Voorstel voor deelname vernieuwingsprogramma kwaliteit verpleeghuiszorg, taskforce Waardigheid en Trots Waardigheid en trots, liefdevolle zorg Soest, juni 2015 Plan van aanpak kwaliteitsverbetering Balans informele formele zorg 1. Inleiding Zorgpalet Baarn-Soest staat voor (ouderen)zorg met een menselijk gezicht: zorg op maat en naar wens, met de nadruk op persoonlijke aandacht, respect, warmte en huiselijkheid. Zorgpalet Baarn-Soest levert van zorg bij mensen thuis tot volledige zorg in de Woon- & Zorgcentra en kleinschalige verpleeghuizen. Er heerst bij Zorgpalet Baarn-Soest de zogenaamde familiecultuur, waarbij medewerkers trots zijn op hun werk en zich er mee vereenzelvigen. Medewerkers zijn betrokken en loyaal aan de eigen cliënten en locatie. In het primaire proces is de collegialiteit hoog. Tegelijk is een professionele aanspreekcultuur minder aanwezig. Ook de familie en anderen uit het netwerk van de cliënt zijn betrokken bij de ondersteuning van de cliënt, zij spelen een belangrijke rol in het leven van de cliënt. De bijdrage die mantelzorgers en vrijwilligers leveren aan de zorg en ondersteuning in een zorginstelling en in de thuissituatie van cliënten, is van grote waarde voor het welzijn en welbevinden van de cliënten. Maar ook op andere factoren zoals de tevredenheid van familieleden en de kwaliteit van de zorg en het werkplezier van medewerkers, heeft de bijdrage van mantelzorgers en vrijwilligers een positieve invloed. Die kennis en samenwerking wil Zorgpalet Baarn-Soest verder versterken, in de thuissituatie maar vooral ook bij verhuizing naar een zorginstelling; onze inzet is dat de professionele zorg, mantelzorgers en vrijwilligers en de cliënt samen vorm geven aan de ondersteuning en zorg en zo samen bijdragen aan de kwaliteit van leven. Het gevoel van eigenaarschap en verantwoordelijkheid verschuift. Zorgvoorzieningen voor kwetsbare ouderen moeten veranderen in zorgvoorzieningen van kwetsbare ouderen en hun naasten. Samen met professionals in zorg geven zij vorm aan de steun die bij hen past. Via het programma In voor Mantelzorg is een structurele aanpak op dit gebied gestart. 2. Zorgpalet Baarn-Soest Zorgpalet Baarn-Soest heeft 420 intramurale cliënten en ongeveer 650 extramurale cliënten. Er zijn ruim 1000 medewerkers en 400 vrijwilligers werkzaam bij Zorgpalet Baarn-Soest. 1
De omzet is 33 miljoen euro per jaar. Het werkgebied is Baarn, Soest en Soesterberg. Zorgpalet Baarn-Soest bestaat uit: - Daelhoven: 60 PG en 12 somatische bewoners in 12 woningen voor 6 bewoners - Wiekslag Smitsveen: 13 PG bewoners in 2 woningen - Wiekslag Krabbelaan: 13 PG bewoners in 2 woningen - Molenhof: 12 PG bewoners in zelfstandige appartementen - Brinkhof; 24 PG bewoners in 3 woningen - Wiekslag Boerenstreek: 18 somatische bewoners in zelfstandige appartementen - Verpleeghuis St. Elisabeth: 24 somatische bewoners en 43 PG bewoners - Woon- & Zorgcentrum Santvoorde: 43 somatische bewoners in zelfstandige appartementen - Woon- & Zorgcentrum De Heybergh: 30 somatische bewoners in zelfstandige appartementen - Woon- & Zorgcentrum Molenschot: 113 somatische, licht PG bewoners in zelfstandige appartementen en 12 PG bewoners in de Molenhof - Zorg aan huis Baarn, Soest en Soesterberg: 650 cliënten - Dagcentra. 3. Context plan Voor mensen die zorg en ondersteuning nodig hebben, verandert er veel. De hervorming van de langdurige zorg, ingegeven door de veranderende eisen die mensen stellen aan de kwaliteit van het leven en de wens zo lang mogelijk thuis in hun eigen omgeving te wonen en niet eenzaam zijn, heeft verregaande gevolgen voor de zorg en ondersteuning voor ouderen en mensen met een beperking. Deze aan te passen aan die wens is onze grote uitdaging, nu en in de komende jaren. Daarnaast spelen ook financiële overwegingen een rol: de kosten van de zorg temperen vraagt een andere organisatie van zowel de zorg die door beroepskrachten wordt gegeven als de ondersteuning die de informele zorg hierbij kan bieden: wanneer mensen langer in hun omgeving willen blijven wonen, zal er ook meer van die omgeving worden gevraagd. Zorgpalet Baarn-Soest wil de inzet van mantelzorgers, familie, vrienden en vrijwilligers (hierna te noemen de informele zorg) graag structureel vergroten. Dit wil zij doen vanuit een eenduidige, heldere visie en door alle medewerkers gedragen werkwijze die goed aansluit op de huidige dagelijkse praktijk. Op dit moment is er nog te weinig structuur in het beleid ten aanzien van de informele zorg en ook zijn praktische handvatten en opleiding nodig. Tegelijkertijd wordt gewerkt aan een organisatieverandering gericht op een organisatie met zelfsturende teams. Uitgangspunt daarbij: de driehoek cliënt - mantelzorgers - professional bepaalt vorm en inhoud van de zorgverlening. 4. Management, Cliëntenraad, Kenniscentrum Directie en management onderkenden in 2014 de noodzaak om op structurele wijze aandacht te gaan besteden aan de verhouding tussen de informele en de formele zorg. Met de centrale cliëntenraad (samengesteld uit vertegenwoordiging van alle lokale cliëntenraden) hebben zij dit onderwerp gesproken aan de hand van een schets van de bestaande situatie en 2
mogelijkheden en wensen. Uit de gesprekken met CCR bleek dat er een waaier van meningen en opvattingen, vragen en wensen bestond over dit onderwerp. Vilans, kenniscentrum voor de langdurende zorg en expert op terrein van samenspel tussen informele en formele zorg, heeft vervolgens op verzoek van Zorgpalet Baarn-Soest in het voorjaar van 2014 twee denktanksessies georganiseerd met vertegenwoordigers vanuit verschillende perspectieven: mantelzorgers, vrijwilligers, leden van de cliëntenraden, medewerkers van alle geledingen en management. Zowel de huidige als de gewenste situatie in relatie tot meer ruimte voor mantelzorgers en vrijwilligers zijn bekeken. Hoe kan Zorgpalet Baarn-Soest een nieuwe, toekomstbestendige koers inzetten gericht op het versterken van het samenspel tussen informele en formele zorg? De uitkomsten van de denktanksessies hebben geleid tot een uitgangspunten notitie. Met deze notitie zijn in het najaar van 2014 de programma s In voor mantelzorg en Zorg beter met vrijwilligers gestart. Binnen een drietal pilotteams is gewerkt aan het vergroten van de deskundigheid en het draagvlak voor het samenspel met de informele zorg. Een samenspel scan is uitgevoerd om de stand van zaken in beeld te brengen, de intake is tegen het licht gehouden, creatieve werkvormen hebben geleid tot vergroten van de kennis en motivatie en er zijn instrumenten ontwikkeld. Centraal stond het bekijken van de taken: welke liggen er voor de zorgmedewerker en welke taken kan de informele op zich nemen. De gezamenlijkheid in de gedeelde zorg is gestimuleerd. Vooral rondom het intakeproces veranderingen realiseren om zo te borgen waar taken en verantwoordelijkheden komen te liggen. De ervaringen van de pilotteams zullen worden geëvalueerd en uitgerold over de hele organisatie. 5. Uitgangspunten Samenspel gaat over de manier waarop informele en formele zorgverleners voor en met de cliënt werken aan hetzelfde doel: de kwaliteit van leven en bestaan van mensen die zorg en ondersteuning nodig hebben. Goed samenspel sluit aan bij de kwaliteit van zorg en ondersteuning die de organisatie biedt. Om dit te bereiken, is een heldere en eenduidige werkvisie door het mt vastgesteld als stip op de horizon om de knelpunten, die in de huidige situatie nog op alle niveaus binnen Zorgpalet Baarn-Soest worden ervaren, tegen af te kunnen zetten. De uitgangspunten hiervan zijn a. Zorgpalet Baarn-Soest wil de informele zorg een gelijkwaardige rol in het samenspel met beroepskrachten bieden ten behoeve van de zorg en ondersteuning aan én met cliënten. De kernwaarden van Zorgpalet Baarn-Soest zijn ook op het samenspel van toepassing: persoonlijk, vertrouwd en dichtbij. Informele en formele zorgers her- en erkennen elkaars deskundigheden, kwaliteiten en ervaringen b. Zorgpalet Baarn-Soest haakt met goede dienstverlening en ondersteuning aan bij behoeften van cliënten en zorg en ondersteuning die het informele netwerk biedt. Ze sluiten aan bij de diversiteit in persoonlijke omstandigheden, vaardigheden, kwaliteiten, motivatie en beschikbare tijd van mantelzorgers, bekenden uit het sociale netwerk en van vrijwilligers. c. Zorgpalet Baarn-Soest zet vrijwilligers in op het terrein van welzijns- en ondersteuningsactiviteiten voor cliënten als er geen mantelzorgers en/of bekenden uit het sociale netwerk beschikbaar zijn om deze werkzaamheden uit te voeren. De werkzaamheden kunnen ook zorghandelingen betreffen als ze gerelateerd zijn aan welzijns- en ondersteuningsactiviteiten. 3
d. Zorgpalet Baarn-Soest is verantwoordelijk voor de werkzaamheden die vrijwilligers verrichten en zorgt voor goede informatie, matching, scholing en begeleiding. e. Zorgpalet Baarn-Soest stimuleert de bijdrage van de informele zorg en wil dat dat op een veilige en verantwoorde wijze gebeurt. Indien spontane helpers structureel zich inzetten voor andere cliënten maken ze deel uit van de groep van vrijwilligers. 6. Aanpak Door middel van de vijf stappen wil Zorgpalet Baarn-Soest de kanteling van het samenspel tussen formele zorg en informele zorg vormgeven. Deze stappen moeten bijdragen aan een permanente cultuurverandering. Hierin spelen verschillende actoren een rol, per actor wordt benoemd hoe deze bijdraagt aan de cultuurverandering. Met name de scholing zal een grote bijdrage leveren aan de cultuurverandering. Scholing en training zal gericht zijn op het ondersteunen van de medewerker bij het vergroten van de mogelijkheden van de informele zorg. a. Aanpassen intake proces en verwerken in zorgleefplan De intake is een belangrijk moment waarop je aandacht hebt voor de ruimte voor mantelzorgers, inclusief andere bekenden uit het sociale netwerk. Door bij de intake al na te gaan wat de informele zorg aan ondersteuning kan doen wordt een goede start gemaakt. De ervaringen van de pilotteams worden geëvalueerd en vervolgens uitgerold naar de hele organisatie. Het intakeproces is hét moment waarop informele zorg letterlijk in beeld gebracht wordt. Door de medewerkers van de intake en het vervolg, de opstelling van het zorgleefplan. b. Tools verzamelen en inpassen Verzamelen van relevante tools om meer ruimte voor mantelzorgers in de zorg en ondersteuning te creëren. Tools gaan over bewustwording, communicatie en concrete aanpak. Vooral de laatste tools moeten aansluiten bij instrumenten en werkwijze die binnen Zorgpalet Baarn-Soest gehanteerd worden. Indien nodig worden instrumenten en werkwijzen aangepast. Denk bijvoorbeeld aan de intake en aan het organiseren van welzijnsactiviteiten en familiebijeenkomsten. Door niet alleen instrumenten (gezamenlijk) te selecteren maar daarbij te kijken hoe het werkproces dient te worden aangepast en dit ook actief te bespreken in de verschillende teams vindt de implementatie plaats. De teams brengen actief de eigen expertise in, door middel van creatieve werkvormen willen we dat stimuleren. Er worden ook vragen voor gelegd aan de cliëntenraad en de mantelzorgers die meedenken in de denktank sessie van het project. Succesvolle werkwijzen worden samen geïnventariseerd. c. Scholing Basisscholing in een dag(deel): intramuraal, extramuraal, dagcentra en behandeling. Deze training is voor medewerkers, vrijwilligers, activiteitenbegeleiders, zorg, welzijn, etc. Verhaal vertellen rondom visie en visualiseren. Diverse tools presenteren. Behandeldiensten ook: die laten dit nu vaak over aan de zorgmedewerkers. Een goed voorbeeld van hoe dit anders kan is het project Alles is revalideren. Familie heeft daar meeloopdagen en wordt meegenomen in de therapeutische sessies. Mantelzorg krijgt vervolgens instructie hoe te helpen bij het oefenen. Dit heeft al tot positief resultaat geleid bij de vorderingen van revalidanten. 4
Receptie, overhead, huishoudelijke- en technische- dienst: deze groepen ook meenemen. Het verhaal en de visie gelden voor iedereen. Of mee laten doen in scholing en/of op andere manier meenemen. Restaurant ook als aparte groep meenemen in het traject/ in de communicatie: koffieschenkers worden door de vrijwilligerscoördinator aangestuurd. Niet een volledige scholing maar wel meenemen in visie. Geldt ook mogelijk voor andere groepen vrijwilligers. Specifieke scholing voor EVV-ers ten behoeve van intake in relatie tot mantelzorgers met bijpassende werkmethoden, gericht op houdingsverandering De scholing dient ertoe dat de medewerkers de tools beheersen om met informele zorg aan de slag te gaan. Het gemeenschappelijk maken en het werkproces blijvend beïnvloeden vindt plaats in het werkoverleg en door middel van intervisie. Daarnaast werken we met uiteenlopende vormen: scholing inhoudelijk d.m.v. training zal worden gevolgd door aandacht voor de geleerde aspecten in het werkoverleg en op de werkvloer d.m.v. coaching en intervisie. Tevens zetten wij video-interactie training in ten bate van een omslag in houding en bejegening. d. Aan de slag in teams Teams laten kiezen uit toolkit voor meer ruimte voor mantelzorgers in de zorg, waarin alle thema s zijn opgenomen. Teams bepalen zelf waar ze mee aan de slag gaan. Dit is hun eigen keuze, maar er worden wel voorwaarden gesteld. Iedereen moet in ieder geval met de intake aan de slag en de resultaten van de activiteiten monitoren. Ze kunnen vooraf en tussentijds advies krijgen van een interne projectleider. Doordat de teams de bij hun werkwijze passende tools kiezen en daar dus bewust voor kiezen en dat met elkaar afwegen is een belangrijke 1 e stap gezet richting implementatie. 7. Beoogde resultaten Door een goed samenspel tussen informele en formele zorgverleners ontvangt de cliënt zorg en ondersteuning die aansluit bij zijn/haar eigen keuzes en bijdraagt aan de kwaliteit van leven. De beoogde resultaten hebben betrekking op de positie van beide partijen. De beoogde resultaten: - Gedeelde visie bij alle betrokkenen op de nieuwe balans tussen formele en informele zorg. - De informele zorg speelt een centrale rol bij de vormgeving van zorg en ondersteuning. - Er is draagvlak bij de formele zorg voor de veranderende rol en positie en vaardigheid in de samenwerking met de informele zorg. Concrete eindproducten zijn - Vastgestelde en gedragen visie op een goed samenspel tussen informele en formele zorg - Samenwerkingsafspraken vinden op verschillende momenten plaats: 1 e contact, eventuele in huizing, daarna met regelmaat waarbij het gezamenlijk zorgplan en MDO pijlers zijn. - Scholingsaanbod voor medewerkers. - Scholingsaanbod voor vrijwilligers. 5
Maatschappelijke baten - Cliënten kunnen langer thuis wonen met behoud van zelfstandigheid en kwaliteit van leven. - Samenwerking tussen informele en formele zorg geeft beter inzicht in de draagkracht van de mantelzorg en de mogelijkheid tot snellere interventie bij het overschrijden van die draagkracht. 8. Leren In dit innovatietraject zal er een nieuwe relatie ontwikkeld worden tussen informele en formele zorg. We zullen leren hoe betere informatie richting de informele zorg vanuit de formele zorg kan bijdragen aan het versterken van deze relatie en hoe de expertise vanuit ervaringen van de informele zorg ingezet kan worden binnen de formele zorg. Dit vraagt een cultuuromslag bij zorgmedewerkers van het primaire proces met een verschuiving in taken en verantwoordelijkheden. Bij de informele zorg zal er een proces op gang komen waarbij zij meer in the lead komen. In de loop van het traject leren alle betrokkenen hoe de nieuwe samenwerking tussen formele en informele zorg essentieel zal zijn bij het leveren van goede zorg voor de cliënt. Bovendien ondersteunt het de waarden en ambities van Zorgpalet Baarn- Soest: Klant centraal: dichtbij, vertrouwd en persoonlijk; Medewerkers met professionele ruimte en zelfstandigheid: leergierig en trots; Beheerste bedrijfsvoering en in control. We zullen hierbij gebruik maken van het zogenaamde COUP-model om de participatie van familie te versterken. COUP staat voor: Contact leggen, Ondersteunen, Uitnodigen en Participeren. Zorgpalet Baarn-Soest zal een lerende organisatie zijn tijdens het traject, het projectteam representatief daarin voor de gehele organisatie. De tussentijdse klankbordbijeenkomsten dragen bij aan het draagvalk. Gedurende het project zal het geleerde van invloed zijn op te nemen stappen. Die stappen kunnen daardoor tussentijds worden bijgesteld. 9. Succes- en risicofactoren Kritische succesfactoren zijn enerzijds gelegen op de besturing van het project en anderzijds op de randvoorwaardelijke bedrijfsprocessen. Besturing - Commitment van de directeur en managementteam - Commitment vanuit de cliëntenraad - Continue aandacht en bewaking door de projectorganisatie en cliëntenraad - Aandacht en bewaking door de interne projectleider en Vilans adviseur/ coach Bedrijfsprocessen - Voldoende financiële middelen voor inzet medewerkers (verlet uren) - Indien nodig aanpassing van administratieve processen - De richting van het project is voor iedereen duidelijk - Communicatie, ook digitaal, is van een continue en hoogwaardig niveau - Monitoring d.m.v. regelmatig terug koppeling aan de klankbordgroep en door een tussen evaluatie. 6
We zullen daarnaast toetsen of de resultaten zoals benoemd in dit plan van aanpak op tijd worden behaald en hiervan terug rapporteren aan directie van Zorgpalet Baarn- Soest en In voor Mantelzorg - Er is voldoende aandacht voor kwaliteitsborging - Er wordt continu aan draagvlak gewerkt Risico s zullen liggen op het vlak van - Terugvallen in oude manier van werken van de medewerkers door onvoldoende aandacht en coaching op de (cultuur)verandering. Zorgmedewerkers kunnen moeilijk loslaten c.q. taken overdragen aan de informele zorg. Het risico bestaat dat zij het plezier in hun werk verliezen - Onvoldoende communicatie en afstemming tussen mantelzorger en zorgmedewerker/vrijwilliger - Onvoldoende aandacht voor de draagkracht/draaglast van mantelzorg 10. Belemmeringen/weerstanden Het kan belemmerend werken dat er, mede vanwege bezuinigingen, een krimp gerealiseerd wordt onder zorgpersoneel. Dit kan van invloed zijn op de bereidwilligheid om mee te werken aan de implementatie van een andere werkwijze waarbij taken verschuiven van de formele naar de informele zorg. Mantelzorg kan daarbij het gevoel krijgen de gaten in de zorg te moeten opvullen. Bekenden uit het sociale netwerk laten zich vaak beter aanspreken met het verzoek om welzijnsactiviteiten uit te voeren en ondersteuning te bieden. De benaming zorg klinkt zwaar en kan de nodige weerstand oproepen. 11. Monitoren De klankbordgroep heeft naast een monitorende taak, de taak halverwege het proces de stand van zaken te evalueren. De beleidsmedewerker zal hierbij ondersteunen. Het evaluatieformat voor de tussentijdse rapportage zal hiervoor worden gebruikt. 12. Borging Borging vindt plaats door aanpaste procedures op te nemen in het bestaande kwaliteitssysteem, door ontwikkelde scholing een plek te geven binnen het reguliere scholingsaanbod en door samenwerkingsafspraken op te nemen in de zorgleefplan systematiek. Vooral opname in het reguliere scholingsaanbod zal er voor zorgen dat beroepskrachten voorlopig een stevige plek in het verander/leerproces houden. Zorgpalet Baarn-Soest zal de kennis delen met de directe VVT collega instellingen onder de koepel. Verder kunnen we een bijdrage leveren aan symposia, kennisbijeenkomsten zoals die georganiseerd worden door bijvoorbeeld Vilans en het ministerie. 7
13. Trajectorganisatie Projectteam Taken Meedenken, toetsen, borging Projectleiding Eindverantwoordelijke Extern adviseur Deelname projectteam, implementatie/uitproberen Deelname projectteam, implementatie/uitproberen Deelname projectteam, implementatie/uitproberen Deelname projectteam Deelname projectteam Meedenken, toetsen, uitproberen Deelname projectteam Meedenken, toetsen, uitproberen Deelname projectteam Meedenken, toetsen, uitproberen Medewerker Beleidsmedewerker Projectleider Directeur Adviseur Medewerker zorg verpleeghuizen en wzc Medewerker extramurale zorg Medewerker dagcentra Medewerker zorgbemiddeling Mantelzorger Vrijwilliger en CR lid Casemanager dementie Klankbordgroep: Bijeenkomsten met wisselende samenstelling vergelijkbaar met de groep denktanksessies: medewerkers, mantelzorgers, leden van de cliëntenraden, vrijwilligers. Regulier: Vast agendapunt op de overlegvergadering CCR-Directie Vast onderdeel maandelijkse nieuwsbrief Regelmatig agendapunt in Managementteam 8
14. Planning Fase Omschrijving Wie Wanneer Voorbereiding Evaluatie pilotteams. Maken plan van aanpak, methode en activiteiten Projectteam instellen Communicatieplan Bijeenkomsten projectteam Vaststellen werkwijze/proces en monitoring Bijenkomst klankbordgroep, samengesteld uit vertegenwoordigers van informele zorg en professionals Projectleider Ism Adviseur November Start uitvoering Toetsingsfase Uitvoeringsfase Bekendmaking, en communicatie teammiddag pilot teams klankbordgroep geeft reactie op aanpak en communicatieplan Een 10 tal medewerkers van het pilot team past de geselecteerde instrumenten toe, monitoring dmv interviews Presentatie 1 e resultaten in klankbordgroep Opstellen implementatieplan Startmoment werken Presentatie Klankbordgroep reactie op de stand van zaken Monitoring Werken toepassen werkwijze en vinger aan de pols, zo nodig verbeteren en werkwijze vastleggen Gericht op bewustwording en informatieoverdracht. 100 medewerkers hebben deelgenomen aan activiteiten of zijn in beeld. Projectleider project team ism adviseur Projectleider En project team.. Projectleider En Project team Ism adviseur Start 1 oktober 2014 1 december start Feb/maart 2015 1 maart gereed 1 mei start 15 juni 1 juli Tot 1 oktober Brede implementatie en borging Uitrol binnen de gehele organisatie en borging in acties binnen het jaarplan 2016 Vanaf oktober 15 tot december 2016 9
15 Gegevens Zorgpalet Baarn-Soest Graanakker 11 3762 BS Soest Postbus 152 3760 AD Soest 035 6036300 www.zorgpaletbaarnsoest.nl Directeur: Contactpersoon Drs. E.B. Beaujon M. van Blanken m.vanblanken@zorgpaletbaarnsoest.nl Geen verscherpt toezicht in de afgelopen jaren Meest recente IGZ rapport (locatie Daelhoven) bijgevoegd Basis kwaliteit op orde: keurmerken goud/perspekt en vanaf 2015 start Prezo 10