualiseerd en is meer onreet de exate status per punt aangegeven; er is geen duidelijke projetorganisatie voor de monitoring/voortgangsontrole op de atiepunten; een aantal atiepunten wordt in de ontext geplaatst van de bij Q4 betrokken afdelingen. In onze opinie kunnen een aantal gesignaleerde punten ook gemeente breed betrekking hebben op andere afdelingen. Ad 2 Impaet van de gesignaleerde tekortkomingen op de ontrole 2016 Uit het onderzoek komt een groot aantal tekortkomingen in de interne beheersing van projet Q4. Wij dienen vast te stellen in welke mate deze tekortkomingen zih in 2016 in de hele organisatie van de gemeente Venlo voorgedaan hebben. Wij noemen onder andere tekortkomingen (niet limitatief) op de volgende terreinen: naleving van ontratsbepalingen en algemene voorwaarden; verhuur van vastgoed tegen geautoriseerde tarieven en voorwaarden; totstandkoming van waardebepaling van te verkopen vastgoed zoals o.a. onafhankelijke taxaties; proes van verlening en handhaving omgevingsvergunningen (vier ogen prinipe); toetsing van gegevens die hoogte van leges omgevingsvergunningen bepalen; PwC - DvB/e99399/GD/ab Pagina 11 van 14
koppeling tussen verstrekte opdraht en fatuur; naleving van interne en externe aanbestedingsregels en in aht nemen van staatssteunregels. Wij zullen onze ontroleaanpak aanpassen aan de gesignaleerde verhoogde risio's. 2.7 pvolging van aanbevelingen Rekenkamerommissie onderzoek Grondbeleid gemeente Venlo gestart In mei 2016 is een rekenkamerommissie onderzoek uitgevoerd naar het grondbeleid van gemeente Venlo. De onlusies waren op hoofdlijnen: grondbeleid is helder verwoord; werkwijze is in praktijk helder, ehter de beshrijvingen zijn deels verouderd, niet speiek genoeg of onvoldoende geoperationaliseerd; naniële risio's inzake afzet grond zijn niet volledig in beeld; kaderstelling en ontrole door raad beperkt mogelijk op basis van huidige informatievoorziening. 2.8 Effeten van de ivijzigingen verslaggevingsregels BBV zijn nog onvoldoende in beeld gebraht Naar aanleiding van het onderzoek van de ommissie Depla naar de vernieuwing van het BBV is een aantal wijzigingen in het BBV doorgevoerd. Wij onstateren dat u nog niet in alle gevallen voldoende (zihtbaar) geïnventariseerd heeft wat het effet is van de BBV-vnjzigingen. De belangrijkste aandahtspunten zien toe op wijziging van regelgeving voor grondexploitaties en de naniële verordening. Aties reeds door het eollege uitgezet: er is een projetleider aangesteld om alle dertien aanbevelingen te gaan oppakken; een onept plan van aanpak is opgesteld maar moet nog door het DMT goedgekeurd worden; een aantal aties zijn al in gang gezet zoals een gewijzigde opzet van der Nota grondbedrijf en er wordt gewerkt aan een andere opzet van projetrapportages. We zullen de voortgang van deze ontwikkelingen bij als onderdeel van onze jaarrekeningontrole volgen. PwC - DvB/e99399/GD/ab Pagina 12 van 14
05 05 C ö p ö S^ d e p yi s 4-» Ui I th ^ S d C C JJ lu " N d J 1 ' 1^ S J fn W) W) S.S2 'S 'p^ *N Pu f< M aj.a SH 5^- M E C Cd -M ^ w S i s. Ö ft <" ft ft T3 CA JH T3 "(u t! 'ft 2 ft oft ft t. ö s Ö *4 Ö Ö Ö5 Ö5 u r^ a. (» ^ ki-? 7\ ^ ts i 0) s s r. ^ 1 C35 C s IM pw C3 2 T3 s S Ö K CD 2 CA CA. p 2. 3.5 4-.. M J Ö s :&l CA S I t-l I TJ a 2 Cd g Ë.Ë UI e m 'u Q d I Cd I s T) 0 0) 4-1 Frt 2 ïs -r M rt \o S 2 *43 CM il»_o- Ö 2 t< <ü s t w IV.H a - N :2 ft ö S ^ 6C i Sf-ö Ö QJ -M o 2 2 2 I -5^1 t W d " Cd ^ _0 Ë C 7^ 7^ S 'ji (V.. s ^ g 'J: ^ X 0) " ^ & I Cd Td tl r4 Ë s. I g S = 3 W r~^ p 0*^ N "Ë 2 ft. ; V 7J 5iö r* 5 lis Ë Ë d S Ë 6 2 n ^ ^ H 0) Q +-» W) T Ci V b D ^ Ë -2 0) as.l ;2 4 4^ e. Cd U3 Ta 2 ^ C d Tl <L <D P Ui H td i I 2 "S - g S3 2 ft S Sf 2 -«2 2 'ft Ë 2 ft g e ti ^ -M ) -H S V <u 0) ^ M) ^ -SS :& g N -M? CNJ C d Cd re 22 Ë ^ s C - 2 : a b F«M s ) u V T3 g 2 o; -s V 4-* -g I bc ft 2 i S N 1 ^ 0 2 5 2 2 2 ^ (D Cd g? 'S 2 2 ^ g 'E I,".00 ^ S3 2 2 Ë -3 2 2 'g ö fn Ö g S 1 g- 2 Ë S ft := 'g 2 ^ S 2 ö Cd Ui V C C2 2 2 ft ö ft re g 2 ft.ë2 g 0) & ^ lla ^ g 2l «-g fti Ë -H Q e ft a 'o C Ë «bj <u 5 - ë.ë N ft p ö ft 3 II -* i.^ ft Ë ft -- 2 CA Q g g m,00 d 2 ^ IIS ft 0 :o ft "1 'o TS 00 3 I ( d -a C to li 15 ^11.a ë 2 ë Ui ^ fl) T 2 ; re 2 ^ ) Ë 3 e ft 00 rq,^4 0 g 4-' 3 2 ^ C gj \0 T3 CJ X. ^ 3 ft :ft ^ ^T ft K- - o; 0 :» IPT* 2 4- CQ t 5 ;.N ^ 3 ' ) 'trt 4^ tm WD ^ d.52 Ë 2 ft.sp ^ *4-4 4-4 (D p p ' 2 bc :s s 4-4. Cd 4J ^ 1 ' d 0 ' V WD Ui ^ è.2 t 4-4 *3 ' bj & y Ui, v ih *4-4 'a M SS I 1 *o ' s 4-4 t, 2 TS ld N. P Q. Ë I b. 2 ' b g 2 CS ^ 2i 2 ^ 3 g I ft «i 3 -li 4-» 2^0 S Ë 2 i.2 ft 2 ft tn 4-^ a 'B ;g U 4-4 5 T u.. bc ^ 1, ^ u Ü g 'C TS ^,fl 4-4 ^ ' *3 Ë - g 2 J ^. *N % b ts.s * WD C 'C bjd C X X.e " a rs» 4^ 4-» ' Ui 3 ld N 3 g Q 0) &C ( CD ) CQ Q. 05 % ) o o ) o ) Q I 5 CL
( ( ) o CL X) Q s o o ) ) o Q 5 Q.