Vrijwilligersverenigingen

Transcriptie

1 Vrijwilligersverenigingen Activiteiten organiseren via een verenigingsstructuur is een relatief nieuwe manier om vrijwilligers in te zetten in zorgorganisaties. Deze ontwikkeling kan aantrekkelijk zijn voor cliënten, vrijwilligers en eventueel omwonenden. Het biedt tevens de mogelijkheid om op een financieel efficiënte manier een goed welzijnsaanbod te creëren. sprak met diverse zorgorganisaties over hun ervaringen en heeft ze verwerkt in praktische handvatten. Leest u verder voor meer informatie over deze ontwikkeling; de visie, de randvoorwaarden, de voorbereiding en de continuering. 1. Inhoud Bij vrijwilligersverenigingen begeleiden en/of ondersteunen vrijwilligers activiteiten waar de cliënt zich voor aan kunnen melden. Het doel en de thema's van verenigingen zijn zeer divers. Van een biljartvereniging, een wandelclub tot een muziekvereniging. De rol en mate van zelfstandigheid van vrijwilligers binnen deze verenigingen wordt in de verschillende zorgorganisaties anders ingevuld. Soms draaien vrijwilligers bijna geheel zelfstandig een vereniging en bij andere verenigingen ondersteunen zij de beroepskrachten. 2. Voordelen We hebben de voordelen van verenigingsstructuur op een rij gezet. Groter en meer divers aanbod van activiteiten Verenigingen zijn over het algemeen kleinschaliger dan de locatie brede activiteiten die in veel zorginstellingen worden georganiseerd. Door deze kleinschaligheid is het mogelijk om de activiteiten beter aan te sluiten bij de wensen van de cliënt en het aanbod is meer divers. Het is mogelijk om activiteiten aan te bieden die maar voor een beperkte groep interessant is. Doordat verenigingen over het algemeen kleiner van opzet zijn is het mogelijk om meer verenigingen tegelijkertijd te laten plaatsvinden. Cliënten kunnen wisselen van vereniging wanneer het hun uitkomt. Aansluiten bij gewone leven Lid zijn van een vereniging sluit aan bij het zo gewoon mogelijk leven in een zorginstelling. Als mensen zelfstandig wonen zijn veel mensen lid van een vereniging. Met de verenigingen wordt in een zorginstelling het gewone leven zoveel mogelijk gestimuleerd. Door lidmaatschap van een vereniging gaan de gesprekken over andere thema s. Dit effect wordt versterkt als omwonenden ook lid kunnen worden. Een stukje buiten wordt binnen gehaald. Minder vrijblijvend Doordat mensen zich aanmelden voor een vereniging zijn ze eerder geneigd er gebruik van te maken. Dit effect wordt nog versterkt als er een kleine contributie aan verbonden is. 1

2 Sociale cohesie en vitaliteit vergroot Cliënten leren elkaar kennen op onderwerpen waar ze zich door aangesproken voelen en hebben daardoor meer contact met elkaar. De ervaring leert dat er meer contact is met cliënten van andere afdelingen en dat cliënten buiten de verenigingen om elkaar opzoeken. Cliënten worden positief gestimuleerd om actief te blijven deelnemen. Dit heeft een gunstig effect op de vitaliteit en sfeer op de hele locatie voor zowel cliënten als personeel. Vooral muzikale activiteiten hebben een erg positief effect op de deelnemers en luisteraars. En ze kunnen goed ingezet worden voor locatiefeesten. Vrijwilligers een belangrijke rol geven in het organiseren of ondersteunen van verenigingen is gunstig voor de organisatie. Financieel aantrekkelijk Het aanbieden van activiteiten met behulp van vrijwilligers is een financieel aantrekkelijke manier. Bij het opzetten en bij het draaien van een vereniging is begeleiding nodig, maar dit is kosten effectiever dan het uitvoeren van dezelfde activiteiten door beroepskrachten. Daarnaast is het mogelijk om deelnemers om een financiële bijdrage te vragen. De mate waarin vrijwilligers verenigingen zelfstandig kunnen draaien is bijvoorbeeld afhankelijk van het type en niveau van de zorgvraag van de cliënten. Bij cliënten met somatische klachten is een grotere rol van vrijwilligers mogelijk dan bij cliënten met psychogeriatrische (PG) klachten. Verlichten van de werkdruk voor het verzorgend personeel De werkdruk bij het personeel neemt af als een (groot) deel van de cliënten een gedeelte van de dag afwezig is. Zij hebben de handen dan vrij voor de cliënten die niet deelnemen omdat zij bijvoorbeeld extra verzorging nodig hebben. Het heeft wel tot gevolg dat de drukte op spitstijden groter wordt, omdat cliënten klaar moeten zijn voor een bepaalde tijd. Aantrekkelijke activiteiten voor vrijwilligers Begeleiden van verenigingen heeft een aantrekkingskracht op vrijwilligers die graag zelfstandig werken, vooral als zij zich verantwoordelijk en betrokken voelen bij een vereniging. Het wordt hun kindje. De vrijwilligers bepalen zoveel mogelijk zelfstandig de activiteiten van een vereniging en zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de uitvoering. Door deze vrijheid en het toegekende vertrouwen gaan vrijwilligers zich verantwoordelijk en betrokken voelen bij een vereniging en daardoor bij de organisatie. Daarnaast is het voordeel van verenigingen dat de activiteiten duidelijk afgebakend zijn, waardoor de vrijwilligers helderheid over doelen en verwachtingen hebben. Aantrekkingskracht op familie De verenigingsstructuur heeft ook een aantrekkingskracht op de familie/mantelzorgers rondom cliënten. Zij herkennen hierin het gewone verenigingsleven zoals dat ook buiten de zorgorganisatie bestaat waarin ook zij een rol kunnen spelen. Cliënten minder als zorgbehoevende benaderen Door vrijwilligers een rol te geven in de activiteiten ligt de nadruk meer op welzijn en minder op zorg. Vrijwilligers benaderen cliënten meer vanuit een welzijnsperspectief en minder vanuit een zorgperspectief waardoor cliënten zich minder hulpbehoevend voelen. Beroepskrachten hebben veelal eerder aandacht voor medische aspecten en minder voor welzijn. 2

3 3. Visie Het is goed om de achterliggende gedachte en het doel van het werken met verenigingen vast te leggen in een document. Hierdoor kunt u cliënten en vrijwilligers makkelijker uitleggen waarom de organisatie hier mee werkt. U kunt dit document gebruiken bij de evaluatie. In het document kunt u de volgende onderwerpen beschrijven. Aanleiding en redenen: hierin geeft u de reden aan dat uw organisatie heeft gekozen voor verenigingen en wat de gedachte achter de rol van vrijwilligers bij deze verenigingen is. Doel /prestatienorm: wat wilt u bereiken met uw verenigingsstructuur. Wilt u meer cliënttevredenheid over activiteiten? Of meer deelname aan activiteiten? Of wilt u meer vrijwilligers aantrekken?, etc. Doelgroep: bepaal wie er lid mogen worden van een vereniging: alleen cliënten of ook omwonenden. Wie van deze doelgroepen heeft als eerste recht op deelname? Begeleiding en verantwoordelijkheden: wie gaan de activiteiten binnen de vereniging begeleiden, zijn dat beroepskrachten of zijn dat vrijwilligers. De begeleiding kan ook per vereniging verschillen. Daarnaast is het van belang om de verantwoordelijkheden van begeleiders en vrijwilligers te omschrijven, bijvoorbeeld financieel, jaarplan, aanspreekpunt voor verzorging, etc. Aansturing: Wie is verantwoordelijk voor de vereniging. Wie stuurt de begeleiders aan, wie is organisatorisch en financieel eindverantwoordelijk. Samenwerking: wie is verantwoordelijk voor afstemmen met de zorgmedewerkers en over welke onderwerpen (wie haalt op, tijden, etc.) is afstemming wenselijk. Evaluatie: wanneer en op welke manier wordt geëvalueerd of het doel en de werkwijze effectief zijn. 4. Voorwaarden Hieronder vindt u meer informatie over enkele voorwaarden voor een verenigingsstructuur met vrijwilligers. In deze beschrijving wordt uitgegaan van de inzet van een coördinator vrijwilligerswerk binnen een vereniging. Enthousiaste vrijwilligers De belangrijkste succesfactor voor een dynamisch verenigingsleven zijn enthousiaste vrijwilligers. Zij zijn vaak de drijvende krachten achter de activiteiten en continuïteit van een vereniging. Eisen aan en verantwoordelijkheid van vrijwilligers Bij verenigingsactiviteiten is zelfstandigheid van vrijwilligers van belang, de mate van zelfstandigheid is afhankelijk van diverse factoren. Sommige verenigingen draaien bijna volledig op vrijwilligers, maar er kan ook gekozen worden om dit onder begeleiding van een beroepskracht, meestal activiteitenbegeleider of coördinator vrijwilligerswerk, te doen. Welke verantwoordelijkheid bij vrijwilligers wordt neergelegd is afhankelijk van het type verenigingsactiviteit en de mate waarin een organisatie de verantwoordelijkheid bij vrijwilligers wil neerleggen. Het is belangrijk verantwoordelijkheden goed met elkaar door te spreken. De grens van taken en verantwoordelijkheden van vrijwilligers is niet heel strak. 3

4 Zorgorganisaties vragen soms van vrijwilligers om zich te verbinden aan een gedragscode. Hierin staan algemene afspraken over de omgang tussen vrijwilligers, beroepskrachten en cliënten. Zo n gedragscode stelt eisen aan hoe mensen binnen de organisatie met elkaar omgaan en welke verantwoordelijkheid zij hierin hebben. Taken binnen vereniging De verschillende rollen/taken worden meestal informeel verdeeld tussen de vrijwilligers. Als hier toch discussie over ontstaat, is het goed om als organisatie hierover in gesprek te gaan met de betrokken vrijwilligers. Meestal zijn de taken binnen een vereniging niet zo formeel dat er sprake is van voorzitter, secretaris en penningmeester. Continuïteit Enthousiaste vrijwilligers zijn meestal heel gemotiveerd om de vereniging actief te houden. Om gemotiveerd te blijven is het belangrijk dat de vrijwilligers niet te geïsoleerd komen te staan van de organisatie, zij hebben een verbintenis nodig met de organisatie, de cliënten of de beroepskrachten. Het is verstandig om per vereniging meerdere vrijwilligers in te zetten zodat zij elkaar bij ziekte of vakantie opvangen. Aansturing/begeleiding De aansturende beroepskracht is meestal de verbinding met de organisatie. Dit kan een activiteitenbegeleider of een coördinator vrijwilligerswerk zijn, die dit in zijn/haar takenpakket heeft. Vaak wordt maar een gedeelte van de uren van de beroepskracht besteed aan het begeleiden van de verenigingen. Het is aan te raden deze uren ook specifiek te benoemen en toe te kennen, zodat iemand het er niet even bij hoeft te doen. De mate waarin een beroepskracht aansturing en begeleiding geeft kan per vereniging verschillen. Dit is mede afhankelijk van de mate van zelfstandigheid van de vrijwilligers en de mate waarin specifieke vaardigheden nodig zijn. De eindverantwoordelijkheid ligt altijd bij de organisatie. Beslissingen op financieel gebied worden meestal door de beroepskrachten genomen, soms op initiatief van de vrijwilligers van de vereniging. Afstemming en samenwerking met zorg (medewerkers) Het is verstandig om de verenigingsactiviteiten van cliënten te vermelden in het zorgdossier van de betreffende cliënt zodat de zorgmedewerkers rekening kunnen houden met deze activiteiten. Door de vermelding in het zorgdossier wordt het ook een automatisch onderdeel van de dagactiviteiten van een cliënt. Vaak worden de interesses van een cliënt geïnventariseerd door een activiteitenbegeleider. De activiteitenbegeleider heeft dan de taak om af te spreken hoe de cliënt bij de betreffende vereniging komt (gebracht en gehaald door zorgmedewerker of vrijwilliger). Zodat de cliënt op tijd klaar is voor de verenigingsactiviteit. 5. Voorbereiding Hoe begint u met het opzetten van een verenigingsstructuur. Inzicht in de wensen van de cliënten en vrijwilligers is cruciaal om een bloeiend verenigingsleven op te zetten. Het is van belang dat beiden enthousiast zijn over de op te zetten verenigingen. De cliënten bepalen straks of zij zich gaan aanmelden en de vrijwilligers geven invulling aan en zijn drijvende kracht achter de vereniging. Het is van belang om beiden in een vroeg stadium te betrekken bij de planning en voorbereiding. Draaiboek Het is goed om een draaiboek te maken voordat u begint aan het opstarten van een verenigingsstructuur. Bij het opstarten is het belangrijk aandacht te geven aan de volgende onderwerpen: 4

5 1. Inventariseren wensen en aantal cliënten 2. Zoeken van enthousiaste vrijwillige begeleiders 3. Opzetten voorlopig programma samen met vrijwilligers 4. Opstellen takenlijst 5. Bespreken van de rol van de vrijwilligers 6. Reclame maken voor de vereniging Voorbeeld Voor inspiratie kunt u putten uit het draaiboek (pdf-bestand) van de Osira-groep, locatie Sint Jacob. Langzaam en dynamisch Begin bij het opzetten van een verenigingsstructuur met een al succesvolle afdelingsactiviteit en breid deze uit naar een locatie brede vereniging. Probeer niet alles in een keer op te zetten. Het is beter als de verenigingsstructuur langzaam groeit en cliënten en vrijwilligers de kans krijgen enthousiast te worden. Misschien komen ze zo op het idee om zelf ook iets te willen doen. Stimuleer maar forceer het niet, laat het ontstaan. Ook het afstemmen van de zorgverlening op de afdeling op de tijden van de verenigingen heeft aandacht nodig. Het is goed om hier al in het begin samen over na te denken, maar het hoeft niet gelijk tot in de puntjes uitgedacht te zijn. Ga het doen en kijk al doende waar nog afspraken over nodig zijn. Naam van de vereniging Sluit qua benaming van een vereniging aan bij de behoeften van de deelnemers. Als zij zich bijvoorbeeld liever club willen noemen ga daar dan in mee. De verschillende verenigingen en verenigingsactiviteiten zijn goed onder de aandacht te brengen door ze te groeperen in thema s. Dit voorkomt een lange lijst met verenigingen die niemand kan onthouden en waar moeilijk de aandacht op te vestigen is. Bijkomend voordeel is dat deze themastructuur gebruikt kan worden in beleidsstukken. Grootste uitdaging De grootste uitdaging bij het opzetten van een verenigingsstructuur is het niet, of te laat betrekken van vrijwilligers, beroepskrachten, cliënten en familie. Zorg ervoor dat het geen tekentafelplan wordt maar dat het een gezamenlijk plan is waar steun voor is. Het verenigingsleven is een dynamisch geheel. De continuïteit van verenigingen is afhankelijk van de wensen van cliënten en de inzet en motivatie van vrijwilligers. Als een van beide verandert kan het zijn dat de activiteiten van een vereniging verandert of dat een vereniging stopt. Dat is goed, verenigingen zijn niet statisch. Ze zijn afhankelijk van vraag en aanbod en het is dan ook van belang hier oog voor te hebben. Houdt de verenigingen niet kost wat kost in stand. In potentie willen veel cliënten deelnemen aan een vereniging. In de praktijk ligt dit aantal een stuk lager, omdat: Mensen het moeilijk vinden om de stap naar iets nieuws te zetten De tijd of dag niet uitkomt Er te weinig vrijwilligers zijn om alle mogelijke cliënten op te halen (vervoerproblemen) Cliënten niet klaar zijn met hun verzorging 5

6 6. Vervolg Evalueer regelmatig of de verenigingen goed draaien en of ze nog wel aan de behoeften voldoen. Ga dit na via de beroepskrachten die de verenigingen aansturen, de vrijwilligers die de vereniging begeleiden of ondersteunen en de cliënten die lid zijn van de vereniging. Dit kunt u doen door regelmatig mensen aan te spreken, of evaluatie op de agenda van verenigingsvergaderingen te zetten. Realiseert u zich dat verenigingen dynamisch zijn en dat het belangrijk is kritisch te blijven op inhoud, aansturing, vorm en voortbestaan. 6